Migration - Nutzung und Umzug in den neuen TYPO3-Webbaukasten

Zeitraum der Migrationsphase

Ab wann kann der neue Webbaukasten genutzt werden?

Seit dem 16. November 2020 besteht universitätsweit die Möglichkeit, den neuen TYPO3-Webbaukasten zu nutzen.
Nach einer übergangsweisen Pausierung die Beantragung eines Webauftritts im neuen Webbaukasten betreffend, steht diese Funktion jetzt wieder zur Verfügung. Wegen eines universitätsweiten IT-Angriffs in 04/2021 konnten zwischenzeitlich keine neuen Anträge auf eine neue Webseite gestellt werden.

Näheres zu den einzelnen Schritten, d.h. wie Sie einen neuen Webauftritt beantragen etc., finden Sie weiter unten auf dieser Webseite. Diese Schritte gelten im Übrigen auch für Organisationseinheiten, die bisher noch gar keinen Webauftritt (im alten TYPO3-Webbaukasten der TU Berlin) hatten.

Einrichtungen des folgenden Organisationstyps können bzw. sollen aktuell in den neuen Webbaukasten umziehen. Die Kategorien entstammen dabei dem sogenannten Organisationsmanagement der TU Berlin (Aufbauorganisation der TU Berlin, auch OM genannt):

Wer kann den neuen Webbaukasten nutzen?

OrganisationstypKategorie/Kurzbezeichnung laut OM
Geschäftsbereich des PräsidiumsPRA
StabsstelleSTB
Zentraleinrichtung
gemäß §84 BerlHG
ZE
Abteilung (von ZUV, UB, ZECM)ABT
Referate/Ebene unter AbteilungenREF
Fakultät
gemäß §69 BerlHG
FAK
Zentralinstitut
gemäß §83 BerlHG
ZI
Institut
gemäß §75 BerlHG
INS
Zentrum
wissenschaftliche Einrichtung unterhalb Fakultät, der Fachgebiete zugeordnet sind (analog Institut)
ZEN
Fachgebiet
Oberhalb Struktur Haushaltsmittel Prof.
OHP
Fachgebiet
Struktur Haushaltsmittel Prof.
SHP
Fachgebiet
Haushaltsmittel Juniorprof.
HHJ
Fachgebiet
Gemeinsame Berufung Prof. Berliner Modell
GPB
Fachgebiet
Gemeinsame Berufung Prof. Jülicher Modell
GPJ
Fachgebiet
Gemeinsame Berufung Juniorprof. Berliner Modell
GJB
Fachgebiet
Gemeinsame Berufung Juniorprof. Jülicher Modell
GJJ
Fachgebiet
Stiftungsmittel Wirtschaft Prof.
SWP
Fachgebiet
Stiftungsmittel Wirtschaft Juniorprofessur
SWJ
Fachgebiet
Öffentliche Stiftungsmittel/zusätzliche Landesmittel Prof.
ÖSP
Fachgebiet
Öffentliche Stiftungsmittel Juniorprof.
ÖSJ
Fachgebiet
außerhalb Struktur Gastprofessur oder Hochschuldozentur
AGP
Fachgebiet
Professuren (pensioniert) mit Dienstvertrag
PMD
Drittmittelfinanzierte Nachwuchsgruppe
insbesondere ERC-Starting Grant, Emmy-Noether (DFG), Sofia Kowaleskaya (DFG), BMBF-Nachwuchsgruppe
NWG
Interdisziplinäre ArbeitsgruppeIAG
GraduiertenkollegGRA
Exzellenzcluster
Sprecherschaft und/oder Geschäftsstelle bei TU Berlin
EXC
SonderforschungsbereichSFB
Verbundaktivität universitätsübergreifendVBU
Verbundforschungsprojekt SonstigeVBS

Ebenfalls in den neuen Webbaukasten migrieren können zentrale Beauftragte und zentrale Gremien:

  • Personalrat
  • Personalrat der studentischen Beschäftigten
  • Akademischer Senat
  • Kuratorium
  • Koordinationsbüro für Frauenförderung und Gleichstellung / Zentrale Frauenbeauftragte

Der Antrag auf Einrichtung einer neuen Website für diese zentralen Beauftragten und zentralen Gremien (ausschließlich diese) erfolgt per Mail an support(at)relaunch.tu-berlin.de.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass sich die Berechtigung zu einem Webauftritt aus dem Aufbau der Daten des Organisationsmanagements der TU Berlin (OM) ableitet. Dies gilt für Webauftritte gleichermaßen wie für andere IT-Ressourcen. Das heißt, Organisationseinheiten bzw. Einrichtungen, für die nicht die Vergabe von IT-Ressourcen vorgesehen ist, können eine sogenannte Subsite erhalten (nähere Erläuterungen siehe unten).

Hinweis: Grundlage für die Vergabe von IT-Ressourcen ist der Beschluss des Leitungsgremiums für operativen IV-Service (LOS) in der 12. Sitzung vom 29.06.2009. Bei Nachfragen dazu wenden Sie sich bitte direkt an die Zentraleinrichtung Campusmanagement (ZECM).

Zudem ist die Struktur der neuen Webumgebung systembedingt an die korrekte hierarchische Zuordnung aller Einrichtungen geknüpft. Das bedeutet, dass der Webauftritt einer untergeordneten Einrichtung (z.B. Fachgebiet) erst beantragt werden kann, wenn der Auftritt der entsprechenden übergeordneten Einrichtung (z.B. Institut) beantragt und erfolgreich angelegt wurde. Der Auftritt der übergeordneten Einrichtung muss dabei noch nicht mit Inhalten befüllt und freigeschaltet/veröffentlicht werden; er muss lediglich in der Redaktionsumgebung korrekt angelegt sein.

Subsites

Für Webauftritte von Einheiten, die in Bezug auf ihre Ressourcen anderen Einrichtungen direkt unter- bzw. zugeordnet sind oder die dezentral verortet sind (z.B. Labore, Werkstätten, Studienfachberatungen, dezentrale Gremien, die in der obigen Tabelle nicht gelistet sind), besteht die Möglichkeit einer sogenannten Subsite.

Subsites sind Webauftritte, die unterhalb eines Auftritts der jeweils übergeordneten Einrichtung (im Sinne von "Elterneinrichtung/parent") angelegt werden. In der URL spiegelt sich dies gemäß dem Schema www.tu.berlin/institut_xy/labor_xy wider.

Subsite verfügen über eine eigene Navigation/ein eigenes Menü sowie eigene Redakteur*innenrechte, d.h. sie verhalten sich optisch wie eigenständige Auftritte.

Die Subsites müssen nicht gesondert beantragt werden, sondern können über die Self Services im TU-Portal freigeschaltet werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Elterneinrichtung/der parent einen Auftritt besitzt. Achtung: Subsites werden erst im Laufe des Jahres 2022 zur Verfügung stehen, voraussichtlich aber nicht vor September. ZECM arbeitet im Hintergrund an der Umsetzung. Eine entsprechende Information wird in Umlauf gebracht, sobald Subsites zur Verfügung stehen.

Dauer der Migrationsphase

Der Zeitraum für die sogenannte Migrationsphase (Umzugsphase) ist festgelegt: Bis spätestens 31.12.2022 müssen Sie Ihren Umzug in den neuen Webbaukasten vorgenommen haben. Ihr alter Webauftritt im alten TYPO3 der TU Berlin wird nach dem 31.12.2022 nicht mehr zur Verfügung stehen, denn der alte TYPO3-Server wird abgeschaltet. Eine Verlängung der Zeit über den 31.12.2022 hinaus ist aus Gründen der IT-Sicherheit leider nicht möglich. Bei konkreten Nachfragen dazu wenden Sie sich bitte direkt an die Leitung der Zentraleinrichtung Campusmanagement (ZECM).

Der Umzug in den neuen Webbaukasten sollte von jeder Organisationseinheit rechtzeitig geplant werden. Idealerweise findet Ihr Umzug nicht erst kurz vor dem 31.12.2022 statt. Stellen Sie am besten vor der konkreten Umzugsphase Überlegungen an, welche Inhalte in den neuen Webbaukasten umziehen müssen, welche Themen Sie wie darstellen wollen und welche Inhalte Ihres alten Webauftritts im Laufe der Zeit ggf. obsolet geworden sind.
Für die Neukonzeption können Sie von dem Weiterbildungsangebot Gebrauch machen, das im Zuge des Webrelaunches erweitert wurde (siehe dazu die unten stehenden Informationen unter "Schulungen").

Es stehen Ihnen außerdem Beispielwebauftritte (Dummys) zur Verfügung. Diese Dummy-Auftritte unterstützen Sie beim konzeptionellen Aufbau und der Gestaltung Ihres Webauftrittes. Sie zeigen auf, ob und welche Vorgaben für Menüpunkte es gibt und illustrieren als Best Practice eine gelungene Seitengestaltung. Die Links zu den Dummy-Sites finden Sie weiter unten auf dieser Seite sowie im neuen TYPO3-Handbuch.

© Brian A Jackson/shutterstock.com

Mehrsprachigkeit

Der Webauftritt der TU Berlin wird mit dem Webrelaunch durchgehend zweisprachig gestaltet: in Deutsch und Englisch. Die Standardsprache ist entsprechend der Sprachenpolicy der TU Berlin Deutsch.
Für die englische Übersetzung von Webtexten kommt eine einfache Export-/Import-Anwendung zum Einsatz. Der Übersetzungsdienst der Universität ist hier eng eingebunden. Die initiale Übersetzung von Webtexten im Zuge des Relaunches ist für alle Organisationseinheiten der TU Berlin kostenfrei.

Organisationsverzeichnis der TU Berlin (OM)

Die Berechtigung zu einem Webauftritt leitet sich aus dem Aufbau der Daten des Organisationsverzeichnisses/Organisationsmanagements der TU Berlin (OM) ab. Dies gilt für Webauftritte gleichermaßen wie für andere IT-Ressourcen.
Wenn Sie wissen möchten, wo Ihre Einrichtung im OM verortet ist, als welcher Typ und unter welcher ID sie dort geführt wird, besuchen Sie die folgende Webseite.

Schritte der Migration

Schritt 1: Neue TYPO3-Website freischalten (Webauftritt beantragen)

Zuerst muss die neue TYPO3-Website für die jeweiligen Einrichtung über ein Webformular beantragt bzw. freigeschaltet werden. Das Webformular dafür steht (ausschließlich) Leitungspersonen der Einrichtungen im TU Portal im Bereich "Anträge" zur Verfügung - dort die Kachel "TYPO3-Website anlegen" klicken.
Dieser Schritt ist notwendig, da zunächst die Daten der beantragenden Organisationseinheit überprüft werden müssen, so dass die neue Website korrekt angelegt werden kann.

Alle oben genannten Einrichtungen außer Fakultäten, Zentralinstituten und Abteilungen der ZUV müssen diesen Schritt vornehmen. Diese Einrichtungen sind bereits im neuen Webbaukasten angelegt und müssen dort mit entsprechenden Inhalten redaktionell befüllt werden. Der hier beschriebene Schritt 1 entfällt also für die Fakultäten, die School of Education und die Abteilungen der ZUV (inkl. Internationales).

Eingabe Ihrer Einrichtung

Prüfung der Voraussetzungen für Ihre neue Website

Prüfung Ihrer einrichtungsspezifischen Daten

Eingabe der URL (Pfadkomponente in der Webadresse)

Eingabe prüfen, Erklärungen bestätigen, absenden

Schritt 2: Rollen und Rechte vergeben

Der bzw. die Rollenverwaltende Ihrer Einrichtung muss nun allen Personen, die für die Bearbeitung der neuen Website zuständig sind, die entsprechenden Rollen vergeben. Dieser Schritt ist selbst dann notwendig, wenn diese Personen schon die Bearbeitungsrechte für das alte TYPO3-System besitzen. Antragstellende Leitungspersonen (siehe Schritt 1 oben) sind davon ausgenommen, weil sie durch den Antrag direkt die Editor-Rolle erhalten.

Hinweis: Wer der bzw. die Rollenverwaltende Ihrer Einrichtung ist, können Sie im TU-Portal (SAP-Portal) einsehen unter "Anträge" > "IT-Dienste" > "Liste der Rollenverwalter und IT-Betreuer". Die Datenqualität dieser Liste liegt nicht in der Sphäre des Webrelaunch-Teams. Bei Nachfragen wenden Sie sich bitte direkt an die Zentraleinrichtung Campusmanagement.

Mit dem Webrelaunch sind insgesamt drei neue Anwendungen universitätsweit ausgerollt worden:

Die Rollen für diese Anwendungen können jeweils einzeln vergeben werden, müssen dafür jedoch durch die*den Rollenverwalter*in zunächst als Geschäftsrolle mit der jeweiligen Anwendungsrolle erzeugt werden.

Alternativ kann auch eine Geschäftsrolle namens "Webseiten-Redakteur" verwendet werden, um alle drei Rollen gleichzeitig zu vergeben. Auch diese Geschäftsrolle muss zunächst erzeugt werden, dabei kann jedoch auf eine Vorlage zurückgegriffen werden.

Eine Anleitung dazu haben wir für Sie bereitgestellt: zur Anleitung

Gut zu wissen

Es ist grundsätzlich möglich, über die Rollenverwaltung auch „einrichtungsfremden“ Personen Rechte z.B. für die Webseitenredaktion zu geben: Wenn Sie innerhalb der Rollenverwaltung in den Bereich „Mitarbeiter/innen“ wechseln, sehen Sie links eine Auflistung aller Mitarbeiter*innen Ihrer Einrichtung und rechts ein Suchfeld. Über dieses Suchfeld können Sie Beschäftigte aus allen Bereichen der TU Berlin finden und Ihnen dann gewünschte Geschäftsrollen zuweisen. Die Zuweisung von Rollen an Studierende, die keine Beschäftigten der TU Berlin sind, ist nicht möglich.

Zugang zu bzw. Webadresse der Redaktionsumgebung für das neue TYPO3:

https://redaktion.tu.berlin/typo3/

Bei der Anmeldung beachten Sie bitte:

  1. Voraussetzung ist, dass Sie die o.g. Rollen bereits bekommen haben.
  2. Ihr VPN ist aktiv.
  3. Sie klicken in der Anmeldemaske auf das Shibboleth-Logo (siehe Screenshot: grün markiert).

Schritt 3: Umzug konzeptionell vorbereiten

Sobald die Website erfolgreich freigeschaltet und die Berechtigungen für die Redakteur*innen erteilt wurden, ist das Anlegen bzw. Befüllen der Website im TYPO3-Redaktionssystem (https://redaktion.tu.berlin/typo3/) möglich. Bevor die eigentliche Arbeit mit TYPO3 beginnt, ist es erforderlich, sich zunächst über eine TYPO3-Schulung mit dem neuen Webbaukasten und den damit verbundenen Neuerungen vertraut zu machen. 

Es ist empfehlenswert, den Umfang und die Inhalte des alten Webauftritts kritisch zu prüfen und die konzeptionelle Einordung in die neue Menü- und Seitenstruktur vorzunehmen. Gegebenenfalls bietet der Umzug die Möglichkeit der Verschlankung und die Trennung von überholten Informationen. In vielen Fällen wird auch eine Überarbeitung oder Neuerstellung von Texten vonnöten sein.

Weitere Informationen zu den unterstützenden Schulungen und Weiterbildungen finden Sie untenstehend.

Einen ersten Einblick in den neuen TYPO3-Webbaukasten ermöglicht Ihnen das TYPO3-Handbuch.

Schritt 4: Inhalte übersetzen (lassen)

Sobald die Seiten der neuen Website im TYPO3-Redaktionssystem befüllt wurden und als finale Fassung auf Deutsch vorliegen, müssen diese auf Englisch übersetzt werden. Dies ist beim neuen Webbaukasten aus dem TYPO3-Redaktionssystem heraus per einfachem Export/Import möglich.

Für die initiale Übersetzung kann kostenfrei der Übersetzungsservice der TU Berlin in Anspruch genommen werden. Lesen Sie mehr zum Thema Mehrsprachigkeit und dem Dienstleitungsangebot des Übersetzungsservice.

Schritt 5: Webseiten veröffentlichen

Sobald alle Inhalte auf Deutsch und Englisch final eingepflegt wurden, können und müssen diese Seiten der neuen Website veröffentlicht werden. Das bedeutet, dass die Seiten über ein TYPO3-Publishingmodul vom Redaktionssystem auf das Livesystem gebracht und damit erst weltweit sichtbar werden. Lesen Sie zu dieser Neuerung mehr in unserer Erklärung zum TYPO3 Content Publisher.

So ist es beispielsweise auch denkbar, dass eine Einrichtung mit den wichtigsten Inhalten auf der neuen Website online geht und ergänzende, nachgelagerte Informationen mittels Links anbietet, die noch/zeitweilig auf den alten Webauftritt führen. Dies bedarf jedoch eines gut durchdachten Konzeptes, da es einen Rückweg vom alten Webauftritt zur neuen Website geben sollte oder aber manche Links dann lieber in neuen Reitern geöffnet werden sollten, so dass Webseitenbesucher*innen auf dieser verbleiben können.

Zudem sollten auch Weiterleitungen vom alten Webauftritt zur neuen Website eingerichtet bzw. genutzt werden, um bestehende, z.B. auf Flyern oder  Broschüren veröffentlichte oder bei Google bekannte URLs auf die neuen Inhalte führen zu lassen. Diese Weiterleitungen sollten jedoch ebenfalls nur übergangsweise bestehen bleiben und in jedem Fall die neuen URLs kommuniziert werden.

Mehr zum Thema Weiterleitungen finden Sie im neuen TYPO3-Handbuch: zur Anleitung für Weiterleitungen.

Verpflichtung zum Umzug

Wer muss in den neuen Webbaukasten migrieren?

Das Präsidium der Hochschule hat im Februar 2020 beschlossen, dass jede Organisationseinheit der Universität dazu verpflichtet ist, einen aussagekräftigen Webauftritt im neuen Webdesign auf dem Server der TU Berlin bis zum Ende der Migrationsphase zu veröffentlichen. Es ist Organisationseinheiten der TU Berlin nicht gestattet, einen aus dem Haushalt der Universität finanzierten eigenen organisatorischen Webauftritt auf externen Servern zu erstellen oder erstellen zu lassen und zu unterhalten.

Schulungen & Support

Schulungen

Für die Arbeit mit dem neuen Webbaukasten (TYPO3-Version 8.7) bietet der Servicebereich Personalentwicklung und Weiterbildung allen TUB-Angehörigen einige Kurse:

  1. Schulungen für den Umgang mit dem neuen TYPO3-Webbaukasten >> Grundlagenkurse (für TYPO3-Neulinge), Umsteigerkurse (Vorkenntnisse aus der "alten" TYPO3-Umgebung erforderlich)
  2. Konzeption von Webseiten in Bezug auf den neuen Webbaukasten >> zum Kursangebot
  3. Rechte und Pflichten bei der Veröffentlichung von Texten und Medien >> zum Kursangebot
  4. Anwendung der Event- und Teilnehmermanagementsoftware CONGENO (für Kalender auf Webseiten) >> zum Kursangebot

Die Teilnahme an einer TYPO3-Schulung (1.) wird allen Redakteur*innen dringend empfohlen, da sich der neue Webbaukasten grundlegend vom alten unterscheidet.

Support

Die Migration bestehender Webauftritte der Organisationseinheiten der Technischen Universität Berlin in die neue TYPO3-Umgebung wird durch einen gesonderten Support via Telefon und E-Mail begleitet und unterstützt.

Außerdem wird ein umfassendes TYPO3-Redaktionshandbuch (online) bereitgestellt, in dem detaillierte Anleitungen zur Bedienung des neuen Webbaukastens zu finden sind.