Technische Universität Berlin

Migration - Nutzung und Umzug in den neuen TYPO3-Webbaukasten

Zeitraum der Migrationsphase

Ab wann kann der neue Webbaukasten genutzt werden?

Seit dem 16. November 2020 besteht universitätsweit die Möglichkeit, den neuen TYPO3-Webbaukasten zu nutzen.

Bitte beachten Sie: durch den IT-Angriff auf die TU Berlin können seit April 2021 keine neuen Anträge auf eine neue Webseite gestellt werden. Wir bitten Sie um Nachsicht und Geduld bis ZECM die entsprechende Infrastruktur für den Beantragungsprozess und die Rollenverwaltung wiederhergestellt hat.
Wir werden Sie auf dieser Webseite und über die "ZECM-Diensteampel zur Verfügbarkeit von IT-Diensten" informieren, sobald die Beantragung wieder möglich ist. Desweiteren wird ein uni-weites Rundschreiben in Umlauf gebracht.
Organisationseinheiten, die bereits vor dem IT-Angriff erfolgreich einen Antrag auf Migration gestellt haben und entsprechende Rollen für das neue TYPO3 vergeben haben, können Ihren Webauftritt nach wie vor weiterbearbeiten. Es können jedoch keine neuen bzw. weiteren Rollen für Redakteur*innen vergeben werden.

Einrichtungen des folgenden Organisationstyps können in den neuen Webbaukasten umziehen (Kategorie aus dem Organisationsmanagement der TU Berlin):

  • Abteilung (ABT)
  • Fakultät (FAK)
  • Fachgebiet (FG), dazu gehören: Fachgebiet stark experimentell (FGA), Fachgebiet experimentell (FGB), Fachgebiet noch experimentell (FGC), Fachgebiet theoretisch (FCD), Fachgruppe (Chemie Fak. II) (FGR), Fachgebiet unter Leitung von pensionierten Hochschullehrern/Hochschullehrerinnen (PNS)
  • Nachwuchsgruppe (NWG)
  • Institut (INS)
  • Referat (REF)
  • Stabsstelle (STB)
  • Verbundforschung (VBF) - hier bestehen aktuell noch Einschränkungen; bitte fragen Sie ggf. beim Relaunch Support nach
  • Zentraleinrichtung (ZE)
  • Zentrum (ZEN)
  • Zentralinstitut (ZI)

Ebenfalls in den neuen Webbaukasten migrieren, können zentrale Beauftragte und zentrale Gremien:

  • Personalrat
  • Personalrat der studentischen Beschäftigten
  • Akademischer Senat
  • Kuratorium
  • Koordinationsbüro für Frauenförderung und Gleichstellung / Zentrale Frauenbeauftragte

sofern diese im Organisationsmanagement (OM) der TU Berlin mit einer Organisations-ID (z.B. 10000815)  aufgeführt werden. Der Antrag auf Migration für die zentrale Beauftragten und zentralen Gremien (ausschließlich diese, nicht die oben genannten ABT bis ZI) erfolgt für diese Organisationseinheiten derzeit noch per Mail an support(at)relaunch.tu-berlin.de.

Weitere Einrichtungen werden zu einem späteren Zeitpunkt umziehen. Informationen dazu werden rechtzeitig bekannt gegeben.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass sich die Berechtigung zu einem Webauftritt aus dem Aufbau der Daten des Organisationsmanagements der TU Berlin (OM) ableitet. Dies gilt für Webauftritte gleichermaßen wie für andere IT-Ressourcen.

Zudem ist die Struktur der neuen Webumgebung systembedingt an die korrekte hierarchische Zuordnung aller Einrichtungen geknüpft. Dies bedeutet, dass der Webauftritt einer untergeordneten Einrichtung (z.B. Fachgebiet) erst beantragt werden kann, wenn der Auftritt der entsprechenden übergeordneten Einrichtung (z.B. Institut) beantragt und erfolgreich angelegt wurde. Der Auftritt der übergeordneten Einrichtung muss dabei explizit noch nicht mit Inhalten befüllt und freigeschaltet/veröffentlicht werden; er muss lediglich in der Redaktionsumgebung korrekt angelegt sein/vorhanden sein.

Subsites

Für Webauftritte von Einheiten, die in Bezug auf ihre Ressourcen anderen Einrichtungen direkt unter- bzw. zugeordnet sind oder die dezentral verortet sind (z.B. Labore, Werkstätten, Studienfachberatungen), besteht die Möglichkeit einer sogenannten Subsite. Subsites sind Webauftritte, die unterhalb eines Auftritts der jeweils übergeordneten Einrichtung (im Sinne von "Elterneinrichtung/parent") angelegt werden. In der URL spiegelt sich dies gemäß dem Schema www.tu.berlin/institut_xy/labor_xy wider. Die Subsites müssen nicht gesondert beantragt werden, sondern können über die Self Services im TU-Portal freigeschaltet werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Elterneinrichtung/der parent einen Auftritt besitzt. Subsites werden ab 2022 technisch zur Verfügung stehen. Aktuell sind Subsites noch nicht möglich, wir bitten um Ihr Verständnis.

Dauer der Migrationsphase

Der Zeitraum für die sogenannte Migrationsphase (Umzugsphase) ist auf 2 Jahre bis Ende 2022 festgelegt. Ende 2022 wird der alte TYPO3-Server abgeschaltet.

Der Umzug in den neuen Webbaukasten sollte von jeder Organisationseinheit rechtzeitig geplant werden. Idealerweise findet der Start der jeweiligen Migration nicht erst Ende 2022 statt. Stellen Sie am besten vor der konkreten Umzugsphase Überlegungen an, welche Inhalte in den neuen Webbaukasten umziehen müssens, welche Themen Sie wie darstellen wollen und welche Inhalte im Laufe der Zeit ggf. obsolet geworden sind. Für die Neukonzeption können Sie von dem Weiterbildungsangebot Gebrauch machen, das im Zuge des Webrelaunches erweitert wurde (siehe dazu die unten stehenden Informationen unter "Schulungen"). Ende November werden außerdem Beispielwebauftritte zur Verfügung stehen - zunächst für Fakultäten, Institute, Fachgebiete und Abteilungen. Diese Dummy-Sites unterstützen beim konzeptionellen Aufbau eines Webauftrittes. Sie zeigen den verantwortlichen Redakteur*innen auf, ob und welche Vorgaben für Menüpunkte es gibt und illustrieren als Best Practice eine gelungene Seitengestaltung. Die Links zu den Dummy-Sites werden hier auf der Webrelaunch-Projekzwebseite sowie im neuen TYPO3-Handbuch zur Verfügung gestellt.

© Brian A Jackson/shutterstock.com

Mehrsprachigkeit

Der Webauftritt der TU Berlin wird mit dem Webrelaunch durchgehend zweisprachig gestaltet: in Deutsch und Englisch. Die Standardsprache ist entsprechend der Sprachenpolicy der TU Berlin Deutsch.
Für die englische Übersetzung von Webtexten kommt eine einfache Export-/Import-Anwendung zum Einsatz. Der Übersetzungsdienst der Universität ist hier eng eingebunden. Die initiale Übersetzung von Webtexten im Zuge des Relaunches ist für alle Organisationseinheiten der TU Berlin kostenfrei.

Schritte der Migration

Schritt 1: Neue TYPO3-Website freischalten (Webauftritt beantragen)

Zuerst muss die neue TYPO3-Website für die jeweiligen Einrichtung über ein Webformular freigeschaltet werden. Das Webformular zum Freischalten der neuen Website steht (ausschließlich) Leiter*innen der Einrichtungen im TU Portal im Bereich "IT-Anträge" zur Verfügung - dort die Kachel "TYPO3-Website anlegen" klicken. Dieser Schritt ist notwendig, da zunächst die Daten der beantragenden Organisationseinheit überprüft werden müssen, so dass die neue Website korrekt angelegt werden kann.

Alle Einrichtungen außer Fakultäten müssen diese Anmeldung vornehmen.

Bitte beachten Sie: durch den IT-Angriff auf die TU Berlin können seit April 2021 keine neuen Anträge auf eine neue Webseite gestellt werden. Wir bitten Sie um Nachsicht und Geduld bis ZECM die entsprechende Infrastruktur für den Beantragungsprozess und die Rollenverwaltung wiederhergestellt hat.
Wir werden Sie auf dieser Webseite und über die "ZECM-Diensteampel zur Verfügbarkeit von IT-Diensten" informieren, sobald die Beantragung wieder möglich ist. Desweiteren wird ein uni-weites Rundschreiben in Umlauf gebracht.
Organisationseinheiten, die bereits vor dem IT-Angriff erfolgreich einen Antrag auf Migration gestellt haben und entsprechende Rollen für das neue TYPO3 vergeben haben, können Ihren Webauftritt nach wie vor weiterbearbeiten. Es können jedoch keine neuen bzw. weiteren Rollen für Redakteur*innen vergeben werden.

Schritt 2: Rollen und Rechte vergeben

Ein*e Rollenverwalter*in einer Einrichtung muss nun allen Personen, die für die Bearbeitung der neuen Website zuständig sind, die entsprechenden Rollen vergeben. Dieser Schritt ist selbst dann notwendig, wenn diese Personen schon die Bearbeitungsrechte für das alte TYPO3-System besitzen.

Mit dem Webrelaunch sind insgesamt drei neue Anwendungen universitätsweit ausgerollt worden:

Die Rollen für diese Anwendungen können jeweils einzeln vergeben werden, müssen dafür jedoch durch die*den Rollenverwalter*in zunächst als Geschäftsrolle mit der jeweiligen Anwendungsrolle erzeugt werden.

Alternativ kann auch eine Geschäftsrolle namens "Webseitenredakteur" verwendet werden, um alle drei Rollen gleichzeitig zu vergeben. Auch diese Geschäftsrolle muss zunächst erzeugt werden, dabei kann jedoch auf eine Vorlage zurückgegriffen werden.

Eine Anleitung zur Erstellung einer neuen Geschäftsrolle finden Sie auf den Webseiten der Zentraleinrichtung Campusmanagement (ZECM).

Weitere Informationen zu Rollen und Anwendungen finden Sie auf den Webseiten der ZECM unter "Neue Anwendungen und deren Rollen im Zuge des Webrelaunch".

Gut zu wissen

Es ist grundsätzlich möglich, über die Rollenverwaltung auch „einrichtungsfremden“ Personen Rechte z.B. für die Webseitenredaktion zu geben: Wenn Sie innerhalb der Rollenverwaltung in den Bereich „Mitarbeiter/innen“ wechseln, sehen Sie links eine Auflistung aller Mitarbeiter*innen Ihrer Einrichtung und rechts ein Suchfeld. Über dieses Suchfeld können Sie Beschäftigte aus allen Bereichen der TU Berlin finden und Ihnen dann gewünschte Geschäftsrollen zuweisen.

Redaktionsumgebung für das neue TYPO3
https://redaktion.tu.berlin/typo3/

Schritt 3: Umzug konzeptionell vorbereiten

Sobald die Website erfolgreich freigeschaltet und die Berechtigungen für die Redakteur*innen erteilt wurden, ist das Anlegen bzw. Befüllen der Website im TYPO3-Redaktionssystem (https://redaktion.tu.berlin/typo3/) möglich. Bevor die eigentliche Arbeit mit TYPO3 beginnt, ist es erforderlich, sich zunächst über eine TYPO3-Schulung mit dem neuen Webbaukasten und den damit verbundenen Neuerungen vertraut zu machen. 

Es ist empfehlenswert, den Umfang und die Inhalte des alten Webauftritts kritisch zu prüfen und die konzeptionelle Einordung in die neue Menü- und Seitenstruktur vorzunehmen. Gegebenenfalls bietet der Umzug die Möglichkeit der Verschlankung und die Trennung von überholten Informationen. In vielen Fällen wird auch eine Überarbeitung oder Neuerstellung von Texten vonnöten sein.

Weitere Informationen zu den unterstützenden Schulungen und Weiterbildungen finden Sie untenstehend.

Einen ersten Einblick in den neuen TYPO3-Webbaukasten ermöglicht Ihnen das TYPO3-Handbuch mit Funktionsübersicht im Redaktionssystem.

Schritt 4: Inhalte übersetzen (lassen)

Sobald die Seiten der neuen Website im TYPO3-Redaktionssystem befüllt wurden und als finale Fassung auf Deutsch vorliegen, müssen diese auf Englisch übersetzt werden. Dies ist beim neuen Webbaukasten aus dem TYPO3-Redaktionssystem heraus per einfachem Export/Import möglich.

Für die initiale Übersetzung kann kostenfrei der Übersetzungsservice der TU Berlin in Anspruch genommen werden. Lesen Sie mehr zum Thema Mehrsprachigkeit und dem Dienstleitungsangebot des Übersetzungsservice.

Schritt 5: Webseiten veröffentlichen

Sobald alle Inhalte auf Deutsch und Englisch final eingepflegt wurden, können und müssen diese Seiten der neuen Website veröffentlicht werden. Das bedeutet, dass die Seiten über ein TYPO3-Publishingmodul vom Redaktionssystem auf das Livesystem gebracht und damit erst weltweit sichtbar werden. Lesen Sie zu dieser Neuerung mehr in unserer Erklärung zum TYPO3 Content Publisher.

So ist es beispielsweise auch denkbar, dass eine Einrichtung mit den wichtigsten Inhalten auf der neuen Website online geht und ergänzende, nachgelagerte Informationen mittels Links anbietet, die noch/zeitweilig auf den alten Webauftritt führen. Dies bedarf jedoch eines gut durchdachten Konzeptes, da es einen Rückweg vom alten Webauftritt zur neuen Website geben sollte oder aber manche Links dann lieber in neuen Reitern geöffnet werden sollten, so dass Webseitenbesucher*innen auf dieser verbleiben können.

Zudem sollten auch Weiterleitungen vom alten Webauftritt zur neuen Website eingerichtet bzw. genutzt werden, um bestehende, z.B. auf Flyern oder  Broschüren veröffentlichte oder bei Google bekannte URLs auf die neuen Inhalte führen zu lassen. Diese Weiterleitungen sollten jedoch ebenfalls nur übergangsweise bestehen bleiben und in jedem Fall die neuen URLs kommuniziert werden.

Mehr zum Thema Weiterleitungen finden Sie im neuen TYPO3-Handbuch: zur Anleitung für Weiterleitungen.

Verpflichtung zum Umzug

Wer muss in den neuen Webbaukasten migrieren?

Das Präsidium der Hochschule hat im Februar 2020 beschlossen, dass jede Organisationseinheit der Universität dazu verpflichtet ist, einen aussagekräftigen Webauftritt im neuen Webdesign auf dem Server der TU Berlin bis zum Ende der Migrationsphase zu veröffentlichen. Es ist Organisationseinheiten der TU Berlin nicht gestattet, einen aus dem Haushalt der Universität finanzierten eigenen organisatorischen Webauftritt auf externen Servern zu erstellen oder erstellen zu lassen und zu unterhalten.

Schulungen & Support

Schulungen

Für die Arbeit mit dem neuen Webbaukasten (TYPO3-Version 8.7) bietet der Servicebereich Personalentwicklung und Weiterbildung allen TUB-Angehörigen einige Kurse:

  1. Schulungen für den Umgang mit dem neuen TYPO3-Webbaukasten >> zum Kursangebot
  2. Konzeption von Webseiten in Bezug auf den neuen Webbaukasten >> zum Kursangebot
  3. Rechte und Pflichten bei der Veröffentlichung von Texten und Medien >> zum Kursangebot
  4. Anwendung der Event- und Teilnehmermanagementsoftware CONGENO (für Kalender auf Webseiten) >> zum Kursangebot

Die Teilnahme an einer TYPO3-Schulung (1.) wird allen Redakteur*innen dringend empfohlen, da sich der neue Webbaukasten grundlegend vom alten unterscheidet.

Support

Die Migration bestehender Webauftritte der Organisationseinheiten der Technischen Universität Berlin in die neue TYPO3-Umgebung wird durch einen gesonderten Support via Telefon und E-Mail begleitet und unterstützt.

Außerdem wird ein umfassendes TYPO3-Redaktionshandbuch (online) bereitgestellt, in dem detaillierte Anleitungen zur Bedienung des neuen Webbaukastens zu finden sind.