Aktenanbietung an das Universitätsarchiv
Alle in der Zentralen Universitätsverwaltung, den Fakultäten, Instituten und sonstigen Einrichtungen entstehenden analogen wie elektronischen Unterlagen sind Eigentum der TU Berlin. Sie müssen nach dem Archivgesetz des Landes Berlin § 4 Abs. 1 dem Universitätsarchiv unverändert zur Übernahme angeboten werden.
Unter Berücksichtigung der gesetzlichen bzw. der von der anbietenden Stelle festgelegten sonstigen Aufbewahrungsfristen sind analoge Unterlagen dem Universitätsarchiv anzubieten – spätestens aber nach 30 Jahren. Bei elektronischen Unterlagen ist es wichtig, bereits vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen die Aussonderung vorzunehmen und die Daten dem Archiv zu übergeben, um zu verhindern, dass Dateiformate nicht mehr lesbar sind.
Das Universitätsarchiv bewertet die Unterlagen und übernimmt die als archivwürdig eingestuften Teile. Für den Rest erteilt es eine Vernichtungsgenehmigung (Freigabe zur Kassation).
Achtung! Unterlagen dürfen grundsätzlich nicht selbständig vernichtet werden.
| Raum | H 4029 |
|---|---|
| Adresse | Straße des 17. Juni 135 10623 Berlin |
| Öffnungszeiten | |
| Nur mit vorheriger Anmeldung | |
| Di + Do | 9 - 16 Uhr |
| Mo + Mi | nach Vereinbarung |
Praktischer Ablauf von Anbietung, Bewertung und Abgabe der archivwürdigen Unterlagen
- Kontaktaufnahme seitens der aussondernden Stelle mit dem Universitätsarchiv per E-Mail oder Telefon.
- Download des Formulars Aussonderungsliste/Ablieferungsverzeichnis/Kassationsnachweis durch die aussondernde Stelle.
- Ausfüllen des Formulars Aussonderungsliste/Ablieferungsverzeichnis/Kassationsnachweis durch die aussondernde Stelle:
- Je nach Vorhandensein von analogen und/oder elektronischen Unterlagen über die roten Buttons die passende Liste wählen.
- Unterlagen einzeln mit fortlaufender Nummer versehen aufführen (z. B. jeden Ordner, jeden Hefter oder Mappe, jedes Foto oder Video, jede Dateiablage oder Datenbank usw.).
- Bei mehreren Listen: bitte fortlaufend die Nummerierung auf der jeweils nächsten Seite weiterführen und nicht wieder mit Nr. 1 starten!
- Spalten 1 bis NN ausfüllen – soweit möglich. Ggf. bitte Rücksprache mit dem Universitätsarchiv halten.
- Die jeweils gültigen Aufbewahrungsfristen in Spalte 6 (analog) bzw. 8 (elektronisch) notieren.
- Grau hinterlegte Felder werden durch das Universitätsarchiv ausgefüllt.
- Versand des ausgefüllten Formulars Aussonderungsliste/Ablieferungsverzeichnis/Kassationsnachweis per E-Mail an das Universitätsarchiv.
- Erste Bewertungsentscheidung durch das Universitätsarchiv erfolgt anhand der aufgeführten Aktentitel bzw. Inhaltsangaben. Das Universitätsarchiv meldet sich zur Absprache des Bewertungstermins.
- Bewertung der angebotenen Unterlagen vor Ort durch das Universitätsarchiv. Besprechung des Inhalts und ggf. Klärung von Rückfragen mit der aussondernden Stelle.
bei analogen Unterlagen:
7. Vereinbarung der Übergabemodalitäten für die archivwürdigen Unterlagen.
- Verpackung der Unterlagen: Wer? Wie?
- Bestellung des Transports: Terminabsprache über IV C 3
8. Freigabe der nichtarchivwürdigen Unterlagen zur Vernichtung/Kassation. Vernichtung erfolgt bei der aussondernden Stelle. Das Universitätsarchiv vermerkt die stattgefundene Kassation auf dem Formular (= Kassationsnachweis) und bewahrt diesen Nachweis dauerhaft auf.
9. Nach Eingang der Unterlagen überprüft das Universitätsarchiv sie auf ihre Vollständigkeit anhand des Formulars (=Aussonderungsliste) und archiviert sie.
10. Übergabe/Versand eines Exemplars des abschließend bearbeiteten Formulars Aussonderungsliste/Ablieferungsverzeichnis/Kassationsnachweis als Nachweis an die aussondernde Stelle.
bei elektronischen (digitalen) Unterlagen:
7. Vereinbarung der Übergabemodalitäten für die archivwürdigen Unterlagen.
- Analyse, Aufbereitung und Übersendung einer Kopie der elektronischen Unterlagen für die Übernahme mit dem Programm IngestList vor Ort mit Unterstützung des Universitätsarchivs.
8. Nach Eingang der elektronischen Unterlagen überprüft das Universitätsarchiv sie mit Hilfe des Programms IngestList auf ihre Vollständigkeit und Integrität und archiviert sie.
9. Freigabe sämtlicher Unterlagen zur Löschung, d. h. der nichtarchivwürdigen und der archivierten.
10. Übergabe/Versand eines Exemplars des abschließend bearbeiteten Formulars Aussonderungsliste/Ablieferungsverzeichnis/Kassationsnachweis als Nachweis an die aussondernde Stelle.
Hinweis: Das vom Universitätsarchiv mit einer Akzessionsnummer versehene Formular dient für die aussondernde Stelle sowohl als Nachweis als auch als Recherchemittel für die abgegebenen Unterlagen im Archiv selbst. Bei Rückfragen daher bitte immer die auf dem Formular vermerkte Akzessionsnummer angeben!
