Universitätsbibliothek

Datenschutzerklärung der Universitätsbibliothek

Allgemeine Regelungen

Die allgemeinen Regelungen entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung der TU Berlin.

Datenschutzerklärung zu den Diensten der Universitätsbibliotheken der Technischen Universität Berlin und der Universität der Künste Berlin

Informationen zu den Bibliotheken der TU Berlin und der UdK Berlin nach Art. 13 u. Art. 26 Abs. 2 S. 2 DSGVO

I. Verantwortliche

Die

Technische Universität Berlin
vertreten durch die Präsidentin Prof. Dr. Geraldine Rauch
Straße des 17. Juni 135
10623 Berlin

sowie die

Universität der Künste Berlin,
vertreten durch den Präsidenten Prof. Dr. Norbert Palz
Einsteinufer 43
10587 Berlin

betreiben gemeinsam die VOLKSWAGEN-Universitätsbibliothek in der Fasanenstraße 88 in 10623 Berlin. Beide Universitäten sind i. S. d. Art. 26 DSGVO gemeinsam verantwortlich für alle Datenverarbeitungsvorgänge, die mit dem Betrieb dieser Bibliothek verbunden sind, so z. B. die gemeinsame Leihstelle mit Ausleih-, Rückgabe- und Kassenautomaten oder die gemeinsame Benutzerdatenbank (im Bibliothekssystem Alma), auf die autorisierte Mitarbeiter*innen beider Universitätsbibliotheken zugreifen können.

Die Zuständigkeiten im Rahmen der Datenverarbeitungstätigkeit gestalten sich wie folgt:

  • Für die Erhebung der Daten sind beide Universitäten zuständig.
  • Für die Speicherung der Daten sind beide Universitäten zuständig.
  • Für die Änderung und Löschung der Daten, die Einschränkung deren Verarbeitung und deren Übertragung nach Art. 20 DSGVO sind beide Universitäten zuständig.
  • Für die sonstigen Verarbeitungen sind beide Universitäten zuständig.
  • Beide Universitäten dürfen die Daten für die in diesem Vertrag festgelegten Zwecke verwenden.

Daraus folgt, dass sich betroffene Personen zur Wahrnehmung ihrer Rechte gem. Art. 15 ff. DSGVO an beide Universitäten gleichermaßen wenden können.

Auch sind beide Universitäten für die Prüfung und Bearbeitung aller Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten i. S. v. Art. 4 Nr. 12 DSGVO zuständig.

II.   Zwecke der Datenverarbeitung

Die Universitäten erheben und verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben sowie zur Erbringung ihrer Dienstleistungen erforderlich ist.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e) DSGVO in Verbindung mit § 7 „Rahmenbenutzungsordnung für die Bibliotheken und Dokumentationsstellen der Technischen Universität Berlin und der Universität der Künste Berlin“ vom 21. August 2006.

Der Betrieb einer Bibliothek sowohl zur Nutzung durch die Universitätsmitglieder wie auch durch die Öffentlichkeit ist eine der Kernaufgaben universitärer Aufgabenerfüllung, wie sie den Berliner Universitäten in § 4 Abs. 1 – 5 BerlHG vorgegeben ist. Ferner erlaubt § 7 der genannten Rahmenbenutzungsordnung die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, soweit dies für die Erfüllung ihrer Aufgaben sowie zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, wie sie in der genannten Rahmenbenutzungsordnung beschrieben sind, erforderlich ist.

III. Gemeinsame Dienste der Bibliotheken der TU Berlin und der UdK Berlin

  • Internetbasierte Dienste

Um die internetbasierten Dienste im gemeinsamen Bibliotheksgebäude zu nutzen, ist an allen Internet-/Computer-Arbeitsplätzen (auch beim Netzzugang mit dem eigenen Notebook) eine Anmeldung (Authentifizierung) notwendig.

Registrierte Nutzer*innen können, über die Recherche in den Katalogen hinaus, unsere Mediendienste, das Internet und verschiedene, auf den Computern bereitgestellte Dienste nutzen.

Um Missbrauch vorzubeugen und technische Probleme hinreichend genau untersuchen zu können, speichern wir Ihre An- und Abmeldezeiten für einen Zeitraum von 4 Wochen.

  • Dienste des Bibliothekssystems Alma

Die Bibliotheken der TU Berlin und der UdK Berlin betreiben ein gemeinsames Bibliothekssystem Alma mit jeweils eigenen Nutzeroberflächen, dem Wissensportal Primo (TU Berlin) bzw. dem Wissensportal der Künste (UdK Berlin).

Die Bibliothekskonten der beiden Bibliotheken werden im gemeinsamen Bibliothekssystem Alma gespeichert und verwaltet. Als registrierte*r Nutzer*in können Sie im Bibliothekssystem (mittels Primo) die Mediendienste nutzen. Dozent*innen der TU Berlin können zudem im Bibliothekssystem (mittels Leganto) Literaturlisten für ihre Kurse anlegen.

  • Mediendienste im Wissensportal Primo bzw. im Wissensportal der Künste

Die Recherche nach Medien und der Zugang zu unseren Mediendiensten erfolgt über das Wissensportal Primo (TU Berlin) bzw. über das Wissensportal der Künste (UdK Berlin). Auch als nicht registrierte*r Nutzer*in können Sie Bücher, Zeitschriften oder andere Medien vormerken, bestellen und ausleihen, die Fernleihe und andere Dokumentlieferdienste nutzen sowie – bibliotheksbezogen – auf die von der TU Berlin oder die von der UdK Berlin lizenzierten E-Ressourcen zugreifen. Zudem können Sie gefundene Titel, Suchanfragen und Suchhistorien abspeichern, um sie künftig wieder aufzurufen; diese werden unter Ihrer Alma-Nutzer*innen-ID gespeichert.

Alle Anfragen an das Wissensportal Primo bzw. an das Wissensportal der Künste werden protokolliert. Die Protokolle enthalten eine Session-ID, die Anfrage sowie die Anzahl der Ergebnisse, die mit der Anfrage erzielt wurden. Nach Abschluss Ihrer Recherche-Session ist kein Rückschluss auf Ihre Person möglich. Dies gilt auch dann, wenn Sie als Nutzer*in während Ihrer Suchen im Wissensportal Primo bzw. im Wissensportal der Künste angemeldet sind.

  • Literaturlisten in Leganto (nur TU Berlin)

Leganto, eine Erweiterung des Bibliothekssystems Alma, ist in der Bibliothek der TU Berlin im Einsatz. In Leganto werden Literaturlisten angelegt und verwaltet, die von Dozent*innen der TU Berlin im Rahmen ihrer Kursangebote in ISIS/Moodle, der elektronischen Lernplattform der TU Berlin, verwendet werden. Zum Anlegen einer Literaturliste benötigen die Dozent*innen zum einen ein Bibliothekskonto, zum anderen die Berechtigung in ISIS/Moodle, einen Kurs anzulegen. Diese Berechtigung ist in ISIS/Moodle mit einer bestimmten Rolle verknüpft. Beim Anlegen einer Literaturliste wird in Leganto die Berechtigung überprüft und zu diesem Zweck aus ISIS/Moodle der Anmeldename, die Rolle im ISIS/Moodle-Kurs und die ISIS/Moodle-Kurs-ID nach Leganto übertragen.

Die E-Mail-Adresse in Ihrem Bibliothekskonto verwenden wir ausschließlich dazu, Sie über bereitgestellte Medien, das Ende von Leihfristen und über eventuelle Leihfristüberschreitungen (Mahnungen) zu informieren.

  • Webformulare (Helpdesk) der Bibliothek der TU Berlin

Für eine Reihe von Diensten der Bibliothek, wie Kontakt, Anschaffungsvorschläge u.a., setzen wir auf unseren Webseiten Formulare ein. Wenn Sie über diese Webformulare mit uns in Kontakt treten, werden die im Webformular enthaltenen Informationen einschließlich Ihrer Kontaktdaten zur Bearbeitung in Helpdesk der Bibliothek der TU Berlin gespeichert.

Für unseren Helpdesk nutzen wir ein Ticketsystem. Nach Beantwortung Ihrer Anfrage wird das Ticket geschlossen. Um gegebenenfalls Anschlussfragen zu klären, werden geschlossene Tickets nach sechs Monaten gelöscht.

  • Webanwendungen

Für Nutzer*innen der Bibliotheken besteht die Möglichkeit, externe Webanwendungen in Anspruch zu nehmen.

  • Besucherzählsoftware Affluences (TU Berlin und UdK Berlin): Es besteht die Möglichkeit, dass sich Nutzer*innen der Bibliotheken über die App des Anbieters „Affluences“ über den aktuellen Belegungsgrad der Arbeitsplätze im Bibliotheksgebäude informieren können.
  • Lernsoftware Actionbound (nur TU Berlin) zur Einführung in die Bibliothek und ihre Dienste.

Es handelt sich um Serviceangebote der Anbieter dieser Webanwendungen. Die Nutzung dieser Webanwendungen ist nicht erforderlich, um die Dienste der Bibliotheken in Anspruch nehmen zu können. Zur Nutzung dieser Webanwendungen erheben die Bibliotheken keine personenbezogenen Daten der Nutzer*innen der Bibliotheken.

Wenn sich Nutzer*innen der Bibliotheken die Apps der Webanwendungen herunterladen (über App Store oder Google Play), gelten die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter der Web­anwendungen.

IV. Datenschutzbeauftragte

Die Datenschutzbeauftragten der gemeinsam verantwortlichen Universitäten sind

  • für die Technische Universität Berlin

Annette Freifrau Hiller von Gaertringen
Tel.: +49 (0)30 314-21784
E-Mail: annette.freifrauhillervongaertringen(at)tu-berlin.de

  • für die Universität der Künste Berlin

Axel Mütze
Tel.: +49 (0)30 3185-2422 oder 0163 212 11 00
E-Mail: ds(at)intra.udk-berlin.de

V. Weitergabe an Dritte, Auftragsverarbeitung

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, sofern dies nicht zur Erfüllung unseres gesetzlichen Auftrags oder auf Grund gesetzlicher Bestimmungen erforderlich ist.

Wir verarbeiten Ihre Daten teilweise über Auftragsverarbeitung.

Zurzeit (Stand 10. November 2022) ist hiermit folgender Auftragsverarbeiter betraut:

  • Ex Libris (Deutschland) GmbH

VI. Speicherung und Löschung

Ihre personenbezogenen Daten im Bibliothekssystem werden ab deren Erhebung gespeichert. Sie bleiben zur Begründung, Durchführung und Beendigung Ihres mit uns eingegangenen Nutzungsverhältnisses und zur Wahrung der uns obliegenden gesetzlichen Archivierungs- und Aufbewahrungspflicht solange gespeichert, wie dies zur Erfüllung dieser Zwecke erforderlich ist. Sie werden 24 Monate nach Ihrer letzten Kontoaktivität oder auf Ihr Verlangen gelöscht – sofern keine Rechtsgründe der Löschung entgegenstehen. Ein entgegenstehender Grund kann insbesondere das Bestehen offener Forderungen aus dem Ausleihverhältnis sein (vgl. § 18 Rahmenbenutzungsordnung). Mit der Löschung Ihrer Daten erlischt Ihr Status als Nutzer*in der Bibliothek und Sie können die Mediendienste nicht mehr in Anspruch nehmen.

VII. Auskunft

Sie haben das jederzeitige Recht, von der Technischen Universität Berlin oder von der Universität der Künste Berlin über folgende Informationen Auskunft gem. Art. 15 DSGVO zu erhalten:

Sie können eine Bestätigung darüber verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf folgende Informationen:

  • a) die Verarbeitungszwecke;
  • b) die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden;
  • c) die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen;
  • d) falls möglich die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer;
  • e) das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
  • f) das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
  • g) wenn die personenbezogenen Daten nicht bei Ihnen erhoben werden, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten;
  • h) das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Artikel 22 Absätze 1 und 4 und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

VIII. Beschwerderecht

Sollten Sie der Ansicht sein, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen gesetzliche Bestimmungen verstößt, so haben Sie das jederzeitige Recht, sich bei den zuständigen behördlichen Datenschutzbeauftragten oder der zuständigen Aufsichtsbehörde (Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit, Friedrichstraße 219, 10969 Berlin) zu beschweren.

Die Chat-Auskunft ist derzeit nicht verfügbar.

Außerhalb der Chat-Zeiten nutzen Sie bitte unsere anderen Kontaktmöglichkeiten.

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