Servicezentrum Forschungsdatenmanagement

Checklisten zum Forschungsdatenmanagement

Servicezentrum Forschungsdatenmanagement

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Checklisten (nur die Texte)

10 Schritte für ein erfolgreiches Forschungsdatenmanagement

Policies & Vorgaben

  • Ich habe mich über relevante externe Anforderungen zum Umgang mit Forschungs-daten informiert (z.B. Grundsätze guter wissenschaftlicher Praxis, Förderrichtlinien).
  • Soweit möglich, habe ich bereits Festlegungen für das Speichern, Beschreiben, Archivieren und Teilen meiner Forschungsdaten getroffen.

Forschungsdaten speichern

  • Ich habe festgelegt, welche Speichermedien ich nutze, und eine Backup-Strategie entwickelt.
  • Ich habe Strukturen und Schemata für die Datenorganisation angelegt (z.B. zu Ordnerstruktur, Dateibenennung, Dateiformaten).

Forschungsdaten beschreiben

  • Ich habe eine separate Datei angelegt, in der ich meine Daten arbeitsbegleitend dokumentiere (z.B. Kontext der Erhebung, Verarbeitungsschritte).

Forschungsdaten archivieren

  • Ich habe die zu archivierenden Forschungsdaten identifiziert und nachvollziehbar aufbereitet.
  • Ich habe eine geeignete Speicherinfrastruktur für die Archivierung meiner Forschungs-daten ausgewählt und meine Daten inklusive der Dokumentation dorthin übertragen.

Forschungsdaten teilen

  • Ich habe mich vergewissert, dass ich mit der Veröffentlichung keine Rechte Dritter (z. B. Datenschutz, Urheberrecht, Geheimhaltungsabreden) verletze.
  • Ich habe ein geeignetes Forschungsdatenrepositorium für meine Daten ausgewählt und meine Forschungsdaten inklusive der Dokumentation dort veröffentlicht.

Fragen & Unterstützung

Checkliste Planung

Policies & Vorgaben

Datenmanagementplan

  • Ich habe recherchiert, ob es bereits publizierte Datensätze gibt, die ich für mein Vorhaben nutzen kann.
  • Ich habe mir Gedanken zu den folgenden Fragen gemacht:
    • welche Forschungsdaten in welchem Umfang im Projekt anfallen werden
    • welchen urheberrechtlichen Status die entstehenden Forschungsdaten haben werden
    • (nur im Falle von personenbezogenen Daten) welche Maßnahmen im Umgang mit den entstehenden Forschungsdaten datenschutzrechtlich erforderlich sind
    • wo die Forschungsdaten gespeichert werden sollen
    • in welcher Form die Forschungsdaten dokumentiert werden sollen
    • wo die ergebnisrelevanten Daten langfristig aufbewahrt werden sollen
    • welche Forschungsdaten veröffentlicht werden sollen
    • wer für die Umsetzung der jeweiligen Aufgaben im Projekt zuständig ist.
  • Meine Überlegungen habe ich schriftlich dokumentiert - z.B. in der Datenmanagementplanungs-Software TUB-DMP der TU Berlin.

    Checkliste Speicherung

    Datenorganisation

    • Ich habe eine nachvollziehbare Ordnerstruktur für meine Daten angelegt.
    • Ich habe mir ein Schema für die Dateibenennung überlegt.
    • Ggf. sind die Festlegungen zur Ordnerstruktur und Dateibenennung innerhalb meiner Arbeitsgruppe abgestimmt.
    • Ich habe festgelegt, welche Dateiformate ich verwenden werde, wenn möglich sind diese offen und standardisiert.

    Speichermedium und Backup

    • Ich habe festgelegt, welche Speichermedien ich für meine Forschungsdaten nutzen werde, wenn möglich verwende ich eine institutionelle Infrastruktur. Weitere Informationen
    • Ich habe eine Backup-Strategie entwickelt (z.B. nach der 3-2-1-Regel: mindestens 3 Kopien auf mindestens 2 Speichermedien, davon mindestens 1 dezentral).

    Datensicherheit

    • Ich habe technische Maßnahmen ergriffen, die dafür sorgen, dass nur befugte Personen auf meine Daten zugreifen können (z.B. Passwortschutz, Verschlüsselung).
    • Für personenbezogene Daten habe ich gesonderte Sicherheitsmaßnahmen ergriffen, die mit dem Team Datenschutz abgestimmt sind.

    Checkliste Beschreibung

    Datendokumentation

    • Ich habe eine separate README-Datei im Format .md oder .txt angelegt, in der ich meine Daten arbeitsbegleitend beschreibe.
    • Meine Dokumentation enthält alle wichtigen Informationen, damit auch Dritte meine Daten nachvollziehen können. Diese beinhaltet u.a. Angaben zur
      • Erhebung der Forschungsdaten (z.B. Erhebungszweck, Erhebungsmethode)
      • Weiterverarbeitung der Daten (z.B. Bereinigung, Anonymisierung)
      • Struktur des Datensatzes (z.B. Erläuterungen zu Labels und Codes, Unterschiede zwischen Dateiversionen).

    Metadaten (für die Maschinenlesbarkeit)

    • Wo es möglich war, habe ich auch maschinell lesbare Metadaten (Titel, Autor*innen, Abstract, Datum, Identifier, Lizenzen…) vergeben, z.B. über die Anpassung der Dokumenteigenschaften.
    • Verweise auf andere Datensätze und Publikationen habe ich über persistente Identifikatoren angegeben.

    Checkliste Archivierung

    Auswahl & Aufbereitung

    • Ich habe die zu archivierenden Daten identifiziert – das sind diejenigen Daten, aus denen die Schlüssigkeit meiner wissenschaftlichen Ergebnisse von unabhängigen Personen erkannt und nachvollzogen werden kann.
    • Ich habe die zu archivierenden Daten in einer nachvollziehbaren Ordnerstruktur abgelegt und eindeutig benannt.
    • Wenn ich nicht ohnehin offene und standardisierte Dateiformate genutzt habe, habe ich die Daten in entsprechende Formate konvertiert.
    • An eine Dokumentation mit Kontextinformationen zu meinen Daten habe ich gedacht und sie separat als README im Format .md oder .txt abgespeichert.

    Plattform & Sicherheit

    • Ich habe eine geeignete Speicherinfrastruktur ­– entweder innerhalb der TU Berlin oder in Form eines standortübergreifenden Datenrepositoriums – für die Archivierung meiner Daten ausgewählt und meine Daten dorthin übertragen. Auf die folgenden Kriterien habe ich dabei geachtet:
      • Langfristigkeit – Eine Verfügbarkeit der Daten für mindestens 10 Jahre ist gewährleistet.
      • Revisionssicherheit – Eine nachträgliche Änderung der Daten ist nicht möglich.
      • Identifizierbarkeit – Die Daten erhalten eine eindeutige Identifikationsnummer.
      • Auffindbarkeit - Die Daten werden mit Metadaten in ein Verzeichnis aufgenommen, sodass man sie bei Bedarf schnell finden kann.
    • Wenn die zu archivierenden Daten noch personenbezogene Daten enthalten, habe ich mich an das Team Datenschutz gewandt, damit diese Daten gesondert verwahrt werden können.

    Checkliste Veröffentlichung

    Auswahl & Aufbereitung

    • Ich habe die zu veröffentlichenden Daten ausgewählt und auf Vollständigkeit geprüft.
    • Ich habe die Dateien in einer nachvollziehbaren Ordnerstruktur abgelegt und eindeutig benannt.
    • Wenn ich nicht ohnehin offene und standardisierte Dateiformate genutzt habe, habe ich die Daten in entsprechende Formate konvertiert.
    • An eine Dokumentation mit Kontextinformationen zu meinen Daten habe ich gedacht und sie separat als README im Format .md oder .txt abgespeichert.
    • Wo es möglich war, habe ich auch Metadaten vergeben, z.B. über die Anpassung der Dokumenteigenschaften.

    Zugriff & Lizenzen

    • Ich habe mich vergewissert, dass ich mit der Veröffentlichung keine Rechte Dritter (z. B. Datenschutz, Urheberrecht, Geheimhaltungsabreden) verletze. Weitere Informationen
    • Ich veröffentliche die Metadaten auch dann in einem Repositorium, wenn die zugehörigen Forschungsdaten z.B. aus Datenschutzgründen nicht zugänglich sein dürfen.
    • In Absprache mit allen Rechteinhaber*innen habe ich mir überlegt, welche Lizenz für die Nachnutzung ich vergeben möchte. Weitere Informationen

    Plattform & Verbreitung

    • Ich habe ein geeignetes Forschungsdatenrepositorium für meine Daten ausgewählt. Dies kann ein fachspezifisches, fachübergreifendes oder institutionelles Repositorium sein. Weitere Informationen
    • Ich habe abgewogen, ob ich zusätzlich ein Data Paper zu meinen Forschungsdaten bei einem Data Journal einreichen soll. Weitere Informationen 

    Checkliste Nachnutzung

    Eingrenzung & Recherche

    Nutzungsbedingungen & Verwendung

    • Ich habe überprüft, welche Nutzungsbedingungen die Urheber*innen und ggf. die Plattformbetreibenden für die Daten vorsehen (z.B. durch Lizenzen). Weitere Informationen
    • Falls es sich um personenbezogene Daten handelt, habe ich die datenschutzrechtlich erforderlichen Maßnahmen geklärt und getroffen (z.B. Information der Betroffenen, Anonymisierung). Weitere Informationen
    • In meinen Publikationen habe ich die genutzten Daten zitiert.

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