Nutzung des TYPO3-Webbaukastens: Ihr Weg zu einem Webauftritt
Das Präsidium der Hochschule hat im Februar 2020 beschlossen, dass jede Organisationseinheit der Universität dazu verpflichtet ist, einen aussagekräftigen Webauftritt im TYPO3-Webbaukasten auf dem TYPO3-Server der TU Berlin zu veröffentlichen und sich damit in das Corporate Webdesign der TU Berlin einzugliedern. Es ist Organisationseinheiten der TU Berlin folglich nicht gestattet, einen aus dem Haushalt der Universität finanzierten eigenen organisatorischen Webauftritt auf externen Servern zu erstellen oder erstellen zu lassen und zu unterhalten.
Sites – Webauftritte, die beantragt werden müssen
Einrichtungen des folgenden Organisationstyps (siehe nachstehende Tabelle) können bzw. sollen den TYPO3-Webbaukasten nutzen und eine Site, also eine Webauftritt, beantragen.
Die in der nachstehenden Tabelle genannten Kategorien entstammen dem sogenannten Organisationsmanagement der TU Berlin (Aufbauorganisation der TU Berlin, auch OM genannt):
| Organisationstyp | Kategorie/Kurzbezeichnung laut OM |
|---|---|
| Geschäftsbereich des Präsidiums | PRA |
| Stabsstelle | STB |
| Zentraleinrichtung gemäß §84 BerlHG | ZE |
| Abteilung (von ZUV, UB, ZECM) | ABT |
| Referate/Ebene unter Abteilungen | REF |
| Fakultät gemäß §69 BerlHG | FAK |
| Zentralinstitut gemäß §83 BerlHG | ZI |
| Institut gemäß §75 BerlHG | INS |
| Zentrum wissenschaftliche Einrichtung unterhalb Fakultät, der Fachgebiete zugeordnet sind (analog Institut) | ZEN |
| Fachgebiet Oberhalb Struktur Haushaltsmittel Prof. | OHP |
| Fachgebiet Struktur Haushaltsmittel Prof. | SHP |
| Fachgebiet Haushaltsmittel Juniorprof. | HHJ |
| Fachgebiet Gemeinsame Berufung Prof. Berliner Modell | GPB |
| Fachgebiet Gemeinsame Berufung Prof. Jülicher Modell | GPJ |
| Fachgebiet Gemeinsame Berufung Juniorprof. Berliner Modell | GJB |
| Fachgebiet Gemeinsame Berufung Juniorprof. Jülicher Modell | GJJ |
| Fachgebiet Stiftungsmittel Wirtschaft Prof. | SWP |
| Fachgebiet Stiftungsmittel Wirtschaft Juniorprofessur | SWJ |
| Fachgebiet Öffentliche Stiftungsmittel/zusätzliche Landesmittel Prof. | ÖSP |
| Fachgebiet Öffentliche Stiftungsmittel Juniorprof. | ÖSJ |
| Fachgebiet außerhalb Struktur Gastprofessur oder Hochschuldozentur | AGP |
| Fachgebiet Professuren (pensioniert) mit Dienstvertrag | PMD |
| Drittmittelfinanzierte Nachwuchsgruppe insbesondere ERC-Starting Grant, Emmy-Noether (DFG), Sofia Kowaleskaya (DFG), BMBF-Nachwuchsgruppe | NWG |
| Interdisziplinäre Arbeitsgruppe | IAG |
| Graduiertenkolleg | GRA |
| Exzellenzcluster Sprecherschaft und/oder Geschäftsstelle bei TU Berlin | EXC |
| Sonderforschungsbereich | SFB |
| Verbundaktivität universitätsübergreifend | VBU |
| Verbundforschungsprojekt Sonstige | VBS |
Zentrale Beauftragte und zentrale Gremien sollen ebenfalls den TYPO3-Webbaukasten nutzen :
- Personalrat
- Personalrat der studentischen Beschäftigten
- Akademischer Senat
- Kuratorium
- Koordinationsbüro für Frauenförderung und Gleichstellung / Zentrale Frauenbeauftragte
Der Antrag auf Einrichtung einer TYPO3-Website für diese zentralen Beauftragten und zentralen Gremien (ausschließlich diese) erfolgt per Mail an das TYPO3-Team.
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass sich die Berechtigung zu einem Webauftritt aus dem Aufbau der Daten des Organisationsmanagements der TU Berlin (OM) ableitet. Dies gilt für Webauftritte gleichermaßen wie für andere IT-Ressourcen. Das heißt, Organisationseinheiten bzw. Einrichtungen, für die nicht die Vergabe von IT-Ressourcen vorgesehen ist, können eine sogenannte Subsite erhalten (nähere Erläuterungen siehe unten).
Hinweis: Grundlage für die Vergabe von IT-Ressourcen ist der Beschluss des Leitungsgremiums für operativen IV-Service (LOS) in der 12. Sitzung vom 29.06.2009. Bei Nachfragen dazu wenden Sie sich bitte direkt an die Zentraleinrichtung Campusmanagement (ZECM).
Zudem ist die Struktur der TYPO3-Webumgebung systembedingt an die korrekte hierarchische Zuordnung aller Einrichtungen geknüpft. Das bedeutet, dass der Webauftritt einer untergeordneten Einrichtung (z.B. Fachgebiet) erst beantragt werden kann, wenn der Auftritt der entsprechenden übergeordneten Einrichtung (z.B. Institut) beantragt und erfolgreich angelegt wurde. Der Auftritt der übergeordneten Einrichtung muss dabei noch nicht mit Inhalten befüllt und freigeschaltet/veröffentlicht werden; er muss lediglich in der Redaktionsumgebung korrekt angelegt sein.
Schritt für Schritt zur Webseite
Schritt 1: TYPO3-Website beantragen
Zuerst muss die TYPO3-Website für die jeweiligen Einrichtung über ein Webformular beantragt bzw. freigeschaltet werden. Dies gilt ausschließlich für Organisationseinheiten/Einrichtungen, die eine sogenannte Site erhalten (siehe Tabelle weiter oben auf dieser Seite). Sogenannte Subsites müssen nicht beantragt werden (siehe Abschnitt "Subsites" auf dieser Seite).
Das Webformular für die Beantragung der Site steht (ausschließlich) Leitungspersonen der Einrichtungen im TU Portal im Bereich "Anträge" zur Verfügung - dort die Kachel "TYPO3-Website anlegen" klicken.
Dieser Schritt ist notwendig, da zunächst die Daten der beantragenden Organisationseinheit überprüft werden müssen, so dass die Website korrekt angelegt werden kann.
Antragsformular im TU Portal aufrufen
Eingabe Ihrer Einrichtung
Prüfung der Voraussetzungen für Ihre Website
Prüfung Ihrer einrichtungsspezifischen Daten
Eingabe der URL (Pfadkomponente in der Webadresse)
Eingabe prüfen, Erklärungen bestätigen, absenden
Schritt 2: Rollen und Rechte vergeben
© TU Berlin
Der bzw. die Rollenverwaltende Ihrer Einrichtung muss nun allen Personen, die für die Bearbeitung der beantragten Website zuständig sein sollen, die entsprechenden Rollen vergeben.
Hinweis: Wer der bzw. die Rollenverwaltende Ihrer Einrichtung ist, können Sie im TU-Portal (SAP-Portal) einsehen unter "Anträge" > "IT-Dienste" > "Liste der Rollenverwalter und IT-Betreuer". Die Datenqualität dieser Liste liegt nicht in der Sphäre des TYPO3-Teams. Bei Nachfragen wenden Sie sich bitte direkt an die Zentraleinrichtung Campusmanagement.
Es gibt insgesamt zwei neue Anwendungen, die im Zusammenhang mit TYPO3 essentiell sind:
- TYPO3 (= TYPO3-Redaktionsumgebung)
- CONGENO (= Veranstaltungskalender) - diese Anwendung wird benötigt, um Veranstaltungen anlegen zu können, die in einem Kalender auf der Website angezeigt werden sollen
Die Rollen für diese Anwendungen können jeweils einzeln vergeben werden, müssen dafür jedoch durch die*den Rollenverwalter*in zunächst als Geschäftsrolle mit der jeweiligen Anwendungsrolle erzeugt werden. Alternativ kann auch eine Geschäftsrolle namens "Webseiten-Redakteur" verwendet werden, um alle beiden Rollen gleichzeitig zu vergeben. Auch diese Geschäftsrolle muss zunächst erzeugt werden, dabei kann jedoch auf eine Vorlage zurückgegriffen werden.
Eine Anleitung dazu haben wir für Sie bereitgestellt: zur Anleitung
Gut zu wissen
Es ist grundsätzlich möglich, über die Rollenverwaltung auch „einrichtungsfremden“ Personen Rechte z.B. für die Webseitenredaktion zu geben: Wenn Sie innerhalb der Rollenverwaltung in den Bereich „Mitarbeiter/innen“ wechseln, sehen Sie links eine Auflistung aller Mitarbeiter*innen Ihrer Einrichtung und rechts ein Suchfeld. Über dieses Suchfeld können Sie Beschäftigte aus allen Bereichen der TU Berlin finden und Ihnen dann gewünschte Geschäftsrollen zuweisen. Die Zuweisung von Rollen an Studierende, die keine Beschäftigten der TU Berlin sind, ist analog über den Bereich "Studierende" möglich.
Zugang zu bzw. Webadresse der TYPO3-Redaktionsumgebung unter https://redaktion.tu.berlin/typo3/oder alternativ über das TU-Portal (SAP-Portal) - beide Wege führen zum gleichen Ziel
Bei der Anmeldung beachten Sie bitte:
- Voraussetzung ist, dass der Webauftritt erfolgreich beantragt und angelegt wurde (siehe oben, "Schritt 1: TYPO3-Website beantragen").
- Voraussetzung ist, dass Sie die o.g. Rollen bereits bekommen haben.
- Falls Sie von außerhalb des TU-Campus arbeiten, muss Ihr VPN aktiv sein.
- Sie klicken bei einer Anmeldung über Aufruf von https://redaktion.tu.berlin/typo3/ in der Anmeldemaske auf das Shibboleth-Logo.
- Bei einer Anmeldungvia TU-Portal (SAP-Portal) klicken Sie unter "Anträge" auf die Kachel "TYPO3-Redaktion Webseite bearbeiten"
Schritt 3: Webauftritt konzeptionell vorbereiten
Sobald die Website erfolgreich freigeschaltet und die Berechtigungen für die Redakteur*innen erteilt wurden, ist das Anlegen bzw. Befüllen der Website im TYPO3-Redaktionssystem (https://redaktion.tu.berlin/typo3/) möglich. Bevor die eigentliche Arbeit mit TYPO3 beginnt, ist es erforderlich, sich zunächst über eine TYPO3-Schulung mit dem Webbaukasten vertraut zu machen und sicher in dessen Anwendung zu werden.
Weitere Informationen zu den unterstützenden Schulungen und Weiterbildungen finden Sie untenstehend.
Einen Einblick in den TYPO3-Webbaukasten ermöglicht Ihnen das TYPO3-Handbuch.
Schritt 4: Inhalte übersetzen (lassen)
Sobald die Webseiten im TYPO3-Redaktionssystem befüllt wurden und als finale Fassung auf Deutsch vorliegen, müssen diese auf Englisch übersetzt werden. Dies ist aus dem TYPO3-Redaktionssystem heraus per einfachem Export/Import möglich.
Für die initiale Übersetzung kann kostenfrei der Übersetzungsservice der TU Berlin in Anspruch genommen werden. Lesen Sie mehr zum Thema Mehrsprachigkeit und dem Dienstleitungsangebot des Übersetzungsservice.
Schritt 5: Webseiten veröffentlichen
Sobald alle Inhalte auf Deutsch und Englisch final eingepflegt wurden, müssen die Webseiten veröffentlicht werden. Das bedeutet, dass die Seiten über ein TYPO3-Publishingmodul vom Redaktionssystem auf das Livesystem gebracht und damit erst weltweit sichtbar werden.
Subsites – Webauftritte, die nicht beantragt werden müssen
Für Webauftritte von Einheiten, die in Bezug auf ihre Ressourcen anderen Einrichtungen direkt unter- bzw. zugeordnet sind oder die dezentral verortet sind (z.B. Labore, Werkstätten, Studios, Studienfachberatungen, Projekte, dezentrale Gremien, die in der obigen Tabelle nicht gelistet sind), besteht die Möglichkeit einer sogenannten Subsite.
Subsites sind Webauftritte, die unterhalb eines Auftritts der jeweils übergeordneten Einrichtung (im Sinne von "Elterneinrichtung/parent") angelegt werden. In der URL spiegelt sich dies gemäß dem Schema "https://www.tu.berlin/institut_xy/labor_xy" wider.
Subsite verfügen über eine eigene Navigation/ein eigenes Menü sowie eigene Redakteur*innenrechte, d.h. sie verhalten sich optisch wie eigenständige Auftritte.
Die Subsites müssen nicht gesondert beantragt werden, sondern können über die Self Services im TU-Portal freigeschaltet werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Elterneinrichtung/der parent einen Auftritt besitzt und mindestens seine Startseite veröffentlicht hat.
Ausführliche Erklärung zur Erstellung einer Subsite & den Voraussetzungen
Schulungen & Support
© Philipp Arnoldt
Schulungen
Für die Arbeit mit dem Webbaukasten bietet der Servicebereich Personalentwicklung und Weiterbildung allen TU Berlin-Angehörigen einige Kurse:
- Schulungen für den Umgang mit dem TYPO3-Webbaukasten
- Basiskurse
- Aufbaukurse
- Kurse für spezielle Anwendungen/Features des Webbaukastens
- Konzeption von Webseiten in Bezug auf den neuen Webbaukasten
- Rechte und Pflichten bei der Veröffentlichung von Texten und Medien
- Anwendung der Event- und Teilnehmermanagementsoftware CONGENO (für Kalender auf Webseiten)
Die Teilnahme an einer TYPO3-Schulung (Basiskurs + Aufbaukurs) wird allen Redakteur*innen dringend empfohlen.
Support
Die Nutzung des TYPO3-Webbaukastens wird durch einen gesonderten Support via Telefon und E-Mail begleitet und unterstützt.
Außerdem können Sie jederzeit in dem TYPO3-Redaktionshandbuch (online) nachlesen, in dem detaillierte Anleitungen zur Bedienung des TYPO3-Webbaukastens zu finden sind.