Congeno - Veranstaltungskalender mit Möglichkeit der Teilnehmer*innenverwaltung

Im TYPO3-Webbaukasten gibt es einen Veranstaltungskalender. Die Veranstaltungen selbst werden zwar in der gesonderten Software namens Congeno angelegt, dann aber via Schnittstelle an TYPO3 übergeben bzw. dort dargestellt. Anmeldepflichtige Veranstaltungen in Congeno können direkt durch Sie verwaltet werden, d.h. das Teilnehmer*innen-Management ist inklusive.

Außerdem können auch Events von anderen Organisationseinheiten angezeigt werden, sofern sie von diesen freigegeben wurden. So können bspw. Veranstaltungen von Fachgebieten auch auf Webseiten von Instituten angezeigt werden.

Der Kalender hält auch viele Funktionen für die Webseitenbesucher*innen bereit. Veranstaltungen sind durch einen Farbcode erkennbar als Event-Reihen (z.B. Ringvorlesungen), mehrtägige oder einmalige Veranstaltungen. Sie sind überdies filterbar nach der Veranstaltungsart, dem Eventdatum, den Zielgruppen und der Veranstaltungssprache.

Gut zu wissen: Congeno kann auch unabhängig von TYPO3 genutzt werden. Voraussetzung dafür ist, dass der bzw. die Rollenverwalter*in Ihrer Einrichtung Ihnen via TU-Portal die Anwendungsrolle "Veranstaltungskalender: Veranstalter" zugewiesen hat.

Wenn Sie Congeno im Zusammenhang mit Ihrem Webauftritt verwenden wollen, bietet es sich für den*die Rollenverwalter*in Ihrer Einrichtung an, für die Rollenvergabe die Geschäftsrollenvorlage namens "Webseitenredakteur" zu verwenden. Damit werden nämlich nicht nur die TYPO3-Bearbeitungsrechte für die TYPO3-Webredaktion vergeben, sondern auch gleich die Rechte für Congeno.

Der Veranstaltungskalender kann nicht auf einer Hintergrundfarbe (Farbverlauf) platziert werden. Dies gilt für die Detailansicht eines Events sowie die vollständige Liste aller Events als auch für die teaserartige Ansicht "Upcoming Events".
Das Plug-In "Upcoming Events" kann nur in Rasterspalten mit einer Breite von 33% oder 25% eingesetzt werden.

Veranstaltungskalender

Bei Congeno einloggen

Um Congeno nutzen zu können, benötigen Sie zunächst die entsprechende Rolle, die Sie sich durch Ihre*n Rollenverwalter*in zuweisen lassen können. Die Rolle ist in der  Geschäftsrolle "Webseitenredakteur" für das neue TYPO3 bereits enthalten, kann bei Bedarf jedoch auch einzeln vergeben werden.

Das Login für Congeno erreichen Sie unter https://events.tu-berlin.de/de/login. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Einloggen mit Hochschul-Zugangsdaten“ und loggen Sie sich dann mit Ihrem TU-Account ein.

Veranstaltung anlegen

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie eine Veranstaltung einsprachig auf Deutsch anlegen. Für Informationen zum Anlegen einer zweisprachigen Veranstaltungsankündigung (Deutsch/Englisch) lesen Sie bitte den entsprechenden Abschnitt unter "Tipps & Tricks". Bitte beachten Sie, dass diese Spracheinstellung nur die Darstellung Ihrer Veranstaltungsankündigung auf der Website der TU Berlin beeinflusst und nicht zwingend davon abhängt, in welcher Sprache Ihre Veranstaltung durchgeführt wird.

Schritt 1: Klicken Sie in der Menüleiste auf "Veranstaltungen". Die Übersicht Ihrer Veranstaltungen wird geöffnet.

Schritt 2: Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche "Neue Veranstaltung erstellen". Das Formular für eine neue Veranstaltung wird geöffnet.

Schritt 3: Füllen Sie mindestens die mit * gekennzeichneten Pflichtfelder aus. Je mehr Informationen Sie bereitstellen, desto informativer ist die Veranstaltungsankündigung für mögliche Interessent*innen.

Ein Klick auf das umrandete "i"-Icon zeigt einen Hilfetext zum entsprechenden Feld an.

Im Abschnitt "Verfügbare Felder für 'Veranstaltungen'" finden Sie nähere Erläuterungen zu den einzelnen Feldern, deren Funktionen und ihrer Darstellung in TYPO3.

Bitte beachten Sie: Alle Angaben, die Sie machen, werden direkt automatisch gespeichert. Sie sehen dies anhand eines schmalen, blauen Streifens, der bei jedem Speichervorgang im oberen Bildschirmbereich von links nach rechts durchläuft. Solange Ihre Veranstaltung noch nicht "veröffentlicht" wurde (s. Schritt 4), wird sie im Bereich "Entwürfe" gespeichert.

Schritt 4: Wenn Sie alle nötigen Felder ausgefüllt haben, veröffentlichen Sie Ihre Veranstaltung durch Klick auf den Button "Veröffentlichen".

Bitte beachten Sie: Ihre Veranstaltung ist zunächst nur im Congeno-Frontend sichtbar. Die Synchronisation mit TYPO3 findet automatisch alle 30 Minuten statt, so dass Sie entsprechend abwarten müssen, bevor Ihre Veranstaltung auch im TYPO3-Kalender Ihrer Einrichtung sichtbar wird.

Verfügbare Felder für Veranstaltungen

Bitte beachten Sie, dass alle in Congeno mit Sternchen * gekennzeichneten Felder Pflichtfelder sind.

  • Logo:
    Das Logo wird im Congeno-Frontend oberhalb des Veranstaltungseintrags ausgegeben. Im TYPO3-Kalender dagegen erscheint es nicht.
  • Eigene Tags:
    Sie können eine Veranstaltung mit kleinen bunten Hinweisen versehen, die bei der Veranstaltungsankündigung ausgegeben werden.
    Bitte beachten Sie: Aktuell ist diese Funktion noch nicht verfügbar.
  • Erstellen in Sprachen:
    Die hier gewählten Sprachen (Deutsch und/oder Englisch) bestimmen, ob Ihre Veranstaltungsankündigung in der deutschen oder der englischen Online-Kalenderversion erscheint (oder ggf. in beiden). Dies ist unabhängig von der Sprache, in der die Veranstaltung durchgeführt wird.
  • Hauptsprache:
    Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn bei "Erstellen in Sprachen" Deutsch und Englisch ausgewählt wurden. Nur in der Hauptsprache müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt sein. Wenn ein Feld in der Sekundärsprache nicht ausgefüllt wurde, wird standardmäßig der Feldinhalt der definierten Hauptsprache angezeigt.
  • Titel der Veranstaltung:
    Ein aussagekräftiger Titel Ihrer Veranstaltung
  • Kurzbeschreibung:
    Die Kurzbeschreibung sollte in der Regel nicht länger als 255 Zeichen sein. Die Kurzbeschreibung wird in der Listenansicht des Veranstaltungskalenders sowie in der Detailansicht der Veranstaltung angezeigt.
  • Beschreibung:
    Eine aussagekräftiger Beschreibung Ihrer Veranstaltung. Wir empfehlen eine Länge von ca. 700 bis maximal 1000 Zeichen, bei Bedarf kann die Beschreibung aber auch länger werden. Über die Bearbeitungsicons können Sie Formatierungen wie fett, kursiv, Listen, Links etc. vornehmen.
  • Hinweis:
    Der Inhalt dieses Feldes wird in der Detailansicht Ihrer Veranstaltung unterhalb der Beschreibung mit einer kleinen Überschrift "Hinweis" ausgegeben. Als Hinweis können Sie z.B. Informationen zu Teilnahmegebühren oder Anmeldemodalitäten angeben. Bei Online-Veranstaltungen sollten hier die Zugangsinformationen stehen (bzw. wie man diese erhält).
  • Veranstaltungsort:
    Geben Sie die vollständige Adresse Ihres Veranstaltungsorts an, inkl. PLZ. Nicht alle Teilnehmer*innen kennen sich an der TU Berlin aus und ggf. werden bei der Anreise diese Informationen für Navigationsgeräte benötigt. Denken Sie auch an die Raumnummer.
    Falls Sie nähere Informationen zur Erreichbarkeit des Veranstaltungsortes machen möchten, geben Sie diese bitte im Feld "Hinweis" ein.
  • Anhänge:
    Sie können Bilder, Videos oder Textdateien hochladen, die in der Detailansicht Ihrer Veranstaltung in TYPO3 direkt dargestellt werden (Bilder/Videos) bzw. zum Download bereitgestellt werden (alle anderen Dateiarten). Bitte achten Sie auf aussagekräftige Dateinamen, z.B. "Programm_Jahreskonferenz_2020.pdf".
  • In Veranstaltungsreihen:
    Sofern Ihre Veranstaltung Teil einer Veranstaltungsreihe ist, wird dies hier angezeigt. Nähere Informationen zu Veranstaltungsreihen erhalten Sie im Abschnitt "Veranstaltungsreihe anlegen".
  • Veranstaltungsart:
    Wählen Sie alle zutreffenden Veranstaltungsarten aus.
  • Veranstalter/in (Institution):
    Optional können Sie hier die veranstaltende Institution bzw. Einrichtung angeben. Ein entsprechendes Feld finden Sie auch noch weiter unten bei den Kontaktinformationen.
  • Organisator/in:
    Optional können Sie hier eine*n verantwortlichen Organisator*in angeben.
    In den meisten Fällen ist dieses Feld jedoch nicht erforderlich, weil weiter unten verpflichtend Kontaktinformationen einer Ansprechperson eingegeben werden müssen.
  • Zielgruppen:
    Wählen Sie alle zutreffenden Zielgruppen aus.
  • Veranstaltungssprache:
    Geben Sie an, in welcher Sprache bzw. welchen Sprachen Ihre Veranstaltung durchgeführt wird. Sollte die entsprechende Sprache oder Sprachkombination noch nicht in der Liste aufgeführt sein, teilen Sie uns dies bitte per E-Mail an onlineredaktion(at)tu-berlin.de mit. Der gewünschte Eintrag wird dann ergänzt.
  • Veranstaltung mit Einzelterminen:
    Ist dies aktiviert, erhalten Teilnehmer*innen einen persönlichen Einzeltermin. Dies bietet sich z.B. für eine Sprechstunde an, bei der Sie Termine vergeben möchten und Personen zu einer bestimmten individuellen Uhrzeit erscheinen sollen.
    • Geben Sie für jeden Terminblock eine Startzeit an, z.B. "08:00".
    • Geben Sie die Anzahl der Einzeltermine an, die Sie anbieten möchten. Möchten Sie z.B. zwischen 8 und 12 Uhr jeweils halbstündliche Termine anbieten, so geben Sie "8" ein.
    • Geben Sie außerdem die Dauer eines Einzeltermins in Minuten ein, also z.B. "30".
    • Möchten Sie zwischen den einzelnen Terminen Pausen einplanen, z.B. für Vor- oder Nachbereitungen, so geben Sie die entsprechende Minutenanzahl an. Standardmäßig ist "0" eingestellt, also ohne Pause.
    • Das System errechnet automatisch aus Ihren Angaben die Endzeit des kompletten Terminblocks und zeigt Ihnen diese Information unter "Terminplanung" an.
    • Personen buchen bei der Anmeldung eine konkrete Uhrzeit. Jede Uhrzeit kann nur einmal gebucht werden.
    • Die Maximalanzahl der Teilnehmer*innen ist automatisch die Summe aller Einzeltermine.
  • Termine:
    Je nachdem, um welche Art der Veranstaltung es sich handelt, müssen Sie bei der Eingabe von Start- und Enddatum unterschiedlich vorgehen:
    • Eintägige Veranstaltung (= die Veranstaltung findet an nur einem Tag statt): Geben Sie in beiden Feldern das identische Datum an. In der Listenansicht der TYPO3-Ausgabe wird diese Veranstaltung mit einem schwarzen Icon gekennzeichnet.
    • Mehrtägige Veranstaltung (= die Veranstaltung, z.B. eine Ausstellung, findet an fortlaufenden Tagen statt): Geben Sie das Start- und das Enddatum in die entsprechenden Felder ein. In der Listenansicht der TYPO3-Ausgabe wird diese Veranstaltung mit einem orangefarbenen Icon gekennzeichnet.
    • Terminreihe bzw. Veranstaltungsreihe (= die Veranstaltung, z.B. ein Seminar, findet an mehreren Terminen statt, jedoch nicht an fortlaufenden Tagen): Lesen Sie hierzu den Abschnitt "Terminreihe anlegen" bzw. "Veranstaltungsreihe anlegen". In der Listenansicht der TYPO3-Ausgabe werden diese Veranstaltungen mit einem blauen Icon gekennzeichnet.
    • Geben Sie Start- und Endzeit an. Wenn nur die Startzeit bekannt ist, geben Sie diese auch als Endzeit an (in der Ausgabe ist die Zeit dann nur einmal zu sehen). Sind die Zeiten noch nicht bekannt, so geben Sie bei beiden Feldern "00:00" an (die Ausgabe der Zeit wird in diesem Fall unterdrückt).
    • Bei mehrtägigen Veranstaltungen gelten Start- und Endzeit für alle Tage gleichermaßen, d.h. eine abweichende Angabe für einzelne Tage ist nicht möglich. Vermerken Sie Abweichungen ggf. im Feld "Hinweis".
  • Abrufbar ab:
    Ab diesem Zeitpunkt ist die Veranstaltung für Interessent*innen aufrufbar und auch erst dann taucht sie in der öffentlichen Veranstaltungsliste auf. Davor erscheint beim Aufruf der Veranstaltung eine "Nicht gefunden"-Seite, so als existiere die Veranstaltung nicht, selbst wenn der Link bekannt ist.
  • Aufrufbar bis:
    Bis zu diesem Zeitpunkt ist die Veranstaltung für Interessent*innen aufrufbar. Danach erscheint beim Aufruf der Seite eine "Nicht gefunden"-Seite, so als existiere die Veranstaltung nicht, und die Veranstaltung wird auch nicht mehr in öffentlichen Veranstaltungslisten geführt.
  • Versteckt?:
    Wenn diese Option aktiviert ist, taucht die Veranstaltung nicht in öffentlichen Listen auf und kann nur aufgerufen werden, wenn der Link dazu bekannt ist.
  • Anmeldeverfahren:
    Wenn Ihre Veranstaltung anmeldepflichtig ist, wählen Sie eins der verfügbaren Anmeldeverfahren aus. Anmeldungen und Teilnehmer*innen werden dann innerhalb von Congeno verwaltet. Andernfalls wählen Sie "deaktiviert", d.h. es ist keine Anmeldung für die Veranstaltung nötig.
    • Beim "Windhundprizip" werden die Plätze in der Reihenfolge der Anmeldungen vergeben. Geben Sie hierfür unbedingt unter "Maximalanzahl Teilnehmer" einen entsprechenden Wert ein. Zugelassene Teilnehmer*innen erhalten direkt eine Bestätigungs-E-Mail. Fall mehr Anmeldungen eingehen als Plätze vorhanden sind, wird automatisch eine Warteliste für die überzähligen Anmeldungen erstellt. Sagt ein*e Teilnehmer*in später ab, wird der freigewordene Platz automatisch an die nächste Person auf der Warteliste vergeben. Sie können die automatische Warteliste aber bei Bedarf auch deaktivieren. In diesem Fall ist eine Anmeldung nicht mehr möglich, sobald alle Plätze (Maximalanzahl Teilnehmer) vergeben sind.
    • Wenn Sie das Anmeldeverfahren "Warteliste" wählen, so landen alle angemeldeten Personen zunächst auf der Warteliste und erhalten eine entsprechende Hinweis-E-Mail. Sie müssen dann die Plätze händisch an ausgewählte Personen vergeben, damit diese an der Veranstaltung teilnehmen können. Haben Sie diese Platzvergabe (zulassen/Bestätigung der Teilnahme: siehe dazu Beschreibung im unteren Abschnitt "Teilnehmerinnenmanagement >> Teilnehmer*in zulassen" auf dieser Seite) vorgenommen, so erhalten die zugelassenen Personen wiederum eine entsprechende E-Mail.
  • Freigegeben für andere Programme?:
    Wenn diese Option aktiviert ist, kann die Veranstaltung in die Veranstaltungsprogramme (=Online-Kalender) anderer Einrichtungen eingebunden werden. Es erfolgt jedoch keine automatische Anzeige in anderen Kalendern, sondern jede Veranstaltung muss explizit ausgewählt werden. Wie dies funktioniert, erfahren Sie im Abschnitt "Veranstaltungen anderer Einrichtungen in den eigenen Kalender aufnehmen".
  • Maximalanzahl Teilnehmer:
    Wenn Ihre Veranstaltung anmeldepflichtig ist, geben Sie die maximale Teilnehmeranzahl an. Beim "Windhundprinzip" (s.o.) werden angemeldete Teilnehmer*innen direkt zur Veranstaltung zugelassen, bis die maximale Teilnehmerzahl erreicht ist. Später angemeldete Teilnehmer*innen landen auf einer Warteliste.
  • Mindestanzahl Teilnehmer:
    Diese Angabe hat lediglich internen Informationswert und wird nicht öffentlich sichtbar ausgegeben.
  • Datenschutz:
    Alle Daten, die in den folgenden Kontakt-Feldern eingeben werden, werden bei den Informationen zur Veranstaltung öffentlich ausgegeben. Sie müssen daher bestätigen, dass Sie die Informationen in der Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen haben. Bitte lesen Sie die Datenschutzerklärung, bevor Sie das erste Mal eine Veranstaltung über Congeno veröffentlichen!
  • Titel:
    Geben Sie den akademischen Titel einer Kontaktperson an, sofern vorhanden.
  • Vorname:
    Geben Sie den Vornamen einer Kontaktperson an.
  • Nachname:
    Geben Sie den Nachnamen einer Kontaktperson an, die Nachfragen zur Veranstaltung beantworten kann. Statt eines Personennamens können Sie ggf. auch eine Einrichtungsbezeichnung angeben.
  • Telefon:
    Geben Sie eine Telefonnummer an, unter der Nachfragen zur Veranstaltung beantwortet werden.
  • E-Mail:
    Geben Sie eine E-Mail-Adresse an, unter der Nachfragen zur Veranstaltung beantwortet werden.
  • Einrichtung:
    Geben Sie die Einrichtung an, der die Kontaktperson angehört (sofern gewünscht).
  • Slug/Kurzlink:
    Mittels "Slug" können Sie einen Link erzeugen, der kurz und einprägsam ist und so z.B. auch auf Flyern und Plakaten gedruckt oder einfach in den sozialen Netzwerken geteilt werden kann. Geben Sie hierfür ein Kürzel (= Slug) dieser Veranstaltung an, und der resultierende Kurzlink wird Ihnen nach dem Speichern unter "Links" angezeigt.
    Bitte beachten Sie: Ein Slug muss systemweit eindeutig sein – Sie werden darauf hingewiesen, falls der Slug schon existiert. Es empfiehlt sich, eine Kombination aus Buchstaben und dem Jahr zu benutzen. Hat die Veranstaltung z.B. den Titel "Queens Lecture" und findet sie im Jahr 2021 statt, wäre ein passender Slug "QL21".
    Der Kurzlink verweist immer auf die Darstellung Ihrer Veranstaltung (ggf. inkl. Anmeldeformular) im Congeno-Frontend, nicht in TYPO3. Sollten Sie einen Slug ändern, so ist der alte Slug wieder frei im System. Dies gilt auch für gelöschte Veranstaltungen, die einen Slug haben. Auch hier wird der Slug wieder systemweit frei. Slugs von archivierten Veranstaltungen können nicht erneut vergeben werden.

Terminreihe anlegen

Bitte lesen Sie unbedingt zunächst den Abschnitt "Was ist der Unterschied zwischen einer Terminreihe und einer Veranstaltungsreihe?" unter "Häufig gestellte Fragen".

Bei einer Terminreihe ist die Beschreibung für alle Einzeltermine der Reihe identisch. Sie legen die Veranstaltung an, wie unter "Veranstaltung anlegen" beschrieben, geben aber innerhalb dieses Veranstaltungseintrags die Daten aller Einzeltermine an. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:

Option 1: Wenn die Termine Ihrer Terminreihe überwiegend einem regelmäßigen Muster folgen (z.B. "jeden Donnerstag", "jeden 2. Mittwoch"), können Sie die Termineinträge automatisch generieren lassen. Klicken Sie hierzu auf das "Pfeil nach unten"-Symbol neben "+ Termin" und wählen Sie "++ Terminreihe hinzufügen".

Es springt ein Pop-Up-Fenster auf, in dem Sie die nötigen Angaben machen. Nach Klick auf "Termine hinzufügen" werden dann die entsprechenden Einzeltermine erzeugt.

Ein Beispiel: Ihre Veranstaltung findet in der Zeit vom 12. April bis 12. Juli 2021 an jedem Montagvormittag von 10 bis 12 Uhr statt. Füllen Sie die entsprechenden Felder so aus, wie im nachfolgenden Screenshot zu sehen. Es werden insgesamt 14 Termine erzeugt.

Die so erzeugten Termine können Sie im Anschluss noch einzeln bearbeiten, z.B. um eine  abweichende Uhrzeit anzugeben. Falls Ihre Veranstaltung an einem der Termine ausfällt (z.B. weil Feiertag ist), löschen Sie diesen Termin über das Papierkorbsymbol.

Bitte beachten Sie: Nach Generierung der Termine ist es nicht mehr möglich, auf die gesamte Reihe zuzugreifen, um z.B. für alle Termine gleichzeitig die Uhrzeit zu ändern. Falls Sie sich bei Ihren Angaben vertan haben, löschen Sie ggf. alle Termine und legen Sie die Reihe neu an.

Option 2: Wenn die Termine Ihrer Reihe unregelmäßig stattfinden, ist es ggf. einfacher, diese einzeln händisch anzulegen.

Füllen Sie dazu zunächst die Felder unter "Termin" mit den Angaben für den ersten Termin der Reihe aus. Klicken Sie dann auf "+ Termin", um weitere Felder für den zweiten Termin zu erzeugen. Fahren Sie so fort, bis alle Einzeltermine angelegt sind.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie eine Terminreihe mit Anmeldung gestalten, gelten die Anmeldungen für alle Termine dieser Reihe.

Veranstaltungsreihe anlegen

Bitte lesen Sie unbedingt zunächst den Abschnitt "Was ist der Unterschied zwischen einer Terminreihe und einer Veranstaltungsreihe?" unter "Häufig gestellte Fragen".

Bei einer Veranstaltungsreihe haben alle Einzeltermine ein klar definiertes Thema (z.B. Einzelvorträge mit wechselnden Dozent*innen im Rahmen einer Ringvorlesung).

Schritt 1: Um eine Veranstaltungsreihe zu generieren, legen Sie zunächst jede einzelne Veranstaltung der Reihe als Einzelveranstaltung an, wie im Abschnitt "Veranstaltung anlegen" beschrieben.

Schritt 2: Klicken Sie in der Menüleiste auf "Veranstaltungsreihen". Die Übersicht Ihrer Veranstaltungsreihen wird geöffnet.

Schritt 3: Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche "Neue Veranstaltungsreihe erstellen". Das Formular für eine neue Veranstaltungsreihe wird geöffnet.

Schritt 4: Füllen Sie mindestens die mit * gekennzeichneten Pflichtfelder aus. Je mehr Informationen Sie bereitstellen, desto informativer ist die Veranstaltungsankündigung für mögliche Interessent*innen. Aus den Angaben, die Sie in diesem Formular eingeben, wird in TYPO3 eine Übersichtseite für Ihre Veranstaltungsreihe generiert. Im unteren Bereich der Übersicht werden dann alle zugehörigen Einzelveranstaltungen angezeigt.

Ein Klick auf das umrandete "i"-Icon zeigt einen Hilfetext zum entsprechenden Feld an.

Im Abschnitt "Verfügbare Felder für Veranstaltungsreihen" finden Sie nähere Erläuterungen zu den einzelnen Feldern, deren Funktionen und ihrer Darstellung in TYPO3.

Bitte beachten Sie: Alle Angaben, die Sie machen, werden direkt automatisch gespeichert. Sie sehen dies anhand eines schmalen, blauen Streifens, der bei jedem Speichervorgang im oberen Bildschirmbereich von links nach rechts durchläuft. Solange Ihre Veranstaltungsreihe noch nicht "veröffentlicht" wurde (s. Schritt 5), wird sie im Bereich "Entwürfe" gespeichert.

Schritt 5: Wenn Sie alle nötigen Felder ausgefüllt haben, veröffentlichen Sie Ihre Veranstaltungsreihe durch Klick auf den Button "Veröffentlichen".

Bitte beachten Sie: Die Übersichtsseite für Ihre Veranstaltungsreihe ist im Congeno-Frontend nicht sichtbar, sondern nur im TYPO3-Kalender Ihrer Einrichtung. Allerdings werden in der Listenansicht Ihres TYPO3-Kalenders nur die Einzelveranstaltungen am jeweiligen Veranstaltungsdatum angezeigt. Die Reihenübersicht erreichen Sie über einen Link in der jeweiligen Detailansicht der Einzelveranstaltungen dieser Reihe.

Verfügbare Felder für Veranstaltungsreihen

Bitte beachten Sie, dass alle in Congeno mit Sternchen * gekennzeichneten Felder Pflichtfelder sind.

  • Erstellen in Sprachen:
    Die hier gewählten Sprachen (Deutsch und/oder Englisch) bestimmen, ob Ihre Veranstaltungsankündigung in der deutschen oder der englischen Online-Kalenderversion erscheint (oder ggf. in beiden). Dies ist unabhängig von der Sprache, in der die Veranstaltungsreihe durchgeführt wird.
  • Hauptsprache:
    Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn bei "Erstellen in Sprachen" Deutsch und Englisch ausgewählt wurden. Nur in der Hauptsprache müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt sein. Wenn ein Feld in der Sekundärsprache nicht ausgefüllt wurde, wird standardmäßig der Feldinhalt der definierten Hauptsprache angezeigt.
  • Titel der Veranstaltungsreihe:
    Ein aussagekräftiger Titel Ihrer Veranstaltungsreihe.
  • Kurzbeschreibung:
    Der Inhalt dieses Feldes wird oberhalb der Beschreibung ausgegeben. Die Kurzbeschreibung sollte in der Regel nicht länger als 255 Zeichen sein.
  • Beschreibung:
    Eine aussagekräftiger Beschreibung Ihrer Veranstaltungsreihe. Wir empfehlen eine Länge von ca. 700 bis maximal 1000 Zeichen, bei Bedarf kann die Beschreibung aber auch länger werden. Über die Bearbeitungsicons können Sie Formatierungen wie fett, kursiv, Listen, Links etc. vornehmen.
  • Hinweis:
    Der Inhalt dieses Feldes wird unterhalb der Beschreibung ausgegeben. Hier können Sie z.B. Informationen zu Teilnahmegebühren oder Anmeldemodalitäten angeben.
  • Veranstaltungen dieser Reihe:
    Wählen Sie alle Einzelveranstaltungen, die zu dieser Veranstaltungsreihe gehören, aus der Drop-Down-Liste aus. Es werden alle Veranstaltungen angezeigt, für die Sie Bearbeitungsrechte haben, also ggf. auch Veranstaltungen aus unterschiedlichen Domänen.
  • Art der Veranstaltungsreihe:
    Wählen Sie alle zutreffenden Veranstaltungsarten aus.
  • Öffentlich sichtbar ab:
    Ab diesem Zeitpunkt sind diese zusätzlichen Informationen zur Veranstaltungsreihe für Interessent*innen aufrufbar. Die Sichtbarkeit der einzelnen Veranstaltungen der Reihe wird hierdurch nicht beeinflusst und muss ggf. gesondert eingestellt werden.

Bitte beachten Sie: Die Übersichtsseite für Ihre Veranstaltungsreihe ist im Congeno-Frontend nicht sichtbar, sondern nur im TYPO3-Kalender Ihrer Einrichtung. Allerdings werden in der Listenansicht Ihres TYPO3-Kalenders nur die Einzelveranstaltungen am jeweiligen Veranstaltungsdatum angezeigt. Die Reihenübersicht erreichen Sie über einen Link in der jeweiligen Detailansicht der Einzelveranstaltungen dieser Reihe.

Veranstaltungen anderer Einrichtungen in den eigenen Kalender aufnehmen

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, eine Veranstaltung einer anderen Einrichtung in den eigenen Kalender aufzunehmen. In jedem Fall müssen drei Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. Die Veranstaltung wurde innerhalb von Congeno "veröffentlicht" (d.h. der Eintrag ist nicht mehr im Entwurfsstadium).
  2. Die Option "Versteckt?" ist auf "nein" gesetzt, also deaktiviert.
  3. Die Option "Freigegeben für andere Programme?" ist auf "ja" gesetzt, also aktiviert.

Option 1: Lassen Sie sich den öffentlichen Link der Veranstaltung nennen und rufen Sie diese im Congeno-Frontend auf. Wenn Sie in Congeno eingeloggt sind und die o.g. Voraussetzungen erfüllt sind, wird Ihnen oben rechts die Schaltfläche "Programm bearbeiten" angezeigt.

Gut zu wissen: Der "Öffentliche Link zur Veranstaltung" ist in der Bearbeitungsansicht immer unten rechts unter dem Feld "Slug/Kurzlink" zu finden.

Verfahren Sie weiter, wie unter "Option 2" beschrieben (ab Klicken Sie auf "Programm bearbeiten").

Option 2: Wenn Sie häufiger Veranstaltungen einer bestimmten Einrichtung in Ihren eigenen Kalender aufnehmen möchten, so lassen Sie sich die Domäne dieser Einrichtung nennen.

Klicken Sie in der Menüleiste auf "Veranstaltungsprogramm". Unter "Programm" wählen Sie die Domäne aus, für deren Veranstaltungen Sie sich interessieren. In der Übersicht werden Ihnen alle Veranstaltungen dieser Domäne angezeigt, die für die Aufnahme in andere Programme freigegeben sind.

Bitte beachten Sie: Falls die gewünschte Domäne nicht aufgeführt ist, so sind dort aktuell keine freigegebenen Veranstaltungen vorhanden.

Klicken Sie die Veranstaltung an, die Sie in den Kalender Ihrer eigenen Einrichtung aufnehmen möchten. Oben rechts wird die Schaltfläche "Programm bearbeiten" angezeigt.

Klicken Sie auf "Programm bearbeiten". In der folgenden Übersicht wird Ihnen angezeigt, in welchen Programmen (= Domänen) die Veranstaltung bereits aufgeführt wird.

Über die Drop-Down-Liste können Sie eine Domäne hinzufügen, für die Sie Bearbeitungsrechte haben. Die Veranstaltung wird dann auch im TYPO3-Kalender der entsprechenden Einrichtung angezeigt. Schließen Sie das zusätzliche Fenster per Klick auf "Schließen".

Bitte beachten Sie: Die Synchronisation mit TYPO3 findet automatisch alle 30 Minuten statt. Es kann also entsprechend dauern, bevor die gerade aufgenommene Veranstaltung auch im TYPO3-Kalender Ihrer Einrichtung sichtbar wird.

Veranstaltung löschen, absagen, duplizieren oder archivieren

In der Detailansicht einer Veranstaltung haben Sie die Möglichkeit, eine Veranstaltung zu löschen, abzusagen, zu duplizieren oder zu archivieren. Die Option "Programm bearbeiten" wird im Abschnitt "Veranstaltungen anderer Einrichtungen in den eigenen Kalender aufnehmen" erklärt.

Bitte beachten Sie: Veranstaltungen werden in der Übersicht der "veröffentlichten Veranstaltungen" angezeigt, bis entweder 90 Tage seit dem Ende der Veranstaltung verstrichen sind oder Sie die Veranstaltung händisch löschen oder archivieren.

  • Löschen
    Die Veranstaltung wird in Congeno gelöscht, inkl. ggf. vorhandener Daten angemeldeter Personen. Aufgrund der verzögerten Synchronisation gelöschter Daten kann es aber bis zu zwei Stunden dauern, bis die Veranstaltung auch in TYPO3 nicht mehr angezeigt wird.
    Bitte beachten Sie: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden!
  • Absagen
    Die Veranstaltung bleibt in sämtlichen Listen und Übersichten erhalten, es wird aber ein gut sichtbarer Hinweis "abgesagt" angezeigt (auch in TYPO3). Gleichzeitig mit der Absage kann optional eine E-Mail an angemeldete Personen verschickt werden.
    Bitte beachten Sie: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden! Eine abgesagte Veranstaltung kann aber noch dupliziert werden (s.u.).
  • Duplizieren
    Es wird eine Kopie der Veranstaltung angelegt, die Sie dann in der Übersicht der "Entwürfe" finden. Diese Option eignet sich besonders für wiederkehrende Veranstaltungen, bei denen sich jeweils nur kleine Details in den Ankündigungstexten und -daten ändern.
  • Archivieren
    Die Veranstaltung wird in die Übersicht "Archiv" verschoben und im Congeno-Frontend nicht mehr angezeigt. Nach der nächsten Synchronisierung (alle 30 Minuten) wird sie auch in TYPO3 nicht mehr angezeigt.
    Bitte beachten Sie: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden! Eine archivierte Veranstaltung kann aber noch dupliziert werden (s.o.).
    Durch die händische Archivierung werden die ggf. vorhandenen Daten von angemeldeten Personen nicht gelöscht. Dies können Sie vor oder nach der Archivierung aber ebenfalls händisch erledigen.

Gut zu wissen: Sofern die Archivierung nicht händisch erfolgt ist, wird jede Veranstaltung automatisch 90 Tage nach ihrem Ende archiviert. Auch abgesagte Veranstaltungen werden erst 90 Tage nach ihrem ursprünglich geplanten Ende archiviert. Bei der automatischen Archivierung werden gleichzeitig alle ggf. vorhandenen Daten von angemeldeten Personen gelöscht.

Veranstaltungskalender in TYPO3 einbinden

Jeder Einrichtungsauftritt verfügt standardmäßig bereits über eine Seite "Veranstaltungsdetails" auf der obersten Ebene des Seitenbaums. In den Einstellungen Ihrer Website ist diese Seite als Kalenderübersicht vorkonfiguriert und dient auch zur Anzeige von Veranstaltungsankündigungen, die über die Suchfunktion der Website gefunden werden. Bitte verschieben oder löschen Sie diese Seite daher nicht!

Auf der Seite "Veranstaltungsdetails" ist außerdem bereits das Plug-In "Veranstaltung" eingestellt. Sie können hier lediglich die Überschrift anpassen und den TYP der Überschrift verändern (bevorzugt H1). Die Verbindung zu Ihren in Congeno angelegten Veranstaltungen geschieht automatisch im Hintergrund über die identische OrgID (in Congeno "Domäne" genannt).

Im Regelfall ist es nicht erforderlich oder empfehlenswert, das Plug-In "Veranstaltung" auf weiteren Seiten Ihrer Website einzubinden.

TYPO3-Plug-In "Kommende Veranstaltungen" nutzen

Für eine kompakte Vorschau kommender Veranstaltungen auf beliebigen Seiten Ihrer Website können Sie das Plug-In "Kommende Veranstaltungen" einbinden. Einen ersten optischen Eindruck des Plug-Ins bekommen Sie auf unserer Beispielseite.

Schritt 1: Zunächst brauchen Sie ein Raster. Wie Sie dieses anlegen, erfahren Sie bei Bedarf in unserer Erklärung zu "Raster - Aufteilung einer Webseite in Spalten". Das Plug-In kann in Rasterspalten mit einer Breite von 33% oder 25% eingesetzt werden.

Schritt 2: Klicken Sie innerhalb einer entsprechenden Rasterspalte auf die Schaltfläche für "Neues Inhaltselement erstellen".

Schritt 3: Wechseln Sie auf den Reiter "Plug-Ins" und wählen Sie dort "Kommende Veranstaltungen" aus.

Schritt 4: Geben Sie eine Überschrift ein. Bei Bedarf können Sie den Typ auf "Verborgen" stellen, so dass die Überschrift auf Ihrer Webseite nicht ausgegeben wird.

Schritt 5: Wechseln Sie auf den Reiter "Plug-In". Unter "Erweiterungsoptionen" können Sie einstellen, wie viele Veranstaltungen das Plug-In anzeigt. Geben Sie dafür im Feld "Maximale Anzahl Ergebnisse" Sie einen Wert zwischen 1 und 7 ein.

Bitte beachten Sie: Es werden grundsätzlich die Veranstaltungen ausgegeben, die vom Zeitpunkt des Seitenaufrufs gerechnet als nächstes stattfinden. Eine gezielte Auswahl oder der Ausschluss einzelner Veranstaltungen ist nicht möglich. Wenn Ihr Veranstaltungskalender weniger Veranstaltungen enthält als die von Ihnen getroffene Einstellung, so werden ggf. weniger Einträge ausgegeben als maximal möglich.

Schritt 6 (optional): Wenn Ihr Veranstaltungskalender normalerweise höchstens ein oder zwei mehrtägige Veranstaltungen mit langer Laufzeit (z.B. Ausstellungen) enthält, können Sie bei "Bereits begonnene mehrtägige Veranstaltungen die noch laufen mit anzeigen" ein Häkchen setzen, um diese Veranstaltungen in der Übersicht mit auszugeben.

Bitte beachten Sie: Standardmäßig ist das Häkchen nicht gesetzt, weil noch laufende mehrtägige Veranstaltungen grundsätzlich am Anfang der Liste angezeigt werden und dann ggf. für andere Veranstaltungen nicht mehr genug Platz bleibt.

Häufig gestellte Fragen zum Veranstaltungskalender

Kann ich den Veranstaltungskalender auf einer Hintergrundfarbe platzieren?

Nein, es ist aus gestalterischen Gründen nicht möglich, den Veranstaltungskalender auf einer Hintergrundfarbe zu platzieren.

Kann ich den Veranstaltungskalender innerhalb eines Rasters platzieren?

Nein, aufgrund des Platzbedarfs ist es nicht möglich, den Veranstaltungskalender in einem Raster zu platzieren.

Sie können innerhalb eines Rasters aber das Plug-In "Kommende Veranstaltungen" verwenden, um eine Kurzvorschau Ihres Kalenders anzuzeigen. Wie Sie das Plug-In einbinden und konfigurieren, erfahren Sie im Abschnitt "TYPO3-Plug-In 'Kommende Veranstaltungen' nutzen".

Was ist eine "Domäne"?

Congeno identifiziert Einrichtungen der TU Berlin anhand ihrer achtstelligen Organisations-ID, kurz "OrgID". Dies ist analog auch bei der neuen TYPO3-Redaktionsumgebung sowie in der Medienverwaltung eyebase umgesetzt.

Innerhalb von Congeno wird diese OrgID als "Domäne" bezeichnet. Beim Login erkennt Congeno automatisch, für welche OrgIDs bzw. Domänen Sie über Bearbeitungsrechte für Congeno verfügen. Über den Menüpunkt "Aktuelle Domäne" oben links können Sie ggf. zwischen Ihren Domänen wechseln.

Auf den Webseiten des Servicebereichs Informationstechnik und Organisationsmanagement (II IT-OM) können Sie das Organisationsverzeichnis der TU Berlin einsehen, in dem alle im OM angelegten Einrichtungen sowie ihre jeweilige OrgID aufgelistet werden. 

Warum sehe ich nicht nur meine eigenen Veranstaltungen?

Bearbeitungsrechte in Congeno sind für alle Angehörigen einer Einrichtung (= Domäne) identisch. Dies bedeutet, dass Sie in allen Domänen, für die Sie Bearbeitungsrechte haben, alle Veranstaltungen sehen und bearbeiten können. Wer die einzelne Veranstaltung angelegt oder veröffentlicht hat, ist dabei nicht von Bedeutung und kann auch nicht nachvollzogen werden.

Was ist der Unterschied zwischen einer Terminreihe und einer Veranstaltungsreihe?

Bei Terminreihen bzw. Veranstaltungsreihen bilden mehrere Einzelveranstaltungen eine zusammenhängende Reihe. Die einzelnen Veranstaltungen können einem bestimmten Turnus folgen (wöchentlich, 14-tägig) oder auch nur gelegentlich stattfinden (z.B. an jedem dritten Donnerstag im Monat). In der Listenansicht der TYPO3-Ausgabe werden alle diese Veranstaltungen mit einem blauen Icon gekennzeichnet.

Congeno unterscheidet intern zwischen Terminreihen und Veranstaltungsreihen. Diese werden auf unterschiedliche Art und Weise angelegt und verwaltet.

Bei einer Terminreihe ist die Beschreibung für alle Einzeltermine der Reihe identisch. Sie legen die Veranstaltung an, wie unter "Veranstaltung anlegen" beschrieben, geben aber innerhalb dieses Veranstaltungseintrags die Daten aller Einzeltermine an. Dieses Vorgehen ist im Abschnitt "Terminreihe anlegen" detailliert beschrieben. Wenn Sie eine Terminreihe mit Anmeldung gestalten, gelten die Anmeldungen für alle Termine dieser Reihe.

Bei einer Veranstaltungsreihe haben alle Einzeltermine ein klar definiertes Thema (z.B. Einzelvorträge mit wechselnden Dozent*innen im Rahmen einer Ringvorlesung). Sie legen zunächst jeden einzelnen Termin als eigene Veranstaltung an, wie unter "Veranstaltung anlegen" beschrieben. Danach fassen Sie diese Einzelveranstaltungen zu einer Veranstaltungsreihe zusammen, wie unter "Veranstaltungsreihe anlegen" beschrieben. Wenn Sie eine Veranstaltungsreihe mit Anmeldung gestalten möchten, müssen Sie dies für jede Einzelveranstaltung separat einrichten. Die Anmeldungen gelten jeweils nur für den einzelnen Termin.

Warum erscheint meine Veranstaltung nur auf der deutschen Webseite, nicht aber auf der englischen?

Der neue Webauftritt der TU Berlin soll konsequent zweisprachig (Deutsch/Englisch) gestaltet werden. Dies bedeutet, dass auf der deutschsprachigen Website nur Veranstaltungsankündigungen auf Deutsch erscheinen, während auf der englischsprachigen Website nur Veranstaltungsankündigungen auf Englisch erscheinen.

Wenn Ihre Veranstaltung in beiden Kalendervarianten erscheinen soll, müssen Sie in Congeno entsprechende Ankündigungstexte auf Deutsch und Englisch hinterlegen. Lesen Sie hierzu die entsprechende Erklärung unter „Tipps & Tricks“.

Dies ist völlig unabhängig davon, in welcher Sprache Ihre Veranstaltung durchgeführt wird. Veranstaltungssprache und Ankündigungssprache müssen also nicht identisch sein.

Warum aktualisiert sich der TYPO3-Kalender nicht sofort, sowohl bei neuen als auch gelöschten Veranstaltungen?

Die Synchronisation zwischen Congeno und TYPO3 erfolgt alle 30 Minuten, jeweils um xx:25 und xx:55 Uhr.

Neu veröffentlichte Veranstaltungen werden nach der nächsten Synchronisation in TYPO3 sichtbar.

Gelöschte Veranstaltungen können bis zu zwei Stunden nach Löschung noch in TYPO3 sichtbar sein. Dies liegt einerseits an der o.g. verzögerten Synchronisation und andererseits am besonderen Umgang von TYPO3 mit gelöschten externen Daten.

Gut zu wissen: Auch der TYPO3-Seitencache spielt eine Rolle bei der Frage, wann sich extern geänderte Daten auf den Webseiten aktualisieren. Standardmäßig beträgt die Cache-Dauer 24 Stunden. Wenn Sie das Inhaltselement "Kommende Veranstaltungen" verwenden, können Sie die Cache-Dauer der betreffenden Seite verkürzen, indem Sie in den Seiteneigenschaften auf dem Reiter "Verhalten" den Wert für die Cache-Dauer anpassen. Ein Wert unter 15 Minuten wird jedoch nicht empfohlen.

Kann ich in Congeno definieren, dass nur bestimmte Organisationseinheiten meine Veranstaltung in ihre Kalender aufnehmen?

Nein, es gibt keine Möglichkeit zu bestimmen, welche anderen Organisationseinheiten eine freigegebene Veranstaltung mit in ihr Programm (= TYPO3-Kalender) aufnehmen und welche nicht. Die Freigabe einer Veranstaltung gilt immer global und kann nicht auf bestimmte Organisationseinheiten eingeschränkt werden.

Kann ich einsehen, in welchen fremden Kalendern meine Veranstaltung angezeigt wird?

Ja, Sie können sich anzeigen lassen, welche Organisationseinheiten Ihre freigegebene Veranstaltung in die eigenen Programme (= TYPO3-Kalender) aufgenommen haben.

Rufen Sie hierzu die fragliche Veranstaltung im Congeno-Backend auf. Klicken Sie dann in der oberen Menüleiste auf den Eintrag "Programm bearbeiten". Sie erhalten eine Übersicht aller Programme, in denen Ihre Veranstaltung dargestellt wird.

Auf den Webseiten des Servicebereichs Informationstechnik und Organisationsmanagement (II IT-OM) können Sie das Organisationsverzeichnis der TU Berlin einsehen. Die Datei wird regelmäßig aktualisiert. In der Spalte "Organisations-ID" (OrgID = Domäne bzw. Programm) finden Sie die achtstellige Ziffernfolge und können dann in der Spalte "Bezeichnung der Organisationseinheit" nachsehen, um welche Einrichtung es sich handelt.

Bitte beachten Sie: Es ist nicht möglich, Veranstaltungen aus Programmen zu entfernen, für die Sie keine Zugriffsrechte haben.

Wie erreiche ich, dass meine Veranstaltung im zentralen Veranstaltungskalender der TU Berlin angezeigt wird?

Damit Ihre Veranstaltung im zentralen Veranstaltungskalender der TU Berlin angezeigt werden kann, müssen zunächst drei Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. Die Veranstaltung wurde innerhalb von Congeno "veröffentlicht" (d.h. der Eintrag ist nicht mehr im Entwurfsstadium).
  2. Die Option "Versteckt?" ist auf "nein" gesetzt, also deaktiviert.
  3. Die Option "Freigegeben für andere Programme?" ist auf "ja" gesetzt, also aktiviert.

Sobald diese Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie Ihre Veranstaltung an die Stabsstelle Kommunikation, Events und Alumni melden. Bitte nutzen Sie für die Meldung das bereitgestellte Formular. Dort finden Sie auch Hinweise zu den inhaltlichen Voraussetzungen.

Nach Eingang Ihrer Meldung wird die Veranstaltung in der Stabsstelle Kommunikation, Events und Alumni geprüft und bei Vorliegen aller entsprechenden Voraussetzungen (technisch und inhaltlich) für den zentralen Veranstaltungskalender freigeschaltet.

Wie kann ich zusätzliche Sprachen, Zielgruppen o.ä. in den Auswahllisten ergänzen?

Die Auswahllisten für

  • Veranstaltungsart
  • Zielgruppen
  • Veranstaltungssprache

werden zentral durch die Stabsstelle Kommunikation, Events und Alumni gepflegt. Sollten Sie Bedarf an zusätzlichen Optionen haben, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail an onlineredaktion(at)tu-berlin.de. Wir werden Ihren Bedarf zeitnah prüfen und entweder umsetzen oder Ihnen die Gründe für eine Ablehnung mitteilen.

Wo sehe ich im Congeno-Backend Events, die ich aus anderen Programmen in mein Programm aufgenommen habe?

Diese Events sehen Sie im Congeno-Backend leider nicht. Die Events werden ausschließlich in Ihrem Kalender auf Ihrer Webseite dargestellt.

Tipps & Tricks zum Veranstaltungskalender

Anlegen einer zweisprachigen Veranstaltungsankündigung (Deutsch/Englisch)

Der neue Webauftritt der TU Berlin soll konsequent zweisprachig (Deutsch/Englisch) gestaltet werden. Dies bedeutet, dass auf der deutschsprachigen Website nur Veranstaltungsankündigungen auf Deutsch erscheinen, während auf der englischsprachigen Website nur Veranstaltungsankündigungen auf Englisch erscheinen.

Wenn Ihre Veranstaltung in beiden Kalendervarianten erscheinen soll, müssen Sie in Congeno entsprechende Ankündigungstexte auf Deutsch und Englisch hinterlegen.

Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:

Wählen Sie unter "Erstellen in Sprachen" beide Sprachen (Deutsch/Englisch) aus. Nach einem kurzen Moment wird das Eingabeformular neu geladen.

Jetzt ist das Feld "Hauptsprache" sichtbar. Entscheiden Sie sich für eine der beiden Sprachen. Nur in der Hauptsprache müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt sein. Wenn ein Feld in der Sekundärsprache nicht ausgefüllt wurde, wird standardmäßig der Feldinhalt der definierten Hauptsprache angezeigt.

Die meisten Textfelder haben nun separate Eingabefelder für Deutsch und Englisch. Füllen Sie alle Felder mit den nötigen Informationen aus.

Bitte beachten Sie, dass diese Spracheinstellung nur die Darstellung Ihrer Veranstaltungsankündigung auf der Website der TU Berlin beeinflusst und nicht zwingend davon abhängt, in welcher Sprache Ihre Veranstaltung durchgeführt wird. Veranstaltungssprache und Ankündigungssprache müssen also nicht identisch sein.

Veranstaltungen duplizieren

Wenn Sie wiederkehrende Veranstaltungen anbieten, bei denen sich jeweils nur kleine Details in den Ankündigungstexten und -daten ändern, müssen Sie nicht für jede Veranstaltung alle Daten neu eingeben.

Rufen Sie die Detailansicht einer entsprechenden Veranstaltung auf. Oberhalb der Eingabefelder sehen Sie die Option "Duplizieren". Durch Klick auf die Schaltfläche wird eine Kopie der aktuellen Veranstaltung angelegt und Sie können sofort Details wie Veranstaltungsdatum etc. anpassen. Wenn Sie die neue Veranstaltung nicht direkt veröffentlichen, wird sie automatisch in der Übersicht der "Entwürfe" gespeichert.

Auch abgesagt und archivierte Veranstaltungen können dupliziert werden.

Anlegen einer Veranstaltung mit Anmeldung für verschiedene Teilveranstaltungen (z.B. Konferenz mit diversen Workshops)

Wenn Sie ein anmeldepflichtige Veranstaltung haben, bei der Ihre Teinehmer*innen eine Auswahl an Sub-Events haben, z.B. eine Tagung mit verschiedenen Seminaren oder Workshops, dann erstellen Sie für die Anmeldung bitte ein zusätzliches lokales Formular.

 

Das "lokales" Formular enthält dann Abfragen, die nur für eine spezifische Veranstaltung benötigt werden, d.h. es ist ausschließlich bei dieser Veranstaltung sicht- und nutzbar.

Gehen Sie zum Anlegen folgendermaßen vor:

Schritt 1: Rufen Sie die Veranstaltung auf, für die Sie ein lokales Formular erstellen möchten, und klicken Sie auf "Bearbeiten".

Schritt 2: Scrollen Sie in der Bearbeitungsansicht nach unten, bis Sie einen Bereich mit weiteren Optionen erreichen.

Schritt 3: Klicken Sie auf "Lokale Formulare" und dann auf die Schaltfläche "+ Neues Formular erstellen".

Schritt 4: Geben Sie bei "Interne Bezeichnung" eine aussagekräftige Bezeichnung für Ihr Formular an. Diese Bezeichnung ist für anmeldewillige Personen nicht sichtbar, dient aber der internen Verwaltung innerhalb von Congeno.

Schritt 5: Geben Sie optional eine Überschrift ein. Diese Überschrift wird ggf. auf Ihrem Anmeldeformular ausgegeben. Sie können so verschiedene Abschnitte eines Formulars in thematische Blöcke gliedern.

Schritt 6: Für jede Option, das Sie Ihrem Anmeldeformular hinzufügen möchten, führen Sie die folgenden Schritte durch:

  • Geben Sie eine aussagekräftige Feldbezeichnung ein, durch die klar ersichtlich ist, was abgefragt wird, bspw. "Seminarauswahl"
  • Falls gewünscht, können Sie unter "Hinweis" weitere Erklärungen eingeben. Im Anmeldeformular wird dann am entsprechenden Feld ein rundes "i"-Icon angezeigt. Durch Klick auf das Icon kann der Hinweis aufgerufen werden (Ausnahme: Ankreuzfeld).
  • Wählen Sie bei Feldart: "Individuelles Auswahlfeld"
  • Geben Sie unter "Mehrfachauswahl" an, ob die Auswahlöglichkeiten (Seminare) mehrfach ausgewählt werden können (= Anmeldung für mehrere Seminare) oder ob sich die anmeldende Person für eine Option (Seminar) entscheiden muss
  • Geben Sie bei "Pflichtfeld" an, ob die Abfrage ausgefüllt werden muss oder nicht. Falls nicht, kan die Anmeldung nicht abgeschickt werden.
  • Geben Sie bei "Auswahlmöglichkeit" unter "Bezeichnung" nun die erste Option ein (im Sinne von Seminar 1). Optional: Geben Sie bei "Anzahl der Plätze" eine Maximalzahl der Plätze für das Seminar 1 ein. Gut zu wissen: Hat Ihr Seminar 1 eine Kapazität von 20 Plätzen und es haben sich im Laufe der Anmeldung bereits 20 Personen dafür angemeldet, so erscheint beim 21. Interessenten das "Seminar 1" im  Anmeldeformular mit dem Hinweis "bereits ausgebucht" und ist dann nicht mehr buchbar.
  • Weiterer Felder (Seminar 2, Seminar 3...) erzeugen Sie über die Schaltfläche "+ Feld" rechts unten.

Falls Sie versehentlich zu viele Felder angelegt haben, können Sie die überzähligen Felder über das Papierkorbsymbol wieder löschen.

Die Reihenfolge der einzelnen Felder können Sie nachträglich über die Pfeile nach oben bzw. nach unten anpassen.

Teilnehmermanagement

Anmeldeverfahren auswählen

Wenn Ihre Veranstaltung anmeldepflichtig sein soll, wählen Sie eins der verfügbaren Anmeldeverfahren aus. Anmeldungen und Teilnehmer*innen werden dann innerhalb von Congeno verwaltet. Andernfalls wählen Sie "deaktiviert".

  • Beim "Windhundprizip" werden die Plätze in der Reihenfolge der Anmeldungen vergeben. Geben Sie hierfür unbedingt unter "Maximalanzahl Teilnehmer" einen entsprechenden Wert ein. Zugelassene Personen erhalten direkt eine Bestätigungs-E-Mail. Personen, die sich nach Erreichen der eingestellten Maximalanzahl anmelden, landen automatisch auf einer Warteliste. Sagt eine bereits zugelassene Person später ab, wird der freigewordene Platz automatisch an die nächste Person auf der Warteliste vergeben. Die Anzahl der Wartelistenplätze kann beschränkt werden.
  • Wenn Sie "Warteliste" wählen, so landen alle angemeldeten Personen zunächst auf der Warteliste und erhalten eine entsprechende Hinweis-E-Mail. Sie müssen dann die Plätze händisch an ausgewählte Personen vergeben.
  • Möchten Sie Anmeldungen über ein anderes Tool (also nicht Congeno) verwalten, wählen Sie "Extern" und geben Sie die entsprechende URL im dann erscheinenden Feld ein.
    Bitte beachten Sie, dass est nicht möglich ist, hier eine E-Mail-Adresse anzugeben. Falls Sie nur eine Anmeldung per E-Mail anbieten, wählen Sie bitte als Anmeldeverfahren "deaktiviert" und weisen Sie im "Hinweis"-Feld auf die E-Mail-Anmeldung hin.

Zusätzlich verfügbare Felder für anmeldepflichtige Veranstaltungen

Diese Felder werden überwiegend erst sichtbar, nachdem Sie ein Anmeldeverfahren eingestellt haben. Bitte beachten Sie, dass alle in Congeno mit Sternchen * gekennzeichneten Felder Pflichtfelder sind.

  • Anmeldebeginn
    Geben Sie an, ab wann sich Interessierte zu Ihrer Veranstaltung anmelden können. Ab diesem Zeitpunkt wird das Anmeldeformular sichtbar. Vorher wird ein Hinweis ausgegeben, dass die Anmeldung noch nicht möglich ist.
  • Anmeldefrist
    Geben Sie an, bis wann sich Interessierte zu Ihrer Veranstaltung anmelden können. Nach diesem Zeitpunkt wird das Anmeldeformular deaktiviert und es wird ein Hinweis ausgegeben, dass die Anmeldung nicht mehr möglich ist.
  • Abmeldefrist
    Geben Sie an, bis zu welchem Zeitpunkt sich angemeldete Personen selbstständig abmelden können (über einen Link in der Bestätigungsmail). Nach diesem Zeitpunkt ist die Abmeldung einer angemeldeten Person nur noch durch Redakteur*innen möglich, die Zugriff auf die Veranstaltungsinformationen im Congeno-Backend haben.
  • Maximalanzahl Teilnehmer
    Geben Sie die maximale Teilnehmer*innenanzahl an.
    Beim "Windhundprinzip" (s.o. unter "Anmeldeverfahren auswählen") werden Personen, die sich anmelden, direkt zur Veranstaltung zugelassen, bis die eingestellte Maximalanzahl erreicht ist. Später angemeldete Personen landen automatisch auf einer Warteliste. Die Anzahl der Wartelistenplätze kann beschränkt werden (s.u.).
    Beim Prinzip "Warteliste" landen alle angemeldeten Personen zunächst auf der Warteliste und Sie müssen die Plätze händisch an ausgewählte Personen vergeben.
  • Mindestanzahl Teilnehmer
    Diese Angabe hat lediglich internen Informationswert und wird nicht öffentlich sichtbar ausgegeben.
  • Warteliste (nur sichtbar, wenn "Windhundprinzip" gewählt und eine "Maximalanzahl Teinehmer" eingegeben wurde)
    Anmeldungen gelangen auf die Warteliste, wenn kein Platz mehr verfügbar ist. Ist die Warteliste deaktiviert (Einstellung "nein"), ist eine Anmeldung nicht mehr möglich, sobald alle Plätze vergeben sind.
  • Wartelistenplätze (nur sichtbar, wenn "Windhundprinzip" gewählt wurde, eine "Maximalanzahl Teinehmer" eingegeben wurde und die Warteliste nicht deaktiviert ist)
    Die Warteliste wird geschlossen, sobald die Platzanzahl erreicht ist. Ist hier kein Wert angegeben, ist die Platzanzahl auf der Warteliste nicht begrenzt.
  • Teilnahmegebühr
    Diese Angabe hat hauptsächlich internen Informationswert und wird nur im Congeno-Frontend öffentlich sichtbar ausgegeben, nicht jedoch in TYPO3.
  • Neue Anmeldungen mit Tag versehen?
    Wenn Sie "ja" auswählen, werden neu eingegangene Anmeldungen mit einem sogenannten "Tag" versehen. Ein Tag ist ein farbig hinterlegter Hinweis am entsprechenden Eintrag.
  • Anmeldeoptionen
    Bitte beachten Sie: Die verschiedenen Optionen können auch kombiniert werden. Wir empfehlen, für die meisten Fälle den voreingestellten Standard "Mit Account" und "Ohne Account" beizubehalten.
    • Ohne Account: Die TU Berlin nutzt eine spezifisch auf die Vorgaben der Universität angepasste Variante von Congeno. In der Standardausführung können Teilnehmer*innen sich eigene Accounts im System erstellen und ihre Veranstaltungsanmeldungen zentral verwalten; in der TU-Variante ist dies nicht möglich. Eine für alle Interessierten offene Anmeldung wird deshalb als "ohne Account" bezeichnet.
    • Mit Account: Wenn Personen, die im TU-System über eine Rolle als Congeno-Redakteur*innen verfügen, bereits im System eingeloggt sind und ein Anmeldeformular aufrufen, werden die Standardangaben Name, Vorname und E-Mail-Adresse aus dem Account übernommen und sie müssen nur noch ggf. vorhandene zusätzliche Felder ausfüllen. Wenn die Option "mit Account" nicht gewählt ist, erhalten eingeloggte Personen stattdessen den Hinweis, dass sie sich zur Anmeldung zunächst ausloggen müssen. Im Regelfall sollte diese Option aktiviert bleiben.
    • Mit Buchungsnummer: Wenn Sie nur einen bestimmten Personenkreis zu Ihrer Veranstaltung einladen möchten, wählen Sie diese Option. Mögliche Teilnehmer*innen erhalten eine Einladung (per Post oder E-Mail) mit persönlicher Buchungsnummer und melden sich mithilfe dieser Nummer an.
      Bitte beachten Sie: Wenn Sie ausschließlich diese Option wählen, ist eine Anmeldung ohne Buchungsnummer nicht möglich.

Sonderfall: Sprechstunden mit Einzelterminen

Wenn Sie Sprechstunden mit Einzelterminen anbieten möchten, zu denen sich die Teilnehmer*innen anmelden, können Sie dies am einfachsten über die Option "Veranstaltung mit Einzelterminen" realisieren. Ist diese Option aktiviert, buchen Personen einen persönlichen Einzeltermin zu einer bestimmten individuellen Uhrzeit.

  • Geben Sie für jeden Terminblock eine Startzeit an, z.B. "08:00".
  • Geben Sie die Anzahl der Einzeltermine an, die Sie anbieten möchten. Möchten Sie z.B. zwischen 8 und 12 Uhr jeweils halbstündliche Termine anbieten, so geben Sie "8" ein.
  • Geben Sie außerdem die Dauer eines Einzeltermins in Minuten ein, also z.B. "30".
  • Möchten Sie zwischen den einzelnen Terminen Pausen einplanen, z.B. für Vor- oder Nachbereitungen, so geben Sie die entsprechende Minutenanzahl an. Standardmäßig ist "0" eingestellt, also ohne Pause.
  • Das System errechnet automatisch aus Ihren Angaben die Endzeit des kompletten Terminblocks und zeigt Ihnen diese Information unter "Terminplanung" an.
  • Personen buchen bei der Anmeldung eine konkrete Uhrzeit. Jede Uhrzeit kann nur einmal gebucht werden.
  • Die Maximalanzahl der Teilnehmer*innen ist automatisch die Summe aller Einzeltermine.

Anmeldeformular gestalten

Für jede anmeldepflichtige Veranstaltung wird automatisch immer das Standard-Anmeldeformular aktiviert. Hierbei werden stest folgende 5 Informationen abgefragt:

  • Titel (optional)
  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung

Die 5 Felder des Standard-Formulars können nicht verändert oder ausgeblendet werden.
Gut zu wissen: Wenn Sie Ihr Anmeldeformular im Congeno-Frontend aufrufen (bspw. zu Testzwecken), dann werden diese 5 Standard-Felder nicht angezeigt, wenn Sie in CONGENO eingeloggt sind und das Formular über den gleichen Browser aufrufen. Sie sehen das vollständige Formular inklusive der 5 Standard-Felder also nur, wenn Sie es in einem anderen Browser aufrufen (oder nicht mehr eingeloggt sind).

Die Felder des Standard-Formulars können nicht verändert oder ausgeblendet werden. Sie können jedoch das Anmeldeformular um eigene Abfragen erweitern. Hierbei wird zwischen "globalen" und "lokalen" Formularen unterschieden:

  • Ein "globales" Formular enthält Abfragen, die immer wieder für verschiedene Veranstaltungen benötigt werden. Die Formularvorlage wird einmal angelegt und kann dann bei beliebig vielen Veranstaltungen in das Anmeldeformular integriert werden.
  • Ein "lokales" Formular enthält Abfragen, die nur für eine spezifische Veranstaltung benötigt werden. Diese Formularart ist ausschließlich bei der jeweiligen Veranstaltung sicht- und nutzbar.

Standard-Formular durch eigene globale und/oder lokale Formulare erweitern

Schritt 1: Legen Sie zunächst die gewünschten globalen und/oder lokalen Formulare an. Wie Sie dies tun, können Sie in den entsprechenden Abschnitten dieser Erklärung nachlesen.

Schritt 2: Rufen Sie die Veranstaltung auf, für die Sie das Standard-Anmeldeformular erweitern möchten, und klicken Sie auf "Bearbeiten". Scrollen Sie in der Bearbeitungsansicht nach unten, bis Sie einen Bereich mit weiteren Optionen erreichen.

Schritt 3: Klicken Sie auf "Zusätzliche Anmelder*innenangaben".

Schritt 4: Klicken Sie auf die Schaltfläche "+ Zusätzliches Formular".

Schritt 5: In der Drop-Down-Liste stehen Ihnen sämtliche globalen Formulare sowie alle ggf. vorhandenen lokalen Formulare zur Verfügung. Wählen Sie das gewünschte Formular aus.

Durch Wiederholung der Schritte 4 und 5 können Sie Ihrem Anmeldeformular mehrere globale und/oder lokale Formulare hinzufügen.

Unterhalb der Formularauswahl sehen Sie nun eine Vorschau Ihres Anmeldeformulars (ohne die Standard-Felder).

Globales Formular anlegen

Ein "globales" Formular enthält Abfragen, die immer wieder für verschiedene Veranstaltungen benötigt werden. Die Formularvorlage wird einmal angelegt und kann dann bei beliebig vielen Veranstaltungen in das Anmeldeformular integriert werden.

Gehen Sie zum Anlegen folgendermaßen vor:

Schritt 1: Klicken Sie in der Menüleiste auf "Verwaltung" und dann auf "Formulare".

Schritt 2: Im Bereich "Benutzer*innendefinierte Formulare" klicken Sie dann rechts auf den Button "+ Neues Formular erstellen".

Schritt 3: Geben Sie bei "Interne Bezeichnung" eine aussagekräftige Bezeichnung für Ihr Formular an. Diese Bezeichnung ist im Anmeldeformular nicht sichtbar, dient aber der internen Verwaltung innerhalb von Congeno.

Schritt 4: Geben Sie optional eine Überschrift ein. Diese Überschrift wird ggf. auf Ihrem Anmeldeformular ausgegeben. Sie können so verschiedene Abschnitte eines Formulars in thematische Blöcke gliedern.

Gut zu wissen: Über die Schaltfläche "Vorschau" im Kopfbereich können Sie jederzeit ein Popup-Fenster mit einer Vorschauansicht Ihres aktuellen Formulars aufrufen.

Schritt 5: Für jedes zusätzliche Feld, das Sie Ihrem Anmeldeformular hinzufügen möchten, führen Sie die folgenden Schritte durch:

  • Geben Sie eine aussagekräftige Feldbezeichnung ein, durch die klar ersichtlich ist, welche Information abgefragt wird.
  • Falls gewünscht, können Sie unter "Hinweis" weitere Erklärungen eingeben. Im Anmeldeformular wird dann am entsprechenden Feld ein rundes "i"-Icon angezeigt. Durch Klick auf das Icon kann der Hinweis aufgerufen werden (Ausnahme: Ankreuzfeld).
  • Wählen Sie unter "Art" aus, welchen Feldtyp Sie für Ihre Abfrage benötigen. Dies richtet sich nach der Art der Information, die Sie abfragen möchten. Im Abschnitt "Verfügbare Felder für globale und lokale Anmeldeformulare" finden Sie eine Erklärung aller zur Verfügung stehenden Feldtypen.
  • Geben Sie ggf. an, dass es sich um ein Pflichtfeld handelt.

Neue Felder erzeugen Sie über die Schaltfläche "+ Feld" rechts unten.

Falls Sie versehentlich zu viele Felder angelegt haben, können Sie die überzähligen Felder über das Papierkorbsymbol wieder löschen.

Die Reihenfolge der einzelnen Felder können Sie nachträglich über die Pfeile nach oben bzw. nach unten anpassen.

Wie Sie ein globales Formular zum Standard-Anmeldeformular hinzufügen, erfahren Sie im Abschnitt "Anmeldeformular gestalten".

Lokales Formular anlegen

Ein "lokales" Formular enthält Abfragen, die nur für eine spezifische Veranstaltung benötigt werden. Diese Formularart ist ausschließlich bei der jeweiligen Veranstaltung sicht- und nutzbar.

Gehen Sie zum Anlegen folgendermaßen vor:

Schritt 1: Rufen Sie die Veranstaltung auf, für die Sie ein lokales Formular erstellen möchten, und klicken Sie auf "Bearbeiten".

Schritt 2: Scrollen Sie in der Bearbeitungsansicht nach unten, bis Sie einen Bereich mit weiteren Optionen erreichen.

Schritt 3: Klicken Sie auf "Lokale Formulare" und dann auf die Schaltfläche "+ Neues Formular erstellen".

Schritt 4: Geben Sie bei "Interne Bezeichnung" eine aussagekräftige Bezeichnung für Ihr Formular an. Diese Bezeichnung ist für anmeldewillige Personen nicht sichtbar, dient aber der internen Verwaltung innerhalb von Congeno.

Schritt 5: Geben Sie optional eine Überschrift ein. Diese Überschrift wird ggf. auf Ihrem Anmeldeformular ausgegeben. Sie können so verschiedene Abschnitte eines Formulars in thematische Blöcke gliedern.

Schritt 6: Für jedes zusätzliche Feld, das Sie Ihrem Anmeldeformular hinzufügen möchten, führen Sie die folgenden Schritte durch:

  • Geben Sie eine aussagekräftige Feldbezeichnung ein, durch die klar ersichtlich ist, welche Information abgefragt wird.
  • Falls gewünscht, können Sie unter "Hinweis" weitere Erklärungen eingeben. Im Anmeldeformular wird dann am entsprechenden Feld ein rundes "i"-Icon angezeigt. Durch Klick auf das Icon kann der Hinweis aufgerufen werden (Ausnahme: Ankreuzfeld).
  • Wählen Sie unter "Art" aus, welchen Feldtyp Sie für Ihre Abfrage benötigen. Dies richtet sich nach der Art der Information, die Sie abfragen möchten. Im Abschnitt "Verfügbare Felder für globale und lokale Anmeldeformulare" finden Sie eine Erklärung aller zur Verfügung stehenden Feldtypen.
  • Geben Sie ggf. an, dass es sich um ein Pflichtfeld handelt.

Neue Felder erzeugen Sie über die Schaltfläche "+ Feld" rechts unten.

Falls Sie versehentlich zu viele Felder angelegt haben, können Sie die überzähligen Felder über das Papierkorbsymbol wieder löschen.

Die Reihenfolge der einzelnen Felder können Sie nachträglich über die Pfeile nach oben bzw. nach unten anpassen.

Wie Sie ein lokales Formular zum Standard-Anmeldeformular hinzufügen, erfahren Sie im Abschnitt "Anmeldeformular gestalten".

Verfügbare Feldtypen für globale und lokale Formulare

Über globale und lokale Formularvorlagen können Sie Abfragen definieren, die im Rahmen der Anmeldung zu einer Veranstaltung zusätzlich zum Standard-Anmeldeformular angezeigt werden.

Folgende Feldtypen stehen zur Verfügung:

  • Ja/Nein-Auswahlfeld:
    Drop-Down-Liste mit den Optionen "Ja" und "Nein"
  • Ja/Nein-Checkbox
    Bei dieser Option wird der im "Bezeichnung"-Feld eingegebene Text im Formular ausgegeben und daneben ein Kästchen zum Ankreuzen (sogenannte Checkbox) bereitgestellt. Ein ggf. eingegebener "Hinweis"-Text wird ebenfalls direkt beim Kästchen ausgegeben und nicht wie sonst üblich hinter einem "i"-Icon.
    Wenn dieses Feld zusätzlich als Pflichtfeld definiert ist, kann eine Anmeldung nicht abgeschickt werden, ohne diese Abfrage zu bestätigen.
  • Individuelles Auswahlfeld:
    Diese Feld verwenden Sie für Abfragen. Geben Sie dabei zusätzlich an, ob eine Mehrfachauswahl möglich ist, und listen Sie dann die verschiedenen Auswahlmöglichkeiten auf (über das Feld "Auswahlmöglichkeiten"). Im Anmeldeformular erscheinen diese Auswahlmöglichkeiten dann entweder als Drop-Down-Liste oder als Checkboxen.
    • Gut zu wissen: Mit dem Feldtyp "Individuelles Auswahlfeld" können Sie in Ihren Veranstaltungen mehrere Optionen anbieten, für die es unterschiedlich viele Plätze gibt, also bspw. verschiedene Workshops oder Seminare, die im Rahmen eine Konferenz besucht werden können. Wenn Sie eine Auswahlmöglichkeit hinzufügen, wird Ihnen zusätzlich gleich noch das Feld „Anzahl Plätze“ angezeigt. Dort können Sie eintragen, wie viele Plätze für die jeweilige Option (z.B. Workshop 1) vorhanden sind. Wenn die Plätze für eine Option ausgebucht sind, ist diese Option für sich anmeldende Personen nicht mehr auswählbar. Es wird dann "bereits ausgebucht" angezeigt.
  • Einzeiliges Textfeld:
    Einzeiliges Textfeld für kurze Textabfragen
  • Mehrzeiliges Textfeld (ohne Formatierungen):
    Mehrzeiliges Textfeld für längere Textabfragen
  • Mehrzeiliges Textfeld (mit Formatierungen):
    Mehrzeiliges Textfeld für längere Textabfragen, die zusätzlich formatiert werden können (fett, kursiv, Listen, Links etc.).
  • Zahl:
    Einzeiliges Textfeld mit Pfeilen nach oben und unten. Eine Zahl kann entweder über die Tastatur eingegeben oder über die Pfeile eingestellt werden. Auch negative Zahlen sind möglich.
  • E-Mail-Adresse:
    Einzeiliges Textfeld. Bei einer Eingabe wird automatisch eine Plausibilitätsprüfung für E-Mail-Adressen durchgeführt.
  • URL:
    Einzeiliges Textfeld. Bei einer Eingabe wird automatisch "http://" vorangestellt und beim Abschicken des Formulars eine Plausibilitätsprüfung für URLs durchgeführt.
  • Bild:
    Uploadmöglichkeit für Grafikdateien (.jpg, .jpe., .jpeg, .gif, .png, .bmp, .ico, .svg, .svgz, .tif, .tiff, .ai, .drw, .pct, .psp, .xcf, .psd, .raw, .webp). Die Datei wird zusammen mit den Daten der angemeldeten Person gespeichert.
  • Datei:
    Uploadmöglichkeit ohne Einschränkung des Dateiformats. Die Datei wird zusammen mit den Daten der angemeldeten Person gespeichert.
  • Datum und Uhrzeit:
    Für die Datumsauswahl wird ein Kalender angezeigt. Das Datum kann aber auch über die Tastatur eingegeben werden.
  • Datum:
    Für die Datumsauswahl wird ein Kalender angezeigt. Das Datum kann aber auch über die Tastatur eingegeben werden.
  • Semester:
    Drop-Down-Liste von SoSe 1950 bis zu einem Semester zehn Jahre in der Zukunft (wird dynamisch angepasst).
  • Jahr:
    Eingabefeld für eine vierstellige Jahreszahl zwischen 1900 und 2100
  • Farbe:
    Es kann aus vordefinierten Farben ausgewählt oder über einen Farbpicker eine Farbe definiert werden.
  • Geldbetrag:
    Einzeiliges Textfeld. Nach Eingabe eines Betrags mit maximal zwei Nachkommastellen wird automatisch ein €-Zeichen ergänzt.

Falls Sie versehentlich zu viele Felder angelegt haben, können Sie die überzähligen Felder über das Papierkorbsymbol wieder löschen.

Die Reihenfolge der einzelnen Felder können Sie nachträglich über die Pfeile nach oben bzw. nach unten anpassen.

Jedes Feld kann auch als Pflichtfeld definiert werden. Im Anmeldeformular erscheint dann ein Sternchen * als Zeichen dafür, dass es sich um ein Pflichtfeld handelt.

E-Mail-Versand über Congeno

Je nachdem, über welchen Weg und zu welchem Anlass Sie über Congeno E-Mails verschicken wollen, gibt es die Möglichkeit, den Text einer Nachricht frei zu gestalten oder auf Vorlagen zurückzugreifen. Zu Standardanlässen wie z.B. Anmeldebestätigung, Wartelisten-Nachrückung, Abmeldebestätigung oder Veranstaltungsabsage sind bereits Standard-Vorlagen im System integriert.

Leider ist die Verwaltung und Verwendung von E-Mail-Vorlagen nicht ganz intuitiv gestaltet. Die nachfolgenden Übersichten helfen Ihnen dabei, die verschiedenen Möglichkeiten nachzuvollziehen und eine für Sie bzw. Ihre Einrichtung sinnvolle Arbeitsweise abzuleiten.

Vorlagenarten und wo man sie anlegt bzw. ändert:

  • Globale Vorlagen werden unter "Verwaltung -> E-Mail-Vorlagen -> Veranstaltungs-Vorlagen" angelegt. Globale Vorlagen können für beliebige Veranstaltungen immer wieder verwendet werden. Es gibt einige globale Standard-Vorlagen für automatische Mails (die standardmäßig bei anmeldepflichtigen Veranstaltungen für den Mailversand voreingestellt sind). Diese können beliebig verändert werden, wobei sich die Änderungen dann für alle zukünftigen Veranstaltungen auswirken. Sie können aber auch neue globale Vorlagen anlegen. Bei einer globalen Vorlage muss immer definiert werden, für welchen Versandanlass (einer automatischen Mail) sie zur Verfügung stehen soll.
  • Allgemeine Vorlagen werden unter "Verwaltung -> E-Mail-Vorlagen -> Allgemeine Vorlagen" angelegt. Allgemeine Vorlagen können für verschiedenste Zwecke eingesetzt werden und sind (ähnlich wie globale Vorlagen) nicht an eine spezifische Veranstaltung gebunden.
  • Lokale Vorlagen werden im Bereich „Lokale E-Mail-Vorlagen“ in der Bearbeitungsansicht einer Veranstaltung angelegt. Lokale Vorlagen sind nur bei der Veranstaltung sicht- und nutzbar, bei der sie angelegt wurden. Eine lokale Vorlage kann im aufspringenden Fenster komplett neu gestaltet werden. Sie können aber auch eine bereits bestehende globale, allgemeine oder lokale (derselben Veranstaltung) Vorlage als Basis laden, verändern und als neue (lokale) Vorlage speichern.

Der Versand von E-Mails kann erfolgen:

  • manuell als Sammelmail über die Teilnehmerverwaltung, also über die Aktion „… per E-Mail benachrichtigen“ unterhalb der Liste der angemeldeten Personen.
    Die E-Mail kann direkt im aufspringenden Fenster gestaltet werden. Alternativ können Sie auf eine Vorlage zurückgreifen. In diesem Fall können allgemeine, globale und lokale Vorlagen verwendet werden.
  • manuell als Einzelmail über die Teilnehmerverwaltung, also über „E-Mail versenden“ in der Anzeige eines einzelnen TN-Datensatzes.
    Die E-Mail kann direkt im aufspringenden Fenster gestaltet werden. Alternativ können Sie auf eine Vorlage zurückgreifen. In diesem Fall können ausschließlich allgemeine Vorlagen verwendet werden.
  • Automatisch anhand der Einstellungen im Bereich „Automatische E-Mails“ in der Bearbeitungsansicht einer Veranstaltung.
    Für die verschiedenen Versandanlässe sind bereits Standard-Vorlagen voreingestellt. Diese können verändert werden (siehe globale Vorlagen) oder durch eigene Vorlagen ersetzt werden. Beim Ersetzen können Sie globale oder lokale Vorlagen verwenden, wobei die globalen Vorlagen für den entsprechenden Versandanlass konfiguriert sein müssen.
    Durch Entfernen der Vorlage beim Versandanlass (über das „x“) wird der Mailversand für diesen Anlass deaktiviert.

Besonderheit Veranstaltungserinnerung: Der Zeitpunkt für den Versand einer Veranstaltungserinnerung ist standardmäßig 5 Tage (120 Std.) vor Veranstaltungsbeginn. Der Zeitpunkt kann im Postausgang (unterhalb der Lese- bzw. Bearbeitungsansicht einer Veranstaltung) individuell angepasst werden. Automatisiert wird nur eine Veranstaltungserinnerung verschickt. Wenn Sie weitere Erinnerungen verschicken möchten, müssen Sie diese manuell versenden, wahlweise als Sammel- oder Einzelmail (s.o.).

Kompakte Darstellung der verschiedenen Versandmöglichkeiten und kompatibler Vorlagenarten:

Versand alsglobale Vorlageallgemeine Vorlagelokale Vorlage
manuelle Sammelmailjajaja
manuelle Einzelmailneinjanein
automatische Mailja, wenn Vorlage für
Versandanlass konfiguriert
neinja

Teilnehmer*in abmelden

Angemeldete Teilnehmer*innen können sich selbst abmelden (in der E-Mail zur Anmeldung ist ein Abmeldebutton) oder von Ihnen abgemeldet werden. Dies kann beispielsweise dann relevant sein, wenn sich ein angemeldeter Teilnehmer bzw. eine angemeldete Teilnehmer*in nicht per Abmeldebutton (Mail) abmeldet, sondern Sie anruft oder sich anderweitig meldet und um Abmeldung bittet - bspw. weil er/sie die Mail mit der Anmeldung versehentlich gelöscht hat oder sie nicht mehr findet.

Gut zu wissen: Eine abgemeldete Person kann sich innerhalb der Anmeldefrist erneut bewerben.

Für die Abmeldung rufen Sie die entsprechende Veranstaltung im Congeno-Backend auf. Scrollen Sie in den untersten Abschnitt der Seite. Dort finden Sie eine Liste der angemeldeten Teilnehmer*innen. Klicken Sie bei der jeweiligen Person auf den Abmeldepfeil.

Es öffnet sich eine Fenster mit den Abmeldeinformationen. Hier können Sie auswählen, ob bei der durch Sie vorgenommenen Abmeldung eine E-Mail an die Person versendet werden soll oder nicht.
Bei Bedarf können Sie die vorgefertigte Abmeldebestätigungsmail noch bearbeiten.

Teilnehmer*in ablehnen

Sie können die Anmeldung eines Teilnehmers bzw. einer Teilnehmerin auch ablehnen, z.B. wenn nur Führungskräfte für die Veranstaltung zugelassen sind und sich eine Person angemeldet hat, die dieses Kriterium nicht erfüllt.

Gut zu wissen: Eine abgelehnte Person kann sich nicht erneut für die Veranstaltung anmelden.

Für die Ablehnung rufen Sie die entsprechende Veranstaltung im Congeno-Backend auf. Scrollen Sie in den untersten Abschnitt der Seite. Dort finden Sie eine Liste der angemeldeten Teilnehmer*innen. Klicken Sie bei der jeweiligen Person auf das runde Ablehnen-Symbol.

Es öffnet sich eine Fenster mit den Ablehnungsinformationen. Hier können Sie auswählen, ob bei der durch Sie vorgenommenen Ablehnung eine E-Mail an die Person versendet werden soll oder nicht.
Bei Bedarf können Sie die vorgefertigte Ablehnungbestätigungsmail noch bearbeiten.

Teilnehmer*in zulassen (nur bei Warteliste relevant)

Personen können sich auf der Warteliste befinden, zum Beispiel, wenn die Sie das Anmeldeverfahren "Warteliste" oder das Anmeldeverfahren "Windhundprinzip" in Kombination mit "Warteliste: ja" gewählt haben (siehe Beschreibung oben).

Für die Zulassung einer Person rufen Sie die entsprechende Veranstaltung im Congeno-Backend auf. Scrollen Sie in den untersten Abschnitt der Seite. Dort finden Sie eine Liste der angemeldeten Teilnehmer*innen. Klicken Sie bei der jeweiligen Person auf das Häkchen-Icon.

Es öffnet sich eine Fenster mit den Zulassungsinformationen. Hier können Sie auswählen, ob bei der durch Sie vorgenommenen Zulassung eine E-Mail an die Person versendet werden soll oder nicht.
Bei Bedarf können Sie die vorgefertigte Zulassungs- bzw. Anmeldebestätigungsmail noch bearbeiten.

Teilnehmer*inposition auf der Warteliste verschieben (Position auf der Warteliste verändern)

Sie können die Position (Stelle), an der eine Person auf der Warteliste steht, auch manuell ändern.

Für die Umpositionierung rufen Sie die entsprechende Veranstaltung im Congeno-Backend auf. Scrollen Sie in den untersten Abschnitt der Seite. Dort finden Sie eine Liste der angemeldeten Teilnehmer*innen.
Suchen Sie die jeweilige Person.
Vor dem angezeigten Namen sehen Sie das Icon für die Warteliste (Männchen) sowie eine in Klammern gesetzte Zahl. Die Zahl zeigt an, an welcher Position der Warteliste die Person aktuell steht. Um diese Position zu ändern, klicken Sie auf das Symbol für "Wartelistenposition ändern".

Es öffnet sich eine Maske, in der Sie die Position auf der Warteliste ändern können.

Teilnehmer*innen einer Veranstaltung selbst hinzufügen

Sie können einen Teilnehmer bzw. eine Teilnehmerin auch selbst einer Veranstaltung hinzufügen, d.h. ohne dass sich diese Person selbst angemeldet hat. Dafür müssen Sie den Namen und die E-Mail-Adresse dieser Person kennen, da diese Daten Pflichtangaben beim Anlegen der Person sind.

Um eine Person hinzuzufügen, wählen Sie zunächst die entsprechende Veranstaltung im Congeno-Backend aus. Scrollen Sie in den untersten Abschnitt der Seite. Dort finden Sie eine Liste der angemeldeten Teilnehmer*innen. Klicken Sie auf den Button "Teilnehmer*innen hinzufügen" rechts oberhalb der Teilnehmer*innenliste.

In einem weiteren Schritt entscheiden Sie, ob Sie die Daten der Person importieren oder manuell eingeben. Außerdem müssen Sie die E-Mail-Adresse der hinzuzufügenden Person eingeben.

Wenn Sie sich für die Option "Neuen Datensatz per Eingabe" entscheiden, erscheint im Folgenden eine Eingabemaske. Unter dem Reiter "Stammdaten" müssen Sie zwingend den Vor- und Nachnamen der Person eingeben sowie die Datenschutzerklärung bestätigen. Alle anderen Daten sind keine Pflichtangaben.

Nach erfolgter Dateneingabe, erscheint der/die hinzugefügte Teilnehmer*in nun in der Liste der Teilnehmer*innen der Veranstaltung. Das Plus-Zeichen vor dem Namen kennzeichnet das Hinzufügen dieser Person.

Alle weiteren Aktionen, wie bspw. das Zulassen zu der Veranstaltung oder das Setzen auf die Warteliste, nehmen Sie per Klick auf die verschiedenen Icons hinter dem Namen vor (siehe dazu die vorangehenden Beschreibungen auf dieser Seite).

Teilnehmer*innendaten einsehen und editieren

Teilnehmer*innendaten können in Congeno durch Sie editiert werden.

Um Teilnehmer*innendaten zu editieren, wählen Sie zunächst die entsprechende Veranstaltung im Congeno-Backend aus. Scrollen Sie in den untersten Abschnitt der Seite. Dort finden Sie die Liste der Teilnehmer*innen. Klicken Sie dort auf den Namen der Person, deren Daten Sie editieren möchten.

Sie können nun die Anmeldedaten der Person editieren und/oder Notizen hinterlegen.

Außerdem sehen Sie im unteren Bereich der Seite die E-Mails, die dieser Person bereits zu dieser Veranstaltung erhalten hat.

Unter dem Reiter "Stammdaten" können Sie die persönlichen Kontaktdaten (Name, Vorname, E-Mail-Adresse) der Person einsehen, die mit der Anmeldung eingegangen sind. Zum Bearbeiten der Daten klicken Sie auf den Button "Bearbeiten". Sie können die Daten nun editieren.

Speichern und schließen Sie Ihre Eingaben zum Schluss durch Klick auf den Button "Bearbeiten beenden".

Teilnehmer*innendaten exportieren

Sie können die Daten der Teilnehmer*innen aus CONGNO im Excel-Format exportieren.

Um Teilnehmer*innendaten zu exportieren, wählen Sie zunächst die entsprechende Veranstaltung im Congeno-Backend aus. Scrollen Sie in den untersten Abschnitt der Seite. Dort finden Sie eine Liste der Teilnehmer*innen. Klicken Sie unterhalb der Liste auf das Auswahlfeld "bitte Aktionen auswählen". Wählen Sie den Eintrag "nach Excel exportieren". Congeno erzeugt nun eine Excel-Datei mit allen Daten der Teilnehmer*innen.

Sie können auch nur die Daten bestimmter Personen exportieren. Setzen Sie dazu in der Liste der Teilnehmer*innen die entsprechenden Häkchen in den Checkboxen vor den jeweiligen Personennamen.

Häufig gestellte Fragen zum Teilnehmer*innenmanagement

Kann ich mehrere E-Mail-Signaturen anlegen?

Aktuell ist es nicht möglich, mehrere E-Mail-Signaturen anzulegen. Es wird aber geprüft, ob diese Möglichkeit noch ergänzt werden kann.

Kann ich die Absenderadresse der E-Mails ändern?

Es ist nicht möglich, die Absenderadresse der E-Mails zu ändern. Es kann aber innerhalb der einrichtungsspezifischen Signatur eine individuelle Reply-to-Adresse gesetzt werden. Wenn Personen auf die von Congeno verschickten E-Mails mittels der "Antworten"-Funtion ihres Mailprogramms antworten, wird dann automatisch diese Adresse angeschrieben.

Können angemeldete Personen einen Teilnehmer*innen-Account zur Verwaltung ihrer Anmeldung(en) erstellen?

Angemeldete Teilnehmer*innen verfügen über keinen individuellen Account, um Ihre Anmeldungen verwalten zu können. Es ist daher für Teilnehmer*innen auch nicht möglich, alle bestehenden Anmeldungen zu verschiedenen Veranstaltungen gesammelt einzusehen.

Die selbstständige Abmeldung von einer Veranstaltung kann über den entsprechenden Link in der Bestätigungsmail zu dieser Veranstaltung erfolgen.

Können Veranstalter*innen alle Anmeldungen einer Person gesammelt verwalten?

Es ist nicht möglich, alle Daten einer angemeldeten Person auf der Ebene der Einzelperson zu betrachten und zu verwalten. Anmeldungen greifen immer nur für eine Veranstaltung. Es gibt keine übergreifende Speicherung von Personendaten bzw. eine gesonderte Teilnehmer*innenverwaltung auf Einzelpersonen-Ebene.

Können sich Personen mehrfach zu derselben Veranstaltung anmelden?

Interessierte Teilnehmer*innen können sich nur einmal mit derselben E-Mail-Adresse für dieselbe Veranstaltung anmelden. Das System bemerkt die Doppelung und versendet bei doppelter Anmeldung eine automatische E-Mail an die jeweilige Person bzw. E-Mail-Adresse mit dem Hinweis, dass die erneute Anmeldung nicht erfolgt ist, weil bereits eine Anmeldung mit dieser E-Mail-Adresse vorliegt.

Unter Verwendung einer anderen E-Mail-Adresse als der bereits verwendeten ist eine doppelte Anmeldung zu derselben Veranstaltung allerdings möglich.

Kann ich Teilnehmer*innen auch E-Mails ohne Rückgriff auf Vorlagen senden?

Alle manuell verschickten Mails (siehe Abschnitt "E-Mail-Versand über Congeno" weiter oben) können auch ohne Vorlage erstellt werden. Wählen Sie hierfür im E-Mail-Fenster unter "Vorlage laden" einfach nichts aus bzw. löschen Sie eine ggf. geladene Vorlage über das "x" ganz rechts im Drop-Down-Menü.

Wo kann ich einsehen, wann welche E-Mails an wen schon versendet wurden?

Unterhalb der Detailinformationen zu Ihrer Veranstaltung finden Sie verschiedene Optionen. Die genaue Auswahl ist abhängig davon, ob Sie sich gerade im Ansichts- oder im Editiermodus der Veranstaltung befinden. Ganz rechts befindet sich in beiden Fällen der Punkt "Postausgang". Hier können Sie alle E-Mails einsehen, die im Rahmen dieser Veranstaltung entweder in Zukunft versendet werden (z.B. automatische Veranstaltungserinnerung) oder bereits versendet wurden (z.B. Anmeldebestätigungen). Auch stornierte E-Mails werden aufgelistet.

Über die Teilnehmer*innenverwaltung ist es ebenfalls möglich, versandte E-Mails einzusehen: Klicken Sie hierfür in der Liste der Teilnehmer*innen die gewünschte Person an und scrollen Sie im dann erscheinenden Fenster nach ganz unten. Im Bereich "E-Mail(s)" können Sie alle Nachrichten einsehen, die über Congeno an diese Person verschickt wurden.

Umfragen

Umfrage unabhängig von einem Event

Umfragen lassen sich unabhängig von Veranstaltungen durchführen. Diese Art von event-unabhängiger Umfrage legen Sie links in der Menüleiste unter dem Menüpunkt "Umfragen" an. Wenn Sie auf diesen Menüpunkt geklickt haben, klicken Sie im Anschluss daran auf den Button "+ Neue Umfrage erstellen".
 

Sie befinden sich nun in den Grunddaten Ihrer Umfrage. Geben Sie folgenden Daten an bzw. ein:

  • Erstellen in Sprache: Wählen Sie hier aus, in welchen Sprachen Sie die Umfrage präsentieren möchten:
    • Deutsch
    • Englisch
    • Deutsch + Englisch
      Sofern Sie Deutsch + Englisch auswählen, erscheinen zusätzlich das Feld "Hauptsprache" sowie alle Text-Eingabefelder doppelt (weil zweisprachig).
  • Titel: Der Titel der Umfrage ist auf der Webseite mit der Umfrage sichtbar und entspricht einer Art Überschrift.
  • Beschreibung: Geben Sie einen Beschreibungstext ein, damit die Befragten wissen, z.B. worum es in der Umfrage geht, wie lange teilgenommen werden kann, was mit den Umfrage-Daten passiert etc.
  • Sichtbar ab: Ab diesem Zeitpunkt ist Ihre Umfrage sichtbar
  • Sichtbar bis: Bis zu diesem Zeitbpunkt ist Ihre Umfrage sichtbar
  • Abstimmung offen ab: Ab diesem Zeitbpunkt ist Ihre Umfrage ausfüllbar
  • Abstimmung offen bis: Bis zu diesem Zeitbpunkt ist Ihre Umfrage ausfüllbar
  • Anonye Umfrage: Bei einer anonymen Umfrage dürfen Sie keinen Kontakt-Details abfragen. Wenn Sie die Option der anonymen Umfrage wählen und die Umfrage veröffentlichen, so ist das Feld nach der Veröffentlichung gesperrt und kann im Nachgang nicht mehr editiert werden, da die Umfrage anonym bleiben muss.
  • Versteckt: Wenn Sie dieses Feld aktivieren, kann die Umfrage nur aufgerufen werden, wenn der Link dazu bekannt ist, d.h. wenn er den potenziellen Umfrageteilnehmer*innen übermittelt wurde.
    Gut zu wissen: Bei speziellen Umfragen, wie z.B. Feedback-Umfragen zu Veranstaltungen (siehe Erläuterung weiter unten) ist das Feld gesperrt, da die Art der Umfrage dies erfordert: Bei Feedback-Umfragen dürfen nur Teilnehmer*innen der Veranstaltung an der Umfrage teilnehmen, deshalb muss die Umfrage versteckt sein.
  • Slug/Kurzlink: Geben Sie hier bei Bedarf eine kurze Form der URL (Webadresse/Link) an, unter der die Umfrage aufgerufen werden kann. Standardmäßig generiert Congeno nämlich eine alphanumerische URL, die in der Regel sehr lang ist, bspw. so etwas wie "https://events.tu-berlin.de/de/polls/01892fa5-eb96-7f0c-a69d-4b7a3i7ddb8e". Wünschen Sie aber eine kürzere und sprechendere URL, so geben Sie hier entsprechende Daten ein bspw. "Arbeitsweg", wenn es sich um eine Umfrage zu Arbeitswegen handelt. Die ULR lautet dann in etwa: "https://events.tu-berlin.de/p/1000001230/_ARBEITSWEG". Die Zahl in der URL können Sie nicht editieren. Sie entspricht der ID Ihrer Organisation.
  • Links (öffentlicher Link zur Umfrage): Dies ist der Link zur Umfrage in seiner alphanumerischen Form. Slug/Kurzlink und öffentlicher Link führen zum selben Ziel.

Scrollen Sie nun weiter nach unten und klicken Sie im Bereich Formular auf "+ Abfrage".

Formulieren Sie nun unter "Abfrage" Ihre erste Frage im Feld "Titel".

Geben Sie bei Bedarf unter "Hinweis" Erläuterungen ein, die für Ihre Umfrageteilnehmer*innen hilfreich sein können.

Unter "Art" definieren Sie den Feldtyp. Je nach Auswahl erscheinen weitere Felder für die spezifische Konfiguration. Diese werden an dieser Stelle nicht weiter ausgeführt, sondern sind selbsterklärend.

"Pflichtfeld" definiert, ob diese Frage von den Teilnehmern beantwortet werden muss oder nicht. Sind Fragen von Ihnen als Pflichtfrage definiert worden, so kann die Umfrage vom Umfrageteilnehmer nur dann beendet und abgesendet werden, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden.

Besteht Ihre Umfrage aus weiteren Fragen, so klicken Sie unten auf "+ Abfrage" für die Eingabe weiterer Fragen.

Ganz unten sehen Sie eine Vorschau der Umfrage.

Zum Abschluss klicken Sie auf "Veröffentlichen", sofern Ihre Daten zufriedenstellend und final sind. Wenn Sie nicht veröffentlichen, bleibt die Umfrage als Entwurf gespeichert. Die Speicherung erfolgt automatisch, d.h. es gibt keinen "Speichern"-Button.

Unter dem Menüpunkt "Umfragen" sehen Sie nun die Umfrage entweder unter dem Reiter "Veröffentlicht" oder "Entwürfe" oder "Archiv".

Umfrageergebnisse betrachten und/oder exportieren

Wenn Sie die Ergebnisse Ihrer Umfrage einsehen und auswerten möchten, klicken Sie in der linken Menüleiste auf "Umfragen".

Klicken Sie dann die entsprechende Umfrage an, um sie zu öffnen. Sie sehen nun in der Umfrage ganz unten die Reiter "Teilnehmer*innen" (1) sowie die "Auswertung" (2)

(1) Teilnehmer*innen:
Sie können die Daten betrachten (pro Teilnehmer*in: Klick auf Eintrag) oder exportieren.
Für den Export aktivieren Sie alle Häkchen oder auch nur einzelne. Klicken Sie danach ganz unten (im Screenshot grün markiert) auf eine der Aktionen (exportieren, anzeigen).

(2) Auswertung:
Die Auswertung zeigt sogenannte Tortendiagramme und eine entsprechende Legende. Andere Darstellungsoptionen sind nicht möglich. Die Diagramme können nicht exportiert werden.

Umfrage zu einem Event erstellen (Feedback-Umfrage)

Umfragen zu Events werden immer direkt beim Event-Datensatz selbst erstellt. Rufen Sie in Ihrer Veranstaltungsliste also zunächst den Event auf, dem Sie eine Umfrage hinzufügen möchten.

Klicken Sie nun auf "Bearbeiten", um in den Editiermodus des Events zu gelangen.

Sie befinden sich nun im Bearbeitungsmodus des Events. Scrollen Sie darin nun nach ganz unten. Wählen Sie den Reiter "Feedback-Umfrage" aus. Standardmäßig ist dort "Nein" ausgewählt (= keine Umfrage bzw. Umfrage deaktiviert). Wählen Sie bei "Feedback-Umfrage aktiviert" bitte "Ja" aus.

Es erscheinen nun Eingabefelder für:

  • Beschreibung: Geben Sie hier einen kurzen einleitenden und verständlichen Text ein, der über den Zweck der Umfrage und ihre Rahmenbedingungen informiert. Dieser Text wird dann oberhalb der Umfrage angezeigt, bevor die eigentlichen Fragen beginnen.
  • Abstimmung offen ab: Legen Sie hier fest, ab welchem Zeitpunkt die Umfrage aufrufbar sein soll.
  • Abstimmung offen bis: Legen Sie hier fest, zu welchem Zeitpunkt die Umfrage geschlossen wird, d.h. nicht mehr aufrufbar sein soll.
  • Anomye Umfrage (deaktiviert/nicht editierbar): Bei einer anonymen Umfrage dürfen keinen Kontakt-Details abgefragt werden und diese werden auch für registrierte Nutzer*innen nicht bei den Ergebnissen angezeigt. Eventabhängige Umfragen sind standardmäßig immer anonym. Sie können hier keine anderen Einstellungen vornehmen.

Klicken Sie nun auf " + Abfrage", um die eigentlichen Fragen einzugeben.

Sie befinden sich nun im Fenster für die Abfrage. Unter "Globale Abfrage nutzen" können Sie auswählen zwischen:

  • "Nein": Damit erstellen eigene Fragen
  • "Kommentar": Damit nutzen Sie ein vorgegefertigtes Set von Frage-/Antwortoptionen (durch weitere Fragen dann individuell erweiterbar)
  • "Relevanz": Sie nutzen ein vorgegefertigtes Set von Frage-/Antwortoptionen (durch weitere Fragen dann individuell erweiterbar)
  • "Zeitlicher Umfang": Sie nutzen ein vorgegefertigtes Set von Frage-/Antwortoptionen (durch weitere Fragen dann individuell erweiterbar)

Im untenstehenden Screehost wurde "Nein" ausgewählt. Geben Sie in diesem Fall bei "Titel" die eigentliche Frage ein. Alle weiteren Felder werden an dieser Stelle nicht näher erläutert, sondern sind selbsterklärend. Bei diesen Feldern geht es um die Art des Feldes (Checkbox für Auswahl, Eingabefeld für Freitext usw.), um die Frage des Aussehens (Anzeige per Checkboxen oder Dropdownfelder etc.) und so weiter. Wählen Sie beispielsweise bei "Art" die Option "Individuelles Auswahlfeld", so erscheinen weitere Felder, in denen Sie die Auswahloptionen eingeben müssen.

Um weitere Fragen hinzuzufügen, klicken Sie jeweils auf "+ Abfrage". Die Fragen werden dann durchnummeriert (im Screenshot grün makriert).

Sie sehen unterhalb der Fragen eine Vorschau.

Wenn Sie alle Fragen erstellt haben, klicken Sie abschließend auf den Button "Bearbeitung beenden", um aus dem Editiermodus des Events zu gelangen (dafür einmal kurz nach oben scrollen, damit der Button oben rechts erscheint.)

Umfrageergebnisse betrachten und/oder exportieren

Nach Beendigung der Umfrage: Um die Umfrage auszuwerten, suchen Sie den Events aus Ihrer Veranstaltungsliste heraus. Scrollen Sie darin nach ganz unten und gehen Sie auf den Reiter "Feedback-Umfrage". Dort befindet sich der Link zur Auswertung.

Die Auswertung einer Umfrage wird bereits an anderer Stelle auf dieser Seite beschrieben. Bitte gehen Sie dazu in das Kapitel "Umfrage unabhängig von einem Event". Lesen Sie darin den Abschnitt "Umfrageergebnisse betrachten und/oder exportieren". 

Datenschutzrechtliche Aspekte

Warum muss ich beim Anlegen einer Veranstaltung jedes Mal erneut die Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung bestätigen?

Beim Anlegen einer Veranstaltung werden Kontaktdaten einer Ansprechperson abgefragt (mindestens Nachname und E-Mail-Adresse). Diese Daten werden bei den Informationen zur Veranstaltung öffentlich ausgegeben. Mit der Kenntnissnahme der Datenschutzerklärung bestätigen Sie, dass Sie der Veröffentlichung Ihrer Kontaktdaten zustimmen bzw. (falls es sich nicht um Ihre eigenen Daten handelt) dass Sie die Erlaubnis der betreffenden Person haben, die Daten einzugeben und zu veröffentlichen.

Welche Daten darf ich im Anmeldeformular oder in einer Umfrage abfragen?

Die folgenden Daten werden standardmäßig in jedem Anmeldeformular abgefragt, d.h. eine doppelte Abfrage durch zusätzliche Felder sollte nicht erfolgen: Titel, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse.

Darüber hinaus gilt sowohl für Anmeldeformulare als auch Umfragen: Fragen Sie nur solche Daten ab, die Sie tatsächlich zur Durchführung Ihrer Veranstaltung bzw. Ihrer Umfrage benötigen (Grundsatz der Datensparsamkeit). Insbesondere bei personenbezogenen Daten (z.B. Adresse, Telefonnummer) sollte immer genau abgewogen werden, ob die Daten zwingend benötigt werden, und im Zweifelsfall auf eine Abfrage verzichtet werden.

Wie lange darf ich personenbezogene Daten speichern?

Die Speicherung von personenbezogenen Daten ist nur so lange zulässig, wie Sie diese Daten zur Abwicklung Ihrer Veranstaltung oder Umfrage benötigen. Dies kann auch über das Ende einer Veranstaltung hinaus der Fall sein, z.B. zur Erstellung von Teilnahmebescheinigungen.

Sobald Sie die Daten nicht mehr benötigen, müssen diese gelöscht werden. Die Löschung muss dabei nicht nur in Congeno erfolgen, sondern auch sämtliche erstellten Kopien (Export als Excel-Datei, Papierausdrucke etc.) müssen zu diesem Zeitpunkt datenschutzgerecht vernichtet werden.

Gut zu wissen: 90 Tage nach Ende einer Veranstaltung werden die Daten aller angemeldeten Teilnehmer*innen automatisch aus Congeno gelöscht. Eine manuelle Löschung ist jederzeit vorher möglich, auch von einzelnen bzw. ausgewählten Datensätzen.