Technische Universität Berlin
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Congeno - Veranstaltungskalender mit Möglichkeit der Teilnehmer*innenverwaltung

Mit dem neuen TYPO3-Webbaukasten gibt es eine veränderte Form des Veranstaltungskalenders. Veranstaltungen werden in der gesonderten Software Congeno angelegt und via Schnittstelle an TYPO3 übergeben. Neu dabei ist außerdem, dass anmeldepflichtige Veranstaltungen in Congeno direkt verwaltet werden können, d.h. das Teilnehmer*innen-Management ist inklusive.

Außerdem können nun auch Events von anderen Organisationseinheiten angezeigt werden, sofern sie von diesen freigegeben wurden. So können bspw. Veranstaltungen von Fachgebieten auch auf Webseiten von Instituten angezeigt werden.

Der Kalender hält auch viele Funktionen für die Webseitenbesucher*innen bereit. Veranstaltungen sind durch einen Farbcode erkennbar als Event-Reihen (z.B. Ringvorlesungen), mehrtägige oder einmalige Veranstaltungen. Sie sind überdies filterbar nach der Veranstaltungsart, dem Eventdatum, den Zielgruppen und der Veranstaltungssprache.

Gut zu wissen: Congeno kann auch unabhängig von TYPO3 genutzt werden. Voraussetzung dafür ist, dass der bzw. die Rollenverwalter*in Ihrer Einrichtung Ihnen via TU-Portal die Anwendungsrolle "Veranstaltungskalender: Veranstalter" zugewiesen hat.

Wenn Sie Congeno im Zusammenhang mit Ihrem Webauftritt verwenden wollen, bietet es sich für den*die Rollenverwalter*in Ihrer Einrichtung an, für die Rollenvergabe die Geschäftsrollenvorlage namens "Webseitenredakteur" zu verwenden. Damit werden nämlich nicht nur die TYPO3-Bearbeitungsrechte für die TYPO3-Webredaktion vergeben, sondern auch die Rechte für Congeno und die Medienverwaltung („eyebase“). Letztere wird benötigt, um Medien auf der Webseite einzubinden.

Weitere Informationen zu Rollen und Anwendungen finden Sie auf den Webseiten der Zentraleinrichtung Campusmanagement (ZECM) unter "Neue Anwendungen und deren Rollen".

Veranstaltungskalender erstellen

Bei Congeno einloggen

Um Congeno nutzen zu können, benötigen Sie zunächst die entsprechende Rolle, die Sie sich durch Ihre*n Rollenverwalter*in zuweisen lassen können. Die Rolle ist in der  Geschäftsrolle "Webseitenredakteur" für das neue TYPO3 bereits enthalten, kann bei Bedarf jedoch auch einzeln vergeben werden. Nähere Informationen zum Rollenkonzept finden Sie auf der entsprechenden Informationsseite der ZECM im Abschnitt "Neue Anwendungen und deren Rollen".

Das Login für Congeno erreichen Sie unter https://events.tu-berlin.de/de/login. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Einloggen mit Hochschul-Zugangsdaten“ und loggen Sie sich dann mit Ihrem TU-Account ein.

Veranstaltung anlegen

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie eine Veranstaltung einsprachig auf Deutsch anlegen. Für Informationen zum Anlegen einer zweisprachigen Veranstaltungsankündigung (Deutsch/Englisch) lesen Sie bitte den entsprechenden Abschnitt unter "Tipps & Tricks". Bitte beachten Sie, dass diese Spracheinstellung nur die Darstellung Ihrer Veranstaltungsankündigung auf der Website der TU Berlin beeinflusst und nicht zwingend davon abhängt, in welcher Sprache Ihre Veranstaltung durchgeführt wird.

Schritt 1: Klicken Sie in der Menüleiste auf "Veranstaltungen". Die Übersicht Ihrer Veranstaltungen wird geöffnet.

Schritt 2: Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche "Neue Veranstaltung erstellen". Das Formular für eine neue Veranstaltung wird geöffnet.

Schritt 3: Füllen Sie mindestens die mit * gekennzeichneten Pflichtfelder aus. Je mehr Informationen Sie bereitstellen, desto informativer ist die Veranstaltungsankündigung für mögliche Interessent*innen.

Ein Klick auf das umrandete "i"-Icon zeigt einen Hilfetext zum entsprechenden Feld an.

Im Abschnitt "Verfügbare Felder für 'Veranstaltungen'" finden Sie nähere Erläuterungen zu den einzelnen Feldern, deren Funktionen und ihrer Darstellung in TYPO3.

Bitte beachten Sie: Alle Angaben, die Sie machen, werden direkt automatisch gespeichert. Sie sehen dies anhand eines schmalen, blauen Streifens, der bei jedem Speichervorgang im oberen Bildschirmbereich von links nach rechts durchläuft. Solange Ihre Veranstaltung noch nicht "veröffentlicht" wurde (s. Schritt 4), wird sie im Bereich "Entwürfe" gespeichert.

Schritt 4: Wenn Sie alle nötigen Felder ausgefüllt haben, veröffentlichen Sie Ihre Veranstaltung durch Klick auf den Button "Veröffentlichen".

Bitte beachten Sie: Ihre Veranstaltung ist zunächst nur im Congeno-Frontend sichtbar. Die Synchronisation mit TYPO3 findet automatisch alle 30 Minuten statt, so dass Sie entsprechend abwarten müssen, bevor Ihre Veranstaltung auch im TYPO3-Kalender Ihrer Einrichtung sichtbar wird.

Verfügbare Felder für Veranstaltungen

Bitte beachten Sie, dass alle in Congeno mit Sternchen * gekennzeichneten Felder Pflichtfelder sind.

  • Logo:
    Das Logo wird im Congeno-Frontend oberhalb des Veranstaltungseintrags ausgegeben. Im TYPO3-Kalender dagegen erscheint es nicht.
  • Eigene Tags:
    Sie können eine Veranstaltung mit kleinen bunten Hinweisen versehen, die bei der Veranstaltungsankündigung ausgegeben werden.
    Bitte beachten Sie: Aktuell ist diese Funktion noch nicht verfügbar.
  • Erstellen in Sprachen:
    Die hier gewählten Sprachen (Deutsch und/oder Englisch) bestimmen, ob Ihre Veranstaltungsankündigung in der deutschen oder der englischen Online-Kalenderversion erscheint (oder ggf. in beiden). Dies ist unabhängig von der Sprache, in der die Veranstaltung durchgeführt wird.
  • Hauptsprache:
    Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn bei "Erstellen in Sprachen" Deutsch und Englisch ausgewählt wurden. Nur in der Hauptsprache müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt sein. Wenn ein Feld in der Sekundärsprache nicht ausgefüllt wurde, wird standardmäßig der Feldinhalt der definierten Hauptsprache angezeigt.
  • Titel der Veranstaltung:
    Ein aussagekräftiger Titel Ihrer Veranstaltung
  • Kurzbeschreibung:
    Die Kurzbeschreibung sollte in der Regel nicht länger als 255 Zeichen sein. Die Kurzbeschreibung wird in der Listenansicht des Veranstaltungskalenders sowie in der Detailansicht der Veranstaltung angezeigt.
  • Beschreibung:
    Eine aussagekräftiger Beschreibung Ihrer Veranstaltung. Wir empfehlen eine Länge von ca. 700 bis maximal 1000 Zeichen, bei Bedarf kann die Beschreibung aber auch länger werden. Über die Bearbeitungsicons können Sie Formatierungen wie fett, kursiv, Listen, Links etc. vornehmen.
  • Hinweis:
    Der Inhalt dieses Feldes wird in der Detailansicht Ihrer Veranstaltung unterhalb der Beschreibung ausgegeben. Hier können Sie z.B. Informationen zu Teilnahmegebühren oder Anmeldemodalitäten angeben. Bei Online-Veranstaltungen sollten hier die Zugangsinformationen stehen (bzw. wie man diese erhält).
  • Veranstaltungsort:
    Geben Sie die vollständige Adresse Ihres Veranstaltungsorts an, inkl. PLZ. Nicht alle Teilnehmer*innen kennen sich an der TU Berlin aus und ggf. werden bei der Anreise diese Informationen für Navigationsgeräte benötigt. Denken Sie auch an die Raumnummer.
    Falls Sie nähere Informationen zur Erreichbarkeit des Veranstaltungsortes machen möchten, geben Sie diese bitte im Feld "Hinweis" ein.
  • Anhänge:
    Sie können Bilder, Videos oder Textdateien hochladen, die in der Detailansicht Ihrer Veranstaltung in TYPO3 direkt dargestellt werden (Bilder/Videos) bzw. zum Download bereitgestellt werden (alle anderen Dateiarten). Bitte achten Sie auf aussagekräftige Dateinamen, z.B. "Programm_Jahreskonferenz_2020.pdf".
  • In Veranstaltungsreihen:
    Sofern Ihre Veranstaltung Teil einer Veranstaltungsreihe ist, wird dies hier angezeigt. Nähere Informationen zu Veranstaltungsreihen erhalten Sie im Abschnitt "Veranstaltungsreihe anlegen".
  • Veranstaltungsart:
    Wählen Sie alle zutreffenden Veranstaltungsarten aus.
  • Veranstalter/in (Institution):
    Optional können Sie hier die veranstaltende Institution bzw. Einrichtung angeben (bitte beachten Sie: Aktuell wird dieses Feld in TYPO3 noch nicht ausgegeben). Ein entsprechendes Feld finden Sie auch noch weiter unten bei den Kontaktinformationen.
  • Organisator/in:
    Optional können Sie hier eine*n verantwortlichen Organisator*in angeben (bitte beachten Sie: Aktuell wird dieses Feld in TYPO3 noch nicht ausgegeben).
    In den meisten Fällen ist dieses Feld jedoch nicht erforderlich, weil weiter unten verpflichtend Kontaktinformationen einer Ansprechperson eingegeben werden müssen.
  • Zielgruppen:
    Wählen Sie alle zutreffenden Zielgruppen aus.
  • Veranstaltungssprache:
    Geben Sie an, in welcher Sprache bzw. welchen Sprachen Ihre Veranstaltung durchgeführt wird. Sollte die entsprechende Sprache oder Sprachkombination noch nicht in der Liste aufgeführt sein, teilen Sie uns dies bitte per E-Mail an onlineredaktion(at)tu-berlin.de mit. Der gewünschte Eintrag wird dann umgehend ergänzt.
  • Veranstaltung mit Einzelterminen:
    Ist dies aktiviert, erhalten Teilnehmer*innen einen persönlichen Einzeltermin. Dies bietet sich z.B. für eine Sprechstunde an, bei der Sie Termine vergeben möchten und Personen zu einer bestimmten individuellen Uhrzeit erscheinen sollen.
    • Geben Sie für jeden Terminblock eine Startzeit an, z.B. "08:00".
    • Geben Sie die Anzahl der Einzeltermine an, die Sie anbieten möchten. Möchten Sie z.B. zwischen 8 und 12 Uhr jeweils halbstündliche Termine anbieten, so geben Sie "8" ein.
    • Geben Sie außerdem die Dauer eines Einzeltermins in Minuten ein, also z.B. "30".
    • Möchten Sie zwischen den einzelnen Terminen Pausen einplanen, z.B. für Vor- oder Nachbereitungen, so geben Sie die entsprechende Minutenanzahl an. Standardmäßig ist "0" eingestellt, also ohne Pause.
    • Das System errechnet automatisch aus Ihren Angaben die Endzeit des kompletten Terminblocks und zeigt Ihnen diese Information unter "Terminplanung" an.
    • Personen buchen bei der Anmeldung eine konkrete Uhrzeit. Jede Uhrzeit kann nur einmal gebucht werden.
    • Die Maximalanzahl der Teilnehmer*innen ist automatisch die Summe aller Einzeltermine.
  • Termine:
    Je nachdem, um welche Art der Veranstaltung es sich handelt, müssen Sie bei der Eingabe von Start- und Enddatum unterschiedlich vorgehen:
    • Eintägige Veranstaltung (= die Veranstaltung findet an nur einem Tag statt): Geben Sie in beiden Feldern das identische Datum an. In der Listenansicht der TYPO3-Ausgabe wird diese Veranstaltung mit einem schwarzen Icon gekennzeichnet.
    • Mehrtägige Veranstaltung (= die Veranstaltung, z.B. eine Ausstellung, findet an fortlaufenden Tagen statt): Geben Sie das Start- und das Enddatum in die entsprechenden Felder ein. In der Listenansicht der TYPO3-Ausgabe wird diese Veranstaltung mit einem orangefarbenen Icon gekennzeichnet.
    • Terminreihe bzw. Veranstaltungsreihe (= die Veranstaltung, z.B. ein Seminar, findet an mehreren Terminen statt, jedoch nicht an fortlaufenden Tagen): Lesen Sie hierzu den Abschnitt "Terminreihe anlegen" bzw. "Veranstaltungsreihe anlegen". In der Listenansicht der TYPO3-Ausgabe werden diese Veranstaltungen mit einem blauen Icon gekennzeichnet.
    • Geben Sie Start- und Endzeit an. Wenn nur die Startzeit bekannt ist, geben Sie diese auch als Endzeit an (in der Ausgabe ist die Zeit dann nur einmal zu sehen). Sind die Zeiten noch nicht bekannt, so geben Sie bei beiden Feldern "00:00" an (die Ausgabe der Zeit wird in diesem Fall unterdrückt).
    • Bei mehrtägigen Veranstaltungen gelten Start- und Endzeit für alle Tage gleichermaßen, d.h. eine abweichende Angabe für einzelne Tage ist nicht möglich. Vermerken Sie Abweichungen ggf. im Feld "Hinweis".
  • Abrufbar ab:
    Ab diesem Zeitpunkt ist die Veranstaltung für Interessent*innen aufrufbar und auch erst dann taucht sie in der öffentlichen Veranstaltungsliste auf. Davor erscheint beim Aufruf der Veranstaltung eine "Nicht gefunden"-Seite, so als existiere die Veranstaltung nicht, selbst wenn der Link bekannt ist.
  • Aufrufbar bis:
    Bis zu diesem Zeitpunkt ist die Veranstaltung für Interessent*innen aufrufbar. Danach erscheint beim Aufruf der Seite eine "Nicht gefunden"-Seite, so als existiere die Veranstaltung nicht, und die Veranstaltung wird auch nicht mehr in öffentlichen Veranstaltungslisten geführt.
  • Versteckt?:
    Wenn diese Option aktiviert ist, taucht die Veranstaltung nicht in öffentlichen Listen auf und kann nur aufgerufen werden, wenn der Link dazu bekannt ist.
  • Anmeldeverfahren:
    Wenn Ihre Veranstaltung anmeldepflichtig ist, wählen Sie eins der verfügbaren Anmeldeverfahren aus. Anmeldungen und Teilnehmer*innen werden dann innerhalb von Congeno verwaltet. Andernfalls wählen Sie "deaktiviert".
    • Beim "Windhundprizip" werden die Plätze in der Reihenfolge der Anmeldungen vergeben. Geben Sie hierfür unbedingt unter "Maximalanzahl Teilnehmer" einen entsprechenden Wert ein. Zugelassene Teilnehmer*innen erhalten direkt eine Bestätigungs-E-Mail. Sagt ein*e Teilnehmer*in später ab, wird der freigewordene Platz automatisch an die nächste Person auf der Warteliste vergeben.
    • Wenn Sie "Warteliste" wählen, so landen alle angemeldeten Personen zunächst auf der Warteliste und erhalten eine entsprechende Hinweis-E-Mail. Sie können dann die Plätze händisch an ausgewählte Personen vergeben.
  • Freigegeben für andere Programme?:
    Wenn diese Option aktiviert ist, kann die Veranstaltung in die Veranstaltungsprogramme (=Online-Kalender) anderer Einrichtungen eingebunden werden. Es erfolgt jedoch keine automatische Anzeige in anderen Kalendern, sondern jede Veranstaltung muss explizit ausgewählt werden. Wie dies funktioniert, erfahren Sie im Abschnitt "Veranstaltungen anderer Einrichtungen in den eigenen Kalender aufnehmen".
  • Maximalanzahl Teilnehmer:
    Wenn Ihre Veranstaltung anmeldepflichtig ist, geben Sie die maximale Teilnehmeranzahl an. Beim "Windhundprinzip" (s.o.) werden angemeldete Teilnehmer*innen direkt zur Veranstaltung zugelassen, bis die maximale Teilnehmerzahl erreicht ist. Später angemeldete Teilnehmer*innen landen auf einer Warteliste.
  • Mindestanzahl Teilnehmer:
    Diese Angabe hat lediglich internen Informationswert und wird nicht öffentlich sichtbar ausgegeben.
  • Datenschutz:
    Alle Daten, die in den folgenden Kontakt-Feldern eingeben werden, werden bei den Informationen zur Veranstaltung öffentlich ausgegeben. Sie müssen daher bestätigen, dass Sie die Informationen in der Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen haben. Bitte lesen Sie die Datenschutzerklärung, bevor Sie das erste Mal eine Veranstaltung über Congeno veröffentlichen!
  • Titel:
    Geben Sie den akademischen Titel einer Kontaktperson an, sofern vorhanden.
  • Vorname:
    Geben Sie den Vornamen einer Kontaktperson an.
  • Nachname:
    Geben Sie den Nachnamen einer Kontaktperson an, die Nachfragen zur Veranstaltung beantworten kann. Statt eines Personennamens können Sie ggf. auch eine Einrichtungsbezeichnung angeben.
  • Telefon:
    Geben Sie eine Telefonnummer an, unter der Nachfragen zur Veranstaltung beantwortet werden.
  • E-Mail:
    Geben Sie eine E-Mail-Adresse an, unter der Nachfragen zur Veranstaltung beantwortet werden.
  • Einrichtung:
    Geben Sie die Einrichtung an, der die Kontaktperson angehört (sofern gewünscht).
  • Slug/Kurzlink:
    Mittels "Slug" können Sie einen Link erzeugen, der kurz und einprägsam ist und so z.B. auch auf Flyern und Plakaten gedruckt oder einfach in den sozialen Netzwerken geteilt werden kann. Geben Sie hierfür ein Kürzel (= Slug) dieser Veranstaltung an, und der resultierende Kurzlink wird Ihnen nach dem Speichern unter "Links" angezeigt.
    Bitte beachten Sie: Ein Slug muss systemweit eindeutig sein – Sie werden darauf hingewiesen, falls der Slug schon existiert. Es empfiehlt sich, eine Kombination aus Buchstaben und dem Jahr zu benutzen. Hat die Veranstaltung z.B. den Titel "Queens Lecture" und findet sie im Jahr 2021 statt, wäre ein passender Slug "QL21".
    Der Kurzlink verweist immer auf die Darstellung Ihrer Veranstaltung (ggf. inkl. Anmeldeformular) im Congeno-Frontend, nicht in TYPO3. Sollten Sie einen Slug ändern, so ist der alte Slug wieder frei im System. Dies gilt auch für gelöschte Veranstaltungen, die einen Slug haben. Auch hier wird der Slug wieder systemweit frei. Slugs von archivierten Veranstaltungen können nicht erneut vergeben werden.

Terminreihe anlegen

Bitte lesen Sie unbedingt zunächst den Abschnitt "Was ist der Unterschied zwischen einer Terminreihe und einer Veranstaltungsreihe?" unter "Häufig gestellte Fragen".

Bei einer Terminreihe ist die Beschreibung für alle Einzeltermine der Reihe identisch. Sie legen die Veranstaltung an, wie unter "Veranstaltung anlegen" beschrieben, geben aber innerhalb dieses Veranstaltungseintrags die Daten aller Einzeltermine an. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:

Option 1: Wenn die Termine Ihrer Terminreihe überwiegend einem regelmäßigen Muster folgen (z.B. "jeden Donnerstag", "jeden 2. Mittwoch"), können Sie die Termineinträge automatisch generieren lassen. Klicken Sie hierzu auf das "Pfeil nach unten"-Symbol neben "+ Termin" und wählen Sie "++ Terminreihe hinzufügen".

Es springt ein Pop-Up-Fenster auf, in dem Sie die nötigen Angaben machen. Nach Klick auf "Termine hinzufügen" werden dann die entsprechenden Einzeltermine erzeugt.

Ein Beispiel: Ihre Veranstaltung findet in der Zeit vom 12. April bis 12. Juli 2021 an jedem Montagvormittag von 10 bis 12 Uhr statt. Füllen Sie die entsprechenden Felder so aus, wie im nachfolgenden Screenshot zu sehen. Es werden insgesamt 14 Termine erzeugt.

Die so erzeugten Termine können Sie im Anschluss noch einzeln bearbeiten, z.B. um eine  abweichende Uhrzeit anzugeben. Falls Ihre Veranstaltung an einem der Termine ausfällt (z.B. weil Feiertag ist), löschen Sie diesen Termin über das Papierkorbsymbol.

Bitte beachten Sie: Nach Generierung der Termine ist es nicht mehr möglich, auf die gesamte Reihe zuzugreifen, um z.B. für alle Termine gleichzeitig die Uhrzeit zu ändern. Falls Sie sich bei Ihren Angaben vertan haben, löschen Sie ggf. alle Termine und legen Sie die Reihe neu an.

Option 2: Wenn die Termine Ihrer Reihe unregelmäßig stattfinden, ist es ggf. einfacher, diese einzeln händisch anzulegen.

Füllen Sie dazu zunächst die Felder unter "Termin" mit den Angaben für den ersten Termin der Reihe aus. Klicken Sie dann auf "+ Termin", um weitere Felder für den zweiten Termin zu erzeugen. Fahren Sie so fort, bis alle Einzeltermine angelegt sind.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie eine Terminreihe mit Anmeldung gestalten, gelten die Anmeldungen für alle Termine dieser Reihe.

Veranstaltungsreihe anlegen

Bitte lesen Sie unbedingt zunächst den Abschnitt "Was ist der Unterschied zwischen einer Terminreihe und einer Veranstaltungsreihe?" unter "Häufig gestellte Fragen".

Bei einer Veranstaltungsreihe haben alle Einzeltermine ein klar definiertes Thema (z.B. Einzelvorträge mit wechselnden Dozent*innen im Rahmen einer Ringvorlesung).

Schritt 1: Um eine Veranstaltungsreihe zu generieren, legen Sie zunächst jede einzelne Veranstaltung der Reihe als Einzelveranstaltung an, wie im Abschnitt "Veranstaltung anlegen" beschrieben.

Schritt 2: Klicken Sie in der Menüleiste auf "Veranstaltungsreihen". Die Übersicht Ihrer Veranstaltungsreihen wird geöffnet.

Schritt 3: Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche "Neue Veranstaltungsreihe erstellen". Das Formular für eine neue Veranstaltungsreihe wird geöffnet.

Schritt 4: Füllen Sie mindestens die mit * gekennzeichneten Pflichtfelder aus. Je mehr Informationen Sie bereitstellen, desto informativer ist die Veranstaltungsankündigung für mögliche Interessent*innen. Aus den Angaben, die Sie in diesem Formular eingeben, wird in TYPO3 eine Übersichtseite für Ihre Veranstaltungsreihe generiert. Im unteren Bereich der Übersicht werden dann alle zugehörigen Einzelveranstaltungen angezeigt.

Ein Klick auf das umrandete "i"-Icon zeigt einen Hilfetext zum entsprechenden Feld an.

Im Abschnitt "Verfügbare Felder für Veranstaltungsreihen" finden Sie nähere Erläuterungen zu den einzelnen Feldern, deren Funktionen und ihrer Darstellung in TYPO3.

Bitte beachten Sie: Alle Angaben, die Sie machen, werden direkt automatisch gespeichert. Sie sehen dies anhand eines schmalen, blauen Streifens, der bei jedem Speichervorgang im oberen Bildschirmbereich von links nach rechts durchläuft. Solange Ihre Veranstaltungsreihe noch nicht "veröffentlicht" wurde (s. Schritt 5), wird sie im Bereich "Entwürfe" gespeichert.

Schritt 5: Wenn Sie alle nötigen Felder ausgefüllt haben, veröffentlichen Sie Ihre Veranstaltungsreihe durch Klick auf den Button "Veröffentlichen".

Bitte beachten Sie: Die Übersichtsseite für Ihre Veranstaltungsreihe ist im Congeno-Frontend nicht sichtbar, sondern nur im TYPO3-Kalender Ihrer Einrichtung. Allerdings werden in der Listenansicht Ihres TYPO3-Kalenders nur die Einzelveranstaltungen am jeweiligen Veranstaltungsdatum angezeigt. Die Reihenübersicht erreichen Sie über einen Link in der jeweiligen Detailansicht der Einzelveranstaltungen dieser Reihe.

Verfügbare Felder für Veranstaltungsreihen

Bitte beachten Sie, dass alle in Congeno mit Sternchen * gekennzeichneten Felder Pflichtfelder sind.

  • Erstellen in Sprachen:
    Die hier gewählten Sprachen (Deutsch und/oder Englisch) bestimmen, ob Ihre Veranstaltungsankündigung in der deutschen oder der englischen Online-Kalenderversion erscheint (oder ggf. in beiden). Dies ist unabhängig von der Sprache, in der die Veranstaltungsreihe durchgeführt wird.
  • Hauptsprache:
    Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn bei "Erstellen in Sprachen" Deutsch und Englisch ausgewählt wurden. Nur in der Hauptsprache müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt sein. Wenn ein Feld in der Sekundärsprache nicht ausgefüllt wurde, wird standardmäßig der Feldinhalt der definierten Hauptsprache angezeigt.
  • Titel der Veranstaltungsreihe:
    Ein aussagekräftiger Titel Ihrer Veranstaltungsreihe.
  • Kurzbeschreibung:
    Der Inhalt dieses Feldes wird oberhalb der Beschreibung ausgegeben. Die Kurzbeschreibung sollte in der Regel nicht länger als 255 Zeichen sein.
  • Beschreibung:
    Eine aussagekräftiger Beschreibung Ihrer Veranstaltungsreihe. Wir empfehlen eine Länge von ca. 700 bis maximal 1000 Zeichen, bei Bedarf kann die Beschreibung aber auch länger werden. Über die Bearbeitungsicons können Sie Formatierungen wie fett, kursiv, Listen, Links etc. vornehmen.
  • Hinweis:
    Der Inhalt dieses Feldes wird unterhalb der Beschreibung ausgegeben. Hier können Sie z.B. Informationen zu Teilnahmegebühren oder Anmeldemodalitäten angeben.
  • Veranstaltungen dieser Reihe:
    Wählen Sie alle Einzelveranstaltungen, die zu dieser Veranstaltungsreihe gehören, aus der Drop-Down-Liste aus. Es werden alle Veranstaltungen angezeigt, für die Sie Bearbeitungsrechte haben, also ggf. auch Veranstaltungen aus unterschiedlichen Domänen.
  • Art der Veranstaltungsreihe:
    Wählen Sie alle zutreffenden Veranstaltungsarten aus.
  • Öffentlich sichtbar ab:
    Ab diesem Zeitpunkt sind diese zusätzlichen Informationen zur Veranstaltungsreihe für Interessent*innen aufrufbar. Die Sichtbarkeit der einzelnen Veranstaltungen der Reihe wird hierdurch nicht beeinflusst und muss ggf. gesondert eingestellt werden.

Bitte beachten Sie: Die Übersichtsseite für Ihre Veranstaltungsreihe ist im Congeno-Frontend nicht sichtbar, sondern nur im TYPO3-Kalender Ihrer Einrichtung. Allerdings werden in der Listenansicht Ihres TYPO3-Kalenders nur die Einzelveranstaltungen am jeweiligen Veranstaltungsdatum angezeigt. Die Reihenübersicht erreichen Sie über einen Link in der jeweiligen Detailansicht der Einzelveranstaltungen dieser Reihe.

Veranstaltungen anderer Einrichtungen in den eigenen Kalender aufnehmen

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, eine Veranstaltung einer anderen Einrichtung in den eigenen Kalender aufzunehmen. In jedem Fall müssen drei Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. Die Veranstaltung wurde innerhalb von Congeno "veröffentlicht" (d.h. der Eintrag ist nicht mehr im Entwurfsstadium).
  2. Die Option "Versteckt?" ist auf "nein" gesetzt, also deaktiviert.
  3. Die Option "Freigegeben für andere Programme?" ist auf "ja" gesetzt, also aktiviert.

Option 1: Lassen Sie sich den öffentlichen Link der Veranstaltung nennen und rufen Sie diese im Congeno-Frontend auf. Wenn Sie in Congeno eingeloggt sind und die o.g. Voraussetzungen erfüllt sind, wird Ihnen oben rechts die Schaltfläche "Programm bearbeiten" angezeigt.

Gut zu wissen: Der "Öffentliche Link zur Veranstaltung" ist in der Bearbeitungsansicht immer unten rechts unter dem Feld "Slug/Kurzlink" zu finden.

Verfahren Sie weiter, wie unter "Option 2" beschrieben (ab Klicken Sie auf "Programm bearbeiten").

Option 2: Wenn Sie häufiger Veranstaltungen einer bestimmten Einrichtung in Ihren eigenen Kalender aufnehmen möchten, so lassen Sie sich die Domäne dieser Einrichtung nennen.

Klicken Sie in der Menüleiste auf "Veranstaltungsprogramm". Unter "Programm" wählen Sie die Domäne aus, für deren Veranstaltungen Sie sich interessieren. In der Übersicht werden Ihnen alle Veranstaltungen dieser Domäne angezeigt, die für die Aufnahme in andere Programme freigegeben sind.

Bitte beachten Sie: Falls die gewünschte Domäne nicht aufgeführt ist, so sind dort aktuell keine freigegebenen Veranstaltungen vorhanden.

Klicken Sie die Veranstaltung an, die Sie in den Kalender Ihrer eigenen Einrichtung aufnehmen möchten. Oben rechts wird die Schaltfläche "Programm bearbeiten" angezeigt.

Klicken Sie auf "Programm bearbeiten". In der folgenden Übersicht wird Ihnen angezeigt, in welchen Programmen (= Domänen) die Veranstaltung bereits aufgeführt wird.

Über die Drop-Down-Liste können Sie eine Domäne hinzufügen, für die Sie Bearbeitungsrechte haben. Die Veranstaltung wird dann auch im TYPO3-Kalender der entsprechenden Einrichtung angezeigt. Schließen Sie das zusätzliche Fenster per Klick auf "Schließen".

Bitte beachten Sie: Die Synchronisation mit TYPO3 findet automatisch alle 30 Minuten statt. Es kann also entsprechend dauern, bevor die gerade aufgenommene Veranstaltung auch im TYPO3-Kalender Ihrer Einrichtung sichtbar wird.

Veranstaltung löschen, absagen, duplizieren oder archivieren

In der Detailansicht einer Veranstaltung haben Sie die Möglichkeit, eine Veranstaltung zu löschen, abzusagen, zu duplizieren oder zu archivieren. Die Option "Programm bearbeiten" wird im Abschnitt "Veranstaltungen anderer Einrichtungen in den eigenen Kalender aufnehmen" erklärt.

Bitte beachten Sie: Veranstaltungen werden in der Übersicht der "veröffentlichten Veranstaltungen" angezeigt, bis entweder 90 Tage seit dem Ende der Veranstaltung verstrichen sind oder Sie die Veranstaltung händisch löschen oder archivieren.

  • Löschen
    Die Veranstaltung wird in Congeno gelöscht, inkl. ggf. vorhandener Daten angemeldeter Personen. Aufgrund der verzögerten Synchronisation gelöschter Daten kann es aber bis zu zwei Stunden dauern, bis die Veranstaltung auch in TYPO3 nicht mehr angezeigt wird.
    Bitte beachten Sie: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden!
  • Absagen
    Die Veranstaltung bleibt in sämtlichen Listen und Übersichten erhalten, es wird aber ein gut sichtbarer Hinweis "abgesagt" angezeigt (auch in TYPO3). Gleichzeitig mit der Absage kann optional eine E-Mail an angemeldete Personen verschickt werden.
    Bitte beachten Sie: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden! Eine abgesagte Veranstaltung kann aber noch dupliziert werden (s.u.).
  • Duplizieren
    Es wird eine Kopie der Veranstaltung angelegt, die Sie dann in der Übersicht der "Entwürfe" finden. Diese Option eignet sich besonders für wiederkehrende Veranstaltungen, bei denen sich jeweils nur kleine Details in den Ankündigungstexten und -daten ändern.
  • Archivieren
    Die Veranstaltung wird in die Übersicht "Archiv" verschoben und im Congeno-Frontend nicht mehr angezeigt. Nach der nächsten Synchronisierung (alle 30 Minuten) wird sie auch in TYPO3 nicht mehr angezeigt. Durch die Archivierung werden automatisch alle ggf. vorhandenen Daten von angemeldeten Personen gelöscht.
    Bitte beachten Sie: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden! Eine archivierte Veranstaltung kann aber noch dupliziert werden (s.o.).

Gut zu wissen: Sofern die Archivierung nicht händisch erfolgt ist, wird jede Veranstaltung automatisch 90 Tage nach ihrem Ende archiviert. Auch abgesagte Veranstaltungen werden erst 90 Tage nach ihrem ursprünglich geplanten Ende archiviert.

Veranstaltungskalender in TYPO3 einbinden

Jeder Einrichtungsauftritt verfügt standardmäßig bereits über eine Seite "Veranstaltungsdetails" auf der obersten Ebene des Seitenbaums. In den Einstellungen Ihrer Website ist diese Seite als Kalenderübersicht vorkonfiguriert und dient auch zur Anzeige von Veranstaltungsankündigungen, die über die Suchfunktion der Website gefunden werden. Bitte verschieben oder löschen Sie diese Seite daher nicht!

Auf der Seite "Veranstaltungsdetails" ist außerdem bereits das Plug-In "Veranstaltung" eingestellt. Sie können hier lediglich die Überschrift anpassen und den TYP der Überschrift verändern (bevorzugt H1). Die Verbindung zu Ihren in Congeno angelegten Veranstaltungen geschieht automatisch im Hintergrund über die identische OrgID (in Congeno "Domäne" genannt).

Im Regelfall ist es nicht erforderlich oder empfehlenswert, das Plug-In "Veranstaltung" auf weiteren Seiten Ihrer Website einzubinden.

TYPO3-Plug-In "Kommende Veranstaltungen" nutzen

Für eine kompakte Vorschau kommender Veranstaltungen auf beliebigen Seiten Ihrer Website können Sie das Plug-In "Kommende Veranstaltungen" einbinden. Einen ersten optischen Eindruck des Plug-Ins bekommen Sie auf unserer Beispielseite.

Schritt 1: Zunächst brauchen Sie ein Raster. Wie Sie dieses anlegen, erfahren Sie bei Bedarf in unserer Erklärung zu "Raster - Aufteilung einer Webseite in Spalten". Das Plug-In kann in Rasterspalten mit einer Breite von 33% oder 25% eingesetzt werden.

Schritt 2: Klicken Sie innerhalb einer entsprechenden Rasterspalte auf die Schaltfläche für "Neues Inhaltselement erstellen".

Schritt 3: Wechseln Sie auf den Reiter "Plug-Ins" und wählen Sie dort "Kommende Veranstaltungen" aus.

Schritt 4: Geben Sie eine Überschrift ein. Bei Bedarf können Sie den Typ auf "Verborgen" stellen, so dass die Überschrift auf Ihrer Webseite nicht ausgegeben wird.

Schritt 5: Wechseln Sie auf den Reiter "Plug-In". Unter "Erweiterungsoptionen" können Sie einstellen, wie viele Veranstaltungen das Plug-In anzeigt. Geben Sie dafür im Feld "Maximale Anzahl Ergebnisse" Sie einen Wert zwischen 1 und 7 ein.

Bitte beachten Sie: Es werden grundsätzlich die Veranstaltungen ausgegeben, die vom Zeitpunkt des Seitenaufrufs gerechnet als nächstes stattfinden. Eine gezielte Auswahl oder der Ausschluss einzelner Veranstaltungen ist nicht möglich. Wenn Ihr Veranstaltungskalender weniger Veranstaltungen enthält als die von Ihnen getroffene Einstellung, so werden ggf. weniger Einträge ausgegeben als maximal möglich.

Schritt 6 (optional): Wenn Ihr Veranstaltungskalender normalerweise höchstens ein oder zwei mehrtägige Veranstaltungen mit langer Laufzeit (z.B. Ausstellungen) enthält, können Sie bei "Bereits begonnene mehrtägige Veranstaltungen die noch laufen mit anzeigen" ein Häkchen setzen, um diese Veranstaltungen in der Übersicht mit auszugeben.

Bitte beachten Sie: Standardmäßig ist das Häkchen nicht gesetzt, weil noch laufende mehrtägige Veranstaltungen grundsätzlich am Anfang der Liste angezeigt werden und dann ggf. für andere Veranstaltungen nicht mehr genug Platz bleibt.

Häufig gestellte Fragen zum Veranstaltungskalender

Kann ich den Veranstaltungskalender auf einer Hintergrundfarbe platzieren?

Nein, es ist aus gestalterischen Gründen nicht möglich, den Veranstaltungskalender auf einer Hintergrundfarbe zu platzieren.

Kann ich den Veranstaltungskalender innerhalb eines Rasters platzieren?

Nein, aufgrund des Platzbedarfs ist es nicht möglich, den Veranstaltungskalender in einem Raster zu platzieren.

Sie können innerhalb eines Rasters aber das Plug-In "Kommende Veranstaltungen" verwenden, um eine Kurzvorschau Ihres Kalenders anzuzeigen. Wie Sie das Plug-In einbinden und konfigurieren, erfahren Sie im Abschnitt "TYPO3-Plug-In 'Kommende Veranstaltungen' nutzen".

Kann ich den Veranstaltungskalender auch in der alten TYPO-Umgebung nutzen?

Congeno ist eng mit der neuen TYPO3-Umgebung der TU Berlin verzahnt. Eine direkte Einbindung des Veranstaltungskalenders in die alte TYPO3-Umgebung ist nicht möglich.

Sie können Congeno aber bereits für Veranstaltungsankündigungen und Teilnehmer*innenmanagement nutzen, auch wenn Ihre Website noch nicht in die neue TYPO3-Umgebung migriert ist. In diesem Fall verlinken Sie von Ihrer alten Website auf die Veranstaltungseinträge im Congeno-Frontend. Nutzen Sie hierfür jeweils den "Öffentlichen Link zur Veranstaltung", den Sie in der Bearbeitungsansicht einer Veranstaltung rechts unten unter dem Feld "Slug/Kurzlink" finden.

Was ist eine "Domäne"?

Congeno identifiziert Einrichtungen der TU Berlin anhand ihrer achtstelligen Organisations-ID, kurz "OrgID". Dies ist analog auch bei der neuen TYPO3-Redaktionsumgebung sowie in der Medienverwaltung eyebase umgesetzt.

Innerhalb von Congeno wird diese OrgID als "Domäne" bezeichnet. Beim Login erkennt Congeno automatisch, für welche OrgIDs bzw. Domänen Sie über Bearbeitungsrechte für Congeno verfügen. Über den Menüpunkt "Aktuelle Domäne" oben links können Sie ggf. zwischen Ihren Domänen wechseln.

Leider gibt es bisher keine öffentlich verfügbare Übersicht aller OrgIDs und deren Einrichtungszuordnung.

Warum sehe ich nicht nur meine eigenen Veranstaltungen?

Bearbeitungsrechte in Congeno sind für alle Angehörigen einer Einrichtung (= Domäne) identisch. Dies bedeutet, dass Sie in allen Domänen, für die Sie Bearbeitungsrechte haben, alle Veranstaltungen sehen und bearbeiten können. Wer die einzelne Veranstaltung angelegt oder veröffentlicht hat, ist dabei nicht von Bedeutung und kann auch nicht nachvollzogen werden.

Was ist der Unterschied zwischen einer Terminreihe und einer Veranstaltungsreihe?

Bei Terminreihen bzw. Veranstaltungsreihen bilden mehrere Einzelveranstaltungen eine zusammenhängende Reihe. Die einzelnen Veranstaltungen können einem bestimmten Turnus folgen (wöchentlich, 14-tägig) oder auch nur gelegentlich stattfinden (z.B. an jedem dritten Donnerstag im Monat). In der Listenansicht der TYPO3-Ausgabe werden alle diese Veranstaltungen mit einem blauen Icon gekennzeichnet.

Congeno unterscheidet intern zwischen Terminreihen und Veranstaltungsreihen. Diese werden auf unterschiedliche Art und Weise angelegt und verwaltet.

Bei einer Terminreihe ist die Beschreibung für alle Einzeltermine der Reihe identisch. Sie legen die Veranstaltung an, wie unter "Veranstaltung anlegen" beschrieben, geben aber innerhalb dieses Veranstaltungseintrags die Daten aller Einzeltermine an. Dieses Vorgehen ist im Abschnitt "Terminreihe anlegen" detailliert beschrieben. Wenn Sie eine Terminreihe mit Anmeldung gestalten, gelten die Anmeldungen für alle Termine dieser Reihe.

Bei einer Veranstaltungsreihe haben alle Einzeltermine ein klar definiertes Thema (z.B. Einzelvorträge mit wechselnden Dozent*innen im Rahmen einer Ringvorlesung). Sie legen zunächst jeden einzelnen Termin als eigene Veranstaltung an, wie unter "Veranstaltung anlegen" beschrieben. Danach fassen Sie diese Einzelveranstaltungen zu einer Veranstaltungsreihe zusammen, wie unter "Veranstaltungsreihe anlegen" beschrieben. Wenn Sie eine Veranstaltungsreihe mit Anmeldung gestalten möchten, müssen Sie dies für jede Einzelveranstaltung separat einrichten. Die Anmeldungen gelten jeweils nur für den einzelnen Termin.

Warum erscheint meine Veranstaltung nur auf der deutschen Webseite, nicht aber auf der englischen?

Der neue Webauftritt der TU Berlin soll konsequent zweisprachig (Deutsch/Englisch) gestaltet werden. Dies bedeutet, dass auf der deutschsprachigen Website nur Veranstaltungsankündigungen auf Deutsch erscheinen, während auf der englischsprachigen Website nur Veranstaltungsankündigungen auf Englisch erscheinen.

Wenn Ihre Veranstaltung in beiden Kalendervarianten erscheinen soll, müssen Sie in Congeno entsprechende Ankündigungstexte auf Deutsch und Englisch hinterlegen. Lesen Sie hierzu die entsprechende Erklärung unter „Tipps & Tricks“.

Dies ist völlig unabhängig davon, in welcher Sprache Ihre Veranstaltung durchgeführt wird. Veranstaltungssprache und Ankündigungssprache müssen also nicht identisch sein.

Warum aktualisiert sich der TYPO3-Kalender nicht sofort, sowohl bei neuen als auch gelöschten Veranstaltungen?

Die Synchronisation zwischen Congeno und TYPO3 erfolgt alle 30 Minuten.

Neu veröffentlichte Veranstaltungen werden nach der nächsten Synchronisation in TYPO3 sichtbar, also spätestens nach 30 Minuten.

Gelöschte Veranstaltungen können bis zu zwei Stunden nach Löschung noch in TYPO3 sichtbar sein. Dies liegt einerseits an der o.g. verzögerten Synchronisation und andererseits am besonderen Umgang von TYPO3 mit gelöschten externen Daten.

Gut zu wissen: Auch der TYPO3-Seitencache spielt eine Rolle bei der Frage, wann sich extern geänderte Daten auf den Webseiten aktualisieren. Standardmäßig beträgt die Cache-Dauer 24 Stunden. Wenn Sie das Inhaltselement "Kommende Veranstaltungen" verwenden, können Sie die Cache-Dauer der betreffenden Seite verkürzen, indem Sie in den Seiteneigenschaften auf dem Reiter "Verhalten" den Wert für die Cache-Dauer anpassen. Ein Wert unter 15 Minuten wird jedoch nicht empfohlen.

Kann ich in Congeno definieren, dass nur bestimmte Organisationseinheiten meine Veranstaltung in ihre Kalender aufnehmen?

Nein, es gibt keine Möglichkeit zu bestimmen, welche anderen Organisationseinheiten eine freigegebene Veranstaltung mit in ihr Programm (= TYPO3-Kalender) aufnehmen und welche nicht. Die Freigabe einer Veranstaltung gilt immer global und kann nicht auf bestimmte Organisationseinheiten eingeschränkt werden.

Kann ich einsehen, in welchen fremden Kalendern meine Veranstaltung angezeigt wird?

Ja, Sie können sich anzeigen lassen, welche Organisationseinheiten Ihre freigegebene Veranstaltung in die eigenen Programme (= TYPO3-Kalender) aufgenommen haben.

Rufen Sie hierzu die fragliche Veranstaltung im Congeno-Backend auf. Klicken Sie dann in der oberen Menüleiste auf den Eintrag "Programm bearbeiten". Sie erhalten eine Übersicht aller Programme, in denen Ihre Veranstaltung dargestellt wird.

Bitte beachten Sie: Es ist nicht möglich, Veranstaltungen aus Programmen zu entfernen, für die Sie keine Zugriffsrechte haben.

Leider gibt es bisher keine öffentlich verfügbare Übersicht aller OrgIDs (= Domänen bzw. Programme) und deren Einrichtungszuordnung.

Wie erreiche ich, dass meine Veranstaltung im zentralen Veranstaltungskalender der TU Berlin angezeigt wird?

Damit Ihre Veranstaltung im zentralen Veranstaltungskalender der TU Berlin angezeigt werden kann, müssen zunächst drei Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. Die Veranstaltung wurde innerhalb von Congeno "veröffentlicht" (d.h. der Eintrag ist nicht mehr im Entwurfsstadium).
  2. Die Option "Versteckt?" ist auf "nein" gesetzt, also deaktiviert.
  3. Die Option "Freigegeben für andere Programme?" ist auf "ja" gesetzt, also aktiviert.

Sobald diese Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie Ihre Veranstaltung an die Stabsstelle Kommunikation, Events und Alumni melden. Bitte nutzen Sie für die Meldung das bereitgestellte Formular. Dort finden Sie auch Hinweise zu den inhaltlichen Voraussetzungen.

Nach Eingang Ihrer Meldung wird die Veranstaltung in der Stabsstelle Kommunikation, Events und Alumni geprüft und bei Vorliegen aller entsprechenden Voraussetzungen (technisch und inhaltlich) für den zentralen Veranstaltungskalender freigeschaltet.

Tipps & Tricks zum Veranstaltungskalender

Anlegen einer zweisprachigen Veranstaltungsankündigung (Deutsch/Englisch)

Der neue Webauftritt der TU Berlin soll konsequent zweisprachig (Deutsch/Englisch) gestaltet werden. Dies bedeutet, dass auf der deutschsprachigen Website nur Veranstaltungsankündigungen auf Deutsch erscheinen, während auf der englischsprachigen Website nur Veranstaltungsankündigungen auf Englisch erscheinen.

Wenn Ihre Veranstaltung in beiden Kalendervarianten erscheinen soll, müssen Sie in Congeno entsprechende Ankündigungstexte auf Deutsch und Englisch hinterlegen.

Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:

Wählen Sie unter "Erstellen in Sprachen" beide Sprachen (Deutsch/Englisch) aus. Nach einem kurzen Moment wird das Eingabeformular neu geladen.

Jetzt ist das Feld "Hauptsprache" sichtbar. Entscheiden Sie sich für eine der beiden Sprachen. Nur in der Hauptsprache müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt sein. Wenn ein Feld in der Sekundärsprache nicht ausgefüllt wurde, wird standardmäßig der Feldinhalt der definierten Hauptsprache angezeigt.

Die meisten Textfelder haben nun separate Eingabefelder für Deutsch und Englisch. Füllen Sie alle Felder mit den nötigen Informationen aus.

Bitte beachten Sie, dass diese Spracheinstellung nur die Darstellung Ihrer Veranstaltungsankündigung auf der Website der TU Berlin beeinflusst und nicht zwingend davon abhängt, in welcher Sprache Ihre Veranstaltung durchgeführt wird. Veranstaltungssprache und Ankündigungssprache müssen also nicht identisch sein.

Veranstaltungen duplizieren

Wenn Sie wiederkehrende Veranstaltungen anbieten, bei denen sich jeweils nur kleine Details in den Ankündigungstexten und -daten ändern, müssen Sie nicht für jede Veranstaltung alle Daten neu eingeben.

Rufen Sie die Detailansicht einer entsprechenden Veranstaltung auf. Oberhalb der Eingabefelder sehen Sie die Option "Duplizieren". Durch Klick auf die Schaltfläche wird eine Kopie der aktuellen Veranstaltung angelegt und Sie können sofort Details wie Veranstaltungsdatum etc. anpassen. Wenn Sie die neue Veranstaltung nicht direkt veröffentlichen, wird sie automatisch in der Übersicht der "Entwürfe" gespeichert.

Auch abgesagt und archivierte Veranstaltungen können dupliziert werden.

Teilnehmer*innenmanagement

Dieser Abschnitt ist noch nicht vollständig und wird im Rahmen unserer zeitlichen Möglichkeiten kontinuierlich ergänzt.

Anmeldeverfahren auswählen

Wenn Ihre Veranstaltung anmeldepflichtig sein soll, wählen Sie eins der verfügbaren Anmeldeverfahren aus. Anmeldungen und Teilnehmer*innen werden dann innerhalb von Congeno verwaltet. Andernfalls wählen Sie "deaktiviert".

  • Beim "Windhundprizip" werden die Plätze in der Reihenfolge der Anmeldungen vergeben. Geben Sie hierfür unbedingt unter "Maximalanzahl Teilnehmer" einen entsprechenden Wert ein. Zugelassene Personen erhalten direkt eine Bestätigungs-E-Mail. Personen, die sich nach Erreichen der eingestellten Maximalanzahl anmelden, landen automatisch auf einer Warteliste. Sagt eine bereits zugelassene Person später ab, wird der freigewordene Platz automatisch an die nächste Person auf der Warteliste vergeben.
  • Wenn Sie "Warteliste" wählen, so landen alle angemeldeten Personen zunächst auf der Warteliste und erhalten eine entsprechende Hinweis-E-Mail. Sie müssen dann die Plätze händisch an ausgewählte Personen vergeben.

Zusätzlich verfügbare Felder für anmeldepflichtige Veranstaltungen

Diese Felder werden überwiegend erst sichtbar, nachdem Sie ein Anmeldeverfahren eingestellt haben. Bitte beachten Sie, dass alle in Congeno mit Sternchen * gekennzeichneten Felder Pflichtfelder sind.

  • Anmeldebeginn
    Geben Sie an, ab wann sich Interessierte zu Ihrer Veranstaltung anmelden können. Ab diesem Zeitpunkt wird das Anmeldeformular sichtbar. Vorher wird ein Hinweis ausgegeben, dass die Anmeldung noch nicht möglich ist.
  • Anmeldefrist
    Geben Sie an, bis wann sich Interessierte zu Ihrer Veranstaltung anmelden können. Nach diesem Zeitpunkt wird das Anmeldeformular deaktiviert und es wird ein Hinweis ausgegeben, dass die Anmeldung nicht mehr möglich ist.
  • Abmeldefrist
    Geben Sie an, bis zu welchem Zeitpunkt sich angemeldete Personen selbstständig abmelden können (über einen Link in der Bestätigungsmail). Nach diesem Zeitpunkt ist die Abmeldung einer angemeldeten Person nur noch durch Redakteur*innen möglich, die Zugriff auf die Veranstaltungsinformationen im Congeno-Backend haben.
  • Maximalanzahl Teilnehmer
    Geben Sie die maximale Teilnehmer*innenanzahl an.
    Beim "Windhundprinzip" (s.o. unter "Anmeldeverfahren auswählen") werden Personen, die sich anmelden, direkt zur Veranstaltung zugelassen, bis die eingestellte Maximalanzahl erreicht ist. Später angemeldete Personen landen automatisch auf einer Warteliste. Beim Prinzip "Warteliste" landen alle angemeldeten Personen zunächst auf der Warteliste und Sie müssen die Plätze händisch an ausgewählte Personen vergeben.
  • Mindestanzahl Teilnehmer
    Diese Angabe hat lediglich internen Informationswert und wird nicht öffentlich sichtbar ausgegeben.
  • Teilnahmegebühr
    Diese Angabe hat lediglich internen Informationswert und wird nicht öffentlich sichtbar ausgegeben.
  • Neue Anmeldungen mit Tag versehen?
    Wenn Sie "ja" auswählen, werden neu eingegangene Anmeldungen mit einem sogenannten "Tag" versehen. Ein Tag ist ein farbig hinterlegter Hinweis am entsprechenden Eintrag.
  • Anmeldeoptionen
    Bitte beachten Sie: Die Optionen "ohne Account" und "mit Buchungsnummer" können auch kombiniert werden.
    • Ohne Account: Die TU Berlin nutzt eine spezifisch auf die Vorgaben der Universität angepasste Variante von Congeno. In der Standardausführung können Teilnehmer*innen sich eigene Accounts im System erstellen und ihre Veranstaltungsanmeldungen zentral verwalten; in der TU-Variante ist dies nicht möglich. Eine für alle Interessierten offene Anmeldung wird deshalb als "ohne Account" bezeichnet.
    • Mit Buchungsnummer: Wenn Sie nur einen bestimmten Personenkreis zu Ihrer Veranstaltung einladen möchten, wählen Sie diese Option. Mögliche Teilnehmer*innen erhalten eine Einladung (per Post oder E-Mail) mit persönlicher Buchungsnummer und melden sich mithilfe dieser Nummer an.
      Bitte beachten Sie: Wenn Sie nur diese Option wählen, ist eine Anmeldung ohne Buchungsnummer nicht möglich.

Sonderfall: Sprechstunden mit Einzelterminen

Wenn Sie Sprechstunden mit Einzelterminen anbieten möchten, zu denen sich die Teilnehmer*innen anmelden, können Sie dies am einfachsten über die Option "Veranstaltung mit Einzelterminen" realisieren. Ist diese Option aktiviert, buchen Personen einen persönlichen Einzeltermin zu einer bestimmten individuellen Uhrzeit.

  • Geben Sie für jeden Terminblock eine Startzeit an, z.B. "08:00".
  • Geben Sie die Anzahl der Einzeltermine an, die Sie anbieten möchten. Möchten Sie z.B. zwischen 8 und 12 Uhr jeweils halbstündliche Termine anbieten, so geben Sie "8" ein.
  • Geben Sie außerdem die Dauer eines Einzeltermins in Minuten ein, also z.B. "30".
  • Möchten Sie zwischen den einzelnen Terminen Pausen einplanen, z.B. für Vor- oder Nachbereitungen, so geben Sie die entsprechende Minutenanzahl an. Standardmäßig ist "0" eingestellt, also ohne Pause.
  • Das System errechnet automatisch aus Ihren Angaben die Endzeit des kompletten Terminblocks und zeigt Ihnen diese Information unter "Terminplanung" an.
  • Personen buchen bei der Anmeldung eine konkrete Uhrzeit. Jede Uhrzeit kann nur einmal gebucht werden.
  • Die Maximalanzahl der Teilnehmer*innen ist automatisch die Summe aller Einzeltermine.

Anmeldeformular gestalten

Für jede anmeldepflichtige Veranstaltung wird automatisch das Standard-Anmeldeformular aktiviert. Hierbei werden folgende Informationen abgefragt:

  • Titel (optional)
  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung

Die Felder des Standard-Formulars können nicht verändert oder ausgeblendet werden. Sie können jedoch das Anmeldeformular um eigene Abfragen erweitern. Hierbei wird zwischen "globalen" und "lokalen" Formularen unterschieden:

  • Ein "globales" Formular enthält Abfragen, die immer wieder für verschiedene Veranstaltungen benötigt werden. Die Formularvorlage wird einmal angelegt und kann dann bei beliebig vielen Veranstaltungen in das Anmeldeformular integriert werden.
  • Ein "lokales" Formular enthält Abfragen, die nur für eine spezifische Veranstaltung benötigt werden. Diese Formularart ist ausschließlich bei der jeweiligen Veranstaltung sicht- und nutzbar.

Standard-Formular durch eigene globale und/oder lokale Formulare erweitern

Schritt 1: Legen Sie zunächst die gewünschten globalen und/oder lokalen Formulare an. Wie Sie dies tun, können Sie in den entsprechenden Abschnitten dieser Erklärung nachlesen.

Schritt 2: Rufen Sie die Veranstaltung auf, für die Sie das Standard-Anmeldeformular erweitern möchten, und klicken Sie auf "Bearbeiten". Scrollen Sie in der Bearbeitungsansicht nach unten, bis Sie einen Bereich mit weiteren Optionen erreichen.

Schritt 3: Klicken Sie auf "Zusätzliche Anmelder*innenangaben".

Schritt 4: Klicken Sie auf die Schaltfläche "+ Zusätzliches Formular".

Schritt 5: In der Drop-Down-Liste stehen Ihnen sämtliche globalen Formulare sowie alle ggf. vorhandenen lokalen Formulare zur Verfügung. Wählen Sie das gewünschte Formular aus.

Durch Wiederholung der Schritte 4 und 5 können Sie Ihrem Anmeldeformular mehrere globale und/oder lokale Formulare hinzufügen.

Unterhalb der Formularauswahl sehen Sie nun eine Vorschau Ihres Anmeldeformulars (ohne die Standard-Felder).

Globales Formular anlegen

Ein "globales" Formular enthält Abfragen, die immer wieder für verschiedene Veranstaltungen benötigt werden. Die Formularvorlage wird einmal angelegt und kann dann bei beliebig vielen Veranstaltungen in das Anmeldeformular integriert werden.

Gehen Sie zum Anlegen folgendermaßen vor:

Schritt 1: Klicken Sie in der Menüleiste auf "Verwaltung" und dann auf "Formulare".

Schritt 2: Im Bereich "Benutzer*innendefinierte Formulare" klicken Sie dann rechts auf den Button "+ Neues Formular erstellen".

Schritt 3: Geben Sie bei "Interne Bezeichnung" eine aussagekräftige Bezeichnung für Ihr Formular an. Diese Bezeichnung ist im Anmeldeformular nicht sichtbar, dient aber der internen Verwaltung innerhalb von Congeno.

Schritt 4: Geben Sie optional eine Überschrift ein. Diese Überschrift wird ggf. auf Ihrem Anmeldeformular ausgegeben. Sie können so verschiedene Abschnitte eines Formulars in thematische Blöcke gliedern.

Gut zu wissen: Über die Schaltfläche "Vorschau" im Kopfbereich können Sie jederzeit ein Popup-Fenster mit einer Vorschauansicht Ihres aktuellen Formulars aufrufen.

Schritt 5: Für jedes zusätzliche Feld, das Sie Ihrem Anmeldeformular hinzufügen möchten, führen Sie die folgenden Schritte durch:

  • Geben Sie eine aussagekräftige Feldbezeichnung ein, durch die klar ersichtlich ist, welche Information abgefragt wird.
  • Falls gewünscht, können Sie unter "Hinweis" weitere Erklärungen eingeben. Im Anmeldeformular wird dann am entsprechenden Feld ein rundes "i"-Icon angezeigt. Durch Klick auf das Icon kann der Hinweis aufgerufen werden (Ausnahme: Ankreuzfeld).
  • Wählen Sie unter "Art" aus, welchen Feldtyp Sie für Ihre Abfrage benötigen. Dies richtet sich nach der Art der Information, die Sie abfragen möchten. Im Abschnitt "Verfügbare Felder für globale und lokale Anmeldeformulare" finden Sie eine Erklärung aller zur Verfügung stehenden Feldtypen.
  • Geben Sie ggf. an, dass es sich um ein Pflichtfeld handelt.

Neue Felder erzeugen Sie über die Schaltfläche "+ Feld" rechts unten.

Falls Sie versehentlich zu viele Felder angelegt haben, können Sie die überzähligen Felder über das Papierkorbsymbol wieder löschen.

Die Reihenfolge der einzelnen Felder können Sie nachträglich über die Pfeile nach oben bzw. nach unten anpassen.

Wie Sie ein globales Formular zum Standard-Anmeldeformular hinzufügen, erfahren Sie im Abschnitt "Anmeldeformular gestalten".

Lokales Formular anlegen

Ein "lokales" Formular enthält Abfragen, die nur für eine spezifische Veranstaltung benötigt werden. Diese Formularart ist ausschließlich bei der jeweiligen Veranstaltung sicht- und nutzbar.

Gehen Sie zum Anlegen folgendermaßen vor:

Schritt 1: Rufen Sie die Veranstaltung auf, für die Sie ein lokales Formular erstellen möchten, und klicken Sie auf "Bearbeiten".

Schritt 2: Scrollen Sie in der Bearbeitungsansicht nach unten, bis Sie einen Bereich mit weiteren Optionen erreichen.

Schritt 3: Klicken Sie auf "Lokale Formulare" und dann auf die Schaltfläche "+ Neues Formular erstellen".

Schritt 4: Geben Sie bei "Interne Bezeichnung" eine aussagekräftige Bezeichnung für Ihr Formular an. Diese Bezeichnung ist für anmeldewillige Personen nicht sichtbar, dient aber der internen Verwaltung innerhalb von Congeno.

Schritt 5: Geben Sie optional eine Überschrift ein. Diese Überschrift wird ggf. auf Ihrem Anmeldeformular ausgegeben. Sie können so verschiedene Abschnitte eines Formulars in thematische Blöcke gliedern.

Schritt 6: Für jedes zusätzliche Feld, das Sie Ihrem Anmeldeformular hinzufügen möchten, führen Sie die folgenden Schritte durch:

  • Geben Sie eine aussagekräftige Feldbezeichnung ein, durch die klar ersichtlich ist, welche Information abgefragt wird.
  • Falls gewünscht, können Sie unter "Hinweis" weitere Erklärungen eingeben. Im Anmeldeformular wird dann am entsprechenden Feld ein rundes "i"-Icon angezeigt. Durch Klick auf das Icon kann der Hinweis aufgerufen werden (Ausnahme: Ankreuzfeld).
  • Wählen Sie unter "Art" aus, welchen Feldtyp Sie für Ihre Abfrage benötigen. Dies richtet sich nach der Art der Information, die Sie abfragen möchten. Im Abschnitt "Verfügbare Felder für globale und lokale Anmeldeformulare" finden Sie eine Erklärung aller zur Verfügung stehenden Feldtypen.
  • Geben Sie ggf. an, dass es sich um ein Pflichtfeld handelt.

Neue Felder erzeugen Sie über die Schaltfläche "+ Feld" rechts unten.

Falls Sie versehentlich zu viele Felder angelegt haben, können Sie die überzähligen Felder über das Papierkorbsymbol wieder löschen.

Die Reihenfolge der einzelnen Felder können Sie nachträglich über die Pfeile nach oben bzw. nach unten anpassen.

Wie Sie ein lokales Formular zum Standard-Anmeldeformular hinzufügen, erfahren Sie im Abschnitt "Anmeldeformular gestalten".

Verfügbare Feldtypen für globale und lokale Formulare

Über globale und lokale Formularvorlagen können Sie Abfragen definieren, die im Rahmen der Anmeldung zu einer Veranstaltung zusätzlich zum Standard-Anmeldeformular angezeigt werden.

Folgende Feldtypen stehen zur Verfügung:

  • Auswahlfeld:
    Bei dieser Option geben Sie zusätzlich an, ob eine Mehrfachauswahl möglich ist, und listen dann die verschiedenen Auswahlmöglichkeiten auf. Im Anmeldeformular erscheinen diese Auswahlmöglichkeiten als Drop-Down-Liste.
  • Textfeld:
    Einzeiliges Textfeld für kurze Textabfragen
  • Mehrzeiliges Textfeld:
    Mehrzeiliges Textfeld für längere Textabfragen
  • Textfeld mit Formatierungen:
    Mehrzeiliges Textfeld für längere Textabfragen, die zusätzlich formatiert werden können (fett, kursiv, Listen, Links etc.).
  • Zahl:
    Einzeiliges Textfeld mit Pfeilen nach oben und unten. Eine Zahl kann entweder über die Tastatur eingegeben oder über die Pfeile eingestellt werden. Auch negative Zahlen sind möglich.
  • E-Mail-Adresse:
    Einzeiliges Textfeld. Bei einer Eingabe wird automatisch eine Plausibilitätsprüfung für E-Mail-Adressen durchgeführt.
  • URL:
    Einzeiliges Textfeld. Bei einer Eingabe wird automatisch "http://" vorangestellt und eine Plausibilitätsprüfung für URLs durchgeführt.
  • Ankreuzfeld:
    Bei dieser Option wird der im "Hinweis"-Feld eingegebene Text im Formular ausgegeben und darunter ein Kästchen zum Ankreuzen (sogenannte Checkbox) bereitgestellt.
  • Ja/Nein-Auswahl:
    Drop-Down-Liste mit den Optionen "Ja" und "Nein"
  • Bild:
    Uploadmöglichkeit für Grafikdateien (.jpg, .jpe., .jpeg, .gif, .png, .bmp, .ico, .svg, .svgz, .tif, .tiff, .ai, .drw, .pct, .psp, .xcf, .psd, .raw, .webp). Die Datei wird zusammen mit den Daten der angemeldeten Person gespeichert.
  • Datei:
    Uploadmöglichkeit ohne Einschränkung des Dateiformats. Die Datei wird zusammen mit den Daten der angemeldeten Person gespeichert.
  • Datum und Uhrzeit:
    Für die Datumsauswahl wird ein Kalender angezeigt. Das Datum kann aber auch über die Tastatur eingegeben werden.
  • Datum:
    Für die Datumsauswahl wird ein Kalender angezeigt. Das Datum kann aber auch über die Tastatur eingegeben werden.
  • Semester:
    Drop-Down-Liste von SoSe 1950 bis WiSe 2030/2031
  • Jahr:
    Eingabefeld für eine vierstellige Jahreszahl zwischen 1900 und 2100
  • Farbe:
    Über einen Farbpicker kann eine Farbe definiert werden.
  • Geldbetrag:
    Einzeiliges Textfeld mit Pfeilen nach oben und unten. Ein Betrag kann entweder über die Tastatur eingegeben oder über die Pfeile eingestellt werden. Es werden standardmäßig zwei Nachkommastellen angezeigt. Negative Beträge sind nicht möglich.

Falls Sie versehentlich zu viele Felder angelegt haben, können Sie die überzähligen Felder über das Papierkorbsymbol wieder löschen.

Die Reihenfolge der einzelnen Felder können Sie nachträglich über die Pfeile nach oben bzw. nach unten anpassen.

Jedes Feld kann auch als Pflichtfeld definiert werden. Im Anmeldeformular erscheint dann ein Sternchen * als Zeichen dafür, dass es sich um ein Pflichtfeld handelt.

Häufig gestellte Fragen zum Teilnehmer*innenmanagement

Kann ich mehrere E-Mail-Signaturen anlegen?

Aktuell ist es nicht möglich, mehrere E-Mail-Signaturen anzulegen. Es wird aber geprüft, ob diese Möglichkeit noch ergänzt werden kann.

Kann ich die Absenderadresse der E-Mails ändern?

Es ist nicht möglich, die Absenderadresse der E-Mails zu ändern. Es wird aber geprüft, ob mittelfristig die Möglichkeit geschaffen werden kann, eine individuelle Reply-to-Adresse zu setzen.

Können angemeldete Personen einen Teilnehmer*innen-Account zur Verwaltung ihrer Anmeldung(en) erstellen?

Angemeldete Teilnehmer*innen verfügen über keinen individuellen Account, um Ihre Anmeldungen verwalten zu können. Es ist daher für Teilnehmer*innen auch nicht möglich, alle bestehenden Anmeldungen zu verschiedenen Veranstaltungen gesammelt einzusehen.

Die selbstständige Abmeldung von einer Veranstaltung kann über den entsprechenden Link in der Bestätigungsmail zu dieser Veranstaltung erfolgen.

Können Veranstalter*innen alle Anmeldungen einer Person gesammelt verwalten?

Es ist nicht möglich, alle Daten einer angemeldeten Person auf der Ebene der Einzelperson zu betrachten und zu verwalten. Anmeldungen greifen immer nur für eine Veranstaltung. Es gibt keine übergreifende Speicherung von Personendaten bzw. eine gesonderte Teilnehmer*innenverwaltung auf Einzelpersonen-Ebene.