Provisionierung externer Personen über das TU-Portal
Ob persönliche E-Mail-Adresse, Zugang zum WLAN-Netz Eduroam oder die Registrierung auf der elektronischen Lernplattform ISIS: Die TU Berlin stellt ihren Mitgliedern vielfältige Anwendungen und Dienstleistungen aus dem IT-Bereich zur Verfügung. Um diese nutzen zu können, benötigen Sie ein Benutzer*innenkonto der TU Berlin - den sogenannten TU-Account.
Die Registrierung eines entsprechenden Accounts wird „Provisionierung“ genannt. Sie ist auch für Externe möglich, also für Personen, die in keinem Beschäftigungsverhältnis mit der TU Berlin stehen, dennoch aber aufgrund ihrer Tätigkeit die Ressourcen der Universität nutzen müssen. Hierbei handelt es sich beispielsweise um Lehrbeauftragte, Gastwissenschaftler*innen oder IT-Dienstleister*innen.
Die TU Berlin hat das Verfahren zur Provisionierung der Externen in SAP neu aufgestellt. Die Beantragung und Genehmigung erfolgen nun über das TU-Portal.
Auf dieser Webseite finden Sie ein FAQ sowie Handouts mit den wichtigsten Hinweisen zur sogenannten App „Externe Konten Akte“.
Fragen und Antworten
Wie beantrage/genehmige ich die Provisionierung für Externe?
Antragsberechtigte Personen melden sich bitte im TU-Portal an. Unter der Kachel „Fakultäten und Verwaltung“ finden Sie die Kachel „Externe Konten-Akten“. Bitte wählen Sie den Befehl „Akte erstellen“ aus und füllen die Maske entsprechend aus.
Genehmigungsberechtigte Personen melden sich ebenfalls im TU-Portal an und finden dort unter den Kacheln „Fakultäten und Verwaltung“ ➡️ „Externe Konten-Akten“ die eingegangenen Anträge.
Weiterführende Informationen finden Sie im Handout zur Antragstellung und im Handout zur Genehmigung. Lesen Sie auch den Leitfaden für externe Konten.
Wie können sich die externen Personen provisionieren?
Die betreffenden Personen erhalten nach Beantragung und Genehmigung durch die Fachgebietsleitungen, Sekretariate oder Stabsstellenleitungen, etc. per E-Mail ein automatisches Anschreiben zur Provisionierung. In diesem steht, wie sie sich ein neues TU-Konto einrichten können.
Wer ist antragsberechtigt?
Antragsberechtigt sind in den Fakultäten die Leitungen der Fachgebiete und die Sekretariate. In der Verwaltung sind es die Leitungen in den Referaten und Teams sowie die Sekretariate.
Im Detail heißt das:
- alle Personen, die Sekretariatsstellen in den Organisationseinheiten der TU Berlin innehaben - also Fachgebietssekretär*innen, Sekretär*innen in der Verwaltung, etc.
- alle Personen, die Professor*innenstellen an der TU Berlin innehaben - also auch Gast-, Junior und Stiftungsprofessor*innen.
- alle Personen, die Leiter*innen von Referaten, Stabsstellen und ähnliche Stellen innehaben.
Grundlage für die automatische Zuordnung der Berechtigungen waren bestimmte Stellenbezeichnungen.
Weiterführende Informationen finden Sie im Handout zur Antragstellung. Lesen Sie auch den Leitfaden für externe Konten.
Wer darf genehmigen?
Die Genehmigung erfolgt durch die Leitung der Einrichtung bzw. durch die im Vorfeld von der Leitung zur Genehmigunf benannten Person.
Das heißt:
- alle Abteilungsleiter*innen und die Verteter*innen, die von der Abteilungsleitung genannt wurden,
- alle Leiter*innen der Fakultätsservicecenter (FSCL) und die Verteter*innen, die von den FSCL genannt wurden,
- alle Leiter*innen der Zentraleinrichtungen und -institute sowie die benannten die Vertreter*innen
Weiterführende Informationen finden Sie im Handout Genehmigung. Lesen Sie auch den Leitfaden für externe Konten.
Was muss genehmigt werden?
Bestimmte Tätigkeiten wie die eines*r Lehrbeauftragte*n müssen genehmigt werden. Wenn die betreffende Person Geld von der TU Berlin erhält und dafür ein sogenannter Kreditor eingerichtet werden muss, dann muss auch dieser genehmigt werden. Bitte beachten: Für die Anlage des Kreditors wird eine Bankverbindung (IBAN) und die Steuer-ID benötigt, damit die Finanzbuchhaltung Geld auszahlen kann.
Müssen alle "externen" Konten, die vor dem Angriff auf die IT-Systeme der TU Berlin bereits existierten, neu angelegt werden?
Extern provisionierte Personen, die vor dem Angriff auf die IT-Systeme der TU Berlin im April 2021 einen TU-Account erhalten haben, müssen erneut im System registriert werden. Im Rahmen dieser Neu-Registrierung haben Sie die Möglichkeit, den alten TU-Account zu übernehmen, sodass der Kontoname, das Passwort, Aliase, Rollen und Berechtigungen erhalten bleiben. Bitte legen Sie kein komplett neues Konto an, da Sie sonst den Zugriff auf Ihre alten Daten verlieren würden.
Wie werden Vertretungen eingerichtet?
Aktuell können leider keine Vertreter*innen eingerichtet werden.
Wie kann ich die persönlichen Angaben der externen Person ändern?
Änderungen des Namens, der Adresse und Bankverbindung senden Sie bitte per E-Mail an: exakt(at)tu-berlin.de:
- Bitte schreiben sie in den Betreff Änderung Externe
- Bitte schreiben Sie die Personalnummer des Externen dazu
- Bitte schreiben sie, ab wann die Änderung gilt.
Wie geht es beim Thema Provisionierung Externe weiter?
Weitere Anforderungen für die neue App "Externe Kontenakte" werden bis Mai/ Juni 2022 gesammelt und anschließend ausgewertet. Die Akte soll dann weiterentwickelt werden. Ab September 2022 können dann auch die Konten/Personen bei Bedarf verlängert werden.
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