Informationsbriefe des Präsidiums zum Mobilen Arbeiten an der TU Berlin

2022

Informationsbrief vom 14. April 2022 - Details zur Dienstvereinbarung Mobiles Arbeiten

Informationsbrief des Präsidiums der TU Berlin
Berlin, 14. April 2022

An: alle Mitarbeiter*innen
Betreff: Dienstvereinbarung Mobiles Arbeiten

Liebe TU-Mitarbeiter*innen,

während der Pandemie hat sich das Arbeitsleben grundlegend gewandelt. Mit dem Start in das Präsenzsemester kehren nun alle Beschäftigten an die TU Berlin zurück. Damit kommt auch erstmalig das Instrument des Mobilen Arbeitens zur Anwendung: Beschäftigte können ab dem 19. April 2022 auf Antrag bis zu 40 Prozent ihrer Arbeitszeit im Monat mobil, also außerhalb der TU Berlin, arbeiten.

Die wichtigsten Aspekte und Regelungen zum Mobilen Arbeiten finden Sie in diesem Schreiben noch einmal zusammengefasst. Die gesamte Dienstvereinbarung finden Sie hier.

Wenn es schnell gehen soll:

  • Mobiles Arbeiten kann ab 19. April 2022 über das eigene TU-Portal beantragt werden.
  • Sobald die*der Vorgesetzte zugestimmt hat, kann mobil gearbeitet werden.
  • Sollte es bei der Beantragung in der App technische Probleme geben, wie es bei neuen Anwendungen in Einzelfällen nie auszuschließen ist, sind selbstständig getroffene Absprachen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter*innen so lange bindend, bis die Zustimmung/Ablehnung durch die Führungskraft möglich ist.
  • Bei Problemen mit der App im TU-Portal oder Fragen wenden Sie sich bitte an mobilesarbeiten(at)tu-berlin.de.
  • Bitte beachten Sie auch die weiterführenden Hinweise auf den Internetseiten zum Mobilen Arbeiten (https://www.tu.berlin/themen/mobiles-arbeiten-an-der-tu-berlin/).

Nachfolgend möchten wir ergänzend informieren:

Für wen gelten die Regelungen der Dienstvereinbarung?

  • Grundsätzlich für alle Beschäftigten einschließlich der studentischen Beschäftigten unabhängig von Entgelt- oder Besoldungsgruppe. Ausgenommen sind Personen, die sich in der Ausbildung befinden.
  • Die Tätigkeiten müssen sich für Mobile Arbeit eignen:
  • Tätigkeiten, die selbstständig und eigenverantwortlich durchführbar sind,
  • die ohne Beeinträchtigung des Dienstbetriebes,
  • unter Beachtung des Datenschutzes in örtlicher Perspektive verlagert werden können.
  • Der Kontakt zur Dienststelle muss aufrecht erhalten bleiben, d. h. es ist auch eine Erreichbarkeit für Kolleg*innen, andere Organisationseinheiten oder Student*innen über geeignete technische Hilfsmittel zu ermöglichen.
  • Es darf nicht zu einer Überlastung der übrigen Beschäftigten in der Organisationseinheit führen.
  • Die Funktionsfähigkeit der Beschäftigungsstelle, insbesondere Sprechstunden, muss gewährleistet sein.

 

Wie funktioniert Mobiles Arbeiten an der TU Berlin?

  • Die Teilnahme am Mobilen Arbeiten ist freiwillig. Es besteht weder eine Verpflichtung noch ein Rechtsanspruch auf Mobiles Arbeiten.
  • Voraussetzung dafür ist ein von der*dem Vorgesetzen bewilligter Antrag der*des Beschäftigten.
  • Max. 40 Prozent der individuell vertraglich vereinbarten Arbeitszeit kann im Weg des Mobilen Arbeitens erbracht werden. Als Bezugsgröße gilt der Monat.
  • Mobiles Arbeiten ist ganztägig oder stundenweise möglich.
  • Es kann mehrere Tage in Folge mobil gearbeitet werden.
  • Es kann regelmäßig oder gelegentlich mobil gearbeitet werden.
  • Die Lage der Arbeitszeit kann durch die*den Beschäftigte*n innerhalb des Gleitzeitrahmens gemäß DV Flex bzw. des Arbeitszeitrahmens gemäß DV Arbeitszeit frei bestimmt werden. Beschäftigte mit festen Arbeitszeiten können nur in diesen Zeiten mobil arbeiten.
  • Die Dienst- und Arbeitsverhältnisse bleiben in ihrer bestehenden Form unberührt. Es wird für die Dauer des Mobilen Arbeitens lediglich die Verpflichtung, den Dienst in der Beschäftigungsstelle zu leisten, aufgehoben.
    In diesem Zusammenhang muss darauf hingewiesen werden, dass der vertraglich vereinbarte Dienstort, die Dienststellen der TU Berlin, i.d.R. Berlin ist. Mobiles Arbeiten im Ausland ist im Einzelfall rechtlich zu bewerten und daher vorerst grundsätzlich nicht zulässig. Ergänzende Informationen hierzu erfolgen nach einer abschließenden Bewertung.
  • Die Fahrten zwischen Dienststelle und dem Ort des mobilen Arbeitens sind reisekostenrechtlich nicht erstattungsfähig.
  • Werden Fahrten im Zusammenhang mit Mobilem Arbeiten mit Dienstreisen verbunden, werden nur die zusätzlich für die Erledigung des Dienstgeschäfts entstehenden Kosten als Fahrtauslagen erstattet; Tage- und Übernachtungsgeld wird für die Dauer des Dienstgeschäfts sowie die zusätzliche Reisezeit gewährt.
  • Bei Fragen schauen Sie bitte zunächst in die DV Mobiles Arbeiten und auf die weiterführenden Hinweise auf den Internetseiten zum Mobilen Arbeiten (https://www.tu.berlin/themen/mobiles-arbeiten-an-der-tu-berlin/). Bleibt Ihre Frage weiterhin offen, wenden Sie sich bitte mit einer Beschreibung Ihres Anliegens an: mobilesarbeiten(at)tu-berlin.de

Gibt es Unterschiede zur alternierenden Telearbeit?

  • Im Unterschied zur alternierenden Telearbeit ist Mobiles Arbeiten nicht an einen bestimmten Ort oder wiederkehrend gleiche Zeiten gebunden. Die mobile Arbeitszeit ist flexibel mit der*dem Vorgesetzten vereinbar.
  • Alternierende Telearbeit kann erst nach einer Mindestbeschäftigungszeit von 12 Monaten in Anspruch genommen werden und ist an weitere Bedingungen geknüpft, die sie der DV Telearbeit entnehmen können.
  • Für die alternierende Telearbeit sind die Anforderungen an den Arbeitsplatz und die Erreichbarkeit umfangreicher geregelt.

Kann Mobiles Arbeiten und alternierende Telearbeit kombiniert werden?

  • Beide Arbeitsformen können kombiniert werden, insgesamtkönnen maximal 50 Prozent der vertraglich geregelten Arbeitszeit außerhalb der Dienststelle erbracht werden.
  • Für die Telearbeit muss ein eigenständiger Antrag gestellt werden.

Wie kann ich von der Regelung Gebrauch machen?

  • Um am Mobilen Arbeiten teilnehmen zu können, muss zunächst ein Antrag des*der Beschäftigten gestellt werden
    • Der Antrag ab 19. April 2022 ist über das eigene TU-Portal zu erreichen. Hier gibt es eine Kachel „Mobiles Arbeiten“.
    • Bitte beachten Sie: Mit dieser App testet die TU Berlin zum ersten Mal auch die digitale Organisationsabbildung der Universität.
    • Dies kann unter Umständen dazu führen, dass in der App nicht der*die korrekte Vorgesetzte*r angezeigt wird. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an mobilesarbeiten(at)tu-berlin.de.
    • Bis die Beantragung im Portal reibungslos funktioniert, sind auch selbstständig getroffene Absprachen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter*innen bindend. Dies gilt auch für den Fall, dass der*die Vorgesetzte etwa wegen Urlaubs oder Krankheit nicht am 19. April 2022 oder den Folgetragen im TU-Portal reagieren kann. Es wird empfohlen, diese Absprachen oder die nicht-mögliche Beantragung schriftlich zu dokumentieren.
  • Mit dem Antrag ist die Kenntnisnahme zum Arbeits- und Gesundheitsschutz im Mobilen Arbeiten (Anlage 3 der DV) und des Merkblatts zu Datenschutz und IT-Sicherheit (Anlage 4 der DV) zu bestätigen.
  • Sofern einem Antrag durch die*den Vorgesetzte*n nicht zugestimmt wird, ist innerhalb von vier Wochen ein Gespräch zwischen der*dem Beschäftigten und der*dem Vorgesetzten mit dem Ziel der Einigung zuführen.
    • Findet keine Einigung statt, erfolgt eine Entscheidung durch den Servicebereich Personal unter Einbeziehung der jeweiligen Interessenvertretungen.
    • Ist der Antrag nicht innerhalb der festgelegten Frist durch die*den Vorgesetzten bearbeitet worden und die maximale Bearbeitungsfrist (von drei Wochen abgelaufen) gilt der Antrag zunächst als „genehmigt durch Fristablauf“. Die abschließende Entscheidung wird dann durch den Servicebereich Personal getroffen unter Einbeziehung aller Beteiligten und Interessensvertretungen.
  • Nach Genehmigung vereinbaren die*der Beschäftigte und die*der Vorgesetzte schriftlich die Einzelheiten des Mobilen Arbeitens:
    • Einzelheiten zu Art (regelmäßig/gelegentlich) und Umfang (Anteil der Arbeitszeit an den entsprechenden Tagen)
    • Die Erreichbarkeit während des Mobilen Arbeitens
    • Art und Umfang der Aufgaben
    • Werden keine regelmäßigen Arbeitstage vereinbart, sollte eine Absprache formlos schriftlich (z. B. per E-Mail) mindestens einen Arbeitstag vor dem beabsichtigten Mobilen Arbeiten erfolgen.
    • Bei Problemen mit der App im TU-Portal oder Fragen bitte an mobilesarbeiten(at)tu-berlin.de wenden.

Wie kann die Teilnahme am Mobilen Arbeiten beendet werden?

  • Die*der Beschäftigte:
    durch formlose schriftliche Anzeige bei dem*der Vorgesetzten und beim Servicebereich Personal an ihr zuständiges Personalteam.
  • Die Arbeitgeberin:
    Widerruf der Genehmigung kann durch den Servicebereich Personal erfolgen, aus triftigen Gründen auf Antrag der*des Vorgesetzten.
    Im Konfliktfall vermittelt bzw. entscheidet der Servicebereich Personal unter Einbezug der jeweiligen Interessenvertretung.

Das Mobile Arbeiten ist eine Chance, an der TU Berlin eine neue (Arbeits-)Kultur zu etablieren. Dabei gilt es, die unterschiedlichen Ansprüche in Einklang zu bringen – die persönlichen Wünsche der*des Beschäftigten auf der einen Seite und die Anforderungen der Arbeitgeberin TU Berlin auf der anderen Seite. Stärker als zuvor wird es deshalb auf Kommunikation und gegenseitiges Verständnis im Team ankommen.

Wir freuen uns darauf, Ihnen im jetzt startenden Präsenzsemester endlich auch wieder auf dem Campus zu begegnen.

Prof. Dr. Geraldine Rauch
Prof. Dr.-Ing. habil. Stephan Völker
Christian Schröder
Prof. Dr. Sophia Becker
Lars Oeverdieck

Informationsbrief vom 14. April 2022 - Mobiles Arbeiten und Antragstellung ab dem 19. April 2022

Liebe Mitarbeiter*innen der TU Berlin,

ab dem 19. April 2022 wollen wir uns wieder auf dem Campus der TU Berlin treffen. Wir freuen uns auf die vielen persönlichen Begegnungen mit Ihnen und Euch in Forschung, Lehre und Verwaltung.

Aber natürlich wollen wir auch Ihren und Euren Ansprüchen nach einer flexiblen Gestaltung der Arbeitsformen nachkommen. Dafür haben wir im Juni 2021 die Dienstvereinbarung zum Mobilen Arbeiten geschlossen. Mit dieser Dienstvereinbarung wurde auch erstmalig ein Antragsworkflow des Servicebereichs Personal in digitaler Form angeboten.

Dieser digitale Workflow und die dafür notwendige App birgt Herausforderungen, die wir nur gemeinsam mit Ihnen/Euch angehen können. Denn mit dieser App, die über das TU-Portal aufrufbar sein wird, testen wir zum ersten Mal auch die digitale Organisationsabbildung unserer Universität. Diese zeigt unter anderem an, wer Ihnen/Dir vorgesetzt ist. Ein korrektes Abbild ist Grundvoraussetzung für viele weitere Funktionen und kann nur unter realen Bedingungen getestet werden. Auch wenn wir in den vergangenen Tagen und Wochen viele Ressourcen auf diese App gerichtet haben, wird nach ihrer Freischaltung am 19. April 2022 nicht alles einwandfrei laufen. Wir werden zügig zu den weiteren Details informieren.

Für alle Rückmeldungen und Fragen zu diesem Thema haben wir eine zentrale E-Mail-Adresse eingerichtet: mobilesarbeiten(at)tu-berlin.de. Wir entschuldigen uns ausdrücklich für den späten Termin des Go-live und auch dafür, dass zu erwarten ist, dass es noch Fehlermeldungen geben kann.

Gerade deshalb ist es uns wichtig zu sagen: Die Umsetzung der Möglichkeiten der Dienstvereinbarung zum Mobilen Arbeiten soll nicht durch Schwierigkeiten auf der technischen Seite eingeschränkt werden.

Wir vertrauen auf das hohe Verantwortungsbewusstsein jedes einzelnen Arbeitsbereichs. Selbstständig getroffene Absprachen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter*innen sind bis zu einer reibungslosen Beantragung über die App ebenso bindend.

Wir bedanken uns hier ausdrücklich bei allen Beschäftigten für Ihre/Eure Zusammenarbeit – nur durch dieses Vorgehen können wir das Präsenzsemester wie geplant starten lassen – ein wichtiger und berechtigter Wunsch vieler Student*innen.

Lasst uns gemeinsam eine neue Arbeitskultur an der TU Berlin prägen, die sich durch Begegnung, eine wertschätzende Kommunikation und eine vertrauensvolle Kooperation auszeichnet.

Alle Informationen zum Mobilen Arbeiten finden Sie/findet Ihr auf dieser Webseite: https://www.tu.berlin/go29218/

Wir freuen uns auf Sie/Euch.

Prof. Dr. Geraldine Rauch
Prof. Dr.-Ing. habil. Stephan Völker
Christian Schröder
Prof. Dr. Sophia Becker
Lars Oeverdieck

2021

Informationsbrief vom 14. Juli 2021 - TU Berlin ermöglicht Mobiles Arbeiten

Sehr geehrte Damen und Herren, liebe TU-Beschäftigte,

wir möchten Ihnen heute mitteilen, dass wir an der TU Berlin Mobiles Arbeiten ermöglichen. Das Präsidium und die Personalräte der TU Berlin haben Ende Juni 2021 eine entsprechende Dienstvereinbarung unterzeichnet. Mit ihr ermöglicht es die Universität ihren Beschäftigten dauerhaft - d.h. über die Corona-Pandemie hinaus - mobil zu arbeiten.

Beschäftigte können nach einmaliger pauschaler Antragsstellung über das TU-Portal bis zu 40 % ihrer Arbeitszeit mobil, also von einem beliebigen Ort außerhalb der TU Berlin aus, erbringen.

Die DV Mobiles Arbeiten stellen wir online zur Verfügung.

Die Details der konkreten Umsetzung des Mobilen Arbeitens bespricht die betreffende Person mit der*dem Vorgesetzten.

Die Bezugsgröße für die Aufteilung der mobilen Arbeitszeit ist der Monat. In Absprache mit der*dem jeweiligen Vorgesetzten können flexibel einzelne Stunden oder Tage, feste Tage in der Woche oder eine Woche im Monat – in Summe bis zu 40 Prozent der Arbeitszeit – vereinbart werden. Es können bspw. jedoch nicht 40 Prozent der Jahresarbeitszeit an einem Stück für Mobiles Arbeiten verwendet werden.

Eine gemeinsame Abwägung zwischen Einzel-, Team- und Arbeitgeberininteressen ist in jedem Fall vonnöten. Die TU Berlin wird mit diesem Schritt dem Wunsch nach stärkerer Flexibilität gerecht und ermöglicht eine bessere Vereinbarkeit der verschiedenen Lebensbereiche.

Wie auch dem letzten Infobrief des Corona-Krisenstabs zu entnehmen war, empfiehlt die TU Berlin aktuell weiterhin das Arbeiten im Homeoffice, sofern die jeweiligen Arbeitsaufgaben dies zulassen. Aus diesem Grund entfällt zunächst bis auf Weiteres die in der Dienstvereinbarung genannte Obergrenze von 40 % der Arbeitszeit, sofern die eigenen Arbeitsaufgaben dies nach Rücksprache mit der*dem jeweiligen Vorgesetzten zulassen.

Da zusätzlich das TU-Portal durch den IT-Angriff noch nicht wieder erreichbar ist, ist aktuell auch keine Antragsstellung für das Mobile Arbeiten möglich. Sobald das möglich ist, werden wir Sie informieren, und Sie können Ihren Antrag dann digital stellen. Bis dahin gelten die gegenwärtigen Regelungen zum pandemiebedingten Homeoffice weiter.

Sobald die pandemische Situation absehbar dauerhaft einen Präsenzbetrieb der TU Berlin zulässt und der IT-Notfall hinreichend behoben ist, wird die TU Berlin ihre Empfehlung zum Homeoffice zurücknehmen. Dies wird der Krisenstab mit einem weiteren Infobrief bekanntgeben.

Möchten Sie danach mobil arbeiten, bitten wir Sie, sich bereits jetzt mit der Dienstvereinbarung vertraut zu machen und dann einen Antrag zu stellen, sobald das Portal wieder erreichbar ist.

Wir möchten auch alle Vorgesetzten bitten, darüber nachzudenken, wie eine Teamorganisation unter den Bedingungen des Mobilen Arbeitens konkret funktionieren kann. Bitte besprechen Sie sich ebenso im Team.

Neben dem neuen Instrument des Mobilen Arbeitens wird das bekannte Instrument der Telearbeitsplätze weiterhin bestehen bleiben.

Das Präsidium der TU Berlin, 14. Juli 2021

Prof. Dr. Christian Thomsen
Prof. Dr.-Ing. Christine Ahrend
Prof. Dr. Hans-Ulrich Heiß
Lars Oeverdieck

Statement des TU-Präsidenten zum Mobilen Arbeiten vom 14. Juli 2021

Liebe TU-Mitglieder,

immer wieder haben uns Beschäftigte in den vergangenen Monaten zurückgemeldet, dass sie auch nach der Pandemie einen Anteil ihrer Arbeitszeit im Homeoffice oder an einem anderen Ort außerhalb der TU Berlin arbeiten möchten. Das hat uns bestärkt, die Verhandlungen zur Dienstvereinbarung Mobiles Arbeiten voranzubringen. Ende Juni 2021 haben wir sie mit den Personalräten unterschrieben.

Nun können interessierte Beschäftigte maximal 40 Prozent ihrer Arbeitszeit im Monat mobil arbeiten – also außerhalb der TU Berlin. Das bereits existente Instrument der Telearbeit bleibt daneben bestehen.

Diese Regelung und ihre Anwendung wird unsere Arbeitskultur insgesamt verändern. Sie wird Vorteile für die Arbeitgeberin TU Berlin und erhebliche Verbesserung für die Gestaltung des Arbeitstages der Beschäftigten bringen. Die Vorteile sehe ich insbesondere in der Erhöhung der Attraktivität unserer Universität als Arbeitgeberin. Wir wollen alle zufriedenere Mitarbeiter*innen, die ihre Bindung an die TU Berlin stärken. Außerdem ist der Wegfall von Wege- und Wartezeiten für jede*n persönlich nicht unerheblich. Damit können die betreffenden Personen ihre private Zeit anders verbringen als in der überfüllten S-Bahn.

Mobiles Arbeiten bringt natürlich auch Herausforderungen mit sich bspw. bei der Teamführung. Stärker als zuvor wird es deshalb auf Kommunikation und gegenseitiges Verständnis im Team ankommen – Verständnis für die persönlichen Wünsche der*des Beschäftigten auf der einen Seite und für die Anforderungen der Arbeitgeberin TU Berlin auf der anderen Seite. Das auszutaxieren heißt, in einen Lernprozess zu gehen.

Ich bitte Sie, die Chancen dieses Instruments für uns alle zu sehen.

Christian Thomsen
Präsident der Technischen Universität Berlin