Handreichung für eine gelingende Umsetzung der DV Mobiles Arbeiten an der TU Berlin

Ausgestaltung des Mobilen Arbeitens - Anregungen und Tipps zur Verständigung im Team

Mobiles Arbeiten basiert auf gegenseitigem Vertrauen und geklärten Erwartungen

Vertrauen

Mobiles Arbeiten erfordert regelmäßige Kommunikation und auch Feedback zur Arbeitssituation und Leistung. Schaffen Sie auch Gelegenheiten für einen Austausch außerhalb von regulären Meetings, um den informellen Austausch, der normaler Weise zwischen Tür und Angel im Büro erfolgt, auch im Mobilen Arbeiten zu ermöglichen. So entsteht Bindung und wächst Vertrauen.

Zusammenarbeit

Die Verzahnung aus Mobiler Arbeit und der Arbeit in Präsenz stellt eine besondere Herausforderung für uns alle dar. Wie auch sonst, wird nicht alles immer klappen und auf Anhieb gelingen. Vielmehr gilt es, Erfahrungen zu sammeln und aus Fehlern zu lernen.

Schaffen Sie eine Offenheit für ehrliche und transparente Kommunikation - sowohl unter Ihren Kolleg*innen als auch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter*in.

Scheuen Sie sich nicht, Probleme auf den Tisch zu bringen, denn nur dann können auch Lösungen gefunden werden.

Praktischer Tipp zur Umsetzung:

Es ist zu empfehlen, Leitlinien und Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit gemeinsam zu erarbeiten, und auch schriftlich festzuhalten. Das schafft Sicherheit, Orientierung und Klarheit der gegenseitigen Erwartungen.

Planen Sie von Anfang an Termine für gemeinsame Reflexionen der Zusammenarbeit ein, um zeitnah Anpassungen vorzunehmen. Somit kann die Zusammenarbeit kontinuierlich optimiert werden.

Hier geht's zum Workshopangebot: "Mobiles Arbeiten im Team gestalten"

Erreichbarkeit auf verschiedenen Kanälen

Erreichbarkeit

Verständigen Sie sich im Team darauf, wer wie erreichbar ist. Viele Beschäftigte greifen im Arbeitsalltag zum Telefon, um mit Kolleg*innen Dinge zu besprechen, oder sind für Studierende oder Dritte auf weiteren Kanälen erreichbar. Im Idealfall unterscheidet sich Mobiles Arbeiten nur hinsichtlich des Ortes von Präsenzarbeit.

Transparenz

Abgesehen davon, dass man nicht physisch im Büro angetroffen werden kann, merken Dritte unter Umständen gar nicht, von wo aus man arbeitet. Das setzt voraus, dass man ähnlich erreichbar ist wie vor Ort, also per E-Mail, per Telefon mit entsprechender Rufumleitung o.ä. Damit einher geht, nicht jederzeit erreichbar sein zu müssen. Was zunächst paradox klingt, ist in Präsenzarbeit nicht anders: Wer in Meetings sitzt oder in der Pause ist, kann nicht gleichzeitig (telefonisch) erreichbar sein.

Sprechen Sie im Team darüber, um Missverständnissen vorzubeugen.

Praktischer Tipp zur Umsetzung:

Überlegen Sie, welche technischen Möglichkeiten Sie haben, beispielsweise am Telefon eine Rufumleitung einzurichten und trotzdem vor Dienstbeginn und nach Feierabend im wahrsten Sinne des Wortes abschalten zu können: Einige Telefonprovider bieten beispielsweise eine zweite, kostenfreie Rufnummer an, so dass sich private und dienstliche Anrufe voneinander trennen lassen und eine Nummer auf eine Mailbox umgeleitet werden kann.

Kollegiales Beisammensein

Soziale Nähe

Achten Sie bei der Planung Ihrer Mobilen Arbeit darauf, auch Zwischenzeiten einzuplanen, in denen Sie Small Talk führen können. Auch zum Mobilen Arbeiten gehört, wie zur Präsenzarbeit, das Flurgespräch mit Ihren Kolleg*innen. Das steigert das Informiertsein und festigt die Beziehungen.

Überlegen Sie als Team, ob Sie nicht zwischen Ihren regelmäßigen Treffen auch Zeit finden für einen informellen Austausch, z.B. bei einer Tasse Kaffee. Der informelle Austausch kann auch zu einem besseren Verständnis der Bedürfnisse Ihrer Kollegen*innen beitragen, die bei der Organisation des Mobilen Arbeitens berücksichtigt werden sollten.

Dadurch beugen Sie Entfremdung vor und stärken das Wir-Gefühl. Wie bei der Präsenzarbeit sind klare Absprachen und Vereinbarungen wichtig, um Missverständnissen und damit einhergehenden Enttäuschungen vorzubeugen und das Vertrauen zu stärken.

Praktischer Tipp zur Umsetzung:

Jedes Team hat eigene Präferenzen und Formate. Suchen Sie nach geeigneten Möglichkeiten der Begegnung – ob digital, in Präsenz oder in „hybrider“ Form.

All dies stärkt das Team und das Zusammengehörigkeitsgefühl unter den Kolleg*innen und steigert somit die Motivation. Dies trägt zum Arbeitserfolg im Team und jedes Einzelnen bei.

Arbeitsplatzergonomie und Leistungsfähigkeit

Ergonomie

Auch beim Mobilen Arbeiten sollte auf einen ergonomischen Arbeitsplatz geachtet werden.

Arbeitsplatzergonomie und darüberhinaus Medienkompetenz sowie angepasste Arbeitsabläufe und eine entsprechende technische Ausstattung bilden die Grundlage für eine gleichwertige Aufgabenerfüllung und Leistungsfähigkeit.

Achtsamkeit

Nicht alle haben die bestmöglichen Bedingungen. Seien Sie achtsam, was die Gestaltung Ihres Arbeitsumfelds angeht. Denken Sie daran, im besten Fall stündlich, Bewegungsphasen zu haben.

Kaffee holen, Dehnübungen und vieles weitere können kurze oder auch längere Bewegungsphasen darstellen, oder den Telefontermin einfach mit einem Spaziergang verbinden.

Praktischer Tipp zur Umsetzung:

Achten Sie darauf, dass Sie sich an Ihren Arbeitsplätzen wohl fühlen! Achten Sie darauf, geeignete Arbeitsmittel für die unterschiedlichen Arbeitsaufgaben zu wählen. Unterschiedliche Aufgaben können gegebenenfalls an unterschiedlichen Orten mit unterschiedlichen Dingen (z.B. Laptop, Buch, Konzeptpapier) bearbeitet werden. Je wohler Sie sich fühlen, desto leistungsfähiger sind Sie.

Die Webseiten des Hochschulsportes (ZEH), des Servicebereiches Personalentwicklung und Weiterbildung (II PE-WB) sowie Sicherheitstechnische Dienste und Umweltschutz (SDU) und das Betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) bieten unterschiedlichste Angebote zur Arbeitsplatzgestaltung und zu Bewegungsphasen an. Schauen Sie dort regelmäßig vorbei.