Technische Universität Berlin

FAQ - temporärer E-Mail-Dienst

Ab sofort können Beschäftigte und Student*innen der TU Berlin ihre von der Universität vergebene E-Mailadresse wieder nutzen. Um den temporären E-Mail-Dienst (Notmail-Dienst) der TU Berlin nutzen zu können, ist ein Passwortwechsel zwingend notwendig.

Der temporäre E-Mail-Dienst ist als Notsystem zu betrachten und unterstützt plattformübergreifend in erster Linie den E-Mailversand. Über das Webinterface stehen zwar weitere Funktionen zur Verfügung (z.B. Zugriff auf Teammailboxen und die globale Adressliste), es ist jedoch nicht dafür konzipiert, die Funktionalität von Outlook und OWA zu erreichen.

Betriebszeiten der Telefon-Hotline: Mo–Fr 9.00–16.00 Uhr

Allgemeines

Wo finde ich den temporären E-Mail-Dienst?

Unter https://notmail.tu-berlin.de/ loggen Sie sich mit Ihrem TUB-Kontonamen und Ihrem neu gewählten TUB-Passwort in die Weboberfläche des temporären E-Mail-Dienstes ein.

Bitte beachten Sie: Um den temporären E-Mail-Dienst (Notmail-Dienst) nutzen zu können, ist es zwingend erforderlich, dass Sie zunächst Ihr TUB-Passwort ändern. Die Passwort-Änderung können Sie unter https://pw-reset.tu-berlin.de/ durchführen.

Aktueller Hinweis:
Außerordentliche Mitglieder der TU Berlin bitten wir, mit uns per E-Mail (it-support(at)tu-berlin.de) in Kontakt zu treten, um fehlende Adressdaten im System ergänzen zu lassen. Erst im Anschluss daran ist für diesen Personenkreis eine Passwortrücksetzung über die oben genannte Seite möglich.

Tipps für die Passwortänderung

Falls Sie Schwierigkeiten haben, Ihr Passwort zu ändern, versuchen Sie zunächst Folgendes:

  • Schreiben Sie alle Buchstaben Ihres Benutzernamens klein
  • Probieren Sie einen anderen Browser aus
  • Leeren Sie den Cache Ihres Browsers

Auf welche E-Mails kann ab wann zugegriffen werden?

Im temporären Postfach stehen alle E-Mails zur Verfügung, die ab dem 30. April 2021 eingegangen sind und seitdem zwischengespeichert wurden. Auf sämtliche E-Mails, die vor der Abschaltung der IT-Dienste im Postfach eingegangen sind,  kann erst wieder zugegriffen werden, sobald der Exchange-Server wieder zur Verfügung steht. Dies wird vorraussichtlich (Stand: 26.5.2021) ab Mitte Juli der Fall sein.

Wir stellen Ihnen zu gegebener Zeit Informationen zur Verfügung, wie Sie Ihre E-Mailbestände dann wieder zusammenführen können.

Funktionieren alle Aliase, die auf Postfächer etc. zeigen?

Alle Postfächer, Teammailboxen und Mailinglisten sind über ihre Aliase erreichbar.

Sind Stellvertreter*innenberechtigungen (Zugriff auf Postfächer anderer Personen) verfügbar?

Bisher vorhandene Stellvertreter*innenberechtigungen (d.h. Freigabeberechtigungen für andere Personen auf das eigene Postfach) wurden nicht importiert. Es können aber über den temporären E-Mail-Dienst neue  Stellvertreter*innenberechtigungen angelegt werden.

Eine entsprechende Anleitung finden Sie in der Erklärung zum Notmail-Dienst auf den Webseiten der Zentraleinrichtung Campusmanagement (ZECM).

Wie viel Speicherplatz steht im temporären E-Mail-Dienst zur Verfügung?

Das temporäre Postfach hat nur eine geringe Größe, weil es sich hierbei lediglich um eine Übergangslösung handelt. Es wird daher dringend davon abgeraten, ggf. lokal vorhandene alte Mailbestände in den temporären E-Mail-Dienst zu importieren.

Was passiert mit dem temporären Postfach, wenn der Exchangeserver wieder zur Verfügung steht - habe ich dann zwei parallele Postfächer?

Für einen begrenzten Zeitraum werden beide Postfächer parallel zugänglich sein. Wir stellen Ihnen zu gegebener Zeit Informationen zur Verfügung, wie Sie Ihre E-Mailbestände dann wieder zusammenführen können.

E-Mail-Verwaltung

Können Ordner erstellt werden?

Es können neue Ordner angelegt werden. Ein Import der alten Ordner aus Exchange ist nicht möglich.

Kann eine Signatur erstellt werden?

Es können neue Signaturen erstellt werden. Ein Import der alten Signaturen aus Exchange ist nicht möglich.

Kann eine Abwesenheitsnotiz hinterlegt werden?

Es kann eine neue Abwesenheitsnotiz erstellt werden. Ein Import der alten Abwesenheitsnotiz aus Exchange ist nicht möglich.

Eine entsprechende Anleitung finden Sie in der Erklärung zum Notmail-Dienst auf den Webseiten der Zentraleinrichtung Campusmanagement (ZECM).

Können Filterregeln erstellt werden?

Es können neue Filterregeln erstellt werden. Ein Import der alten Filterregeln aus Exchange ist nicht möglich.

Eine entsprechende Anleitung finden Sie in der Erklärung zum Notmail-Dienst auf den Webseiten der Zentraleinrichtung Campusmanagement (ZECM).

Stehen Kategorien zur Verfügung?

E-Mails können mit Kategorien versehen werden. Ein Import der alten Kategorien aus Exchange ist nicht möglich.

Für Student*innen: Wurden automatische Weiterleitungen übernommen?

Student*innen ohne Exchange-Postfach, deren E-Mails automatisch an eine private E-Mailadresse weitergeleitet werden, erhalten Ihre E-Mails weiterhin an Ihre private E-Mailadresse, sobald der temporäre E-Mail-Dienst aktiviert wird.

Für Beschäftigte: Können E-Mails an eine externe Adresse weitergeleitet werden?

Einzelne E-Mails lassen sich an weitere Adressen weiterleiten. Eine generelle Weiterleitung dienstlicher E-Mails an externe Adressen mittels einer Filterregel wird für Beschäftigte aus Gründen des Datenschutzes weiterhin nicht empfohlen.

Wie kann ich mit meinem bevorzugten E-Mailprogramm auf den temporären E-Mail-Dienst zugreifen?

Anleitungen für die Einrichtung des Postfachs in unterschiedlichen E-Mailprogrammen finden Sie in der Erklärung zum Notmail-Dienst auf den Webseiten der Zentraleinrichtung Campusmanagement (ZECM).

Kontakte

Ist die globale Adressliste erreichbar?

Die globale Adressliste steht aktuell nur über das Webinterface (https://notmail.tu-berlin.de) zur Verfügung. Sie finden die Liste dort unter dem Icon "Adressbuch".

Werden Student*innen im globalen Adressbuch gelistet?

Studentische Beschäftigte sind Teil der globalen Adressliste. Reine Student*innen hingegen werden wie bisher auch nicht im globalen Adressbuch gelistet.

Funktionieren Mailinglisten?

Mailinglisten, die über den TU-eigenen Dienst "Mailman" (über das TU-Portal) angelegt wurden, sind inkl. aller Mitglieder verfügbar.

Kann ich eine persönliche Kontaktliste anlegen?

Persönliche Kontakte können im Bereich "Kontakte" angelegt und verwaltet werden. Ein Import der alten persönlichen Kontaktlisten aus Exchange ist nicht möglich.

Ein späterer Export der neue angelegten Kontake nach Exchange wird ebenfalls nicht möglich sein.

Sind Verteilerlisten/Kontaktgruppen möglich?

Es können neue Verteilerlisten angelegt werden. Ein Import der alten Verteilerlisten aus Exchange ist nicht möglich.

Kalender

Gibt es eine Kalenderfunktion?

Es können neue Termine erstellt werden. Ein Import der alten Termine aus Exchange ist nicht möglich.

Teammailboxen

Sind auch Teammailboxen zugänglich?

Neben den persönlichen Postfächern stehen auch die Teammailboxen zur Verfügung. Alle Nutzer*innen können diejenigen Teammailboxen aufrufen, für die Sie auch zuvor die entsprechende Berechtigung besaßen.

Bitte beachten Sie: Teammailboxen können ausschließlich über das Webinterface unter https://notmail.tu-berlin.de aufgerufen werden.

Haben Teammailboxen separate Passwörter?

Nein, für eine Teammailbox ist kein separates Login oder Passwort erforderlich.

Wo finde ich die Teammailboxen, für die ich eine Berechtigung habe?

Teammailboxen können ausschließlich über das Webinterface des temporären E-Mail-Dienstes aufgerufen werden. Loggen Sie sich hierfür unter https://notmail.tu-berlin.de mit Ihrem TUB-Kontonamen und Ihrem neu gewählten TUB-Passwort ein.

Um eine Teammailbox aufzurufen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  • Klicken Sie unterhalb der Ordnerstruktur Ihres Postfachs auf die Schaltfläche "Gemeinsame E-Mails öffnen".
  • Klicken Sie im Fenster "Gemeinsame Ordner öffnen" auf die Schaltfläche "Name".
  • Das Adressbuch wird geöffnet. Nutzen Sie ggf. die Suchfunktion, um die Trefferliste einzuschränken. Markieren Sie die gewünschte Teammailbox in der Trefferliste und klicken Sie auf die Schaltfläche "OK" .
  • Wählen Sie nun unter "Ordnertyp" den Eintrag "Gesamtes Postfach", um die gesamte Ordnerstruktur der Teammailbox angezeigt zu bekommen. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche "Öffnen".
  • Die Teammailbox erscheint nun in der Ordnerstruktur unterhalb Ihres eigenen Postfachs.

Kann ich auch über die Teammailbox E-Mails versenden?

Nach aktuellem Stand ist der Versand im Namen der Teammailbox möglich. Der Absender wird als "(Ihre E-Mail) im Auftrag von (E-Mail der Teammailbox)" angezeigt.

Wenn Sie auf E-Mails antworten, die Sie über die Teammailbox empfangen haben, erfolgt diese Kennzeichnung automatisch.

Können neue Berechtigungen für Teammailboxen vergeben werden?

Nein, aktuell können keine zusätzlichen Nutzer*innenberechtigungen für Teammailboxen eingerichtet oder Zugriffsrechte entzogen werden.