Technische Universität Berlin

Coronavirus

Arbeiten und Dienstleistungen unter Pandemiebedingungen

Soll ich weiterhin im Homeoffice arbeiten? Wann ist das Arbeiten auf dem Campus erlaubt? Welche Regeln gibt es für Gremiensitzungen? Welche Dienstleistungen bieten die Abteilungen während des Universitätsbetriebs unter Pandemiebedingungen an? Auf diesen Seiten finden Sie einen Überblick über verschiedene Themengebiete, die diese und weitere Fragen beantworten.

Risikogruppen

Was ist zu beachten?

Personen, die zu einer Risikogruppe gehören, können grundsätzlich im Universitätspräsenzbetrieb unter Pandemiebedingungen eingesetzt werden, sollen jedoch bevorzugt, auch unter Berücksichtigung des individuellen Arbeitsweges, im Homeoffice arbeiten. Um ihrer Fürsorgepflicht als Vorgesetzte nachzukommen, sind die verantwortlichen Vorgesetzten dafür verantwortlich, gegebenenfalls individuelle Gefährdungsbeurteilungen zu erstellen und entsprechende Vorsichtsmaßnahmen in ihren Einsatzplänen vorzusehen. Der Betriebsärztliche Dienst und Stabsstelle Sicherheitstechnische Dienste und Umwelt beraten hier gern.

Beschäftigte, die zu einer Risikogruppe gehören, dürfen nicht in Büros mit gleichzeitiger Mehrfachbelegung untergebracht werden.

Zu Risikogruppen zählen insbesondere Menschen mit vorbestehenden Grunderkrankungen wie:

  • Erkrankungen des Herz-Kreislauf-Systems (z.B. koronare Herzerkrankung und Bluthochdruck) 
  • chronische Erkrankungen der Lunge
  • chronische Erkrankungen der Nieren
  • chronischen Lebererkrankungen 
  • Diabetes mellitus (Zuckerkrankheit)
  • Krebserkrankungen
  • ein geschwächtes Immunsystem (z. B. aufgrund einer Erkrankung, die mit einer Immunschwäche einhergeht oder durch die regelmäßige Einnahme von Medikamenten, die die Immunabwehr beeinflussen und herabsetzen können, wie z.B. Kortison)

Mehr Informationen finden Sie beim Robert Koch-Institut.

Beschäftigte, die an einer der genannten risikoerhöhenden Erkrankungen leiden, legen bitte ihrer*ihrem Vorgesetzten eine entsprechende haus-, fachärztliche oder betriebsärztliche Bescheinigung vor. Die Vorgesetzten leiten die ärztliche Bescheinigung an das zuständige Personalteam weiter. Eine konkrete Benennung der Erkrankung ist ausdrücklich nicht erforderlich. 

Für den Fall, dass nicht der*die Beschäftigte selbst, sondern eine im gleichen Haushalt lebende Person an einer solchen Erkrankung leidet, ist ebenfalls die Vorlage einer haus- oder fachärztlichen Bescheinigung erforderlich. Mit der ärztlichen Bescheinigung ist die Zugehörigkeit zu einer Risikogruppe zu bestätigen; eine konkrete Benennung der Erkrankung der im gleichen Haushalt lebenden Person ist ausdrücklich nicht erforderlich.

Laut dem Robert Koch-Institut ist eine Schwangerschaft ausweislich der genannten Aufstellung nicht mit einem erhöhten Risiko verbunden. Mitarbeiterinnen, die gleichwohl aus Sorge um die eigene oder die Gesundheit des ungeborenen Kindes nicht im Universitätspräsenzbetrieb unter Pandemiebedingungen eingesetzt werden wollen, stimmen dies bitte mit ihrer*ihrem Vorgesetzten ab.

Eine Schwerbehinderung allein ohne Vorliegen einer risikoerhöhenden Erkrankung bietet keinen Grund dafür, dass diese Personen nicht im Universitätspräsenzbetrieb eingesetzt werden können.

Es kann vorkommen, dass Beschäftigte einer Risikogruppe angehören, ihre Arbeitsleistung aber dennoch auf eigenen Wunsch im Präsenzbetrieb erbringen möchten. Denkbar ist aber auch, dass Ihnen als Vorgesetzte*r bekannt ist, dass Beschäftigte einer Risikogruppe angehören, ohne dass diese dies im Corona-Zusammenhang explizit äußern oder eine ärztliche Bescheinigung vorlegen. Um Ihrer Fürsorgepflicht als Führungskraft nachzukommen, bitten wir Sie, in diesen Fällen entsprechende Vorsichtsmaßnahmen in Ihren Einsatzplänen vorzusehen und auf die Möglichkeit, sich beim Betriebsärztlichen Dienst der TU Berlin beraten zu lassen, hinzuweisen. Die Beratung durch den Betriebsärztlichen Dienst ist ein Angebot, welches Beschäftigte ausschließlich freiwillig in Anspruch nehmen können. Auch unterliegen unsere Betriebsärzte der ärztlichen Schweigepflicht, so dass Sie als Führungskraft nicht über die Beratungsinhalte oder -ergebnisse informiert werden.

Arbeiten im Homeoffice

Soll noch im Homeoffice gearbeitet werden?

Es kann in Präsenz und im Homeoffice gearbeitet werden.

Zur Mehrfachbelegung von Büros wird in den Hygieneregeln der TU Berlin ausgeführt. Die gleichzeitige Nutzung von Räumen soll dabei grundsätzlich auf das betriebsnotwendige Minimum reduziert werden.

Bitte beachten Sie dabei unbedingt: Durch den IT-Angriff auf die TU Berlin ist die technische Ausstattung an den Arbeitsplätzen auf dem Campus aktuell weiterhin nur eingeschränkt nutzbar.

Schalten Sie selbständig keine Computer und Geräte im Büro an. Bitte klären Sie vorher unbedingt mit Ihren lokalen IT-Betreuenden/-Koordinierenden vor Ort, ob es möglich ist, Arbeitsplatzrechner, Drucker usw. zu nutzen. Dies ist eine Maßnahme im Kontext der verstärkten IT-Sicherheit an der TU Berlin.

Die Zentraleinrichtung Campusmanagement (ZECM) stellt aktuell TU-weit die folgenden zentralen Dienste zur Verfügung:

  • Notmail
  • tubCloud
  • Eduroam
  • WLAN
  • AFS
  • Webex/Zoom/Matrix
  • ISIS/Moses.

Für Fragen zu einrichtungsspezifischen Diensten wenden Sie sich bitte an Ihre(n) IT-Betreuenden/-Koordinierenden.

Vor diesem Hintergrund bitten wir alle Beschäftigten und Führungskräfte miteinander abzuwägen, ob Präsenz oder Homeoffice für den jeweiligen Tätigkeitsbereich sinnvoller ist. Grundsätzlich entscheiden die Führungskräfte.

Krisenstab und Präsidium möchten an dieser Stelle ausdrücklich darauf hinweisen, dass wir im Pandemiekontext weiterhin empfehlen, im Homeoffice zu arbeiten, sofern die jeweiligen Arbeitsaufgaben dies zulassen

Wer entscheidet darüber, ob ich im Homeoffice oder auf dem Campus arbeiten soll oder darf?

Grundsätzlich entscheidet die*der Vorgesetzte nach Abwägung aller Rahmenbedingungen über die Ausübung der Tätigkeit im Homeoffice oder vor Ort auf dem Campus. Ärztliche Atteste und die Zugehörigkeit zu einer Risikogruppe sind bindend zu beachten. Verantwortlich für die Aufstellung, Durchführung und Kontrolle des Einsatzplanes ist die*der jeweilige Vorgesetzte. Die Planung erfolgt zwischen Vorgesetzten und Beschäftigten im Einvernehmen.

Welche Voraussetzungen gibt es für das Arbeiten im Homeoffice?

Voraussetzungen hierfür sind:

  • die technische Möglichkeit, um im Homeoffice zu arbeiten
  • die Möglichkeit, den definierten Arbeitsinhalt im Homeoffice umzusetzen
  • eine bindende Absprache mit der*dem Vorgesetzten, die*der für ihren*seinen Verantwortungsbereich plant und den Einsatzplan erstellt.

Wie steht es mit der Unfallversicherung im Homeoffice?

Welche Tätigkeiten sind im Homeoffice versichert und ist eine Infektion mit dem Coronaviraus über die gesetzliche Unfallversicherung abgedeckt? In Corona-Zeiten gibt es Fragen zum Versicherungsschutz. Die Stabsstelle Sicherheitstechnische Dienst und Umwelt der TU Berlin gibt Informationen und berät.

Was ist bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit/Dienstunfähigkeit im Homeoffice zu beachten?

Eine Arbeitsunfähigkeit/Dienstunfähigkeit ist durch ein ärztliches Attest spätestens an dem auf den dritten Kalendertag der Arbeitsunfähigkeit/Dienstunfähigkeit folgenden Arbeitstag vorzulegen. Sollte das Vorlegen eines Nachweises einer ärztlichen Bescheinigung über eine bestehende Arbeitsunfähigkeit/Dienstunfähigkeit im Original innerhalb der o.g. Frist nicht möglich sein, besteht die Möglichkeit, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung per Scan als Anhang in einer E-Mail, als Foto mittels eines Mobiltelefons oder per Fax an das zuständige Personalteam zu senden, um die Arbeitsunfähigkeit bis zum Eingang des Originals vorübergehend nachzuweisen.

Was muss ich bei Freistellungsanträgen beachten?

Das Formular „Erkrankungsanzeige“ muss weiterhin ausgefüllt und dem Personalteam zugeschickt werden, um die tatsächlichen Fehlzeiten erfassen zu können. Im Falle einer Freistellung aufgrund der Schließung einer Kita/Schule oder der Rückkehr aus einem Risikogebiet wird der jeweilige Abwesenheitsgrund unter „wegen“ handschriftlich aufgeführt, die sonst anzukreuzenden Kästchen werden frei gelassen. Bitte verwenden Sie auch in den Freistellungsfällen das Formular zur Gesundmeldung/Dienstantrittsmeldung. Die Formulare können den Personalteams digital zugeleitet werden. 

Ändert sich an den Dienst- und Arbeitsverhältnisse etwas?

Während der Arbeit im Homeoffice bleiben die Dienst- und Arbeitsverhältnisse in ihrer bestehenden Form unberührt. Es wird lediglich für die Dauer der Arbeit im Homeoffice die Verpflichtung, den Dienst in der Beschäftigungsstelle zu leisten, aufgehoben.

Wer definiert die Aufgaben für die Arbeit im Homeoffice?

Die*der Beschäftigte und die*der Vorgesetzte legen gemeinsam die Art und den Umfang der auszuführenden Aufgaben, die im Homeoffice erledigt werden sollen, fest. Aufgabenpakete, Handlungsspielräume sowie die Art und Weise der Erreichbarkeit sind vorab klar zwischen der*dem Beschäftigten und der*dem Vorgesetzten abzustimmen. Grundsätzlich sind die Beschäftigten auch im Homeoffice verpflichtet, während der gesamten vereinbarten Arbeitszeit ihren Arbeitsaufgaben nachzugehen.

Falls die Beschäftigten für die vereinbarte Arbeitszeit zu wenige Aufgaben zugewiesen bekommen, werden sie gebeten, eigeninitiativ ihre*ihren jeweilige*n Vorgesetzte*n zu kontaktieren und abzustimmen, welche weiteren Aufgaben bearbeitet werden können. Hierbei können auch Vorschläge unterbreitet werden, welche Aufgaben übernommen werden können. Dies können sämtliche Arbeiten sein, die im Zusammenhang mit der vereinbarten Arbeitsleistung stehen, beispielsweise die Ausarbeitung von neuen Formularen, die Überarbeitung bestehender Dokumente, die Erstellung von Texten für die Website, die Teilnahme an Online-Seminaren, telefonische Abstimmungen, das Durcharbeiten von Fortbildungsunterlagen, das Aktualisieren von Tabellen, das Erstellen von Statistiken oder das Ausarbeiten von Arbeitshilfen/Wikis. 

Die Arbeitgeberin kann den Beschäftigten auch Ersatzarbeiten zuweisen. Ausschließlich dann, wenn die Arbeitgeber*in die Mitarbeiter*innen mangels Aufgaben nicht mehr sinnvoll beschäftigen kann, erfolgt eine bezahlte Freistellung.

Was muss ich bei der Arbeitszeit im Homeoffice beachten?

Es gelten die tariflichen und gesetzlichen Bestimmungen sowie die bestehenden Dienstvereinbarungen und Rundschreiben zur Arbeitszeit, Ruhepausen und im Fall einer Arbeitsunfähigkeit.

Die Lage der Arbeitszeit im Homeoffice kann durch die*den Beschäftigte*n innerhalb des Gleitzeitrahmens gemäß DV Flex frei bestimmt werden. Im Rahmen der Arbeitszeiterfassung tragen Sie bitte in der Spalte J Bemerkungen „Homeoffice“ ein. Eine Eingabe der Beginn- und Ende-Zeit ist nicht erforderlich. Eine zeitliche Erreichbarkeit im Homeoffice ist mit dem*der Vorgesetzten abzusprechen. 

Arbeitsmittel, Datenschutz, Arbeits- & Gesundheitsschutz im Homeoffice

Die*der Beschäftigte kann sowohl dienstliche als auch private Arbeitsmittel während des Homeoffices verwenden. Bitte stellen Sie den Datenschutz und die Datensicherheit sicher (siehe Merkblatt „Datenschutz und IT-Sicherheit im Home Office“). 

Auch bei der Arbeit im Homeoffice besteht der allgemeine Schutz der Beschäftigten über die gesetzliche Unfallversicherung. Der Schutz bezieht sich auf Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten. Arbeitsunfälle sind nach § 8 Abs. 1 Satz 1 SGB VII Unfälle von Versicherten infolge einer den Versicherungsschutz begründenden Tätigkeit.

Welche Voraussetzungen gibt es für das Arbeiten im Homeoffice?

Voraussetzungen hierfür sind:

  • die technische Möglichkeit, um im Homeoffice zu arbeiten
  • die Möglichkeit, den definierten Arbeitsinhalt im Homeoffice umzusetzen
  • eine bindende Absprache mit der*dem Vorgesetzten, die*der für ihren*seinen Verantwortungsbereich plant.

Welche Verpflichtungen habe ich als Beschäftigte*r?

Die Beschäftigten sind verpflichtet, zweimal werktäglich ihre persönliche Universitäts-E-Mail-Adresse zu prüfen, um über den Stand des Universitätsbetriebs unter Pandemiebedingungen informiert zu bleiben und in dringenden Angelegenheiten kontaktierbar zu sein.

Zudem sind sie verpflichtet, täglich die Website der Universität zu prüfen, da dort alle aktuellen Informationen und Stellungnahmen veröffentlicht sind. Besteht kein Zugang zu der E-Mailbox, ist der*dem Vorgesetzten eine Telefonnummer zu hinterlegen, über die der Kontakt hergestellt werden kann.

Wie ist die Urlaubsgewährung geregelt?

Viele von Ihnen haben bereits vor längerer Zeit Urlaub oder sonstige Freistellungen beantragt. Soweit diese Anträge bewilligt wurden, gelten die Genehmigungen fort!

Urlaubsstornierungen oder Rücknahme von Urlaub bedürfen der Genehmigung/Zustimmung der Dienststelle. Diese Zustimmung/Genehmigung zur Stornierung/Rücknahme des genehmigten Urlaubs bzw. Freistellung wird vor dem Hintergrund der gegenwärtigen Lage in der Regel nur erteilt, wenn sie im Interesse der Arbeitgeberin ist und die Arbeitsleistung der Mitarbeitenden unabweisbar nötig ist, um die Funktionsfähigkeit des Hauses im Universitätsbetrieb unter Pandemiebedingungen zu gewährleisten.

Dies bedeutet: Grundsätzlich wird eine Streichung von Urlaub oder sonstigen Freistellungen auf Antrag der Mitarbeitenden in der Zeit der besonderen Corona-Lage nicht genehmigt.

Ausnahmen gibt es nur, wenn in zwingendem Interesse der Dienststelle die Arbeitsleistung unabweisbar erforderlich ist. Darüber hinaus ist eine Verlagerung des bereits genehmigten Urlaubs zur Sicherstellung der Kinderbetreuung während Schul- bzw. Kitaschließungen möglich.

Homeoffice für Personen mit Vorerkrankungen

In Arbeitsbereichen mit begrenzter Möglichkeit, Beschäftigten die Arbeit im Homeoffice zu ermöglichen, bitten wir die*den unmittelbaren Vorgesetzte*n mit Augenmaß zu entscheiden, wer in welchem Umfang von zu Hause aus tätig werden kann. Wir bitten darum, dies insbesondere Beschäftigten mit Vorerkrankungen oder Beschäftigten mit Personen mit Vorerkrankungen im eigenen Haushalt zu ermöglichen. Hierzu gehören insbesondere die vom Robert Koch-Institut genannten Risikogruppen.

Wer erstellt Vertretungsregelungen?

Vorgesetzte sind gehalten, klare Vertretungsregelungen zu bestimmen und zu kommunizieren.

Informationen zum Datenschutz

Arbeiten auf dem Campus

Werden Schnell- und Selbsttests angeboten?

Seit dem 12. April 2021 können sich Angehörige der TU Berlin und interessierte Bürger*innen einmal täglich kostenfrei auf das Coronavirus testen lassen.

Soll weiterhin im Homeoffice gearbeitet werden oder wieder auf dem Campus?

Es kann in Präsenz und im Homeoffice gearbeitet werden.

Zur Mehrfachbelegung von Büros wird in den Hygieneregeln der TU Berlin ausgeführt. Die gleichzeitige Nutzung von Räumen soll dabei grundsätzlich auf das betriebsnotwendige Minimum reduziert werden.

Bitte beachten Sie dabei unbedingt: Durch den IT-Angriff auf die TU Berlin ist die technische Ausstattung an den Arbeitsplätzen auf dem Campus aktuell weiterhin nur eingeschränkt nutzbar.

Schalten Sie selbständig keine Computer und Geräte im Büro an. Bitte klären Sie vorher unbedingt mit Ihren lokalen IT-Betreuenden/-Koordinierenden vor Ort, ob es möglich ist, Arbeitsplatzrechner, Drucker usw. zu nutzen. Dies ist eine Maßnahme im Kontext der verstärkten IT-Sicherheit an der TU Berlin.

Die Zentraleinrichtung Campusmanagement (ZECM) stellt aktuell TU-weit die folgenden zentralen Dienste zur Verfügung:

  • Notmail
  • tubCloud
  • Eduroam
  • WLAN
  • AFS
  • Webex/Zoom/Matrix
  • ISIS/Moses.

Für Fragen zu einrichtungsspezifischen Diensten wenden Sie sich bitte an Ihre(n) IT-Betreuenden/-Koordinierenden.

Vor diesem Hintergrund bitten wir alle Beschäftigten und Führungskräfte miteinander abzuwägen, ob Präsenz oder Homeoffice für den jeweiligen Tätigkeitsbereich sinnvoller ist. Grundsätzlich entscheiden die Führungskräfte.

Krisenstab und Präsidium möchten an dieser Stelle ausdrücklich darauf hinweisen, dass wir im Pandemiekontext weiterhin empfehlen, im Homeoffice zu arbeiten, sofern die jeweiligen Arbeitsaufgaben dies zulassen

Was muss die*der Vorgesetzte bei der Erstellung des Einsatzplanes beachten?

Der*die Vorgesetzte erstellt die Einsatzpläne für das Arbeiten auf dem Campus. Grundvoraussetzungen dafür sind

  • die Beachtung der Hygieneregeln der TU Berlin,
     
  • die Beachtung der Regelung für Risikogruppen oder anderer ärztlichen Atteste
     
  • die dienstliche Notwendigkeit von Arbeitsaufgaben in Veraltung, Forschung und Lehre auf dem Campus.

Ein Einsatzplan muss in jeder Organisationseinheit selbstständig geführt und dokumentiert werden, um mögliche Infektionsketten nachvollziehbar zu machen. Verantwortlich für das Aufstellen eines Einsatzplanes und das strikte Einhalten der Hygiene- und Schutzmaßnahmen der TU Berlin vor Ort ist die*der jeweilige Vorgesetzte. Die Einsatzpläne müssen mindestens 14 Tage archiviert werden.

Unter welchen Bedingungen ist ein Arbeiten auf dem Campus möglich?

Beschäftigte können je nach aktuell geltender Stufe für den Universitätsbetrieb unter Pandemiebedinungen auf dem Campus, in ihren Laboren, Werkstätten und Büros arbeiten. Pro Organisationseinheit muss ein entsprechender Einsatzplan aufgestellt sein. Dieser beinhaltet

  • die Umsetzung der Hygieneregeln der TU Berlin
  • die örtlichen Gegebenheiten (Ein-Personen-Büro, Lüftung etc.)
  • dienstliche Notwendigkeiten der Arbeitsgeberin
  • und die Bedürfnisse der Beschäftigten.

Kann sich Homeoffice und Arbeiten auf dem Campus abwechseln?

Homeoffice und Arbeiten auf dem Campus kann sich – je nach Organisationseinheit – abwechseln. 

Welche Bedingungen müssen erfüllt werden für das Arbeiten auf dem Campus?

Beschäftigte können auf dem Campus, in ihren Laboren, Werkstätten und Büros arbeiten, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:
Pro Organisationseinheit muss ein entsprechender Einsatzplan aufgestellt sein. Dieser beinhaltet

Wie soll die Raumnutzung gestaltet werden?

Zur Mehrfachbelegung von Büros wird in den Hygieneregeln der TU Berlin ausgeführt. Die gleichzeitige Nutzung von Räumen soll dabei grundsätzlich auf das betriebsnotwendige Minimum reduziert werden.

Was muss ich beachten, wenn ich mein Büro an eine*n Kolleg*in übergebe?

Bei der Übergabe der Räumlichkeit an andere Beschäftigte müssen die Hygiene- und Schutzmaßnahmen der TU Berlin (z. B.: Desinfektion von Tastaturen und Durchlüftung des Raumes) beachtet werden. Dafür stehen Schutzmaterialen aus dem Hygienelager zur Verfügung.

Wie verhalte ich mich, wenn ich positiv auf Covid-19 getestet wurde und auf dem TU-Campus war?

Haben Sie einen positiven Test, dann regelt das Infektionskettenmanagement der TU Berlin die weiteren Schritte.

Dienstreisen und Exkursionen

Dürfen Dienstreisen unternommen werden?

Die Durchführung von Dienstreisen regelt der Pandemie-Stufenplan der TU Berlin.

Was muss ich bei einer Reisestornierung alles beachten?

Reisende werden gebeten, keine Gutscheine für eine nicht erbrachte Reiseleistung in Empfang zu nehmen, sondern auf der Rückerstattung der Reisekosten zu bestehen.

Kann die gebuchte Reiseleistung vom Anbieter nicht erbracht werden, hat der Reisende einen Anspruch auf Erstattung der Reisekosten durch den Anbieter. Dies gilt zumindest dann, wenn die Reiseleistung über ein deutschsprachiges Portal gebucht wurde und dementsprechend deutsches Recht anwendbar ist. Es handelt sich dann um einen Fall der rechtlichen Unmöglichkeit, mit der Folge, dass Leistung und Gegenleistung entfallen. Es gibt aktuell keine gesetzliche Regelung, die das Recht des Kunden auf Rückerstattung einschränkt.

Sogar wenn Gutscheine freiwillig entgegengenommen werden, soll der Kunde im Falle der Nichtnutzung ein Recht auf Erstattung des Reisepreises haben.

Es werden also alle Dienstreisende gebeten, auf der Rückerstattung der Reisekosten zu bestehen, wenn die Reiseleistung vom Anbieter nicht erbracht wurde (z.B. der Flug wurde gestrichen, das Hotel war geschlossen o.ä.).

Die Stornierungskosten sind aus den für die Dienstreise vorgesehenen Mitteln zu finanzieren bzw. von dem jeweiligen Bereich der TU Berlin, der die Dienstreise genehmigt hat, zu tragen. Bitte beachten Sie, dass Stornierungskosten möglicherweise nicht bei allen Drittmittelgeber*innen abrechenbar sind.

Dürfen Exkursionen durchgeführt werden?

Die Durchführung von Exkursionen regelt der Pandemie-Stufenplan der TU Berlin.

Quarantäne nach privaten Reisen

Die TU Berlin bittet Sie, sich vor Ihrer Abreise über die Bestimmungen zu erkundigen, die bei Ihrer Rückreise gelten werden, insbesondere Informationen darüber einzuholen, ob Sie sich ggf. in Quarantäne zu begeben müssen. Aktuelle Informationen finden Sie auf den Webseiten des Auswärtigen Amtes und des BMI.

Bitte beachten Sie auch die Ordnungen und Allgemeinverfügungen der Bundesländer.

Bitte beachten Sie, dass sich diese in Berlin und Brandenburg voneinander unterscheiden können.

Sofern Sie zum Zeitpunkt der Abreise in eine Region, welche als Risikogebiet definiert wurde, wussten oder hätten wissen können, dass die Reise mit einer anschließenden Quarantäne verbunden ist und Sie Ihre Arbeitsleistung dann nicht bzw. nicht vollständig im Homeoffice erbringen können, verlieren Sie unter Umständen den Anspruch auf die Fortzahlung Ihres Entgelts für den Zeitraum, in welchem Sie quarantänebedingt Ihre Arbeitsleistung nicht oder nicht vollständig erbringen können.

Dokumentation von in Anspruch genommenen Urlaubs- und Gleittagen

Alle TU-Beschäftigten werden gebeten, Urlaub- und Gleittage, die im Homeoffice per E-Mail beantragt und genehmigt wurden, auf dem Urlaubsnachweis für das Kalenderjahr 2020 und 2021 sowie der Übersicht zu den Gleitzeittagen nachzutragen und von der*den Vorgesetzten unterzeichnen zu lassen, damit die Ansprüche korrekt dokumentiert und nachgehalten werden können.

Reisekostenstelle

Anfragen an den Servicebereich Reisekosten (II RK) werden bis auf Weiteres nur telefonisch oder per E-Mail beantwortet.

Personal

Der Servicebereich Personal arbeitet in hohem Umfang aktenbasiert und kann seine Vorgänge nur sehr eingeschränkt im Homeoffice erledigen. Erste Testläufe zur Digitalisierung einzelner Arbeitsprozesse finden derzeit statt.

Durch die pandemiebedingten und personellen Einschränkungen der vergangenen Monate, insbesondere aus der Zeit des Lockdows, bestehen im Servicebereich Personal erhebliche Arbeitsrückstände, sodass weiterhin eine Beschränkung auf die Bearbeitung derjenigen Arbeitsvorgänge vorgenommen werden muss, die für die Funktionsfähigkeit der TU Berlin von Bedeutung sind und/oder deren Nichtbearbeitung zu existentiellen Notsituationen führen wird. Beispielhaft seien an dieser Stelle Vorgänge zur Vermeidung von Arbeitslosigkeit oder erhebliche finanzielle Härten für die Beschäftigten durch Ausfall von Gehaltszahlungen oder Besoldung genannt. Dies bedeutet, dass zur Bewältigung des Vorgangsaufkommens derzeit vorrangig Einstellungsangelegenheiten, Verlängerungen von Arbeitsverhältnissen, kurzfristig fällige Anträge auf Elterngeld sowie die Beendigung von Arbeitsverhältnissen bearbeitet werden.

Weiterhin kann der Servicebereich Personal bei der Abarbeitung der prioritären Vorgänge konkret dadurch unterstützt werden, indem vor Übersendung die Priorität und Eilbedürftigkeit durch die zuständigen Führungskräfte in den Abteilungen und Fakultäten geprüft und bei Einstellungsvorgängen ein Bearbeitungsvorlauf von vier Wochen sichergestellt wird.

Was muss bei Arbeitsverträgen beachtet werden?

Für den Abschluss von Arbeitsverträgen gilt weiterhin Folgendes:

Arbeitsverträge werden in der Regel digital versandt, d.h. der Blankovertrag wird inklusive der Einstellungsunterlagen durch die zuständige Sachbearbeitung per E-Mail an die*den Einzustellende*n versendet. Die*der Einzustellende druckt zwei Exemplare sowie die restlichen Unterlagen aus, unterzeichnet alles und schickt es per Post an das zuständige Personalteam zurück. Nachdem der Vertrag von der Personalstelle unterzeichnet wurde, wird ein Original an die*den Einzustellende*n per Post zugesandt.

Sollte ein rechtzeitiger Abschluss des Arbeitsvertrages so nicht möglich sein (z. B. weil der Postweg zu lange dauert), kann in absoluten Ausnahmefällen ein persönlicher Termin vereinbart werden.

Für sonstige Angelegenheiten, die einer Unterschrift bedürfen, gilt grundsätzlich ebenfalls eine digitale Vorgehensweise.

Der Servicebereich Personal wird darüber hinaus weiterhin prioritär Fristsachen bearbeiten. Prioritär werden Stellenausschreibungen, Einstellungsverfahren, Arbeitsvertragsabschlüsse, Vertragsbeendigungen und Arbeitszeitänderungen bearbeitet, die relevant für die Gehaltszahlung sind. 

Stellenausschreibung: Sollen Bewerbungsunterlagen digital oder per Post zugesandt werden?

Die Personalabteilung weißt in Stellenausschreibungen darauf hin, dass Bewerbungen ausschließlich per E-Mail erfolgen sollen.

In den Stellenausschreibungen erfolgt eine Information an die Bewerber*innen, dass datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung von Bewerberdaten gemäß DSGVO auf der Webseite der Personalabteilung bereitgestellt werden.

Wie sollen Bewerbungsgespräche durchgeführt werden?

Für die Durchführung von Bewerbungsgesprächen steht Ihnen WebEx zur Verfügung. Aufgrund höherer Datenschutzsicherheit bitten wir Sie, WebEx für die Durchführung von Bewerbungsgesprächen zu verwenden. Vorstellungsgespräche können in der aktuellen Phase unter Beachtung der Hygienebestimmungen auch in Präsenz durchgeführt werden.

Wie werden Personalvorgänge bearbeitet?

Die Personalvorgänge werden aktuell durch die Personalteams und die Personalräte in Präsenz und Papierform bearbeitet.

Wie werden die Frauenbeauftragten und die Schwerbehindertenvertretung kontaktiert?

Die Beantwortung von Anfragen, Beratungen und die Entgegennahme von Beschwerden erfolgen bis auf Weiteres grundsätzlich telefonisch oder per E-Mail. Bezüglich der Beteiligung der Frauenbeauftragten an Personalvorgängen gilt Folgendes: Personalvorgänge werden mit allen üblichen Unterlagen elektronisch versandt. Die Zustimmung oder Ablehnung der Frauenbeauftragten zu einem elektronischen Vorgang erfolgt per E-Mail.

Das Gleiche gilt auch für die Schwerbehindertenvertretung.

Haftung von Beschäftigten: Was muss ich beachten?

In der derzeitigen Situation befinden wir uns in einer Ausnahmesituation, in der wir alle gehalten sind, schnelle und effiziente Lösungen zu finden. Entscheidungen müssen getroffen werden, dabei können übliche Prozesse, Verfahren und rechtliche Standards nicht immer eingehalten werden.

Eine Verunsicherung tritt dadurch auf, dass Beschäftigte Sorge haben, für Entscheidungen, die sie unter Berücksichtigung der besonderen Situation getroffen haben, ggf. später in die Haftung genommen zu werden.

Grundsätzlich haften Beschäftigte für Schäden, die im Rahmen der Erfüllung der arbeitsvertraglichen oder dienstrechtlichen Pflichten verursacht werden, nur, wenn Grund für die Schäden vorsätzliches oder grob fahrlässiges Handeln ist. Dieses Haftungsprivileg ergibt sich aus § 48 Beamtenstatusgesetz, welcher sowohl für Beamte als auch, aufgrund entsprechender Regelung im TV-L Berliner Hochschulen, für Tarifbeschäftigte gilt.

Nur wer also wissentlich und willentlich gegen seine Pflichten verstößt oder die im Verkehr erforderliche Sorgfalt in besonders schwerem Maße verletzt, indem er nicht beachtet, was im gegebenen Fall jedem einleuchten muss, ist dazu verpflichtet, dem Arbeitgeber den durch dieses Verhalten entstandenen Schaden zu ersetzen.

Bei der Beurteilung, ob ein Verhalten grob fahrlässig ist, sind die Umstände des Einzelfalles zu berücksichtigen. Umstände, die den Beschäftigten im Einzelfall ein sorgfältiges Handeln erschweren, etwa bei einer erheblichen Arbeitsüberlastung, Eilbedürftigkeit oder der Notwendigkeit, in einer bestimmten Gefahrensituation schnell zu handeln, können dem Vorwurf der groben Fahrlässigkeit entgegenstehen.

Freistellungsmöglichkeiten zur Kinderbetreuung (aktualisiert am 17. September 2021)

Welche Möglichkeiten gibt es?

Arbeits- und dienstrechtliche Aspekte beim Umgang mit den Auswirkungen der anhaltenden SARS-CoV-2-Pandemie:

Freistellungsmöglichkeit für Sorgeberechtigte betreuungsbedürftiger Kinder

Mit der letzten Änderung des § 56 Absatz 1a Infektionsschutzgesetz (IfSG) vom 28. Mai 2021 wurden die Tatbestandsvoraussetzungen für einen Entschädigungsanspruch des § 56 Absatz 1a Satz 1 IfSG erneut angepasst. Die getroffenen Regelungen werden mit dem aktuellen Rundschreiben unbefristet und ohne zeitliche Unterbrechung aufrechterhalten, modifiziert und gelten für die Dauer der vom Deutschen Bundestag festgestellten epidemischen Lage von nationaler Tragweite:

Danach haben erwerbstätige Sorgeberechtigte von Kindern, 

  • die das zwölfte Lebensjahr noch nicht vollendet haben oder behindert und auf Hilfe angewiesen sind,
  • in dem Zeitraum, in dem
    • Einrichtungen zur Betreuung von Kindern oder Schulen oder Einrichtungen für Menschen mit Behinderungen zur Verhinderung der Verbreitung von Infektionen geschlossen sind, oder
    • das Betreten untersagt ist (durch die zuständige Behörde oder unmittelbar durch das Infektionsschutzgesetz (§ 28b Absatz 3 IfSG)), auch Absonderung (z.B. Quarantäne), oder
    • Schul- oder Betriebsferien angeordnet oder verlängert werden, oder
    • die Präsenzpflicht an Schulen aufgehoben, oder
    • der Zugang zu Kinderbetreuungseinrichtungen eingeschränkt wird, oder
    • eine behördliche Empfehlung vorliegt, vom Besuch der entsprechenden Einrichtung abzusehen
  • wenn sie die Kinder selbst betreuen müssen, weil sie keine anderweitige zumutbare Betreuungsmöglichkeit sicherstellen können und
  • kein positives Arbeitszeitsaldo besteht

die Möglichkeit, sich auf Antrag unter Fortzahlung der Bezüge freistellen zu lassen. Gleiches gilt für Pflegeeltern, die ein Kind in Vollzeitpflege nach § 33 SGB VIII in den Haushalt aufgenommen haben.

Nach § 56 Absatz 2 Satz 5 IfSG besteht der Anspruch auf Entschädigung

  • pro erwerbstätige Person,
  • für die Dauer der vom Deutschen Bundestag nach § 5 Absatz 1 Satz 1 IfSG festgestellten epidemischen Lage von nationaler Tragweite
  • pro Jahreszeitraum.

Der Anspruch auf Entschädigung wurde in diesem Zusammenhang am 30. März 2020 erstmalig eingeführt. Damit entsteht der Anspruch auf Entschädigung in Höhe des nachfolgend aufgeführten Umfangs mit Beginn des 30. März 2021 neu. Eine Übertragungsmöglichkeit von Tagen aus dem alten Gewährungszeitraum besteht nicht.

Die Freistellung kann für bis zu 34 ganze Tage, bei Alleinerziehenden für bis zu 67 ganze Tage beantragt werden (jeweils bezogen auf eine Fünf-Tage-Woche). Es können auch bis zu 68 halbe Tage, bei Alleinerziehenden 134 halbe Tage beantragt werden (50% der regelmäßigen täglichen Arbeitszeit).

Die Sorgeberechtigten bzw. Pflegeeltern, die den Freistellungsanspruch geltend machen, müssen dem Arbeitgeber/Dienstherrn (hier: der TU Berlin) gegenüber darlegen, dass sie in diesem Zeitraum keine zumutbare Betreuungsmöglichkeit (bspw. Anspruch auf Notbetreuung, Betreuung durch andere Personen, die nicht einer sog. Risikogruppe angehören) sicherstellen können.

Der Freistellungsanspruch besteht nicht, soweit eine Schließung der Einrichtung zur Betreuung von Kindern oder der Schule ohnehin z. B. wegen Schulferien oder Feiertagen erfolgen würde. Gleiches gilt, wenn ihnen noch Zeitguthaben zusteht.

Bitte entnehmen Sie die Anzahl der möglichen Freistellungstage diesen Tabellen.

Für Beamtinnen und Beamte gilt: Die Regelung des § 56a IfSG findet auf Beamtinnen und Beamte keine unmittelbare Anwendung. Die Wertungen werden aber entsprechend übertragen.

Beamtinnen und Beamten kann unter den nachstehenden Voraussetzungen zum Zwecke der Kinderbetreuung pro Jahreszeitraum (s.o.)

  • für Kinder, die das zwölfte Lebensjahr noch nicht vollendet haben, und
  • für Kinder mit Behinderungen, die auf Hilfe angewiesen sind, unabhängig von deren Alter

Dienstbefreiung unter Fortzahlung der Bezüge nach § 59 Landesbeamtengesetz (LBG) von insgesamt bis zu 34 Arbeitstagen (bei einer Fünf-Tage-Woche) gewährt werden.

Bei Beamtinnen und Beamten dürfen der Gewährung von Dienstbefreiung nach § 59 LBG im Zusammenhang mit der hier beschriebenen Regelung keine zwingenden dienstlichen Gründe entgegenstehen.

Nach einer Dienstbefreiung nach § 59 LBG unter Fortzahlung der Bezüge in Höhe von 34 bzw. 67 Arbeitstagen (bei einer Fünf-Tage-Woche) besteht die Möglichkeit einer familienbedingten Teilzeit gemäß § 54a LBG bzw. Beurlaubung (ohne Dienstbezüge) gemäß § 55 Absatz 1 LBG.

Davon ausgehend, dass neben der Betreuung der Kinder zu Hause das Arbeiten im Homeoffice nur eingeschränkt möglich ist, wird den Sorgeberechtigten bzw. Pflegeeltern (für die Dauer der vom Deutschen Bundestag festgestellten epidemischen Lage von nationaler Tragweite) bei Vorliegen der weiteren Voraussetzungen eine Freistellung (über den oben beschrieben Anspruch gem. IfSG hinaus) im Umfang der Hälfte der Arbeitszeit gewährt. Bei der Verteilung der Arbeitsaufgaben sind die Vorgesetzten gebeten, die individuelle Kinderbetreuungssituation zu berücksichtigen. Im Einzelfall kann dies dazu führen, dass in Absprache mit der*dem Vorgesetzten im Ausnahmefall eine geringere Arbeitsleistung erbracht wird. Hintergrund dieser Ausnahmeregelung ist die gleichzeitige Betreuung von Schul- und/oder Kita-Kindern.

Antragsstellung: 

Beschäftigte, die diese Möglichkeit in Anspruch nehmen, senden bitte unverzüglich das Antragsformular ausgefüllt an die Personalabteilung. Dem Antrag ist ein Nachweisdokument beizufügen, aus dem hervorgeht, nach welchem der oben aufgeführten Verhinderungsgründe eine Betreuung in der Betreuungseinrichtung des Kindes nicht möglich ist.

Sollte bisher nicht bekannt sein, ab wann die Schule/Schulklasse/Kita/Betreuungseinrichtung wieder geöffnet ist, vermerken Sie dies bitte in Ihrem Antrag und reichen diese Information entsprechend nach, sobald sie Ihnen vorliegt.

Bitte nutzen Sie für die Antragsstellung bevorzugt den elektronischen Weg!

Ab dem Zeitpunkt der elektronischen Antragstellung kann die*der Beschäftigte zur Kinderbetreuung der Arbeit fern bleiben. Die Prüfung und Genehmigung seitens der Personalabteilung erfolgt anschließend.

Hinsichtlich möglicher Klärungsbedarfe im Verlauf der weiteren Antragsbearbeitung bitten wir Sie, der Personalabteilung über die von Ihnen genutzte E-Mail-Adresse für Fragen etc. zur Verfügung zu stehen.

Die Beschäftigten unterrichten zudem bitte unverzüglich ihre*ihren Vorgesetzte*n über ihr Fernbleiben vom Dienst und halten regelmäßigen Kontakt zu ihr*ihm.

Für Vorgesetzte gilt: Das Formular „Erkrankungsanzeige“ wird auch in diesen Abwesenheitsfällen weiterhin ausgefüllt und den Personalteams von II T zugeschickt. Der Abwesenheitsgrund unter „wegen“ wird handschriftlich aufgeführt - „notwendige Kinderbetreuung aufgrund der Schließung der Betreuungseinrichtung bzw. Absonderung wegen COVID 19“ - und die sonst anzukreuzenden Kästchen werden frei gelassen. Auch in diesen Fällen wird das Formular zur Gesundmeldung/Dienstantrittsmeldung verwendet.

Für Beamt*innen gilt das Vorgehen entsprechend.

Befristete Ausweitung des Anspruchs auf Kinderkrankengeld vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie

Welche Möglichkeiten gibt es?

Neben den Freistellungsmöglichkeiten für Sorgeberechtigte betreuungsbedürftiger Kinder (siehe Rundschreiben IV Nr. 99 2020 vom 15. Dezember 2020), hat der Gesetzgeber mit einer Ergänzung des § 45 SGB V durch den neuen Absatz 2a die Ausweitung des Anspruchs auf Kinderkrankengeld geschaffen. Dieser Anspruch wurde mit dem Vierten Gesetz zum Schutz der Bevölkerung bei einer epidemischen Lage von nationaler Tragweite vom 22. April 2021 für das Kalenderjahr 2021 erneut erweitert.

Die Regelungen treten rückwirkend zum 5. Januar 2021 in Kraft und sind auf das Jahr 2021 beschränkt.

Damit können gesetzlich versicherte Eltern, deren Kinder nach §10 SGB V familienversichert sind, in diesem Jahr zusätzlich 10 Tage (insgesamt nunmehr 30 Tage) Kinderkrankengeld pro Kind und Elternteil beanspruchen, bei mehreren Kindern jedoch höchstens 65 Tage. Für Alleinerziehende erhöht sich der Anspruch um weitere 20 auf nunmehr 60 Tage pro Kind und Elternteil, bei mehreren Kindern jedoch auf höchstens 130 Tage.

Über die Inanspruchnahme bei Erkrankung des Kindes hinaus wird der Anspruch nun auch auf solche Fälle ausgedehnt, in denen eine Betreuung des Kindes zu Hause erforderlich ist,

Die Kinderkrankentage können demnach in folgenden Fällen in Anspruch genommen werden:

Bisher (§ 45 Absatz 1 SGB V):

Das Kind ist erkrankt und

  • es liegt ein ärztliches Zeugnis über die Erkrankung und die Betreuungsbedürftigkeit vor und
  • im Haushalt gibt es keine andere Person, die das Kind betreuen kann.

Zusätzlich neu (§ 45 Absatz 2a SGB V):

Oder das Kind muss zu Hause betreut werden, weil

  • pandemiebedingt die Kindertagesstätte, Schule oder Einrichtung für Menschen mit Behinderungen vorübergehend geschlossen werden, oder
  • deren Betreten, auch aufgrund einer Absonderung untersagt wird, oder
  • die zuständige Behörde ordnet aus Gründen des Infektionsschutzes Schul- oder Betriebsferien an oder
  • verlängert diese oder
  • hebt die Präsenzpflicht in einer Schule auf oder
  • schränkt den Zugang zum Kinderbetreuungsangebot ein oder
  • das Kind besucht auf Grund einer behördlichen Empfehlung nicht die Einrichtung und
  • der im Einzelfall zutreffende Grund ist der Krankenkasse auf geeignete Weise nachzuweisen; die Krankenkasse kann die Vorlage einer Bescheinigung der Einrichtung oder Schule verlangen und
  • eine andere im Haushalt lebende Person kann das Kind nicht beaufsichtigen, betreuen oder pflegen.

Der Anspruch besteht für berufstätige Eltern von Kindern,

  • die das zwölfte Lebensjahr noch nicht vollendet haben oder behindert und auf Hilfe angewiesen sind und
  • wenn es im Haushalt keine andere Person gibt, die das Kind betreuen kann.

Für die Zeit des Bezugs von Kinderkrankengeld nach § 45 Absatz 1 SGB V in Verbindung mit § 45 Absatz 2a Satz 3 SGB V ruht der Anspruch nach § 56 Abs. 1a IfSG für beide Elternteile. Zusätzlich zu dem Bezug von Kinderkrankengeld soll für denselben Zeitraum weder für das Kind, für das das Kinderkrankengeld beansprucht ist, noch für ein anderes betreuungsbedürftiges Kind eine Entschädigungsleistung beansprucht werden können.

Der Anspruch besteht unabhängig davon, ob die vertraglich geschuldete Arbeitsleistung grundsätzlich auch im Homeoffice erbracht werden kann. Auf Verlangen müssen die Eltern die Betreuungsnotwendigkeit der Krankenkasse auf geeignete Weise nachweisen.

Die Beantragung von Kinderkrankengeld erfolgt bei der jeweiligen Krankenkasse des Kindes. Auf den Internetseiten der Krankenkassen sind entsprechende Informationen zu finden. Eine Musterbescheinigung zum Nachweis über Nicht-Inanspruchnahme von Kita/Kindertagespflege/Schule zur Beantragung von Kinderkrankengeld finden Sie online.

Informieren Sie im Falle einer Inanspruchnahme dieser Kinderkrankengeld-Regelung bitte umgehend Ihre*n Vorgesetzte*n über den Beginn und die voraussichtliche Dauer.

Die vorgenannten Regelungen gelten für Beamt*innen entsprechend, sofern bisher ein Anspruch auf Freistellung aufgrund eines erkrankten Kindes in analoger Anwendung des § 45 SGB V bestand. Die Inanspruchnahme erfolgt weiterhin auf dem bekannten Weg der Krankmeldung „Erkrankung des Kindes“ (siehe Rundschreiben „Krankmeldungen und unentschuldigtes Fehlen“ vom 10. Juli 2002). Die o.g. und als Anlage beigefügte Musterbescheinigung zum Nachweis über Nicht-Inanspruchnahme von Kita/Kindertagespflege/Schule zur Beantragung von Kinderkrankengeld verwenden und beifügen.

Finanzen, Beschaffungen, Barzahlungsschalter

Wie werden Rechnung von der Abteilung Finanzen bearbeitet?

Für die Rechnungsbearbeitung gilt grundsätzlich der papierne Weg. Zahlungsanordnungen und Anlagen müssen im Original der Buchhaltung übersandt werden. Der Gesetzgeber hat für Zahlungsanordnungen keine Ausnahmen zugelassen.

Nur für den Fall, dass der reine Papierweg nicht möglich ist und um den aktuellen besonderen Bedingungen gerecht zu werden, wird die nachfolgend beschriebene Verfahrensweise ermöglicht. Sie stellt eine Mischform zwischen digitaler Bearbeitung und der Papierform dar. Damit ist sichergestellt, dass die Buchhaltung einen papiernen Vorgang erhält.

Ist es nicht möglich, die Auszahlungsanordnung mit zwei Originalunterschriften zu versehen, sind die drei nachfolgenden Punkte zu beachten.

  1. Befindet sich die Unterschrift der sachlichen Richtigkeit nicht als Original auf der Auszahlungsanordnung, ist die Auszahlungsanordnung oben in rot mit C19 zu kennzeichnen.
  2. Die Original-Unterschrift der/des Anordnungsbefugten erfolgt in blauer Schrift.
  3. Ist keine zweite Person für die Anordnungsbefugnis vor Ort, erfolgt die Original-Unterschrift der sachlichen Richtigkeit durch die/den Anordnungsbefugten in blauer Schrift und die Auszahlungsanordnung mit Belegen wird zur Anordnung an III FIMA übersandt. Die C19-Kennzeichnung übernimmt III FIMA.

Alle so bearbeiteten Vorgänge haben also immer eine Original-Unterschrift in blau. Eine ggf. fehlende zweite Unterschrift erfolgt durch III FIMA.

Sämtliche Rechnungen können von der Buchhaltung nur unter der Voraussetzung bearbeitet werden, dass die Vorgänge die Buchhaltung in Papierform erreichen. Ressourcen für die Bearbeitung von Dateien oder für die Anfertigung von Ausdrucken stehen nicht zur Verfügung.

Von der persönlichen Überbringung von Vorgängen bitten wir abzusehen. Das gilt für alle Bereiche der Abt. III, also auch für den Bereich Personalwirtschaft – III PW – und den Bereich Finanzmanagement – III FIMA –.

Was muss ich bei Beschaffungen und Bestellungen beachten?

Beschaffungen und Bestellungen sind wieder möglich. Bitte beachten Sie, dass dennoch die Bearbeitungszeit vom Eingang einer Rechnung an der TUB bis zur Überweisung durch die Finanzbuchhaltung länger als gewohnt dauern kann.

Bitte beachten Sie bei Bestellungen die nachfolgenden Punkte.

  1. Keine Bestellungen bei neuen Kreditoren, insbesondere bei Online-Anbietern. Die Neuanlage von Kreditoren bindet in der Phase des derzeitigen eingeschränkten Präsenzbetriebs zu viel Ressource.
  2. Keine Bestellungen bei Kreditoren, insbesondere vermeintlich günstigen Internetanbieter, die eine Zahlungsfrist von 10 Tagen haben. Da nicht sichergestellt werden kann, dass eine Rechnung die Buchhaltung innerhalb von 10 Tagen erreicht, sind Mahnkosten somit schon vorprogrammiert.
  3. Keine Kleinstbestellungen, sondern Bedarfszusammenfassungen. Die Zahl von Rechnungen, insbesondere bei Lyreco und anderen Anbietern für ein Fachgebiet, Referat, etc. innerhalb eines Monats sind trotz mehrfacher Bitten unverändert hoch.
  4. Wenn es vertretbar ist, nutzen Sie die TUB-Prime-Mitgliedschaft bei Amazon. Auch wenn der Preis geringfügig höher ist, ist der Nutzen für den Besteller und die Rechnungsbearbeitung erheblich. Bei Amazon haben wir keine Mahnungen.

Größere Beschaffungen, die über die Vergabestelle organisiert werden müssen, können wieder erfolgen und sind nicht nur auf Beschaffungen zur Aufrechterhaltung des Notbetriebs beschränkt.

Hat der Barzahlungsschalter der Universitätskasse geöffnet?

Aufgrund der aktuellen Situation bleibt der Barzahlungsschalter der Universitätskasse weiterhin geschlossen. Es wird darauf hingewiesen, dass es keine Ausnahmen und Einzelfälle für die Annahme und Auszahlung von Bargeldern gibt und auch keine Einzelfalllösungen möglich sind. Treffen Sie bitte weiterhin Vorsorge durch geeignete Maßnahmen. Informieren Sie bitte Ihre Studierenden, Kunden etc. 

Bauen und Gebäudemanagement

Werden während der Pandemie Baumaßnahmen durchgeführt?

Die Beratungen und Durchführung von Baumaßnahmen erfolgen im Rahmen der vorhandenen personellen Kapazitäten. Dies erfolgt teilweise aus dem Homeoffice, was zu erheblich längeren Bearbeitungszeiten führt. Aufgrund der vielen offenen Stellen in der Abteilung IV können nur die wichtigsten Baumaßnahmen zur Erhaltung der Betriebsfähigkeit der TU Berlin bearbeitet werden.

Die Landesbaumaßnahmen (u.a. Math-IMoS, Sanierung Fassade TC) müssen mit Mitarbeiter*innen vor Ort abgesichert werden.

Neue Baumaßnahmen können derzeit nur bedingt angenommen werden, da hierfür die erforderlichen personellen Kapazitäten nicht zur Verfügung stehen.

Wer hilft bei Vorbereitungsmaßnahmen für den Präsenzbetrieb?

Werden bauliche Maßnahmen z.B. Plexiglaswände aufgrund einer Beratungen durch den BÄD oder SDU und/oder einer Gefährdungsbeurteilung für den Präsenzbetrieb festgelegt, so sind diese über den Servicebriefkasten an die zentralen Werkstätten der Abteilung Gebäude- und Dienstemanagement zu melden.

Wie arbeitet die Abteilung IV – Gebäude- und Dienstemanagement unter Pandemiebedingungen?

Die Planung und die Durchführung von baulichen und technischen Maßnahmen sowie der Betrieb der Liegenschaften mit den zugehörigen Gebäuden erfolgt weiterhin mit einer verminderten Personalstärke.

Der erhebliche zeitliche Mehraufwand für die aktuellen Planungen und die Organisation der Durchführungen aus dem Homeoffice führen weiterhin zu einem wachsenden Instandhaltungsstau und zu Durchführungsverzögerungen.

Auch in der Bauabteilung soll die Zahl der sozialen Kontakte möglichst geringgehalten werden. Dies steht jedoch im Gegensatz zum effizienten Arbeiten im Bereich der Bauplanungen, Bauberatungen und der Baudurchführung sowie zu erforderlichen Vor-Ort-Abstimmungen. Insbesondere die Erhaltung der Betriebsfähigkeit und somit der Nutzungsfähigkeit der Gebäude und Liegenschaften stellt die Abteilung IV derzeit vor erhebliche Herausforderungen.

Es wird daher darum gebeten, nur essentiell erforderliche bauliche oder technische Maßnahmen anzumelden.

Forschungsanträge und Drittmittelabrechnung

Wie arbeitet die Abteilung V – Forschung unter Pandemiebedingungen?

Es wird darum gebeten, gerade in der aktuellen Situation der Corona-Pandemie die bestehenden internen zeitlichen Maßgaben zu berücksichtigen, z.B. neue Forschungsantragsvorhaben mit mindestens zwei Wochen Vorlauf einzureichen. Andernfalls kann es leider insbesondere bei kurzfristig eingereichten Anträgen in Einzelfällen dazu kommen, dass eine vollständige Antragsprüfung nicht mehr fristgerecht durchgeführt werden kann. Dies hängt auch damit zusammen, dass Verwendungsnachweise etc. für die Fördermittelgeber Priorität bei der Bearbeitung durch die Forschungsabteilung haben müssen. 

Die fristgerechte Bearbeitung der Drittmittelnachweise ist letztendlich im Sinne aller Hochschulangehörigen, da Fristverletzungen und ähnliche Verstöße gegenüber den Fördermittelgebern die Reputation einer Universität unter den Förderern beeinträchtigen können. Vor diesem Hintergrund bittet die Forschungsabteilung um Verständnis für diese Prioritätensetzung.

Welche Unterstützung für Forschungsanträgen wird gegeben?

Zur Vermeidung der sozialen Kontakte und im Interesse der Verringerung von Infektionsgefahren wird die Abteilung V grundsätzlich vom Homeoffice ausarbeiten. Gleichwohl werden einzelne Kolleg*innen aus den jeweiligen Teams sowie die Referats- und Teamleiter*innen und die Abteilungsleiterin anwesend sein. Wir stellen daher alle persönlichen Sprechstunden ein und bitten darum, von Besuchen und pers. Herreichen von Unterlagen abzusehen.

Die Erreichbarkeit aller Bereiche per E-Mail besteht uneingeschränkt fort.

Die Abteilung V wird ihren Betreib bestmöglich und weitestgehend aufrechterhalten und folgende Leistungen nach Priorität erbringen:

  • Mittelfreigaben für Personaleinstellungen
  • Auszahlungsanordnungen 
  • Projekteinrichtungen
  • Projekthochrechnungen
  • Nachweise und Zahlungsabrufe
  • Vertragsprüfungen und Vertragsverhandlungen mit Industriepartnern und Mittelgebern inkl. telefonische Beratung der Wissenschaftler*innen 
  • Sämtliche rechtsverbindliche Unterschriften 
  • Korrespondenzen

Datenschutz

Was muss ich wissen und wo finde ich die Informationen dazu?

Das Team Datenschutz der TU Berlin informiert auf ihren Webseiten beispielsweise über Datenschutz und IT-Sicherheit im Homeoffice, wie man einem Webex-Meeting beitritt oder über ZOOM-Videokonferenz.

Informationen über Pandemiebedingungen

Der TU-Krisenstab tagt regelmäßig und beurteilt die Lage. Er wird weiterhin Informationsbriefe mit bindenden Regelungen herausgeben.

Grundsätzlich regelt der Stufenplan der TU Berlin die Pandemie-Maßnahmen.

Die Stabsstelle Kommunikation, Events und Alumni wird eine kontinuierliche Kommunikation zu Ihnen und über die aktuelle Situation der Universität bieten. Bitte informieren Sie sich täglich über die Webseite der TU Berlin.

Gerne können Sie hierfür auch die offiziellen und zentralen Social-Media-Kanäle der TU Berlin nutzen: