Amtliche Beglaubigung, Vorbeglaubigung und Übersetzung

Eine amtliche Beglaubigung bestätigt, dass eine Kopie mit dem vorgelegten Original übereinstimmt. Sie enthält folgende Angaben: einen Vermerk, dass die Kopie und das Original übereinstimmen, die Originalunterschrift der/des Beglaubigenden sowie einen Dienstsiegelabdruck.

Vom Studierendensekretariat und vom Referat Prüfungen der TU Berlin werden nur Dokumente amtlich beglaubigt, die auch von der TU Berlin ausgestellt wurden.

Das Studierendensekretariat beglaubigt Kopien von Originaldokumenten, wie Zeugnisse, Urkunden und Diploma Supplements von weiterbildenden Masterstudiengängen und Promotionsstudiengängen der TU Berlin. Achtung: Studien-, Studienverlaufs- und Exmatrikulationsbescheinigungen werden nicht amtlich beglaubigt. Diese können aus dem TUB-Account (tuPORT) ausgedruckt werden, enthalten eine Verifikationsnummer und sind ohne Unterschrift gültig.

Das Referat Prüfungen beglaubigt Kopien von Originaldokumenten, wie Zeugnisse, Urkunden und Diploma Supplements aller anderen Abschlüsse der TU Berlin. Aber Achtung: Notenbescheinigungen werden nicht amtlich beglaubigt. Diese können aus dem TUB-Account (tuPORT) ausgedruckt werden und sind ohne Unterschrift gültig. Notenbescheinigungen mit Stempel und Unterschrift werden gegen Gebühr vom Referat Prüfungen ausgestellt.

Die Ausstellung von amtlich beglaubigten Kopien muss beantragt werden und ist kostenpflichtig, unabhängig davon, ob Sie den Antrag an das Studierendensekretariat oder das Referat Prüfungen stellen.

So erhalten Sie eine amtliche Beglaubigung:

1. Füllen Sie den „Antrag für amtliche Beglaubigungen und Vorbeglaubigungen von TU-Dokumenten“ vollständig aus und unterschreiben Sie ihn.
2. Fügen Sie dem Antrag bitte bei:

• das zu beglaubigende Originaldokument der TU Berlin
• die Anzahl der zu beglaubigenden Kopien
• die Quittung über die entsprechende Zahlung.

Wichtig ! :

• Es werden nur von der TU Berlin ausgestellte Dokumente amtlich beglaubigt.
• Dokumente ohne Unterschrift werden nicht amtlich beglaubigt.
• Pro Dokument werden maximal 3 Kopien amtlich beglaubigt.
• * Pro amtliche Beglaubigung/pro Kopie sind 2,00 € zu entrichten. 
• Für Vorbeglaubigungen auf TU Originalen, fallen keine Gebühren an.

*Eine Zeugniskopie, welche aus mehreren Seiten besteht, gilt als ein Dokument. Für Urkunden sowie Diploma Supplements gilt dasselbe.

Zahlungen sind ausschließlich per Überweisung auf das folgende Konto der TU Berlin möglich:

Bankname: Berliner Volksbank
Kontoinhaber*in: Technische Universität Berlin
IBAN: DE69 1009 0000 8841 0150 03
BIC: BEVODEBB

Den Antrag und alle erforderlichen Unterlagen können Sie per Post einreichen oder am Mitteltresen des Campus Centers persönlich abgeben.Bitte beachten Sie, dass amtliche Beglaubigungen nicht unmittelbar vor Ort durchgeführt werden können und Bearbeitungszeit benötigen.

Wenn Sie Bescheinigungen, Urkunden oder Zeugnisse der TU Berlin im Ausland verwenden wollen, müssen Sie diese in manchen Fällen mit einer Apostille bzw. Legalisation versehen lassen. Hierfür ist in der Regel eine vorherige Vorbeglaubigung durch die TU Berlin nötig. Mit dieser Vorbeglaubigung wird bestätigt, dass Unterschrift und Siegel auf dem Original echt sind und die ausstellende Person dazu berechtigt war.

In der Regel wird die Vorbeglaubigung auf dem Originaldokument durchgeführt. Für einige Länder kann diese jedoch auch auf einer Kopie erfolgen. Bitte erkundigen Sie sich daher zunächst bei der jeweiligen Landesvertretung, welche Form benötigt wird.

Vom Studierendensekretariat und vom Referat Prüfungen der TU Berlin werden nur Dokumente vorbeglaubigt, die auch von der TU Berlin ausgestellt wurden UND eine Unterschrift enthalten.

Das Studierendensekretariat erstellt Vorbeglaubigungen von sämtlichen Studienbescheinigungen und von Zeugnissen, Urkunden und Diploma Supplements von weiterbildenden Masterstudiengängen und Promotionsstudiengängen der TU Berlin. Vom Referat Prüfungen erhalten Sie Vorbeglaubigungen von Zeugnissen, Urkunden und Diploma Supplements aller anderen Abschlüsse der TU Berlin.

Die Ausstellung von Vorbeglaubigungen muss beantragt werden. Die Vorbeglaubigung auf einem Originaldokument ist kostenlos, die Vorbeglaubigung auf Kopien ist kostenpflichtig.

So erhalten Sie eine Vorbeglaubigung:

• Füllen Sie den „Antrag für amtliche Beglaubigungen und Vorbeglaubigungen von TU-Dokumenten“ vollständig aus und unterschreiben Sie ihn.
• Wenn Sie eine Vorbeglaubigung auf einem Originaldokument der TU Berlin beantragen, fügen Sie dem Antrag bitte nur das Originaldokument der TU Berlin bei.
• Wenn Sie eine Vorbeglaubigung auf einer Kopie beantragen, fügen Sie dem Antrag bitte bei:
  - das Originaldokument der TU Berlin und
  - die Anzahl der zu vorbeglaubigenden Kopien und
  - die Quittung über die entsprechende Zahlung.

Wichtig:
- Es werden nur von der TU Berlin ausgestellte Dokumente vorbeglaubigt.
- Dokumente ohne Unterschrift werden nicht vorbeglaubigt.
- Pro Dokument werden maximal 3 Kopien vorbeglaubigt.
- Pro Vorbeglaubigung auf einer Kopie sind 2,00 € zu entrichten. Die Vorbeglaubigung auf einem Originaldokument ist kostenlos.

Zahlungen sind ausschließlich per Überweisung auf das folgende Konto der TU Berlin möglich:
Bankname: Berliner Volksbank
Kontoinhaber*in: Technische Universität Berlin
IBAN: DE69 1009 0000 8841 0150 03
BIC: BEVODEBB

Den Antrag und alle erforderlichen Unterlagen können Sie per Post einreichen oder am Mitteltresen des Campus Centers persönlich abgeben. Die Adressen für die postalische Zusendung, finden Sie unter dem Punkt: "Beglaubigungen auf dem Postweg beantragen". Bitte beachten Sie, dass Vorbeglaubigungen nicht unmittelbar vor Ort durchgeführt werden können und Bearbeitungszeit benötigen. Bei Einreichung auf dem Postweg ist ein Verlust leider nicht auszuschließen, welcher ggf. eine kostenpflichtige Ersatzausstellung zur Folge hat.

Informationen zur Apostille und Legalisation

Die Apostille bekommen Sie direkt beim Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten (LABO). Sie ist aber nur für bestimmte Länder möglich. Welche das sind, erfahren Sie zum Beispiel auf den Internetseiten des Auswärtigen Amtes.

Für alle anderen Länder brauchen Sie eine sogenannte Legalisation. Dazu stellt Ihnen das Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten (LABO) zunächst eine weitere Vorbeglaubigung aus. Mit der Vorbeglaubigung wenden Sie sich dann an die Botschaft oder eine andere Auslandsvertretung des Landes, für das Sie die Urkunde brauchen. Die Auslandsvertretung kann Ihnen die Legalisation ausstellen. Manche Staaten verlangen vor der Legalisation noch eine Beglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie beim Bundesverwaltungsamt.

Weitere Informationen zum Verfahren und zu den Kosten erhalten Sie auf der Webseite des Landesamtes für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten (LABO).

Alle für die Bewerbung bzw. Immatrikulation in Papierform erforderlichen Nachweise sind, soweit sie nicht ausdrücklich im Original oder als einfache Kopie gefordert sind, in amtlich beglaubigten Kopien einzureichen.

Im Falle einer reinen Online-Bewerbung oder Online-Immatrikulation reichen Sie alle erforderlichen Dokumente ganz einfach als Upload ein – ohne amtliche Beglaubigung.

Wurden die für die Bewerbung bzw. Immatrikulation erforderlichen Nachweise nicht in deutscher oder englischer Sprache ausgestellt, ist zusätzlich eine Übersetzung in deutscher oder englischer Sprache beizufügen.

Wie muss eine amtliche Beglaubigung aussehen und wer darf amtlich beglaubigen?

Eine amtliche Beglaubigung enthält immer

• einen Vermerk, der bescheinigt, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt (Beglaubigungsvermerk),
• eine Originalunterschrift der beglaubigenden Person und
• ein Dienstsiegel im Original.

Ein Dienstsiegel enthält in der Regel ein Emblem. Ein einfacher Schriftstempel genügt nicht. Amtliche Beglaubigungen sind in der Regel kostenpflichtig. Besteht eine Kopie aus mehreren Einzelblättern, müssen diese entweder einzeln amtlich beglaubigt oder so übereinandergelegt und gesiegelt werden, dass erkennbar ist, dass jede Seite von derselben Urkunde stammt. Besteht eine Kopie aus einer Vorder- und Rückseite, muss sich der Beglaubigungsvermerk auf die Vorder- und Rückseite beziehen oder Vorder- und Rückseite müssen einzeln amtlich beglaubigt werden. Bei einer notariellen Beglaubigung (mit Schnur und Siegelmarke) genügt der Beglaubigungsvermerk auf nur einer Seite der Kopie oder Abschrift. Befindet sich auf dem Original ein im Papier eingedrücktes Siegel (ein so genanntes Prägesiegel), wird dieses in der Regel auf der Kopie nicht sichtbar sein. Der Beglaubigungsvermerk auf der Kopie muss dann dahingehend erweitert werden, dass sich auf dem Original ein Prägesiegel befindet. Dokumente, die den Vermerk "Maschinell erstellt und ohne Unterschrift gültig" enthalten, können als einfacher Ausdruck oder als einfache Kopie eingereicht werden und müssen nicht amtlich beglaubigt werden.

Amtlich beglaubigen darf/dürfen ...

• in Deutschland jede öffentliche Stelle, die ein Dienstsiegel führt, zum Beispiel: Behörden, Bürgerämter, Rathäuser, Gemeinde- und Stadtverwaltungen, Landkreise, Ortsbürgermeister*innen, Gerichte und Notare*innen, öffentlich-rechtlich organisierte Kirchen,
• die ausstellenden Schulen, Hochschulen und das zuständige Erziehungsministerium im Heimatland,
• die diplomatischen Vertretungen der Bundesrepublik Deutschland,
• die Kulturabteilung der Botschaft des Landes, aus dem das Zeugnis stammt,
• die im jeweiligen Land zur amtlichen Beglaubigung befugten Behörden und Notare*innen = landesübliche Beglaubigung.

NICHT amtlich beglaubigen darf/dürfen:

• Wohlfahrtsverbände, Übersetzende, Vereine, AStA, DAAD, Rechtsanwälte*innen, Wirtschaftsprüfende, Buchführende, Geld- und Kreditinstitute / Banken,
• Übersetzende dürfen keine originalsprachigen Dokumente beglaubigen, sondern nur die von ihnen selbst erstellten Übersetzungen.

NICHT anerkannt werden:

• einfache Kopien, Farbkopien, Screenshots oder Scans von amtlich beglaubigten Kopien,
• amtliche Beglaubigungen auf bereits einmal amtlich beglaubigten Kopien.

Entspricht die Beglaubigung nicht den genannten Anforderungen, erkennt die TU Berlin den Nachweis nicht an. Bitte achten Sie selbst darauf, dass die amtliche Beglaubigung der Form entspricht. Weisen Sie die Stelle, welche die Beglaubigung vornimmt, auf die Form der Beglaubigung hin. Eine nicht ordnungsgemäße amtliche Beglaubigung hat den Verfahrensausschluss zur Folge und führt zur Ablehnung Ihres Antrags. Im Zweifelsfall behält sich die TU Berlin vor, auf die Vorlage von Originalen zu bestehen.

Wie muss eine Übersetzung aussehen?

Zeugnisse müssen Sie immer in der Originalsprache des Herkunftslandes einreichen. Wurden Ihre Zeugnisse nicht in deutscher oder englischer Sprache ausgestellt, so müssen Sie zusätzlich eine Übersetzung in deutscher oder englischer Sprache einreichen.

Grundsätzlich muss die Übersetzung von Zeugnissen von einer offiziellen Stelle erfolgen, zum Beispiel durch die hierzu befugte Abteilung der ausstellenden Institution oder durch vereidigte Übersetzende. Übersetzungen durch deutsche Übersetzungsbüros, die diesen Status nicht erfüllen, werden grundsätzlich nicht akzeptiert. Im Ausland gefertigte Übersetzungen müssen von einer Institution stammen, die in diesem Land zu einer vereidigten Übersetzung (oder einem Äquivalent dazu) befugt ist. Werden Zeugnisse in einem nicht-englischsprachigen Herkunftsland neben der Originalsprache auch in englischsprachiger Version ausgestellt, gilt diese englischsprachige Ausfertigung als originalsprachiges Zeugnis. Gleiches gilt für Zeugnisversionen in deutscher Sprache. Ausnahmen finden Sie in den „Ländertipps“ auf den Internetseiten von uni-assist. Zeugnisse in französischer Sprache werden nicht akzeptiert, diese müssen ins Deutsche oder Englische übersetzt werden.

Eine nicht ordnungsgemäße Übersetzung hat den Verfahrensausschluss zur Folge und führt zur Ablehnung Ihres Antrags.