Für die Anmeldung am Webmailer benötigt man einen gültigen Useraccount im Forschungsrechnerbereich des Instituts für Mathematik.

Nach der Eingabe von Benutzername und Passwort erscheint der Anmeldebildschirm (je nach Browser und Betriebssystem ergeben sich möglicherweise Abweichungen).

Bevor Sie mit der regelmäßigen Benutzung des Webmailers beginnen, sollten Sie wesentliche Einstellungen vornehmen, die die Funktionalität und Performance des Webmailers beeinflussen. Unter anderem ist es wichtig, persönliche Daten anzugeben, die in den Mails, die Sie später verfassen, benötigt werden. Aber auch Angaben zu wichtigen Systemordnern (Entwürfe, Papierkorb, gesendete Mails) und zum Pfad, unter dem alle Mailordner angelegt werden, sind notwendig.

Gehen Sie zunächst zum Optionsmenu "Voreinstellungen für Ordner" und geben Sie in der ersten Zeile einen Ordnernamen für den Systemordner an, in dem alle weiten Mail-Unterordner liegen sollen. Speichern Sie die Angabe durch Anklicken von "Senden" im Bereich der Einstellungen zu den "Optionen für die speziellen (System-) Ordner".

Gehen Sie in einem zweiten Schritt zum Menupunkt "Ordner" und legen Sie drei neue Ordner an, jeweils einen für den künftigen Papierkorb, die Mailentwürfe und den Ordner, in dem gesendete Mails gesammelt werden sollen.

Achten Sie darauf, dass die Ordner nicht als Unterordner von "Inbox" oder anderen Ordnern angelegt werden, sondern von [Keiner]. Außerdem darf die Option "Ordner kann Unterordner enthalten" nicht angeklickt sein.

Nachdem Sie die Mailordner für Papierkorb, Entwürfe und gesendete Mails angelegt haben, gehen Sie zurück zu "Optionen", "Voreinstellungen für Ordner" und wählen Sie die angelegten Mailordner als Systemordner für die obigen Zwecke aus.

Unter »Persönliche Informationen« in den Optionen zum Webmailer können eine Reihe von Einstellungen getroffen werden, die mit dem Versenden von Mails zusammenhängen, u. a. Ihr vollständiger Name, die Absender-Adresse und auch eine Signatur. Haben Sie mehrere Adressen, etwa eine Funktionsadresse, oder eine Aliasadresse, können auch mehrere sogenannter »Identitäten« eingerichtet werden. 

Die Auflistung von Mails in den Ordnern kann man nach den Kriterien

• Von
• Received (Datum)
• Betreff

ordnen.

Hierzu klicken Sie einfach auf das kleine graue Viereck neben dem entsprechenden Eintrag, z. B. auf das Viereck neben »Received«. Das kleine Viereck wechselt zu einem Dreieck.

Die Mails werden dann entweder in auf- oder absteigender Weise entsprechend dem ausgewählten Sortierkriterium angezeigt. Wenn Sie auf das Viereck neben »Received« geklickt haben, werden die Mails beispielsweise nach dem Empfangsdatum geordnet. Wenn diese in aufsteigender Variante (jüngstes Datum zuerst) angezeigt werden, Sie aber gerne eine absteigende Auflistung wünschen (ältestes Datum zuerst), so klicken Sie einfach auf das kleine Dreieck. Dann wird die Reihenfolge umgekehrt. Selbiges Verfahren gilt für die übrigen Kriterien.

Die Abwesenheitsmeldung – auch Autoresponse oder Autoreply genannt – dient dazu, eingehende E-Mails bei Abwesenheit mit einer vordefinierten Nachricht automatisch zu beantworten. Wählen Sie dazu im Menü über der Liste der Mails »Optionen« bzw. »Options« aus. Wählen Sie in den Optionen den Unterpunkt »Auto Response: Reply or Forward« aus, um im nächsten Schritt Ihre Abwesenheitsmeldung zu definieren.

Wenn Sie die e-Mails des Instituts für Mathematik generell in einem anderen Postfach empfangen, lesen und bearbeiten wollen, können Sie eine Weiterleitung einstellen.

Im Optionsmenu "Auto response (Reply or Forward)" finden Sie die Möglichkeit, eine e-Mailadresse anzugeben, wohin alle ihre Mails gesendet werden sollen. 

Beachten Sie hierbei rechtliche Vorgaben zum Schutz personenbezogener oder auch dienstlicher Daten, die in den Mails, die Sie empfangen, enthalten sein können. Es wird nicht empfohlen, die dienstlichen e-Mails zu einem Mailprovider außerhalb der TU Berlin weiter zu leiten!

Bei einer Weiterleitung der Mails ist es meist nicht sinnvoll, die Mails weiterhin gleichzeitig am Mailserver des Instituts zu sammeln. Achten Sie bitte darauf, dass die Checkbox "Keep a copy here" am Ende der Optionsseite ausgeschaltet ist.

Speichern Sie die Einstellungen durch Anklicken von "Finish" am Ende der Seite.

Wenn viele E-Mails verwaltet werden, dann erweist sich die Suchfunktion als eine sehr nützliche Hilfe. Diese finden Sie im Menü des Hauptbildschirmes des Webmailers.

Um eine Suche zu erstellen, müssen Sie gewisse Kriterien und was Sie darin suchen festlegen (den Suchbegriff). Die Kriterien bestimmen dann, in welchem Mailordner und in welchem Bereich der Mails des gewählten Ordners der Suchbegriff gesucht wird.

Ordnerauswahl: Wenn Sie nur die E-Mails eines bestimmten Ordners durchsuchen wollen, so können Sie den Ordner im  Auswahlmenü neben »In« aussuchen. Standardmäßig sucht die Suchfunktion in dem Ordner, den Sie zuletzt angesehen haben. Wenn Sie in allen Ordnern suchen wollen, wählen Sie hier »[Alle Ordner]«.

Als zweites Kriterium legen Sie fest, ob der Suchbegriff im Mailtext oder in den Headern (bspw. Von, An, Betreff) gesucht werden soll. Wollen Sie sowohl im Text als auch den Headern suchen, wählen Sie hier »Überall«.

Nach einem Klick auf »Suchen« beginnt die Suche. Wenn Sie alle Ordner durchsuchen, kann es einen Moment dauern, bis Ergebnisse angezeigt werden.

Im Optionsmenu "Voreinstellungen für Anzeige" haben Sie die Möglichkeit, diverse Einstellungen für die Anzeige in den Webmail-Fenstern zu ändern.