Innenrevision

DAAD und sonstiges Mittelgeber

Die Prüfung der Verwendungsnachweise von Drittmittelprojekten

Die Innenrevision prüft die Verwendungsnachweise von Drittmittelprojekten gem. der Vorgaben der Drittmittelgeber.

Die Art der Prüfung ist dabei abhängig vom zu erteilenden Prüftestat:

Bestätigung der rechnerischen Richtigkeit und Übereinstimmung mit Buchungen und Belegen

  • Bei dieser Prüfung wird der Verwendungsnachweis mit den in SAP bzw. SuperX dokumentierten Buchungen abgeglichen.
  • Mögliche aufzudeckende Fehler sind z.B. Übertragungs- und Rechenfehler oder Ausgaben außerhalb des Bewilligungszeitraums.
  • Für die Durchführung dieser Prüfungen werden mindestens folgende Unterlagen benötigt:
    a) Verwendungsnachweis incl. der Beleglisten
    b) Bewilligungsbescheid
    c) Vorgaben des Drittmittelgebers
    d) Hinweise auf Umbuchungen, die nicht in SAP bzw. SuperX dokumentiert sind

Bestätigung der sparsamen, wirtschaftlichen und zweckentsprechenden Mittelverwendung

  • Bei dieser Prüfung ist die Notwendigkeit jeder einzelnen Ausgabe vor dem Hintergrund des Zuwendungszwecks zu prüfen.
  • Mögliche auftretende Fehler sind neben den oben genannten z.B. die Überschreitung von genehmigten Pauschalen oder Bewirtungskosten, die nicht durch die Zuwendung gedeckt werden.
  • Für diese Art der Prüfung ist zusätzlich zu den oben genannten Unterlagen ein ausführlicher Sachbericht erforderlich, der die getätigten Ausgaben begründet.
  • Wichtig ist zudem, dass Sie alle von der Zuwendung abweichenden Absprachen mit dem Zuwendungsgeber dokumentieren und ebenfalls zur Prüfung einreichen.

Die Prüfung eines Verwendungsnachweises ist bei vollständig vorliegenden Unterlagen zeitnah möglich, eine vorherige Anmeldung erleichtert uns dabei die Terminplanung. Bitte planen Sie bei der Erstellung von Verwendungsnachweisen ausreichend Zeit für die Prüfung und weitere Zeit um ggf. auf Prüfungsfeststellungen reagieren zu können, ein, um die Terminvorgaben der Drittmittelgeber zur Vorlage von Verwendungsnachweisen einhalten zu können.

Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

EU Projekte

Abhängig von der Art des Projekts und des Rahmenprogramms können EU-Projekte ein Audit oder ein CFS (Certificate of Financial Statement) erfordern.

Interreg-Projekte in H2020 erfordern am Ende jedes Zeitraums (alle 6 Monate) ein Audit.

ERC-Projekte oder gemeinsame Projekte in H2020 erfordern eine Prüfung, wenn die declared  direct costs höher als 325.000 € sind.

Ähnliche Projekte in Horizont Europa erfordern eine Prüfung, wenn die requested contribution 430.000 € übersteigt.

Bei jedem Audit werden Kosten wie Personalkosten, Beschaffungen, Anschaffung von Geräten und deren Abschreibungen und Reisekosten geprüft. Die Fachgebiete, die EU-Projekte durchführen, sind dafür verantwortlich, alle damit verbundenen Unterlagen aufzubewahren. Im Original unterzeichnete und datierte timesheets oder declarations sind ebenfalls zur Verfügung zu stellen.

Die Prüfung erfolgt z.B. auf Grundlage von EU-Haushaltsordnung, LHO, Vergaberecht, BRGK und TU-Hausordnungen.