Als Exkursionen gelten Studienfahrten/Lehrveranstaltungen zur Ausbildung der Studierenden an einem anderen Ort. Die Leitung von Exkursionen kann grundsätzlich nur von Universitätsmitgliedern übernommen werden, die zum hauptberuflichen, wissenschaftlichen Personal der TUB gehören. Eine Ausnahme bilden Lehrbeauftragte nach Ausfüllen einer zusätzlichen Erklärung.

Jede Exkursion - ob mit oder ohne finanziellen Zuschuss - benötigt eine Genehmigung durch die Fakultät (Sekr. FH 4-1).

Die Fakultät erhält im Rahmen des Haushaltsplans jährlich ein Budget für Exkursionen. Die Fachgebiete haben die Möglichkeit, aus diesem Budget einen Zuschuss zu ihren bevorstehenden Exkursionen zu beantragen.

Der schriftliche Antrag, der bis zum 1. November für das kommende Jahr einzureichen ist, muss folgende Unterlagen enthalten:

• Antrag auf Exkursionszuschuss
• Programm
• Kostenkalkulation

Die Anträge werden im Dekanat im Hinblick auf die Bedeutung für den „Pflichtbereich“, „Wahlpflichtbereich“ und „Wahlbereich“ der jeweiligen Studiengänge bewertet. Die Antragsteller/innen werden über den bewilligten Zuschuss informiert.

Näheres hierzu entnehmen Sie bitte dem zeitlichen Ablaufplan.

Beachten Sie dabei bitte unbedingt die Allgemeinen Grundsätze für die Durchführung von Exkursionen.

Um zu verdeutlichen, wie und in welcher Höhe Zuschüsse gewährt werden können, hilft ein Rechenbeispiel (s. u.).

Spätestens vier Wochen nach Beendigung der Exkursion ist die Exkursion über das FSC abzurechnen.

Hierfür wird folgendes im Original benötigt:

• die vollständig ausgefüllte und von der Exkursionsleiterin/dem Exkursionsleiter unterzeichnete Abrechnung (Verwendungsnachweis)
• alle abzurechnenden Belege (Quittungen, Eintrittskarten etc.)

Bitte beachten Sie die Allgemeinen Grundsätze (s. u.).

Exkursionen, die aus der eigenen Kostenstelle bezuschusst werden sollen, sollen spätestens drei Wochen vor Beginn der Exkursion beim FSC schriftlich beantragt werden, damit der Exkursionszuschuss noch rechtzeitig vor Beginn der Exkursion auf das private Konto der Exkursionsleiterin/des Exkursionsleiters überwiesen werden kann.

Dem schriftlichen Antrag ist ein Progammplan und eine Teilnehmerliste mit Matrikelnummern beizufügen.

Nach Eingang dieser Unterlagen (im Original) stellt das FSC eine schriftliche Genehmigung aus und weist den Zuschuss an.

Spätestens vier Wochen nach Beendigung der Exkursion ist die Exkursion über das FSC abzurechnen.

Hierfür wird im Original benötigt:

• die vollständig ausgefüllte und von der Exkursionsleiterin/dem Exkursionsleiter unterzeichnete Abrechnung (Verwendungsnachweis)
• alle abzurechnenden Belege (Quittungen, Eintrittskarten etc.)

Für Exkursionen, die ohne einen finanziellen Zuschuss durchgeführt werden sollen, benötigt das FSC eine Woche vor Beginn der Exkurion (Ausschlussfrist) eine formlose schriftliche Mitteilung (auch per E-Mail möglich) mit folgenden Angaben:

• Name des Leiters/der Leiterin der Exkurion mit Sekr.-Angabe und Tel.-Nr.
• Angabe des Beschäftigungsverhältnisses
  - Befristung [Nein]
  - Befristung [Ja] bis wann?
• Lehrveranstaltungs-Nr.
• Ziel der Exkursion (Land, Orte)
• Anzahl der Teilnehmer/innen mit Angabe der Matrikelnummern
• Programmablauf

Nachdem das FSC die genannten Informationen einschließlich Programmablauf erhalten hat, wird dem Exkursionsleiter/der Exkursionsleiterin eine Genehmigung für diese Exkursion ausgestellt.

Vorsorglich weisen wir auf die Allgemeinen Grundsätze hin. Sollten dazu oder darüber hinaus Fragen entstehen, wenden Sie sich bitte an Gabriela Brünner.

Die Fakultät vergibt ein jährliches Budget für Investitionen, also für größere Anschaffungen, die zur Aufrechterhaltung der technischen Infrastruktur der Fachgebiete, zur Durchführung von Forschungsprojekten oder zur Durchführung und Verbesserung der Lehre eingesetzt werden. Investitionen können größere Einzelgeräte oder Systeme aus zusammengehörigen Einzelkomponenten sein (unaufteilbare Maßnahme).

Die Vergabe von Investitionensmitteln der Fakultät ist ausgeschlossen für konsumtive Ausgaben (Büromaterial etc.) und die IT-Grundausstattung der Beschäftigten (Computer, Laptops, Monitore usw.).

Anträge auf Investitionsmittel sind zum 15. Dezember für das kommende Haushaltsjahr über das Institut an die Dekanin der Fakultät I zu stellen. Die Anträge sollen eine Nennung der Geräte bzw. eine Auflistung der Einzelkomponenten beinhalten einschließlich Kostenvoranschlägen zu jedem Posten, außerdem eine Begründung zu Einsatz und Funktion der Investition und zur Auswahl des Anbieters (nicht mehr als eine Seite).
Die IuK-Kommission der Fakultät berät über die Anträge und erarbeitet für den Fakultätsrat einen Vorschlag zur Mittelverteilung.

Hinweis: Im Haushaltsrecht gelten als Investitionen Maßnahmen ab einer Gesamthöhe von 5.000,00 Euro, die über die Ausgabetitel 81279/81289 abgerechnet werden. Maßnahmen, die diese Höhe nicht erreichen, können trotzdem als Investitionsanträge eingereicht werden, werden jedoch nicht über die Investitionstitel abgerechnet.

Die Fakultät I vergibt semesterweise auf Antrag Lehraufträge gemäß § 120 Berliner Hochschulgesetz. Dabei gibt es ein festgesetztes Budget, das nur in besonderen Ausnahmefällen überschritten werden kann.

Anträge sind bis 31. Mai bzw. 30. November des laufenden Jahres für das jeweils folgende Semester von den Fachgebietsleitungen zu stellen.

Bitte benutzen Sie ausschließlich das vorgesehene PDF-Formular in seiner aktuellen Fassung (s. u.). Bitte laden Sie Ihren Antrag in die tubcloud hoch. Genauere Informationen zum Prozedere finden Sie in der jeweiligen Erinnerungsmail des FSC, im Merkblatt sowie im Antragsformular (s. u.).

Das Dekanat und die Referent*innen für Studium und Lehre beraten auf der Grundlage dieser Angaben über die Anträge und erarbeiten einen Vorschlag zur Mittelverwendung. Nach der Entscheidung im Fakultätsrat werden Sie über das Ergebnis informiert.

Zur Abrechnung von Lehraufträgen nutzen Sie bitte immer die aktuelle Auszahlungsanordnung für Lehraufträge (Direktzugang 50816 aus dem Netz der TUB oder 79156 über den TUB-Login).

Informationen, Anträge und Downloads zu Studium und Lehre finden Sie im Hauptmenü > Studium & Lehre

In Folge des Rundschreiben von II T „Prozess zur Stellenausschreibung für stud. Beschäftigte“ vom 12.04.2023 (zweite korrigierte Fassung) passen wir die fakultätsinternen Prozesse für Ausschreibungsanträge an: Diese werden ab 26.05.2023 ausschließlich in elektronischer Form per E-Mail an pers@fak1.tu-berlin.de (Betreff: Ausschreibung) durch uns entgegengenommen.

• Weil Aktualisierungen des Formulars zu erwarten sind: Nutzen Sie bitte ausschließlich die aktuelle Version von der Website der Personalabteilung.
• Das Formular muss während des gesamten Weiterleitungsprozesses ausfüllbar bleibe, daher sind keine Scans zugelassen. Unterschriften sind nicht mehr erforderlich. 
• Erforderliche Zustimmunen des Institutsrats sind wie bisher seitens des antragstellenden Bereichs dem Antrag in Form einer bestätigenden E-Mail beizufügen.
• Freigaben aus Mitteln, die nicht Fakultäts-Haushaltsmittel sind (Fonds 01001), sind weiterhin durch den antragstellenden Bereich einzuholen und beizufügen.
• Gleiches gilt für eventuelle weitere Anlagen.

Personalanträge werden bis auf wenige Ausnahmen immer über das FSC eingereicht. Die Anträge werden auf Vollständigkeit geprüft, die Mitbestimmung der Frauenbeauftragten sowie die Stellungnahme oder Zustimmung der Dekanin eingeholt, die Mittelfreigabe gefertigt (sofern Fakultätsmittel, Fonds 01001) und der gesamte Vorgang anschließend an den zentralen Posteingang der Personalstelle (II T Z) oder den Personalrat der studentischen Beschäftigten (PRSB) weitergeleitet.

Nutzen Sie immer die Formulare in der aktuellen Fassung, die der Servicebereich Personal zur Verfügung stellt. Das Hineinschreiben in abgespeicherte ältere Formularversionen ist zu vermeiden.

Beachten Sie die Grundlagen zu Ausschreibungs-, Auswahl- und Einstellungsverfahren im Rundschreiben vom 25.01.2017 (in der Fassung vom 04.01.2018): "Mit dem Ziel einer Prozessoptimierung sind die Verfahrensabläufe bei den Ausschreibungs-, Auswahl- und Einstellungsverfahren überprüft worden. Das vorliegende Rundschreiben soll Sie unterstützen und Ihnen Hilfestellung bei den o. g. Prozessen bieten. Zur Arbeitserleichterung sind entsprechende Musterschreiben, Formulare bzw. Beispiele beigefügt. Das Rundschreiben sowie alle Musterschreiben, Formulare und Beispiele stehen auch in englischer Sprache zur Verfügung."

Folgende Besonderheiten sind zu beachten:

Anträge, die an der Fakultät vorbei beim Personalteam oder PRSB eingereicht werden, werden in der Regel zrückgegeben, weil eine oder mehrere der o. g. Zustimmungen oder Unterlagen fehlen. Hierdurch können Verzögerungen von mehreren Wochen entstehen, die zulasten der Beschäftigten und des einstellenden Bereiches gehen. Helfen Sie allen Beteiligten, diese unnötigen Verzögerungen zu vermeiden. 

Anzeigen zu Nebentätigkeiten von Beschäftigten, Beamt*innen und Hochschullehrer*innen sind niemals direkt an das zuständige Personalteam, sondern immer über das FSC zu richten, da hierzu in jedem Fall die Stellungnahme der Dekanin erforderlich ist. Außerdem sind Nebentätigkeitsanzeigen immer vorher zu stellen. Die Formulare finden Sie auf den Seiten des Servicebereichs Personal unter Services > Services A-Z. Bei Nebentätigkeit studentischer Beschäftiger ist in der Regel die Bestätigung des Instituts ausreichend. Wenn die Betroffenem einem der zwei Zentren oder der Fakultät zugeordnet sind, ist der Antrag über die Fakultät zu richten.

Die Bearbeitung von Personalanträgen erfolgt durch das FSC. Dorthin könnne Sie sich ebenfalls in Budgetierungs- und Stellenangelegenheiten wenden.

Zuständigkeiten im Servicebereich Personal

In der Regel ist das Team 1 zuständig, für Ausschreibungen (außer für studentische Beschäftigte) das Team 6, für Ausschreibungen von Stellen für studentische Beschäftoigte der Personalrat der studentischen Beschäftigten.