IT-Service, Fakultät I

Allgemeines

Einzelpersonen können bereits existierende oder neuerstellte Kalender freigeben und mit Kolleg(inn)en teilen. Auch eine Gruppe mit entsprechender Freigabe kann diese Kalender nutzen. Entsprechende Kalender müssen zuerst für Einzelpersonen freigegeben werden. Auf die Kalender einer Teammailbox haben automatisch alle Personen Zugriff, die zu diesem Team gehören, und nicht extra eingeladen werden müssen, wie das bei Einzelpersonen mit ihren gemeinsamen Kalendern der Fall wäre.

Kalender in MS Outlook 2019

Anlegen eines neuen Kalenders

Anlegen eines neuen Kalenders

Schritt 1

Öffnen Sie Outlook.

Schritt 2

Klicken Sie links unten auf das Kalendersymbol.

Schritt 3:

Klicken Sie oben im Menüband auf Kalender öffnen.
Wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü Neuen leeren Kalender erstellen.

Schritt 4

Vergeben Sie einen Namen für den Kalender.
Klicken Sie auf Ok. Fertig.

Freigeben eines Kalenders

Schritt 1

Wählen Sie einen Kalender aus, indem Sie links in der Liste Ihrer Kalender ein Häkchen beim Kalender setzen.

Klicken Sie oben im Menüband auf "Kalender freigeben".

Schritt 2

Klicken Sie auf An:, um eine Liste mit Exchange-Konten aller Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu erhalten, aus der Sie dann wählen können.

Im Dropdown-Menü "Details" können Sie einstellen in welchem Umfang der geteilte Kalende gesehen werden soll.

Klicken Sie Senden, um die Einladung zu verschicken.

Überprüfung der Berechtigung eines Kalenders

Schritt 1

Um sich einen Überblick zu verschaffen, wer was darf, rufen Sie die Eigenschaften des Kalenders durch einen Rechtsklick auf den jeweiligen Kalender auf.

Schritt 2

Unter dem Menüpunkt Berechtigungen sehen Sie alle Exchange-Konten, die mit dem Kalender verknüpft sind und die dazugehörigen Berechtigungen. Die Exchange-Konten derjeniger Personen, für die Sie den Kalender freigeben, werden in dieser Berechtigungsliste stehen.

In diesem Beispiel sehen Sie die Standardberechtigungen des voreingestellten, eigenen Kalenders. Der Name »employees-MA« bezeichnet die Gruppe, in der alle MitarbeiterInnen der TU zusammengefasst sind.

Die Berechtigungsstufe Frei/Gebucht (IFB) erlaubt es anderen Personen die Uhrzeiten Ihrer Termine zu sehen, aber keine Details zu den Terminen.

Falls Sie möchten, dass diese Information nicht für alle sichtbar ist, können Sie die Gruppe »employees-MA« aus der Liste entfernen.

Einbinden der geteilten Kalender

Einbinden der geteilten Kalender in Windows

Schritt 1

Die freigegebenen Personen erhalten nun eine E-Mail mit der Einladung und können diese aus der
Outlook Web App bzw. Microsoft Outlook mit einem Klick auf "+ Kalender hinzufügen" abonnieren.
Die Kalender werden nun in der OWA sowie in der Desktop Version von Outlook automatisch
angezeigt.

Einbinden der geteilten Kalender in MacOS

Schritt 1

Um einen freigegebenen Outlook Kalender in die Apple Kalender App einzubinden gehen Sie in die Kalender Einstellungen, klicken Sie auf "Accounts", unten links auf das "+" und "Microsoft Exchange".

Schritt 2

Geben Sie einen beliebigen Namen für den Account ein und Ihre TU Mail Adresse. Klicken Sie in diesem und dem darauffolgenden Fenster auf "Anmelden".

Schritt 3

Wählen Sie aus welche Apps diesen Account verwenden können. In diesem Fall ist nur das Häckchen bei "Kalender" nötig.

Schritt 4

Klicken Sie unter "Delegierung" auf das "+" und tragen Sie die Mail Adresse des Accounts ein, der den Kalender teilt.

Kalenderfreigabe in der Outlook Web App

Anleitungen für die Outlook Web App finden Sie hier.

Freigeben und Einbinden von Teamkalender