Informationsschreiben des Kanzlers Lars Oeverdieck

Informationen für Mitarbeiter*innen

Information des Kanzlers zur Veränderung im Personalservice vom 17. September 2021

Sehr geehrte Damen und Herren,

in Anbetracht der ausgesprochen ernsten Situation im Servicebereich Personal (Abteilung II) und  der weitreichenden negativen Folgen für die Funktionsfähigkeit der Universität in Forschung und Lehre hat die Hochschulleitung als wichtigen Schritt hin zu einer Wiederherstellung und Verbesserung der Arbeitsfähigkeit der Zentralen Universitätsverwaltung Projekt „Organisationsentwicklung II T“ gestartet.

Seit Juli läuft im Servicebereich Personal (II T) ein extern unterstütztes Organisationsentwicklungsprojekt zur Stabilisierung der Arbeitsfähigkeit, zum strukturierten Abbau der Arbeitsrückstände und zur Prozessoptimierung. Für die Dauer des Projekts bis voraussichtlich Ende März 2022 ist der Servicebereich Personal direkt dem Kanzler unterstellt, um so direkte Kommunikation, rasche Entscheidungen und agilen Projektfortschritt zu ermöglichen. Der zeitnahe Erfolg des Projekts und damit rasche Normalisierung der Personalverwaltung hat höchste Priorität in der Hochschulleitung

Eine erste für Sie relevante, prozessorganisatorische Veränderung im Servicebereich Personal für die Dauer der Projektlaufzeit möchte ich Ihnen heute mitteilen: Ab sofort nimmt eine zentrale Stelle für den Post-/Vorgangseingang ihre Arbeit auf. Von dort erfolgt auch eine zentrale Vorgangssteuerung.

Was dies bedeutet:

  • Alle Personalanträge richten Sie zukünftig bitte, in einem vollständigen Vorgang, analog per Hauspost an den zentralen II T Eingang:
    Hauspostzeichen: II T Z
    und nicht mehr direkt an die Personalteams 1-7.
  • Bitte reichen Sie bis auf Weiteres keine Personalvorgänge per E-Mail ein. Damit erleichtern Sie dem Team die Bearbeitung.
  • Alle Vorgänge, neue wie bisher unbearbeitete, werden hier zentral erfasst und auf die Mitarbeiter*innen in II T verteilt.
  • Anfragen zum Sachstand richten Sie bitte ausschließlich an den zentralen Vorgangseingang:

E-Mail: Personalservice(at)TU-Berlin.de
Telefon: aktuell in Klärung, wird nachgereicht

  • Die bisher in den Fakultätsservicecentern noch vorhandenen Vorgänge werden an II T übergeben, dort zentral erfasst und für die weitere Bearbeitung vorgemerkt. Sie müssen nichts veranlassen.

 

Warum dieser Schritt notwendig ist:

  • Einige der Personalteams sind durch eine Vielzahl vakanter Positionen nicht mehr arbeitsfähig. Die Ressourcenlage ist so angespannt, dass sie sich durch Vertretungsregeln nicht lösen lässt.
  • Aktuell besteht keine Transparenz über den noch bestehenden Umfang unbearbeiteter Vorgänge. Die zentrale Erfassung soll dazu beitragen, dies zu beheben.
  • Die noch vorhandenen Kapazitäten können mittels zentraler Steuerung teamübergreifend besser in der Auslastung gesteuert werden.
  • Aus anderen TU-Bereichen zugesagte Unterstützungsangebote können ebenfalls mittels zentraler Steuerung besser eingesetzt werden, als wenn sieben Teams auf die Kolleg*innen zugehen.

 

Wie diese Veränderung die operative Zusammenarbeit von II T mit den Fakultäten und Zentralabteilungen beeinflusst:

  • Anfragen und neue Aufträge richten Sie bitte künftig immer an den zentralen Eingang II T (s. o.)
  • Die detaillierten und prozessspezifischen Regelungen werden aktuell mit den Fakultätsservicecentern abgestimmt.
  • Über die FSC erfolgt zu den detaillierten operativen Regelungen kurzfristig eine weitere Kommunikation an die Fachgebiete und Sekretariate.
  • Die Zentralabteilungen und Zentraleinrichtungen werden hierzu direkt über das Projekt „Organisationsentwicklung II T“ informiert.

Ich bin zuversichtlich, dass dies ein wichtiger Schritt zum Abbau der enormen Arbeitsrückstände bei den Personalvorgängen und hin zu zuverlässigerer und schnellerer Personalverwaltung ist. Dies war nicht der erste und wird bei weitem nicht der letzte Schritt auf dem Weg dahin bleiben.

Um die angespannten personellen Kapazitäten zu stabilisieren wurden neben den bereits seit Längerem praktizierten vorzeitigen Nachbesetzungen jüngst weitere Auszubildende übernommen, werden Personalkapazitäten innerhalb der Abteilung und der TU Berlin temporär unterstützend verlagert und kurzfristig verfügbare Möglichkeiten der Arbeitnehmer*innenüberlassung genutzt. Weitere organisatorische und technische Maßnahmen zur Verbesserung der Situation im Personalservice werden aktuell mit großem Engagement der Mitarbeiter*innen entwickelt und jeweils zeitnah umgesetzt.

Realistisch betrachtet werden wir noch eine Weile mit den bestehenden Einschränkungen umgehen müssen; der Abbau der aufgelaufenen Vorgänge wird Zeit in Anspruch nehmen. Ich kann Ihnen nur versichern, dass alle hier Beteiligten ihr Äußerstes tun, die untragbare Situation schnellstmöglich zu überwinden.

Mein besonderer Dank, auch im Namen der gesamten Hochschulleitung, gilt den Mitarbeiter*innen aus II T, die trotz äußerst angespannter Ressourcenlage dies tatkräftig mit gestalten, unterstützen und umsetzen. Ebenso danken wir auch Frau Hein und ihrem Team der Zentralen Beschaffung, die den Aufbau des zentralen Eingangs und der zentralen Vorgangssteuerung II T tatkräftig personell unterstützen.

 

Mit freundlichen Grüßen
Lars Oeverdieck
Kanzler

Berlin, 17. September 2021