Events

Beratung rund um Veranstaltungen

Das Team Protokoll und Veranstaltungen der Präsidentin berät TU-Angehörige in Fragen der Eventorganisation

Sie planen eine Veranstaltung und haben viele Fragen? Gerne stehen wir Ihnen mit Rat und unserer professionellen Expertise zur Seite, wenn es um die Konzeption einer Veranstaltung, die nötigen Vorbereitungsschritte oder Tipps und Tricks für die Durchführung geht. Sie erwarten hochrangige Gäste? Auch bei protokollarischen Fragen sind wir Ihre Ansprechpartner*innen.

Ein paar hilfreiche Punkte haben wir Ihnen unten stehend zusammengestellt. Lesen Sie diese gerne. Sie bieten die ersten Anhaltspunkte, wie Ihr Event gelingen kann.

 

Team Protokoll und Veranstaltungen der Präsidentin

Stabsstelle Kommunikation, Events und Alumni

veranstaltungen@tu-berlin.de

+49 (0)30 314-22538

Adresse Straße des 17. Juni 135
10623 Berlin

Konzeption

  • Thematik der Veranstaltung (Aktualität, Relevanz)
  • Definition der Zielgruppe/n
  • Veranstaltungsformat (z.B. Talk, Lecture, Symposium, Ehrung, Begrüßung, Fireside Chat, Speed Dating, Workshop, Retreat, usw.)
  • hybrid oder digital
  • Veranstaltungsort bzw. Raumgröße
  • Programmablauf
  • Einladungskonzept

Durchführung

  • Raumbegehung (Schlüssel abholen, Ausschilderung)
  • Briefing von Mitarbeiter*innen, externe und interne Dienstleister*innen (Sicherheitspersonal, Sanitäter*innen): Ablauf schildern, sicherheitsrelevante Informationen geben, Verantwortlichkeiten klären, Ansprechpartner*innen vorstellen, Fluchtwege aufzeigen, Notfallkette besprechen, Sitzordnung/VIP
  • Technikcheck (Soundcheck (Musik, Video, Mikrofone, Test der Präsentation/en, Beleuchtung)
  • Sicherstellung des Ablaufs gemäß Programmablauf

Nachbereitung

  • Aufräumarbeiten (Rückgabe von Leihmaterial, Schlüsselrückgabe)
  • Danksagungen (z.B. an Referent*innen, Sponsor*innen, Mitveranstalter*innen und Mitarbeiter*innen)
  • Abrechnung und Finanzaufstellung
  • Auswertung (Vorbereitung, Durchführung, Gästezahl/Zugriffszahlen, Dienstleister*innen, Personaleinsatz, Finanzen)