Strategisches Controlling

Freigabeverfahren für QMS-Prozessbeschreibungen

Das Freigabeverfahren für Prozessbeschreibungen (PB) läuft in mehrenden Stufen ab (siehe Grafik).

Um die bereichsinterne Verbindlichkeit zu sichern, werden die vorher vom Arbeitskreis QM bereichsübergreifend abgestimmten Prozessbeschreibungen in den Fakultäten und Zentralinstituten bereichsintern abgestimmt.

Unabhängig von einem optionalen Votum in Form von (Fakultätsrats-)Beschlüssen der Fakultäten und Zentralinstitute gibt es wie vorgesehen wichtige Verbesserungsvorschläge und individuelle Änderungsbedarfe seitens der genannten Organisationseinheiten. Diese werden von dem*der Prozessteamleiter*in mit Unterstützung des QM-Teams in die bestehende Prozessbeschreibung integriert. Die so angepassten Prozessbeschreibungen werden im Fall wesentlicher inhaltlicher Änderungen erneut im Arbeitskreis QM behandelt, indem die Anpassungen durch den*die Prozessteamleiter*in vorgestellt werden. Die Mitglieder des Arbeitskreises QM entscheiden über die Vorlage der Prozessbeschreibung im Lenkungsausschuss QMS, im Einzelfall über eine erforderliche weitere Abstimmungsrunde in den Fakultäten bzw. Zentralinstituten.

Innerhalb des QMS muss auch der Umgang mit Prozessbeschreibungen dauerhaft geregelt werden, damit, angefangen bei den Prozessverantwortlichen bis hin zu den Prozessbeauftragten, alle Mitarbeiter*innen unserer Organisation wissen, wie Prozessrevisionen erfolgen. Wegen der dadurch gegebenen Beteiligungsmöglichkeit stellt diese Kenntnis eine Grundvoraussetzung für ein lebendiges Qualitätsmanagementsystem dar.

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Anja Zschieschang

Qualitätsmanagementsystem und Systemakkreditierung

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