Abteilung III - Finanzen

Dienstlich veranlasste Vorschüsse

Dienstlich veranlasste Vorschüsse sind eine Vorauszahlung des Arbeitgebers an Beschäftigte zur Erledigung von Dienstaufgaben in besonderen Situationen, wie z.B. zur Weiterleitung an Dritte, Forschungsaufenthalten, Einladung von Gastwissenschaftlern, Exkursionen u.ä. . Sie umfassen keine Vorschüsse auf Entgelte/Besoldungen oder Dienstreisen. Beschäftigte sind alle Personen, die in einem regulären Beschäftigungsverhältnis mit der TU Berlin stehen. Werksvertragsnehmer*innen, Stipendiaten, Leiharbeitskräfte, abgeordnete Beschäftigte zählen nicht zu den Beschäftigten.

 

Vorschüsse sind bei III FIMA mit den entsprechenden Vordrucken über die Anordnungsbefugten des beantragenden Bereichs zu beantragen und abzurechnen. Auf dem Antrag ist die Maßnahme, für die der Vorschuss erforderlich ist, zu begründen. Von III FIMA wird eine Vorschussnummer vergeben. Die Auszahlung erfolgt aus dem Sachkonto 73031000, die Zahlung wird zu Lasten der Haushalts-/ Drittmittel gebucht und in der Belegliste ausgewiesen. Die Auszahlung erfolgt ausschließlich per Überweisung auf das in HCM hinterlegte Bankkonto der Antragstellerin/des Antragstellers.

Die Abrechnung muss innerhalb von 4 Wochen nach Auszahlung des Vorschusses erfolgen, spätestens am Ende des Haushaltsjahres mit einem Abrechnungsformular, dem die Belege und Quittungen, ggf. ein Nachweis der Einzahlung eines Restbetrages beizufügen sind. Bei der Abrechnung ist die Vorschussnummer und FI-Belegnummer der Vorschussauszahlung anzugeben. Die Abrechnung ist zusammen mit den Belegen an die Anordnungsbefugten des beantragenden Bereichs zu senden. Durch den SB Finanzen werden die einzelnen Positionen aus dem Abrechnungsnachweis gegen das Vorschusssachkonto umgebucht, ein Restbetrag ggf. zur Zahlung auf das in HCM hinterlegte Bankkonto des Antragstellers angewiesen. Der Vorschuss wird damit aufgelöst.

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Einrichtung III FI - Servicebereich Finanzen
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