Vorauszahlungen

Vorauszahlungen sind Zahlungen für Lieferungen oder Leistungen vor dem Empfang der Gegenleistung, abweichend vom Grundsatz der Zug-um-Zug-Erfüllung. Es handelt sich um eine Vorleistung. Vorleistungen dürfen vor Empfang der Gegenleistung nur vereinbart oder bewirkt werden, wenn dies allgemein üblich oder durch besondere Umstände gerechtfertigt ist. Vorleistungen sind als allgemein üblich anzusehen, wenn in einem Wirtschaftszweig regelmäßig Vorleistungen vereinbart werden. Für Vorleistungen sollen Sicherheitsleistungen und angemessene Zinsen oder Preisermäßigungen vereinbart werden.

Neben der grundsätzlich für die TU Berlin zu fordernden Zahlungsvergünstigungen (in Form von Hochschulrabatten) sowie der notwendigen Beschränkung auf eine Vorauszahlung in Höhe von max. 30% (des Bruttobetrages) und eine Absicherung mittels einer unbefristeten Bankbürgschaft , ist auf die folgenden Punkte besonderes Augenmerk zu legen:

Vorauszahlungen von erst noch zu erwartenden Forderungen sind nur dann zulässig, wenn der Zahlungsgrund feststeht (z.B. Abschlag bei Dienstreisen) und wenn es abzurechnende Leistungen eines Lieferanten oder Dienstleisters gibt, die bereits als geldwert beurteilt werden können, da diese schon erbracht wurden.

In allen Fällen von Vorauszahlungen, so auch bei Zahlung von Probandengeldern, Vorabzahlung von Teilnehmergebühren, aber auch bei Geschäften, wo aufgrund der besonderen Eigenart eine Bezahlung nach Lieferung nicht möglich oder praktikabel ist (z.B. Bestellung einer Software in den USA und Freischaltung erst nach erfolgter Zahlung), hat die jeweilige Fakultätsverwaltung nicht nur die Vorauszahlungskontrollliste zu führen und einen entsprechenden Eintrag je Zahlungsvorgang vorzunehmen, sondern außerdem auch durch geeignete Kontrolle die ordnungsgemäße Verwendung zu prüfen und den Zahlvorgang bis zu seiner Beendigung (ordnungsgemäße Lieferung / Freischaltung des bestellten Objektes, Erbringung der vereinbarten Dienstleistung, Teilnahme an einer Veranstaltung/Tagung etc.) zu überwachen und abzurechnen. Auf der Auszahlungsanordnung ist im Feld Begründung der Hinweis auf die Eintragung in die Vorauszahlungskontrollliste einzutragen. Die Belege zur Abrechnung der Vorauszahlung sind unter Angabe der SAP-Belegnummer, Haushaltsjahr, PSP-Element bzw. Kostenstelle der Auszahlung direkt der Finanzbuchhaltung zuzuleiten. Hilfreich kann hier zur Dokumentation eine schriftliche Erklärung bzw. Bestätigung des Fachgebietes sein, dass das Geschäft zu einem positiven Abschluss (Gegenleistung des Auftragnehmers liegt vor) gebracht wurde.

Das geschilderte Verfahren zum Umgang mit Vorauszahlungen (Führung einer und Eintragung in eine Vorauszahlungskontrollliste, Kontrolle der ordnungsgemäßen Mittelverwendung, die Überwachung des Zahlvorgangs sowie dessen ordnungsgemäße Abrechnung) gilt ebenso für die Bereiche der ZUV und Zentraleinrichtungen.

Jeder Bereich ist für den Umgang und die Abwicklung von Vorauszahlungen im vollen Umfange eigenverantwortlich.

Bankbürgschaften sind an III FIMA 2 zu übersenden.