Pauschalvereinbarungen

Mit dem Rundschreiben zur Haushaltsdurchführung 2013 vom 15.02.2013 (aktuell im Haushaltsrundschreiben 2023) wurde die Möglichkeit eröffnet, eine Pauschalvereinbarung zur Vereinfachung des Verwaltungsverfahrens und -ablaufs an der TU Berlin abzuschließen.

Auszug:

6. Pauschalvereinbarungen:

Die TU Berlin lädt zu verschiedenen Anlässen Personen zu Begutachtungen, Vorträgen, Berufungsverfahren, etc. ein. Anstelle einer detaillierten Abrechnung der Auslagen und des Honorars der eingeladenen Person besteht die Möglichkeit, mit dieser eine Pauschalvereinbarung abzuschließen. In der Pauschalvereinbarung wird der Auftrag beschrieben und ein Gesamtpreis für alle Aufwendungen (Pauschale) festgelegt. Zur Kalkulation der Pauschale können die möglichen Reisekosten, Übernachtungskosten und das Honorar Orientierung geben. Vereinbart wird lediglich ein Gesamtpreis. Es bleibt somit der eingeladenen Person freigestellt, ob sie per erste Klasse kommt, ein Taxi statt der BVG benutzt oder noch eine Übernachtung einplant. Die Pauschale wird nach erbrachter Leistung ausgezahlt. Eine Rechnung kann, muss aber nicht, durch die beauftragte Person gestellt werden. Ebenso sind keine Belege für die Verauslagung der Aufwendungen nötig. Als Anlage für die Auszahlungsanordnung genügt die Vereinbarung.

Durch die Einführung der Pauschalvereinbarung minimiert sich der Verwaltungsaufwand und die Reisekostenstelle wird entlastet.

Mit dem Pauschalbetrag sind alle Aufwendungen im Zusammenhang mit dem Aufenthalt der eingeladenen Person abgegolten. Eine Einzelabrechnung mit Belegen ist mit der Pauschalvereinbarung nicht erforderlich und im Prinzip zur Vereinfachung des Abrechnungsverfahrens insbesondere hinsichtlich der Entlastung der Reisekostenstelle und Verkürzung der Abrechnungszeiten unter diesem Aspekt zu bewerten. Tatsächliche höhere Aufwendungen können von der eingeladenen Person im Pauschalverfahren dann auch nicht  mehr von der TUB eingefordert werden. Dieser Passus ist in die Vereinbarung aufzunehmen.

Bei der Pauschalpreisvereinbarung handelt es sich um einen festgelegten Betrag, mit dem alle vertraglichen Leistungen abgegolten sind. Sofern eine Leistung nach Ausführungsart und Umfang genau bestimmbar und mit einer Änderung bei der Ausführung nicht zu rechnen ist, empfiehlt sich die Anwendung einer Pauschalvereinbarung. Allerdings erfordern Pauschalpreisvereinbarungen als Vertragsgrundlage eine eindeutige und erschöpfende Leistungsbeschreibung. Es ist also unbedingt zu regeln, welche Leistungen in der Pauschale enthalten sind und genau definieren.

Bspw. „Enthalten sind folgende Leistungen:

• Fahrkosten incl. evtl. Nebenkosten
• Tage- und Übernachtungsgeld
• Honorar etc.“

Klausel: „Mit der Pauschale sind alle Leistungen, welche für die Aufgaben….erforderlich werden, abgegolten.“

Sinn und Zweck einer Pauschale ist es, dass nicht einzelne Leistungen abgerechnet werden, sondern dass die Leistung mit einem Betrag abgegolten wird.

Eine Pauschalvereinbarung muss schriftlich abgeschlossen werden. Es ist der Kopfbogen der TU Berlin zu verwenden. Die eingeladene Person ist mit Name, Vorname, Anschrift und Kontoverbindung in der Pauschalvereinbarung aufzunehmen. Diese Angaben sind für die Zahlung an den Empfangsberechtigten und die Mitteilung an das Finanzamt nach erbrachter Leistung erforderlich.

Darüber hinaus sollten folgende Punkte in der Pauschalvereinbarung enthalten sein:

• Festlegung des Zeitrahmens, in dem die Aufgabe zu erledigen ist. Im Falle vorzeitiger Beendigung des Aufenthalts ist eine Regelung der anteiligen Rückzahlung des Pauschalbetrages zu vereinbaren.
• Der Pauschalbetrag wird nach erbrachter Leistung auf das in der Pauschalvereinbarung benannte Bankkonto überwiesen. Über die Zahlung an den Gast ist eine Zahlungsmitteilung aufgrund der „Verordnung über Mitteilungen an die Finanzbehörden durch andere Behörden und öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalten (Mitteilungsverordnung – MV)“an das Finanzamt zu fertigen. Der Gast ist darüber zu informieren.
• Der Gast versichert, dass er für diese Reise von keiner anderen Stelle Zuschüsse erhält.
• Der Gast verpflichtet sich, für eine evtl. Steueranmeldung seiner Einnahmen bzw. sonstige Abgaben oder Beiträge in seinem Land selbst aufzukommen.
• Der Gast sichert die unbedingte Einhaltung sämtlicher allgemein bzw. an der TU Berlin geltenden Sicherheitsbestimmungen seines Tätigkeitsbereichs, mit denen er von der Projektleitung vor Beginn seiner Tätigkeit vertraut gemacht wurde, zu. Er haftet gegenüber der TU Berlin für von ihm vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Schäden.
• Aus diesem Vertrag begründet sich kein Dienst- oder Arbeitsverhältnis zur TU Berlin.