Verantwortlichkeit auf Zahlungsanordnungen

Feststeller der rechnerischen Richtigkeit kann nur eine Dienstkraft der TU Berlin sein, der ein eigener Verantwortungsbereich übertragen wurde.
Die Bescheinigung darf nur ausüben, wer die erforderlichen Kenntnisse besitzt und alle Sachverhalte, deren Richtigkeit er zu bescheinigen hat, zu überblicken und zu beurteilen vermag. Ausgeschlossen ist eine Bescheinigung in den Fällen des § 20 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) – wenn man selbst als „Begünstigter“ am Verfahren beteiligt ist. Der Leiter der Organisationseinheit oder der von ihm Beauftragte kann die Befugnis für die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit auf bestimmte Dienstkräfte beschränken.

Inhalt
Der Feststeller der rechnerischen Richtigkeit übernimmt mit der Unterzeichnung die Verantwortung dafür, dass der anzunehmende (Einnahme) oder auszuzahlende (Ausgabe) Betrag sowie alle auf Berechnungen beruhenden Angaben in der förmlichen Zahlungsanordnung, ihren Anlagen und den begründenden Unterlagen, richtig sind. Die Feststellung erstreckt sich auch auf die Richtigkeit der Angaben zum Empfangsberechtigen und Zahlungspflichtigen, alle den Berechnungen zugrundeliegenden Ansätze nach den Berechnungsunterlagen (Bestimmungen, Verträge, Tarife) sowie auf die Berücksichtigung von Skontobeträgen und Rabatten.
Rechnungen von Telekommunikations-, Energie- und Versorgungseinrichtungen, die mit Hilfe von EDV-Anlagen erstellt wurden, brauchen nicht nachgerechnet zu werden.

Form
Der Feststeller muss die rechnerische Richtigkeit durch Unterzeichnung des Vermerks „rechnerisch richtig“ bescheinigen. Sind mehrere Personen an der Feststellung beteiligt, so muss aus den Teilbescheinigungen der Umfang der Verantwortung ersichtlich sein.
Nichtzutreffende Angaben sind zu berichtigen. Ergeben sich bei der Feststellung Fehler, die den Endbetrag zu Lasten Berlins um nicht mehr als einen Euro ändern, so genügt die Angabe des richtigen Betrages in Klammern neben dem falschen ohne Änderung des Endbetrages. Sind die Endbeträge in den Anlagen zu einer förmlichen Zahlungsanordnung oder in den begründenden Unterlagen geändert worden, so muss der Vermerk lauten “Rechnerisch richtig mit … € … Ct.“. Der Betrag ist nur in Ziffern anzugeben.
Absetzungen von Rabatt- und Skontobeträgen gelten nicht als Änderungen.
Bescheinigungen der rechnerischen Richtigkeit auf begründenden Unterlagen sind einer Teilbescheinigung gleichzusetzen.

Die Unterschrift muss eigenhändigmit Angabe des Datums urschriftlich in eigenem Namen und im Original erfolgen. Namensstempel und digitale Unterschriften sind unzulässig.

Feststeller der sachlichen Richtigkeit kann nur eine Dienstkraft der TU Berlin sein, der ein eigener Verantwortungsbereich übertragen wurde.

Die Bescheinigung darf nur ausüben, wer die erforderlichen Kenntnisse besitzt und alle Sachverhalte, deren Richtigkeit er zu bescheinigen hat, zu überblicken und zu beurteilen vermag. Ausgeschlossen ist eine Bescheinigung in den Fällen des § 20 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) – wenn man selbst als „Begünstigter“ am Verfahren beteiligt ist. Der Leiter der Organisationseinheit oder der von ihm Beauftragte kann die Befugnis für die Feststellung der sachlichen Richtigkeit auf bestimmte Dienstkräfte beschränken.

Inhalt
Die Feststellung der sachlichen Richtigkeit umfasst die Wahrnehmung der Verantwortung dafür, dass die in der Anordnung und in den begründenden Unterlagen enthaltenen, für die Zahlung und Buchung maßgebenden Angaben vollständig und richtig sind und nach den geltenden Vorschriften, insbesondere nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit, verfahren worden ist.Hierzu gehören, dass die Lieferung oder Leistung als solche und auch die Art ihrer Ausführung geboten war, die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist, Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig und richtig berücksichtigt worden sind, die übrigen haushaltsrechtlichen Voraussetzungen für die Zahlung vorliegen (z.B. Mittelverfügbarkeit), die Zahlung nach Rechtsgrund und Höhe richtig ermittelt worden ist.

Form
Die sachliche Richtigkeit ist durch Unterzeichnung des Vermerks „sachlich richtig“ zu bescheinigen, Bescheinigungen der sachlichen Richtigkeit auf begründenden Unterlagen sind einer Teilbescheinigung gleichzusetzen.
Sind mehrere Personen aufgrund von Sach- und Fachkenntnissen an der Feststellung beteiligt, so muss aus den Teilbescheinigungen der Umfang der Verantwortung ersichtlich sein.

Bei Teilbescheinigungen muss der Teil-Feststellungsvermerk „Für die Richtigkeit … „(z.B. Für die Richtigkeit der Leistung) lauten.
Hier ist eine Unterschrift nur in den Fällen erforderlich, wenn eine andere Person abweichend von der sachlichen Richtigkeit diese Teilbescheinigung abgibt.

Beispiel:
In der praktischen Anwendung in der TU Berlin ergeben sich solche Sachverhalte, wenn die Beschaffung durch einen Wissenschaftler mit Spezialkenntnissen erfolgt. Es wird z.B. ein Oszilloskop beschafft. Wenn die sachliche Richtigkeit durch eine Verwaltungsdienstkraft in diesem Fall nicht zur Beurteilung des Gerätes nicht abgegeben werden kann, hat der Wissenschaftler, der diese Beschaffung veranlasst hat, die Teilbescheinigung der Richtigkeit der Leistung abzugeben.

Die Unterschrift muss eigenhändigmit Angabe des Datums urschriftlich in eigenem Namen und im Original erfolgen. Namensstempel und digitale Unterschriften sind unzulässig.

Anordnungsbefugnis ist die Befugnis Anordnungen gegenüber der Finanzbuchhaltung der TU Berlin auszusprechen. Der Anordnungsbefugte ist der von der/dem Kanzler*in der TU Berlin beauftragte Beschäftigte, dem die Anordnungsbefugnis schriftlich übertragen wurde.

Der Anordnungsbefugte übernimmt mit seiner Unterschrift die Verantwortung dafür, dass:

• in der förmlichen Zahlungsanordnung keine offensichtlichen Fehler enthalten sind,
• die Bescheinigungen der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit von den dazu befugten Beschäftigten abgegeben worden sind,
• bei zusammengefasster Bescheinigung der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit kontrolliert wurde, ob sich aus den begründenden Unterlagen eine Zahlungsverpflichtung ergibt und Betrag und Zahlungspartner mit diesen Unterlagen übereinstimmen,
• Ausgabemittel zur Verfügung stehen,
• die korrekten Buchungsmerkmale angegeben sind,
• beim Führen einer Kontroll-Liste über Abschlagzahlungen/Vorauszahlungen diese zur Prüfung bei der Anordnung vorgelegen hat.

Soweit Ausschließungsgründe nach § 20 des Verwaltungsverfahrensgesetzes (Begünstigter/ Beteiligter am Verfahren) vorliegen, dürfen förmliche Zahlungsanordnungen vom Anordnungsbefugten nicht unterschrieben werden. Ausgeschlossen ist eine Bescheinigung in den Fällen des § 20 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) – wenn man selbst als „Begünstigter“ am Verfahren beteiligt ist.

Die Unterschrift muss eigenhändig mit Angabe des Datums urschriftlich in eigenem Namen und im Original erfolgen. Namensstempel und digitale Unterschriften sind unzulässig.