Ob persönliche E-Mail-Adresse, Zugang zum WLAN-Netz Eduroam oder die Registrierung auf der elektronischen Lernplattform ISIS: Die TU Berlin stellt ihren Mitgliedern vielfältige Anwendungen und Dienstleistungen aus dem IT-Bereich zur Verfügung. Um diese nutzen zu können, benötigen Sie ein Benutzer*innenkonto der TU Berlin - den sogenannten TU-Account.
Die Registrierung eines entsprechenden Accounts wird „Provisionierung“ genannt. Sie ist auch für Externe möglich, also für Personen, die in keinem Beschäftigungsverhältnis mit der TU Berlin stehen, dennoch aber aufgrund ihrer Tätigkeit die Ressourcen der Universität nutzen müssen. Hierbei handelt es sich beispielsweise um Lehrbeauftragte, Gastwissenschaftler*innen oder IT-Dienstleister*innen.
Die TU Berlin hat das Verfahren zur Provisionierung der Externen in SAP neu aufgestellt. Die Beantragung und Genehmigung erfolgen nun über das TU-Portal.
Auf dieser Webseite finden Sie ein FAQ sowie Handouts mit den wichtigsten Hinweisen zur sogenannten App „Externe Konten Akte“.
Antragsberechtigte Personen melden sich bitte im TU-Portal an. Unter der Kachel „Fakultäten und Verwaltung“ finden Sie die Kachel „Externe Konten-Akten“. Bitte wählen Sie den Befehl „Akte erstellen“ aus und füllen die Maske entsprechend aus.
Genehmigungsberechtigte Personen melden sich ebenfalls im TU-Portal an und finden dort unter den Kacheln „Fakultäten und Verwaltung“ ➡️ „Externe Konten-Akten“ die eingegangenen Anträge.
Weiterführende Informationen finden Sie im Handout zur Antragstellung und im Handout zur Genehmigung. Lesen Sie auch den Leitfaden für externe Konten.
Die betreffenden Personen erhalten nach Beantragung und Genehmigung durch die Fachgebietsleitungen, Sekretariate oder Stabsstellenleitungen, etc. per E-Mail ein automatisches Anschreiben zur Provisionierung. In diesem steht, wie sie sich ein neues TU-Konto einrichten können.
Antragsberechtigt sind in den Fakultäten die Leitungen der Fachgebiete und die Sekretariate. In der Verwaltung sind es die Leitungen in den Referaten und Teams sowie die Sekretariate.
Im Detail heißt das:
Grundlage für die automatische Zuordnung der Berechtigungen waren bestimmte Stellenbezeichnungen.
Weiterführende Informationen finden Sie im Handout zur Antragstellung. Lesen Sie auch den Leitfaden für externe Konten.
Die Genehmigung erfolgt durch die Leitung der Einrichtung bzw. durch die im Vorfeld von der Leitung zur Genehmigunf benannten Person.
Das heißt:
Weiterführende Informationen finden Sie im Handout Genehmigung. Lesen Sie auch den Leitfaden für externe Konten.
Bestimmte Tätigkeiten wie die eines*r Lehrbeauftragte*n müssen genehmigt werden. Wenn die betreffende Person Geld von der TU Berlin erhält und dafür ein sogenannter Kreditor eingerichtet werden muss, dann muss auch dieser genehmigt werden. Bitte beachten: Für die Anlage des Kreditors wird eine Bankverbindung (IBAN) und die Steuer-ID benötigt, damit die Finanzbuchhaltung Geld auszahlen kann.
Extern provisionierte Personen, die vor dem Angriff auf die IT-Systeme der TU Berlin im April 2021 einen TU-Account erhalten haben, müssen erneut im System registriert werden. Im Rahmen dieser Neu-Registrierung haben Sie die Möglichkeit, den alten TU-Account zu übernehmen, sodass der Kontoname, das Passwort, Aliase, Rollen und Berechtigungen erhalten bleiben. Bitte legen Sie kein komplett neues Konto an, da Sie sonst den Zugriff auf Ihre alten Daten verlieren würden.
Aktuell können leider keine Vertreter*innen eingerichtet werden.
Änderungen des Tätigkeitszeitraums, der Adresse und Bankverbindung können direkt in die Akte der betreffenden Person eingegeben werden:
Änderungen des Namens sind nur solange möglich, wie die Person noch nicht provisioniert ist, also das TU Konto noch nicht aktiviert wurde. Im Anschreiben zur Provisionierung werden die Personen explizit aufgefordert, ihren Namen zu überprüfen und notwendige Korrekturen an exakt(at)tu-berlin.de zu melden, bevor sie das Konto aktivieren. Im Anschreiben steht auch, dass nach der Aktivierung des Kontos keine Änderung mehr möglich ist.
Nur bei Personen, die Veranstaltungen anbieten, die im Vorlesungsverzeichnis mit einer Nummer auftauchen, wird als Tätigkeit „Lehrbeauftragte für Lehre und Studium“ ausgewählt. Diese Veranstaltungen werden im Vorlesungsverzeichnis für das jeweilige Semester mit einer Veranstaltungsnummer angeboten und Student*innen erhalten ECTS-Credits (Leistungspunkte). Diese Personen werden über die Vergütungsrichtlinie von Lehraufträgen an der TU Berlin vergütet. Außerdem werden diese Personen in der Statistik als Lehrbeauftragte ausgewiesen.
Bei Personen, die Veranstaltungen für die Weiterbildung und ähnliches anbieten, wird als Tätigkeit „Honorarkräfte / Lehrbeauftragte für Weiterbildung“ gewählt.
Über die Aktenansicht können die Angaben zu den Externen sortiert, exportiert und ausgewertet werden. Wie die Aktenansicht bearbeitet werden kann, wird in der Videoanleitung zur Bearbeitung der Aktenansicht gezeigt. Die Daten, die in der Aktenansicht zu sehen sind, können exportiert werden, in dem Sie rechts oben auf das Icon klicken.
Über die Notizenfunktion können Sie Notizen hinterlegen. Bitte klicken Sie dazu im Ordnerteil der Akte unten an und geben Sie Ihre Notiz ein.
Dokumente können einfach in der Akte abgelegt werden. Klicken Sie das gewünschte Dokument in Ihrem Dateiverzeichnis (Explorer) an und ziehen Sie das Dokument in den Ordner der Akte.
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