Digitale Akten

Provisionierung externer Personen über das TU-Portal

Ob persönliche E-Mail-Adresse, Zugang zum WLAN-Netz Eduroam oder die Registrierung auf der elektronischen Lernplattform ISIS: Die TU Berlin stellt ihren Mitgliedern vielfältige Anwendungen und Dienstleistungen aus dem IT-Bereich zur Verfügung. Um diese nutzen zu können, benötigen Sie ein Benutzer*innenkonto der TU Berlin - den sogenannten TU-Account.

Die Registrierung eines entsprechenden Accounts wird „Provisionierung“ genannt. Sie ist auch für Externe möglich, also für Personen, die in keinem Beschäftigungsverhältnis mit der TU Berlin stehen, dennoch aber aufgrund ihrer Tätigkeit die Ressourcen der Universität nutzen müssen. Hierbei handelt es sich beispielsweise um Lehrbeauftragte, Gastwissenschaftler*innen oder IT-Dienstleister*innen.

Die TU Berlin hat das Verfahren zur Provisionierung der Externen in SAP neu aufgestellt. Die Beantragung und Genehmigung erfolgen nun über das TU-Portal.

Auf dieser Webseite finden Sie ein FAQ sowie Handouts mit den wichtigsten Hinweisen zur sogenannten App „Externe Konten Akte“.

 

Fragen und Antworten

Wie können sich die externen Personen provisionieren?

Wie wird die Tätigkeit begrenzt?

Gültigkeit ab

Grundsätzlich kann das Datum bei "Gültigkeit ab" höchstens 4 Wochen vor dem Datum der Beantragung liegen. Das heißt, die Akte kann schon früher mit dem gewünschten Datum angelegt werden. Beim Setzen des Status "Beantragt" wird dann geprüft, ob das Datum richtig ist.

Bei Lehrbeauftragten in Studium und Lehre wird zudem geprüft, ob das Datum mit dem Beginn des gewählten Semesters übereinstimmt (SoSe 1.4. und WS 1.10.)

Tätigkeit bis

Die Dauer der Tätigkeit darf höchstens 1 Jahr und 4 Wochen betragen. Das Datum kann immer verlängert werden. Dafür muss nur ein neues Datum bei "Tätigkeit bis" eingetragen , der Aktenstatus wieder auf "Beantragt" gesetzt werden und die Akte gespeichert werden.

Wie beantrage/genehmige ich die Provisionierung für Externe?

Antragsberechtigte Personen melden sich bitte im TU-Portal an. Unter der Kachel „Fakultäten und Verwaltung“ finden Sie die Kachel „Externe Konten-Akten“. Bitte wählen Sie den Befehl „Akte erstellen“ aus und füllen die Maske entsprechend aus.

Genehmigungsberechtigte Personen melden sich ebenfalls im TU-Portal an und finden dort unter den Kacheln „Fakultäten und Verwaltung“ ➡️ „Externe Konten-Akten“ die eingegangenen Anträge.

Weiterführende Informationen finden Sie im Handout zur Antragstellung und im Handout zur Genehmigung. Lesen Sie auch den Leitfaden für externe Konten.

Wer ist antragsberechtigt?

Antragsberechtigt sind in den Fakultäten die Leitungen der Fachgebiete und die Sekretariate. In der Verwaltung sind es die Leitungen in den Referaten und Teams sowie die Sekretariate.

Im Detail heißt das:

  • alle Personen, die Sekretariatsstellen in den Organisationseinheiten der TU Berlin innehaben - also Fachgebietssekretär*innen, Sekretär*innen in der Verwaltung, etc.
  • alle Personen, die Professor*innenstellen an der TU Berlin innehaben - also auch Gast-, Junior und Stiftungsprofessor*innen.
  • alle Personen, die Leiter*innen von Referaten, Stabsstellen und ähnliche Stellen innehaben.

Grundlage für die automatische Zuordnung der Berechtigungen waren bestimmte Stellenbezeichnungen. 

Weiterführende Informationen finden Sie im Handout zur Antragstellung. Lesen Sie auch den Leitfaden für externe Konten.

Wer darf genehmigen?

Die Genehmigung erfolgt durch die Leitung der Einrichtung bzw. durch die im Vorfeld von der Leitung zur Genehmigunf benannten Person.

Das heißt:

  • alle Abteilungsleiter*innen und die Verteter*innen, die von der Abteilungsleitung genannt wurden,
  • alle Leiter*innen der Fakultätsservicecenter (FSCL) und die Verteter*innen, die von den FSCL genannt wurden,
  • alle Leiter*innen der Zentraleinrichtungen und -institute sowie die benannten die Vertreter*innen

Weiterführende Informationen finden Sie im Handout Genehmigung. Lesen Sie auch den Leitfaden für externe Konten.

Was muss genehmigt werden?

Bestimmte Tätigkeiten wie die eines*r Lehrbeauftragte*n müssen genehmigt werden. Wenn die betreffende Person Geld von der TU Berlin erhält und dafür ein sogenannter Kreditor eingerichtet werden muss, dann muss auch dieser genehmigt werden. Bitte beachten: Für die Anlage des Kreditors wird eine Bankverbindung (IBAN) und die Steuer-ID benötigt, damit die Finanzbuchhaltung Geld auszahlen kann.

Müssen alle "externen" Konten, die vor dem Angriff auf die IT-Systeme der TU Berlin bereits existierten, neu angelegt werden?

Extern provisionierte Personen, die vor dem Angriff auf die IT-Systeme der TU Berlin im April 2021 einen TU-Account erhalten haben, müssen erneut im System registriert werden. Im Rahmen dieser Neu-Registrierung haben Sie die Möglichkeit, den alten TU-Account zu übernehmen, sodass der Kontoname, das Passwort, Aliase, Rollen und Berechtigungen erhalten bleiben. Bitte legen Sie kein komplett neues Konto an, da Sie sonst den Zugriff auf Ihre alten Daten verlieren würden.

Wie werden Vertretungen eingerichtet?

Aktuell können leider keine Vertreter*innen eingerichtet werden.

Wie kann ich Angaben zur externen Person ändern?

Änderungen des Tätigkeitszeitraums, der Adresse und Bankverbindung können direkt in die Akte der betreffenden Person eingegeben werden:

  • Bitte öffnen Sie die Akte in der Aktenübersicht (Doppelklick auf den Namen)
  • Bitte klicken Sie den Stift oben links in der Ecke an, um Änderungen vornehmen zu können
  • Bitte geben Sie die Änderungen ein
  • Bitte setzen Sie den Aktenstatus auf „Beantragt“ und
  • Bitte speichern Sie die Akte (Diskette oben links anklicken)

Wie kann ich die persönlichen Angaben der externen Person ändern?

Änderungen des Namens sind nur solange möglich, wie die Person noch nicht provisioniert ist, also das TU Konto noch nicht aktiviert wurde. Im Anschreiben zur Provisionierung werden die Personen explizit aufgefordert, ihren Namen zu überprüfen und notwendige Korrekturen an exakt(at)tu-berlin.de zu melden, bevor sie das Konto aktivieren. Im Anschreiben steht auch, dass nach der Aktivierung des Kontos keine Änderung mehr möglich ist.

Wann wähle ich „Lehrbeauftragte für Lehre und Studium“ und wann „Honorarkräfte / Lehrbeauftragte für Weiterbildung“?

Nur bei Personen, die Veranstaltungen anbieten, die im Vorlesungsverzeichnis mit einer Nummer auftauchen, wird als Tätigkeit „Lehrbeauftragte für Lehre und Studium“ ausgewählt. Diese Veranstaltungen werden im Vorlesungsverzeichnis für das jeweilige Semester mit einer Veranstaltungsnummer angeboten und Student*innen erhalten ECTS-Credits (Leistungspunkte). Diese Personen werden über die Vergütungsrichtlinie von Lehraufträgen an der TU Berlin vergütet. Außerdem werden diese Personen in der Statistik als Lehrbeauftragte ausgewiesen.

Bei Personen, die Veranstaltungen für die Weiterbildung und ähnliches anbieten, wird als Tätigkeit „Honorarkräfte / Lehrbeauftragte für Weiterbildung“ gewählt.

 

Was bietet die Akte noch?

Über die Aktenansicht können die Angaben zu den Externen sortiert, exportiert und ausgewertet werden. Wie die Aktenansicht bearbeitet werden kann, wird in der Videoanleitung zur Bearbeitung der Aktenansicht gezeigt. Die Daten, die in der Aktenansicht zu sehen sind, können exportiert werden, in dem Sie rechts oben auf das Icon klicken.

Über die Notizenfunktion können Sie Notizen hinterlegen. Bitte klicken Sie dazu im Ordnerteil der Akte unten an und geben Sie Ihre Notiz ein.

Dokumente können einfach in der Akte abgelegt werden. Klicken Sie das gewünschte Dokument in Ihrem Dateiverzeichnis (Explorer) an und ziehen Sie das Dokument in den Ordner der Akte.

Videoanleitungen

Antrag mit Genehmigung

Antrag ohne Genehmigung

Genehmigungsansicht

Bearbeitung Aktenansicht

Handouts, Leitfäden & weitere Informationen

Ihre Fragen zum Thema Provisionierung Externer

exakt@tu-berlin.de