Fakultät III - Prozesswissenschaften

Checkliste für Auszahlungsanordnungen

Bitte für jede Auszahlungsanordnung ausfüllen:

 

Hinweise für Vertretungen

Reihung der Unterlagen in einem Vorgang

  1. Auszahlunganordnung (AZO)
    Das FG unterschreibt bei "sachlich und rechnerisch richtig".
    Bitte NIE Tippex benutzen.
    Bei den Feldern für die Angaben des Kreditors: Kreditorennummer und neben dem Fa.-Namen auch die vollständige Adresse und USt.-Nr. angeben.
    Es darf auf einer AZO NICHT geändert werden: Kreditor + Betrag -> Eine neue AZO ist zu fertigen, falls hier etwas falsch ausgefüllt wurde.
  2. Bei Änderungen: (lesbar) durchstreichen, korrigieren + Kürzel daneben setzen
  3. Rechnung + Briefumschlag (falls das Datum lesbar ist)
    Pro Rechnung ist eine AZO auszufüllen.
  4. Bestellschein
  5. Angebot/Angebotsprüfung/Checkliste
  6. Lieferschein
  7. restliche Anlagen wie wirt124, andere Angebote

Skonto

Bei Skonto den vollen Betrag in das Betragsfeld schreiben, in das Bemerkungsfeld "Skonto" schreiben.

Ein Bestellschein, mehrere Rechnungen

Falls es Nachlieferungen mit Einzelrechnungen gibt, so ist pro Rechnung eine AZO auszufüllen. 

Als Anlage zu jeder Teilrechnung werden die ergänzenden Unterlagen wie Bestellschein, Angebot, etc. kopiert. In das Bemerkungsfeld bitte eintragen, dass es sich um eine Teilrechnung handelt. Bei der letzten Rechnung den originalen Bestellschein beifügen.

Auslandsrechnungen

Eine Rechnung aus dem Ausland wird mit einem Nettobetrag gestellt. (Stichwort: Umsatzsteuerumkehr)

Falls in Fremdwährung:

Auf der AZO das Feld "Fremdwährung" ausfüllen (klein, über dem Unterschriftenfeld), in das Betragsfeld den Euro-Betrag eintragen.

Umrechnung: Über Oanda, dort mit der Kalenderfunktion den Tag der Bestellung eintragen, die Seite ausdrucken und dem Vorgang beifügen. 

Für Warenlieferungen aus anderen EU-Ländern: Intrastat-Formular ist beizufügen.

Die dt. MwSt. muss trotzdem mitgerechnet werden, sie wird anschließend zentral von FIBU gebucht. Auf der AZO wird nur der Nettobetrag eingetragen.

Gutschriften

Bei Gutschriften wird eine AZO über den vollen Betrag ausgefüllt und dazu das Formular "Annahmeanordnung - Gutschrift vom Lieferanten" über den Betrag, der gutgeschrieben wird.

Achtung!: Es gibt ein weiteres Formular "Annahmenanordung" für eine Einzelzahlung, dieses bitte nicht verwenden.

Mahnungen

Falls eine Mahnung eingeht, benötigt FIBU eine Kopie des Originalvorgangs für Kontierung und Rechnungsdaten.

Bei Mahngebühren/-zinsen: Es muss eine AZO über die Differenz zur Originalrechnung mit der Mahnung eingereicht werden.

Sachkonto: Bei Haushaltsmitteln das Sachkonto zur Ursprungsrechnung, bei Drittmitteln das Sachkonto 60709999

Bestellung über Conrad Marketplace

Bestellungen über Conrad Marketplace:

In das Kreditorenfeld ist die Kreditorennummer der Lieferfirma einzutragen.

In Bemerkungen ist einzutragen: "Achtung - Abweichender Zahlungsempfänger: Conrad Marketplace"

Erstattungen

Wichtig!: Bei Rechnungen bitte beachten, dass die Privatadresse die Rechnungsadresse sein muss bzw. die TU darf in der Rechnungsadresse nicht erwähnt sein.

Bei Bewirtungen muss ein evtl. Trinkgeld abgezogen werden, Trinkgeld wird nicht erstattet. Es ist eine Teilnehmerliste beizufügen, zu jedem Teilnehmenden ist der Arbeitgeber zu nennen. (Das Rundschreiben zu Bewirtungen ist in den Rundschreiben der FIBU zu finden, siehe Linkbox.) 

Für Konferenzen in Präsenz muss eine Teinahmebescheinigung beigefügt werden.

Falls mehrere Belege/Rechnungen zu erstatten sind und diese gleich kontiert werden, können diese mit einem Formular beantragt werden. In diesem Fall ist es für FIBU hilfreich, wenn eine Tabelle mit einer Übersicht beiliegt.

Kontaktperson

Yaroslav Romanovych Kovalenko

Verwaltung Fak. III

kovalenko@tu-berlin.de

+49 30 314-77573

Sekretariat H 88
Gebäude H
Raum H 8137