Jahresretreat „Wir sind TU Berlin“ 2022

Der Jahresretreat war ein Zusammenkommen von 150 TU-Mitgliedern an einem externen Ort, der Austausch und Begegnung ermöglichte - fernab vom Arbeitsalltag und in angenehmer Atmosphäre. Ziel dieses Zusammenkommens war es, den Austausch und die Begegnung zwischen den Menschen der TU Berlin zu fördern, die Zusammenarbeit zu verbessern und an strategisch wichtigen Themen kreativ und intensiv zu arbeiten. Die auf dem Retreat erarbeiteten Ergebnisse werden an verschiedenen Stellen in die strategische Planung und Ausrichtung der TU Berlin eingehen. Kommunikation, Strategie und Kreativität brauchen Raum und Zeit. Beides haben sich die registrierten Teilnehmer*innen vom 13. bis 15. Juli 2022 genommen und sich den Themen gewidmet, die die TU Berlin bewegen.

Austragungsort des Jahresretreats war in diesem Jahr das Landgut Stober, der ehemalige Sommersitz der Familie Borsig. Das Landgut ist als Tagungshotel mehrfach für seine Nachhaltigkeit zertifiziert und liegt in der Nähe von Nauen in Brandenburg. Das Format soll künftig jährlich stattfinden. Der Jahresretreat ist ein Ziel im 100-Tage-Programm des neuen Präsidiums.

Wer nahm an dem Jahresretreat teil?

Das Präsidium der TU Berlin hat zum Jahresretreat eingeladen. In einer ersten Einladungswelle wurden Funktionsträger*innen aus der Universität angefragt, beispielsweise Mitglieder des Akademischen Senats oder auch Vertreter*innen der Fakultätsräte. In einer zweiten Einladungswelle wurden alle Beschäftigten und Student*innen gebeten, sich bei Interesse zu bewerben. Aus diesen Bewerbungen hat das TU-Präsidium einen Personenkreis nach Diversitätskriterien zur Teilnahme ausgewählt, der möglichst viele Bereiche der Universität und unterschiedliche Berufs- und Studienerfahrungen abdeckt. Insgesamt konnten 150 Personen teilnehmen.

Was passiert mit den Ergebnissen des Retreats?

Auf dem Jahresretreat gab es ergebnisoffene sowie Formate mit dem Fokus einer konkreten Ergebnisentwicklung. Die Ergebnisse wurden dokumentiert und werden universitätsöffentlich zugänglich gemacht. Das Präsidium entscheidet, welche Ideen, Projekte, Ergebnisse oder Anregungen umgesetzt werden können und diskutiert dies in den betroffenen Gremien.

Wen kann man zum Jahresretreat kontaktieren?

Das Präsidium steht gern für Fragen und Anregungen per E-Mail zur Verfügung: team_rauch(at)tu-berlin.de

• Freiluftbühne auf dem Campus -> kann auch als Vorlesungsraum genutzt werden.
• Stadtmöbel in Form der Buchstaben TU Berlin auf dem Vorplatz als Sitzmöbel -> als Fotomöglichkeit, als Infosäule aufstellen.
• Sanierung von Vorlesungsräumen Kooperation mit Deutscher Oper. In vielen Vorlesungsräumen ist die Akustik häufig schlecht. Vor allem die Dozierenden sind schwer zu verstehen. Hier könnte eine Kooperation mit der Deutschen Oper geschlossen werden, um bei Sanierungen (z.B. ER 270) auf deren Expertise zurückgreifen zu können.
• Grünflächen-Bedachung (für alle Gebäude begehbar): Parkanlagen auf den Dächern sind nicht nur klimatechnisch sinnvoll. Hier können auch neue attraktive Begegnungsflächen geschaffen [werden]. Mit Brücken zu anderen Gebäuden kann dabei ein Austausch zwischen verschiedenen Institutionen noch gefördert werden. Darüber hinaus ist diese Maßnahme stark visuell sichtbar, was einen erheblichen Einfluss für das grüne Image der TU hat.
• Soziale Räume: funktionsunabhängig. Mitarbeiter unterschiedlicher Statusgruppen sollen sich auf Augenhöhe begegnen. Lebende Wände. Die Einrichtung dieser Räume soll sich regelmäßig ändern. Die Planung und ggf. die Umsetzung im Rahmen von Studi-Projekten sollen von den Nutzern bestimmt werden.

• Fakultätsentwicklungsplan (Bau) aufstellen!
• Geteilte/gemeinsame Sekretariat- oder Verwaltungsstellen für Juniorprofessoren!
• Ansprechpartnerin für S-Professoren/gemeinsam Berufene (all die Sonderfälle).
• WiMis und Promotionsstudierende müssen zufrieden werden, z.B. durch: (1) geringe Arbeitsbelastung und (2) intensive Betreuung der Doktorarbeit (z.B. indem Betreuer*innen nicht selbst in einer Qualifizierungsphase sind).
• Für ein Wir-Gefühl braucht es u.a. auch gemeinsame Werte & Ziele. Am Besten auch ein TU-Alleinstellungsmerkmal. An der TU lässt sich eine rechte große Identifikation mit Zielen der Transdisziplinarität und Forschung für die Gesellschaft und mit der Gesellschaft erkennen. Ich würde mich freuen, wenn das deutlich ausgebaut würde, z.B. auch mit Auswertung von OpenAccess (Pflicht?) und OpenData. Das passt im Übrigen auch zum Selbstverständnis von Berlin und könnte die Identität der BUA stärken, wenn die TU hier internationale Vorreiterin wird.

• Optimierung und Verbesserung der Lehre durch Gamification: z.B. selbstwählbare Ziele aus einem Pool, min. 3 Ziele pro Jahr wählen, min. zwei davon erreichen? (z.B. ein Lehrinnovationsprojekt und ein Studiprojekt für ein Bezirksamt?) Vergleich universitätsöffentlich mit Würdigung auf einer TU-Weihnachtsfeier (die ebenfalls ein Wir-Gefühl stärkt)?
• Erfassung tatsächlich geleisteter SWS: entweder am Ende des Semesters erfassen statt die geplanten zu Semesterbeginn ODER BESSER NOCH die tatsächliche Lehrzeit direkt aus verpflichtender Zeiterfassung abgreifen.
• Aufbrechen der Ressortzuschnitte der Studiengänge: Statt Stadtplanung, Verkehrsplanung, Freiraumplanung, etc. ein wahloffener Studiengang "Öffentlicher Raum".
• Workshop - wie hybride Teilhabe in Lehre, Arbeitsalltag und in den Gremien gelingen kann -> TU-interne Expertise zusammenbringen, Austausch ermöglichen und erste konkrete Ansätze formulieren und ausprobieren -> mit den Anwender*innen gemeinsam entwickeln.
• Bisher ist es erforderlich, dass Änderungen an den extrem verbindlichen Modulbeschreibungen im MTS unterjährig zum 15.1. und 15.6. getätigt werden. Zu diesem Zeitpunkt muss festgelegt werden, wie die Prüfungsleistung im kommenden Semester aussehen wird inklusive Punktverteilung. Das Semester startet aber erst vier Monate später und vor dem 15.1./15.6. stecke ich mitten in der Orga der vorherigen Semester. Wenn Lehrinnovationen möglich sein sollen, muss es möglich sein, die Prüfungsleistung + Punkte meinetwegen zwei Wochen vor Semesterstart festlegen zu können, aber nicht mitten in dem Semester davor, in dem die betreffenden LV auch oft gar nicht angeboten werden und somit auch nicht präsent sind. Bitte dringend ändern, die Vergabe behindert die didaktische Überarbeitung der LV extrem!

• So wie Vorgesetzte ihre Mitarbeitenden beurteilen, müssen Mitarbeitende auch ihre Vorgesetzten beurteilen können (persönlich oft nicht möglich wg. Machtgefälle).
• Alle Führungspersonen der TU-Referatsleitung u. höher sowie Profs sollten eine einheitliche Schulung zu Führung bekommen. Vorbild Helmholz-Akademie -> die ganze Organisation hat das gleiche Führungsverständnis

• Abschaffung der Laufzettel aus Papier und der Leistungsscheine als verpflichtende Ansage aus ZUV/von P an die Fakultäten. Das ist eine Zumutung für Studis und frisst viel WiMi-Zeit.

• Tools für Projektmanagement z.B. Kanbanboard -> Collaboard o.ä. zur Verfügung stellen.
• ISIS-Uploadlimit erhöhen (bisher 20 MB, Moodle kann mehr)! Das ständige Ver- & Entpacken, splitten, etc. von Dateien frisst extrem viel Zeit (und nein, kleinere Dateien sind oft nicht möglich).
• Servicemailadressen einrichten, deren personelle Zuordnung im Laufe der Zeit im Hintergrund geändert werden kann (z.B. Prüfungsausschuss-xy@tu-berlin.de) für Erreichbarkeit unabhängig von wechselnden Personen.
• Zentrale Richtlinien zu erlaubten digitalen Tools.

• Erhöhter Informationswert in der Personensuche (intern) -> vor allem persönliche Informationen wie Hobbys und Interessen, damit Gemeinsamkeiten schneller gefunden werden können. (Filteroptionen, Freiwilligkeit)
• Ich habe auf dem Retreat viele Personen kennengelernt, aber auch ganz viele Bereiche. Die wären zwar auch über das Internet zu finden. Schön wären weitere Tools zur Erhöhung der Sichtbarkeit jeglicher Bereiche, auch für alle, die beim Retreat nicht dabei waren. Vielleicht ein Info-Hub, eine Galerie im Lichthof, ein Lunch der guten TU o.ä.
• Fakultätsinterne Snackseminare. Ein regelmäßiger Termin (ca. alle 4 Wochen). Raum für Austausch. Vorstellung neuer Projekte.
• Ein großes Maker-Lab frei zugänglich für alle.
• Statusgruppenübergreifende Workshops/AGs beibehalten, um das "Miteinander-Reden" fortzuführen.
• Einmal im Monat - bestimmter Tag - kann man jemanden zum Mittagsessen/Kaffee treffen zum Kennenlernen.
• Dieses Retreat war toll, vielen Dank! Besonders gut waren Tag 1 und Tag 3. Fokus auf persönliches Kennenlernen war super. Gern mehr Kennenlernen-Spaziergänge, Yoga, Sportangebote. Thema Achtsamkeit oder Musik.
• Weiterführung der nur teilweise angerissenen Themen in AGs.
• Follow-up Treffen (ggf. themenbezogen).
• TU-weites Mentoring einführen.

• Follow-up-Treffen zum Jahresretreat.
• Faculty Mentoring: Eine Gruppe freiwilliger HL bietet an, Kontaktierer zu werden von Kolleg*innen und Rat zu geben -> Willkommenskultur, Wissensmanagement.
• Follow-Up Treffen z.B. im Lichthof aller Teilnehmenden vom Retreat 2022. Evt. Austausch u.a. in den "Buchstabengruppen", wer welches Ziel vorangebracht hat - wie kann es uns gelingen + Zwischenstand aus anderen Workshopgruppen -> Schafft Möglichkeit der Anknüpfung, wenn im Alltag "aus den Augen" verloren.
• Dienststellen müssen zu erreichende Ziele (je Jahr?) definieren -> evaluierbar! Handeln am FG kann dann auf Ziele ausgerichtet werden und am Ende kann man sich auch darüber freuen.
• Klar strukturierter Prozess der Verwaltungsreform. Klares Nachhalten von Maßnahmen.
• Systematische Erfassung der Kernprozesse. Klar zuständige Person.
• Komplette Neuordnung des Erstellens von BAKs an der TU Berlin. Der Workshop 1 ergab, dass wir an der TU Berlin eine völlig falsche Vorgehensweise haben.
• Als Basis für alle weiteren Schritte eine Prozesslandschaft erstellen.
• TU-interne Probleme (z.B. defekte Geräte, Sanierungen, etc.) erst intern ausschreiben. Ggf. lassen sich auch Studierenden-Werkstätten etablieren, die beim Lösen dieser Probleme Praxiserfahrung sammeln können.
• Klare Schnittstellen zu Verwaltungsprozessen und inhaltlichen/wirtschaftlichen Prozessen -> z.B. Verlagerung von Personalvorgängen in FSC und ZUV; weg von Wissenschaftler*innen, die sich in eine fremde Welt eindenken müssen. Weniger Frustration auf beiden Seiten.

Das TU-Präsidium hatte gemeinsam mit der AG Jahresretreat ein spannendes Programm mit vielen unterschiedlichen Sessions vorbereitet. Zur AG gehören:

• Prof. Dr. Frank Behrendt
• Dr. Anja Lotz
• Dr. Ulrike Hillemann-Delaney
• Dr. Thorsten Philipp
• Stefanie Terp
• Susanne Cholodnicki
• Madlen Sanchiño Martínez
• Heike Wieland

Für das Tagungsbüro und die vorbereitenden Arbeiten war Imke Schramm vom Team „Protokoll und Veranstaltungen der Präsidentin“ in der Stabsstelle Kommunikation, Events und Alumni verantwortlich.