Wer macht bei uns was?

Vom ersten Kontakt über die Buchung der Veranstaltungsräume und -flächen mit folgender Organisation Ihrer Veranstaltung bis zur Durchführung werden Sie mit verschiedenen Personen der TU Berlin und ihrer Partner Kontakt haben. An der erfolgreichen Durchführung von Veranstaltungen an der TU Berlin sind viele verschiedene Personen und Gewerke beteiligt. Die Zuständigkeiten verteilen sich aufgrund einer gewissen Komplexität einer Einrichtung der Größe der Universität auf verschiedene Ansprechpartner*innen.

Veranstaltungen werden mittels Veranstaltungsanfrage bei den Referent*innen für Eventmanagement angefragt. Auf Basis der Informationen wird in einem ersten Schritt die Genehmigungsfähigkeit und die Umsetzbarkeit der Anfrage geprüft. Sofern beides positiv beschieden wird und Kapazitäten vorhanden sind, erhalten Sie Raum- und Flächenvorschläge. Mit dem/der zuständigen Referent*in können Fragen und offene Punkte besprochen werden. Auch die Vereinbarung und Durchführung von Besichtigungsterminen fällt in die Zuständigkeit der Referent*innen für Eventmanagement.

Sobald alle Formalitäten geklärt sind, erhalten Sie eine Buchungsbestätigung oder einen Miet- bzw. Nutzungsvertrag für die Räume und Flächen Ihrer Veranstaltung.

Stehen die Räume und Flächen für Ihre Veranstaltung fest und ist für diese die Erstellung individueller Stellpläne erforderlich, wird Ihr Vorgang zur weiteren Bearbeitung an die Referent*innen für Möblierungsplanung und -genehmigung übergeben. Anhand der Informationen aus Ihrer Veranstaltungsanfrage und ggf. eingereichten Skizzen werden für die von Ihnen gebuchten Räume und Flächen Stellpläne erstellt. Bis maximal zwei Wochen vor Veranstaltungsbeginn können diese im Rahmen der zu beachtenden Vorschriften Ihren Bedürfnissen individuell angepasst werden.

Die Referent*innen für Eventmanagement und Veranstaltungsleitung sind für die operative Betreuung und Unterstützung Ihrer Veranstaltung zuständig. Darüber hinaus begleiten Sie alle Veranstaltungen beim Auf- und Abbau sowie der Durchführung.

Parallel zur Übergabe Ihres Vorgangs an die Referent*innen für Möblierungsplanung und -genehmigung werden auch diese informiert und mit allen vorliegenden Informationen versorgt. Mit diesen Mitarbeiter*innen besprechen Sie u.a. Ihre Bedarfe an Mobiliar und Ausstattung, Technik und sonstigen Dienstleistungen. Die Referent*innen für Eventmanagement und Veranstaltungsleitung begleiten Sie ab der Übergabe bis zur erfolgreichen Durchführung Ihrer Veranstaltung.