Terminfindung und Anmeldefristen

Die TU Berlin stellt ihre Hörsäle und Seminarräume primär der eigenen Lehre und Forschung zur Verfügung. Aufgrund der Größe der Universität verbunden mit dem Engagement ihrer Mitarbeitenden in Lehre und Forschung richtet die TU Berlin eine Vielzahl von Lehr- und Sonderveranstaltungen aus. Entsprechend sind die räumlichen Kapazitäten begrenzt und während der wenigen Wochen im Jahr, in denen uneingeschränkt Sonderveranstaltungen stattfinden können, sehr schnell ausgebucht. Sie sollten bei der Terminfindung genügend Vorlaufzeit einplanen. Großveranstaltungen sollten 1-2 Jahre im Voraus mit dem Team Eventmanagement abgestimmt werden.

Ein wesentlicher Faktor für Ihre Terminfindung sind die verschiedenen zu beachtenden Fristen der Semesterplanung durch innoCampus. Sie sollten prüfen, ob Parallelveranstaltungen mit ähnlichem Kontext und/oder gleicher Zielgruppe geplant sind. Die Reichweite dieser Konkurrenzanalyse richtet sich dabei nach der Größe und Wichtigkeit Ihres Themas sowie Ihrer Zielgruppe. Bei Veranstaltungen die sich überwiegend an Gäste aus Deutschland richten, sind die Ferientermine der einzelnen Bundesländer zu beachten.

Ihr Termin sollte idealerweise in der vorlesungs- und klausurfreien Zeit liegen. Vermeiden Sie einen Termin in der Klausurphase, da hier keine Nutzung von Veranstaltungsflächen (z.B. für Registrierung, Catering, Infostände, etc.) möglich ist und Großveranstaltungen grundsätzlich nicht stattfinden können.

Die Festlegung der Vorlesungszeiten erfolgt durch die zuständige Senatsverwaltung in Abstimmung mit den Hochschulen. Erst wenn diese veröffentlich sind, können die Klausurphasen berechnet werden aus denen sich dann die „Veranstaltungsfenster“ ergeben. In der Regel können Mitte März eines Jahres für zwei Wochen und im Sommer (ab Anfang August bis Mitte/Ende September) Großveranstaltungen an der TU Berlin durchgeführt werden.

Durch die Abhängigkeit von der zuständigen Senatsverwaltung können wir maximal für drei Semester im Voraus belastbare Aussagen für die Durchführung von Veranstaltungen machen.

Neben den vorgenannten Faktoren sind auch zwingend die Fristen zur Anmeldung von Veranstaltungen zu berücksichtigen.

3 Wochen
(ausschließlich für TU-interne Veranstalter*innen)

Veranstaltungen bei denen Räume in einer der Standarfbestuhlungsvarianten inkl. etwaig verbauter Medientechnik genutzt werden.

Ausleihen von Mobiliar und Austattung.
(Es erfolgt eine Anlieferung und Abholung.)

6 Wochen

Veranstaltungen bei denen Auf- und/oder Umbauten von Mobiliar und/oder Technik nötig sind.

Veranstaltungen bei denen interne und externe Services benötigt werden.

Veranstaltungen bei denen auf Flächen Aufbauten stattfinden sollen.

Veranstaltungen in Hörsälen für die zusätzliche Technik benötigt wird.

Veranstaltungen von an der TU Berlin registrierten Vereinigungen (über K3).

Veranstaltungen von Dritten.

3 Monate

(Groß-)Veranstaltungen mit erhöhtem Raum- und Flächenbedarf unabhängig der*des Veranstaltenden