Voice Over IP (VoIP)
Kurzbeschreibung
Die ZECM stellt einen Voice-over-IP-Service (VoIP) für die Telekommunikation an der TU Berlin bereit. VoIP ermöglicht eine Reihe von digitalen Mehrwertdiensten.
Dienstekategorie
Zielgruppen
Status
Langbeschreibung
Der Voice-over-IP-Dienst (VoIP) der ZECM bildet die Basis für die digitale Telefonie an der TU Berlin. Sie erhalten über die ZECM eine eigene Rufnummer, mit der Sie sich an jedem Telefon der TU Berlin anmelden können. Sie können die Nummer also „mitnehmen“ in ein anderes Büro, auch vorübergehend. VoIP bietet außerdem digitale Mehrwertdienste wie eine Mail-to-Fax-Funktion und einen digitalen Anrufbeantworter.
Das VoIP-Projekt wurde 2018 auf Wunsch der Universitätsleitung zur Erneuerung der Telefonanlage der Technischen Universität Berlin begonnen. Ziel des Projektes ist die Ablösung der veralteten Telefonanlage.
Der TU-weiten Einführung ging eine Pilotinstallation innerhalb der ZECM voraus, an der ein Teil der dortigen Mitarbeiter*innen partizipierte. Nach einer erfolgreichen Testphase wurde und wird (Stand: Oktober 2022) der Pilotbetrieb in den regulären Betrieb überführt.
Mit den gewonnenen Erfahrungen aus der Pilotinstallation und dem Know-how aus der FU Berlin wurde das Betriebskonzept für die TU Berlin erstellt und wird zurzeit mit Hilfe eines Dienstleisters umgesetzt.
Voraussetzungen
- TU-Beschäftigte*r
- TUB-Account
Zugang
- Administration über das TU-Portal
- Konfiguration im Selbsthilfeportal unter ucm-01.tu-berlin.de/ucmuser
Zu beachten:
- Es können keine eigenen Rufnummern für Studierende vergeben werden.
- Die Vergabe einer Rufnummer muss über den VoIP Support mit Angabe von Gebäude und Raum angefragt werden, bei Neueinstellungen muss zunächst die Provisionierung abgeschlossen und synchronisiert sein (1-4 Wochen)
- Zusätzliche Telefonendgeräte (über die Erstausstattung im Rahmen des Rollouts hinaus) müssen in Absprache auf eigene Kosten beschafft werden.
- Die zwischen dem Präsidenten der TU Berlin, dem Personalrat der Arbeitnehmer*innen und Beamt*innen sowie dem Personalrat der studentischen Beschäftigten abgeschlossenen Dienstvereinbarung regelt die im Rahmen der Ablösung der bisherigen klassischen Telefonielösung der Universität die Einführung eines auf Voice Over IP basierenden Telekommunikationssystems. Details entnehmen Sie der Dienstvereinbarung "VoIP an der TU Berlin".
Häufig gestellte Fragen
Wie erhalte ich eine persönliche Fax-Nummer?
Sie erhalten die persönliche Fax-Nummer bei der Umstellung auf VoIP automatisch.
Wie sieht meine persönliche Fax-Nummer aus?
Die Nummer setzt sich aus der Länderkennung "+49" für Deutschland, der Ortskennziffer "30" für Berlin, dem TU-Berlin-Präfix "314", dem Fax Präfix "123" und der persönlichen Rufnummer zusammen.
Ein Beispiel für eine vollständige Fax-Nummer: +4930314 123 45678.
Warum ist die persönliche Fax-Nummer so lang?
Auf Grund des begrenzten Rufnummernraumes der TU Berlin können keine 5-stelligen, persönlichen Fax-Nummern vergeben werden. Resultierend daraus wurde das längstmögliche Rufnummernformat gewählt. Dies hat auch den Vorteil, dass sich die persönliche FAX-Nummer aus dem Präfix "123" und ihrer persönlichen Rufnummer zusammensetzt.
Was ist der Unterschied zwischen einer normalen bzw. einer persönlichen Fax-Nummer?
Die persönliche Fax-Nummer ist an die Person gebunden. Faxe an diese Nummer landen automatisch im persönlichen E-Mail-Postfach. Normale Fax-Nummern sind an physikalische Fax-Geräte gebunden.
Wie kann ich ein Fax von meiner persönlichen Fax-Nummer senden?
Erstellen Sie eine neue E-Mail in Ihrem E-Mail-Programm und addressieren Sie dieses mit dem folgenden Format an eine existierende Fax-Nummer. Hierbei spielt es keine Rolle, ob das Ziel ein normales Fax-Gerät, eine externe Fax-Nummer oder eine persönliche Fax-Nummer ist. Für den Fax-Versand muss die vollständige Rufnummer und das Suffix "@fax.tu-berlin.de" als Empfänger eingetragen werden. Dies gilt für alle Empfängertypen.
Beispiele:
- Fax-Empfänger der TU Berlin mit persönlicher Fax-Nummer: "+493031412345678@fax.tu-berlin.de"
- Fax Empfänger der TU Berlin mit normalem Fax-Gerät (ohne den Fax-Präfix "123"): "+493031456789@fax.tu-berlin.de"
- Fax-Empfänger außerhalb der TU Berlin (+49 + Rufnummer ohne führende "0"): "+4930123456789@fax.tu-berlin.de"
Welche E-Mail-Anhänge kann ich faxen?
Unterstützt werden .TXT, .RTF und .PDF-Dateien. Andere Dateitypen können Probleme verursachen.
Wie kann ich testen, wie ein Fax mit Anhang beim Empfänger aussieht?
Hierzu können Sie sich selbst ein Fax an Ihre persönliche Fax-Nummer schicken.
Wie empfange ich ein persönliches Fax?
Der Sender muss Ihre persönlich Fax-Nummer in dem beim Absender bekannten Nummernformat wählen:
- TU-intern: 123 45678
- Berlin: 314 123 45678
- Deutschlandweit: 030 314 123 45678
- Weltweit: 0049 oder +49 30 314 123 45678
Woher weiß ich, dass ein verschicktes Fax zugestellt wurde?
Sie erhalten nach dem Abschicken des Faxes einen Sendebericht. In der Regel liegt dieser innerhalb einer Minute in ihrem E-Mail-Postfach. Der Sendebericht enthält Informationen zur erfolgreichen bzw. nicht erfolgreichen Zustellung des Faxes.
Wo finde ich Bedienungsanleitungen und Dokumentationen?
Die Bedienungsanleitungen und Dokumentationen sind auf der ZECM Webseite abrufbar unter: www.voip.tu-berlin.de/menue/doku/ Eine gerätespezifische Schnellstartanleitung des Herstellers finden Sie hier.
Wie kann ich Anrufe tätigen?
Für interne Gespräche können Sie direkt die fünfstellige Durchwahl wählen. Für Gespräche mit externen Teilnehmern muss die Amtsnull der Telefonnummer vorangestellt werden. Alternativ kann die vollständige E164 Schreibweise genutzt werden. Hierbei ist zu beachten, dass keine Amtsnull vorgewählt werden muss.
Beispiel E164 "+493031412345
Wie kann ich mich am Telefon an- und abmelden?
Um die persönliche Rufnummer nutzen zu können, muss man sich am Telefon an- bzw. abmelden. Eine Anleitung zum An-und Abmelden am Telefon finden Sie im Dokutool unter dem Menüpunkt "Extension Mobility". Funktionsrufnummern die einem Telefon dauerhaft zugewiesen sind, stehen nach dem Anmelden mit einer persönlichen Nummer nicht mehr zur Verfügung. Sobald die persönliche Nummer wieder abgemeldet wird erscheint die zuvor fest hinterlegte Funktionsrufnummer erneut auf dem Telefon. Eine dauerhafte Zuweisung einer Funktionsrufnummer zusätzlich zur persönlichen Rufnummer kann durch eine E-Mail an support@voip.tu-berlin.de veranlasst werden.
Wie kann ich eine Anrufweiterleitung einrichten?
Eine Anrufweiterleitung direkt am Telefon eingerichtet werden. Wählen Sie hierzu optional zuerst Ihre Leitung, dann Anrufweiterleitung und geben Sie die Zielrufnummer ein, nach wenigen Sekunden bestätigt Ihnen das Telefon die eingerichtete Anrufweiterleitung.
Sie haben auch ausserhalb der TU Berlin jederzeit die Möglichkeit, über den Punkt VoIP-Telefonie in ihrem persönlichen Profil (Persönliche Daten -> Mein Profil) eine Anrufweiterleitung für Ihren Apparat einzurichten, zu ändern oder zu deaktivieren. Es ist ebenso möglich über den Cisco Jabber Client und dessen integrierte Telefonfernsteuerung die Anrufweiterleitung Ihrer primären Rufnummer einzurichten - aus dem Home Office ist dazu eine aktive VPN-Verbindung notwendig.
Kann man ein Anrufprotokoll einsehen?
Das Anrufprotokoll steht entweder über die "Zahnradtaste" und anschließend "Anrufliste", durch das Drücken des oberen Punktes der Navigationstaste oder über die Tasten rechts am Display ("Verpasste Anrufe") zur Verfügung.
Das Anrufprotokoll speichert die letzten 200 Anrufe. Anrufe werden anhand der drei Kategorien "Anrufe in Abwesenheit", "Angenommene Anrufe" und "Ausgehende Anrufe" unterschieden. Neue Anrufe in Abwesenheit werden Ihnen im Display angezeigt und nach dem Drücken der zugehörigen Taste aufgelistet.
Ausführliche Anleitungen zur Rufliste finden Sie im Dokutool unter dem Menüpunkt "Verzeichnisse" -> "Anrufprotokoll".
Wie kann ich meinen Anrufbeantworter konfigurieren?
Jeder persönlichen Rufnummer steht automatisch ein Anrufbeantworter zur Verfügung. Die Anleitung zur Einrichtung finden sie im Dokutool unter dem Menüpunkt "Zugriff auf die Voicemail".
Das Ein- und Ausschalten des Anrufbeantworters kann über die Selbstverwaltung im TU-Portal unter "Mein Profil" -> "VoIP-Telefonie" -> "Anrufbeantworter" vorgenommen werden.
Anrufbeantworter für Funktionsrufnummern müssen per E-Mail an support(at)voip.tu-berlin.de beantragt werden.
Wie kann ich meinen Anrufbeantworter abhören?
Aufgezeichnete Sprachnachrichten durch verpasste Anrufe werden Ihnen automatisch per e-Mail als MP3 Datei zugestellt. Desweiteren leuchtet am oberen Ende Ihres Telefonhörers eine rote Lampe und im Display des Telefons erscheint neben der betreffenden Leitung ein Hinweis für vorhandene Sprachnachrichten (Kassettensymbol).
Um die Nachrichten am PC abzufragen öffnen Sie bitte die MP3 Datei in der e-Mail. Stimmen Sie der angeforderten Lesebestätigung zu, um die Nachricht auf auf ihrem Telefon als gelesen zu markieren - die rote Lampe erlischt.
Die Abfrage des Anrufbeantworters über das Telefon erfolgt per Tastendruck auf das Kassettensymbol oder durch Wahl der Rufnummer 15151. Um Ihren Anrufbeantworter von Extern abzurufen, wählen Sie von jedem Apparat die Rufnummer "+49 30 314 15151" und folgen Sie den Anweisungen.
Welche Headsets kann ich am Telefon betreiben?
Momentan gibt es keine Vorgaben für Headsets. Das Mitarbeitertelefon 8851 bietet die Möglichkeit, ein USB Headset anzuschließen.
Wie kann ich meine Telefon-PIN ändern?
Um sich mit einer persönlichen Rufnummer an einem Telefon anzumelden ist eine PIN erforderlich. Sie erhalten bei der Umstellung auf VoIP einmalig eine zufällig generierte PIN. Diese PIN kann im TU-Portal unter "Mein Profil" -> "VoIP-Telefonie" -> "PIN ändern" geändert werden. Die selbe PIN wird außerdem für die Fernabfrage des Anrufbeantworters über das Telefonnetz verwendet. Hierzu wählen sie von jedem Apparat die Rufnummer "15151" bzw. "+49 30 314 15151".
Wie kann ich den Rufton des Telefons anpassen?
Ruftöne können in den Telefoneinstellungen des jeweiligen Telefons angepasst werden. Eine detaillierte Anleitung finden Sie im Dokutool unter dem Menüpunkt "Einstellungen" -> "Klingelton ändern".
Wie kann ich das Hintergrundbild am Telefon anpassen?
Das Hintergrundbild ist fest vorgegeben und kann nicht geändert werden.
Kann ich an den Telefonen Videotelefonie benutzen?
Die VoIP-Telefone 8811 und 8851 unterstützen keine Videotelefonie.
Welche Beistelleinheiten kann ich am Telefon betreiben?
Es können bis zu zwei Beistelleinheiten mit jeweils 28 Feldern betrieben werden.
Wie kann ich die Schnellwahltasten am Telefon konfigurieren?
Im Dokutool finden sie im Menüpunkt "Verzeichnisse" mehrere Abschnitte über das Konfigurieren und Nutzen von Kurzwahlnummern. Alternativ können sie diese komfortabler über das VoIP Selbsthilfe-Portal unter ucm-01.tu-berlin.de/ucmuser einrichten. Die Anmeldung erfolgt mit Ihrem TUB-Account, Sie finden die Funktion unter "Telefoneinstellungen" - "Kurzwahlnummern". Eine ausführliche Anleitung finden Sie im Dokutool für das Selbsthilfe-Portal unter dem Menüpunkt "Konfigurieren von Kurzwahlnummern".
Was kann ich tun, wenn sich das Telefon ständig neu registriert?
Wenn sich das Telefon ständig neu registriert könnten folgende Ursachen der Grund sein:
- Die Netzwerkleitung ist an einer Stelle beschädigt und es gehen Datenpakete verloren.
Lösungsvorschlag: Versuchen Sie das Telefon an einer anderen Netzwerkdose, die ebenfalls Strom für das Telefon ausliefert, anzuschließen. Tauschen Sie wenn nötig auch das Netzwerkkabel zwischen Datendose und Telefon. Falls das nicht hilft müssen Sie eine Störungsmeldung mit einer E-Mail an support(at)voip.tu-berlin.de aufgeben. - Das Telefon hat sich softwareseitig aufgehängt.
Lösungsvorschlag: Indem Sie das Netzwerkkabel aus dem "Network"-Anschluss des Telefons ziehen und dann wenige Sekunden später wieder genau dort einstecken bewirken Sie einen Neustart des Telefons, dieser könnte ausreichen um das Telefon wieder voll funktionsfähig zu machen. Falls das nicht hilft, geben Sie eine Störungsmeldung mit einer E-Mail an support(at)voip.tu-berlin.de auf.
Was kann ich tun, wenn es beim Gespräch „rauscht und knackt“?
Wenn es beim Telefonieren rauscht und knackt, testen Sie bitte ob die Störgeräusche auch beim Telefonieren mit dem Lautsprecher auftreten oder auf der Gegenseite auftreten. Meistens handelt es sich um defekte Telefonhörer und Telefonhöreranschlusskabel. Ersatzteile können sie über einer E-Mail Anfrage an support(at)voip.tu-berlin.de erhalten.
Wie bekomme ich Ersatz(-teile) für mein Telefon?
Ersatzteile können sie über einer E-Mail Anfrage an support(at)voip.tu-berlin.de erhalten.
Kann ich meine Rufnummer behalten?
Grundsätzlich behält jede*r Mitarbeiter*in die bisherige Rufnummer.
Es gibt jedoch Sonderfälle in denen eine neue Rufnummer vergeben werden kann:
- Mehrere Mitarbeiter*innen teilen sich eine Rufnummer
- Sekretariate - hier erhält der/die Mitarbeiter*in eine persönliche Rufnummer zusätzlich zur Sekretariatsrufnummer
- Studentische*r Mitarbeiter*in Labore/Werkstätten
Was ist Cisco Jabber?
Cisco Jabber ist ein Kommunikationsdienst, mit dem Sie u.a. chatten, auf Ihre Kontakte und Anruflisten zugreifen und Ihr Telefon steuern können.
Wer kann Cisco Jabber benutzen?
Alle Beschäftigten der Technischen Universität Berlin, die bereits auf die IP-Telefonie umgestellt sind, können den Cisco Jabber Client nutzen. Im Standard-Funktionsumfang können Sie Jabber als Instant Messaging Dienst verwenden.
Wo kann ich den Cisco Jabber Client downloaden?
Wie melde ich mich an Cisco Jabber an?
- Beim ersten Start von Cisco Jabber müssen Sie sich unter Angabe der Domäne am Server anmelden. Verwenden Sie hierzu ihren TUB-Account mit dem Zusatz @im.tu-berlin.de
- Nach erfolgreicher Anmeldung des Jabber-Clients an der IM-Domäne können Sie sich mit den Login-Daten Ihres Tubit-Accounts an Cisco Jabber anmelden.
Was, wenn das Jabber Update unter Mac fehlschägt?
Wenn das automatische Jabber Update unter MacOS nicht heruntergeladen werden kann, führen Sie bitte folgende Schritte durch:
- LAN & WLAN Verbindung trennen bzw. deaktivieren
- Safari starten, Browser-Cache löschen und Safari sofort wieder schließen
- Kommandozeile CLI öffnen und folgenden Befehl eingeben: open ~/Library/Cookies
- Die Datei HSTS.plist löschen
- Den Mac neu starten, dann WLAN bzw. LAN Verbindung wiederherstellen
Warum kann ich keine Telefonate über Jabber führen?
Der Standardfunktionsumfang enthält nicht die notwendige Lizenz, um über den Jabber Client Telefonate führen zu können.
Wer kann die VoIP-Telefonanlage nutzen?
Alle Beschäftigten der Technischen Universität Berlin, die bereits auf die IP-Telefonie umgestellt worden sind, können die VoIP Telefonanlage nutzen.
Wie erhalte ich Zugang?
Beschäftigte werden während des Projekts zur Einführung der IP-Telefonie umgestellt. Bei der Umstellung erhalten Sie ihre Zugangsdaten.
Was ist der Unterschied zwischen einem persönlichen Telefon und einem Funktionstelefon?
Jedes Telefon kann personenbezogen oder funktionsbezogen genutzt werden. Bei der personenbezogenen Nutzung (z.B. persönliches Telefon direkt am Arbeitsplatz) meldet sich der/die Beschäftigte am Telefon an.
Die funktionsbezogene Nutzung ist für Bereiche, in denen Telefone ohne feste Zuordnung zu Mitarbeiter*innen benötigt werden (z.B. Laborräume). Zusätzlich gibt es noch die Möglichkeit, Funktionsrufnummern einem persönlichen Telefon zusätzlich als weitere Rufnummer zuzuordnen (z.B. Sekretariatsnummer).
Wie bekomme ich ein Telefonendgerät?
Sie werden bei der Umstellung einmalig mit einem VoIP-Apparat versorgt. Anschließend wird es für die Bereiche eine Möglichkeit zur Beschaffung neuer Telefone und Ersatzteile auf eigene Kosten geben.
Was ist eine Amtsberechtigung?
Die Amtsberechtigung ist eine Berechtigungsstufe in Telefonanlagen. Ein Teilnehmer mit Amtsberechtigung darf externe Rufnummern anrufen. Nebenstellen ohne Amtsberechtigung können lediglich interne Gespräche führen.
Welche Amtsberechtigungen gibt es und wie kann ich diese ändern?
Jede persönliche Telefonnummer erhält die in der bisherigen Anlage hinterlegte Berechtigungsstufe. Die Änderung einer Amtsberechtigung darf nur vom zuständigen Verwaltungsleiter per e-Mail Anfrage an support(at)voip.tu-berlin.de angeordnet werden.
Mögliche Amtsberechtigungen:
- Intern (TU-Berlin)
- National (DE) + Mobilfunk
- International
Wie kann ich eine Rufumleitung einrichten?
Eine Rufumleitung kann auch bei der Nutzung von VoIP direkt am Telefon eingerichtet werden. Sie haben jedoch auch ausserhalb der TU Berlin die Möglichkeit, jederzeit über den Punkt "VoIP-Telefonie" in ihrem persönlichen Profil im TU-Portal eine Anrufweiterleitung für Ihren Apparat einzurichten, zu ändern oder zu deaktivieren.
Wie kann ich eine Rufumleitung an Mobiltelefone oder Berliner Festnetz einrichten?
Die Möglichkeit für Rufumleitungen an Mobiltelefone, ins Berliner Festnetz und ins Berliner Umland besteht bereits, sofern Sie eine persönliche Rufnummer nutzen.
Eine internationale Freischaltung kann nur in Sonderfällen beantragt werden.
Bitte beachten Sie, dass bei einer Rufumleitung außerhalb der Nummernkreise der TU Berlin Kosten für die TU Berlin enstehen.
Gibt es eine Möglichkeit Call by Call zu benutzen?
Call by Call wird nicht unterstützt.
Wie funktioniert ein Umzug von Telefonen?
Bei Umzügen innerhalb der Universität ist das Telefon mitzunehmen. Beim Anschließen des Telefons ist darauf zu achten, dass der neue Bereich bereits mit VoIP versorgt ist. Außerdem darf der Anschluss nicht mit dem GAST-Netz beschaltet sein. Sobald das Telefon richtig angeschlossen ist, beginnen die LEDs bzw. das Display zu leuchten. Kann das Telefon beim Umzug nicht mitgenommen werden, muss eine gesonderte Lösung mit dem VoIP-Team der ZECM besprochen werden.
Wie kann ich meinen Displaynamen ändern?
Der Displayname von persönlichen Rufnummern wird automatisch aus den Daten der Personalstelle generiert. Namensänderung sind grundsätzlich der Personalstelle mitzuteilen, sobald die Umstellung dort erfolgt ist, kann dieser durch die ZECM angepasst werden.
Kann man eine bestehende persönliche Rufnummer übertragen lassen?
Persönliche Rufnummern von ehemaligen Beschäftigten können nicht übertragen werden. Diese Rufnummern müssen aus Datenschutzgründen 6 Monate "ruhen". Erst nach diesem Zeitraum erfolgt eine Neuvergabe.
Was bedeutet es wenn die Durchwahl mit +4930314190 beginnt
Bei den genannten Rufnummern handelt es sich um Telefone, denen keine personenbezogene oder funktionsbezogene Rufnummer zugeordnet ist. Diese haben die Amtsberechtigung Intern und Notrufe. Beschäftigte der Technischen Universität Berlin können sich am Telefon anmelden.
Kann ich noch telefonieren, wenn mein Account gesperrt wurde?
Die Rufnummer ist von einer Accountsperre nicht betroffen, jedoch können die Telefoneinstellungen im TU-Portal nicht mehr geändert werden.
Unser Standort
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