Zentraleinrichtung Campusmanagement

Collabora

Kurzbeschreibung

Die Office-Suite Collabora ist in der tubCloud integriert und verfügt über Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationssoftware. Mit Collabora können Sie geteilte Datei gleichzeitig gemeinsam bearbeiten, alle sehen dabei synchron die aktuellste Fassung der Datei.

gehört zu Dienst

tubCloud

Status

aktiviert

Langbeschreibung

Allgemein

Die ZECM stellt mit Collabora eine vollständige, browserbasierte Office-Suite zur Verfügung. Collabora ermöglicht es, gleichzeitig und gemeinsam Office-Dokumenten direkt im Browser zu erstellen und zu bearbeiten.

Collabora besteht aus den folgenden Office-Anwendungen:

  • Textverarbeitung
  • Tabellenkalkulation
  • Präsentationen
  • Diagramme

Collabora bietet damit eine datenschutzkonforme Lösung für das kollaborative Arbeiten, denn sowohl Collabora als auch die tubCloud werden direkt im Rechenzentrum der ZECM gehostet.

Als klassische Office Suite stellt Collabora die folgende Funktionen zur Verfügung:

  • Gemeinsames Editieren von Dokumenten
  • Permanente Hintergrundspeicherung
  • Textverarbeitung
  • Tabellenkalkulation und
  • Präsentationssoftware
  • Kompatibilität mit gängigen Datei-Formaten inkl. Exportfunktion

Vergleich: ONLYOFFICE und Collabora

Bis Mai 2023 wurde ONLYOFFICE in der tubCloud an Stelle von Collabora angeboten.Die beiden Produkte sind vom Funktionsumfang sehr ähnlich. Beide Systeme stellen ein Online Office System mit Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationsmodul zur Verfügung. Beide sind nahtlos in die Nextcloud integriert und legen dort ihre Daten ab. Und beide stellen die Möglichkeit des gemeinsamen Bearbeitens von Dokumenten zur Verfügung.

Die größte Umstellung bedeutet vermutlich die abweichende Anordnung der Menüs. Je nach Geschmack kann in Collabora über: "Ansicht - Registerkartenansicht verwenden", die Menüführung umgestellt werden.

Aus technischer Sicht ist die Softwarearchitektur bei Collabora sehr viel einfacher (weniger Komponenten) und bietet damit weniger Fehlerpotential. Statt mit einer Arbeitskopie zu arbeiten, speichert Collabora die Daten immer direkt im Cloudspeicher.

Beim Design von Collabora wurde darauf geachtet, dass eine stärkere Isolation der Daten stattfindet. So werden auch keine Teile der Daten während der Bearbeitung an die Clientsysteme gegeben, sondern lediglich der jeweilige Bildausschnitt, der gerade bearbeitet wird. Das vollständige Dokument bleibt jeweils auf den Servern der TU Berlin.

Viele Microsoft Dokumente werden gemäß verschiedener Quellen korrekter dargestellt. Naturgemäß gibt es jedoch auch Dokumente, die von ONLYOFFICE besser dargestellt werden.

Perspektivisch können in Collabora Schriftarten nachinstalliert und eingebettet werden.

Im Gegensatz zu ONLYOFFICE gibt es bei Collabora keine Beschränkungen der gleichzeitigen Verbindungen. Man kann also beliebig viele Browser-Tabs und -Fenster mit Dokumenten offen halten.

Collabora ist 100% OpenSource und hat hunderte diverse Entwickler*innen auf der ganzen Welt.

Weitere Informationen unter: https://www.collaboraoffice.com/comparing-collabora-with-onlyoffice/#

Eigene Beobachtungen

Die bessere Isolation der Daten hat leider den Preis, dass Collabora beim Arbeiten eine leicht höhere Verzögerung aufweist. Es gibt jedoch Ideen, wie wir dies systemarchitektonisch reduzieren können. Die Umsetzung wird jedoch noch etwas dauern.

ONLYOFFICE bietet ein Formularmodul, das bei Collabora wie bei MS Word direkt über Formularfelder in der Textverarbeitung implementiert ist.

Beim Anwählen einer Collabora-kompatiblen Datei (MS Word, LibreOffice, …) wird das Dokument automatisch in Collabora geöffnet. Zum Erstellen neuer Collabora Dokumente verwenden Sie bitte das ‘+’ Symbol und ’Neues Textdokument’, ’Neue Tabelle’, …“.

Zugang

Sie erreichen den Dienst über folgende URL:

https://tubcloud.tu-berlin.de/

Häufig gestellte Fragen

Wie ist der empfohlene Weg für möglichst wenig Formatierungsprobleme?

Da allein unter verschiedenen MS Word Versionen Formatierungen schon ein Problem sein können, haben viele Arbeitsgruppen an der TU ihre eigenen Wege etabliert, die zu ihrer Arbeitsweise passt.
Am wenigsten Probleme gibt es, wenn Sie im gesamten Arbeitsfluss bei einem Office Produkt bleiben. Soll das Ergebnis aber (wie oft gefordert) ein MS Word-File sein, empfehlen wir erst mit möglichst wenig Formatierungen gemeinsam in Collabora an der Datei zu arbeiten und am Ende eine Kopie anzulegen und diese von einer/m Kolleg*in in MS Word final formatieren zu lassen.

Wie kann ich „Stress“ beim gemeinsamen Bearbeiten von Dateien verhindern?

Folgende Maßnahmen haben sich bewährt:

  1. Machen Sie auch außerhalb der tubCloud regelmäßig Sicherungen von sehr wichtigen Dateien z.B. über den Sync-Client und eine Sicherung auf einer externen Festplatte.
  2. Beschränken Sie die Anzahl von Lesezugriffen auf eine Datei.
  3. Sichern Sie von Zeit zu Zeit entscheidende Ergebnisse in einer Kopie z.B. in einem Unterverzeichnis. Diese Zwischenversionen können nach Fertigstellung dann gelöscht werden, sind aber evtl. „handlicher“ als die Suche über die Versionshistorie in der tubCloud.
  4. Läuft irgendwas bei der gemeinsamen Bearbeitung schief, nehmen Sie sofort mit allen Bearbeiter*innen Kontakt auf und lösen Sie die Schwierigkeiten frühzeitig auf. Das Zusammenführen unterschiedlicher Versionen kann sehr nervenaufreibend sein.

Wenn Sie auf unterschiedliche Versionen vieler Dateien angewiesen sind, erwägen Sie bitte Versionsverwaltungssysteme, wie z.B. GitLab zu benutzen, die nicht gut mit Binärdateien, wie Bilder, MS Word Dateien o.ä. umgehen können aber perfekt für die Versionierung reinen Texts, wie z.B. Sourcecode geeignet sind.

Was muss ich (insbesondere beim gemeinsamen Arbeiten) bezüglich Datenschutz wissen/beachten?

Für den datenschutzgerechten Umgang mit Collabora haben wir eine eigene Seite zur Verfügung gestellt.

Wie synchron ist die gemeinsame Bearbeitung?

Collabora überträgt keine Bildschirmkopie bei der Bearbeitungan alle Teilnehmer*innen, wie das z.B. Videokonferenzsysteme tun. Stattdessen wird im Browser eine Anwendung gestartet, die sich für „Änderungen“ beim Collabora Server anmeldet. Alle Änderungen aller Clients werden dann im Server zusammengeführt und an alle Systeme übertragen, die sich „angemeldet haben“.

Vorteile:

  • Es können viele gleichzeitige Änderungen an einem Dokument vorgenommen.
  • Das Verfahren ist in der Regel sehr sparsam, was die Netzwerknutzung angeht
  • Alle Änderungen sind nachvollziehbar und in kürzester Zeit auf dem Server gespeichert.
  • Auf jedem Endgerät kann das bearbeitete Dokument jeweils in der optimalen Auflösung dargestellt werden (egal ob Tablet oder 4K-Monitor).

Nachteile:

  • In Abhängigkeit von Netzwerkanbindung, Geschwindigkeit des eigenen Rechners, Betriebssystem, Browserversion usw. kann es zu unterschiedlichen Verzögerungen der Darstellung bei Teilnehmenden kommen.
  • Der reibungslose Verlauf ist von Browser, Betriebssystem, Netzwerk und mindestens 4 Serverkomponenten (sowohl für Collabora Cluster, als auch für den tubCloud Cluster) abhängig. Kommt es irgendwo zu Verzögerungen, machen diese sich in der gemeinsamen Bearbeitung bemerkbar.

Was tun, wenn die Änderungen doch nicht in der tubCloud sind?

Wir konnten im Laufe der langen Nutzung von ONLYOFFICE vereinzelt feststellen, dass es zu Versionskonflikten in der Bearbeitung kommen kann. Es bleibt zu beobachten, ob das auch bei Collabora zutrifft. Die Ursachen könnten sein:

  • Sehr unterschiedliche schnelle Anbindung der Bearbeiter*innen eines Dokuments (z.B. Arbeiten aus dem Zug), so dass sich Änderungen „überholen“.
  • Synchronisation der Collabora Dateien über einen Sync-Client und Bearbeitung online/offline.
  • Überlastsituationen im Cluster z.B. durch Verzögerungen im Netzwerk oder bei DoS Angriffen auf unsere Infrastruktur.

Prüfen Sie bitte bei solchen Problemen folgende Punkte:

  1. Sind die Änderungen in der Historie von Collabora zu finden (File -> Version History)?
  2. Kennt die tubCloud die richtige Version und stimmt „nur“ die Reihenfolge nicht (letzte Änderung ist z.B. vorletzte Version, in der tubCloud über die drei Punkte, Details und Versions)?
  3. Warten Sie ggf. 10 Minuten ab, machen Sie einen Browser-Refresh und prüfen Sie 1 und 2 erneut. Es kann vorkommen, dass Änderungen in der „Queue“ hängen geblieben sind und erst verzögert auf allen Servern ankommen.

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