Zentraleinrichtung Campusmanagement

tubCloud

Kurzbeschreibung

tubCloud ist die kostenlose, datenschutzkonforme und quelloffene Alternative für TU-Angehörige zu den bekannten Cloud-Speicherdiensten wie Dropbox und Co. Sie verfügt über eine integrierte Office-Suite und ein Werkzeug für das Projektmanagement.

Dienstekategorie

Zielgruppen

Status

Langbeschreibung

Mit dem TUB-internen Speicherdienstes tubCloud stellt die ZECM Ihnen einen ortsunabhängigen Speicherbereich für Ihre Daten zur Verfügung. tubCloud kann auf Wunsch mit der Nextcloud-App persönliche Daten wie Dateien, Musik und Fotos auf verschiedenen Endgeräten und Betriebssystemen synchronisieren. Darüber stellt das Webinterface eine Fotogalerie, ein Projektmanagement-Tool und einen integrierten PDF-Viewer zur Verfügung. Der enthaltene Text-Editor ermöglicht es, gemeinsam und in Echtzeit mit anderen Nutzer*innen Dokumente zu bearbeiten, inkl. Programmierarbeiten mit Syntax Highlighting. Besonderes Highlight der tubCloud ist die integrierte Office-Suite für kollaboratives Arbeiten an Texten, Tabellen und Präsentationen.

Voraussetzungen

Zugang

Sie erreichen den Dienst über folgende URL:
https://tubcloud.tu-berlin.de/

Zu beachten:

  • Die Synchronisation mit einem lokalen Desktop-Client kann bei großen Datenmengen und schmalbandiger Verbindung einige Zeit in Anspruch nehmen.
  • Es können nicht mehr als 20 Dateien gleichzeitig hochgeladen werden. Das Uploadlimit gilt für die Gesamtgröße aller Dateien.
  • Die maximale Dateigröße beträgt 20 GB, die angezeigte maximale Dateigröße berücksichtigt auch die verbleibende Quota. tubCloud zeigt immer die maximal noch verfügbare Größe. Bitte beachten Sie, dass auch Metadaten übertragen werden, wodurch die tatsächliche maximale Dateigröße um 1-2 GB abweicht.
  • Bitte stellen Sie Synchronisation des Shared Ordners bei Clients ggf. ab, um Kapazitäten auf der lokalen Festplatte zu schonen.
  • Mitglieder von Einrichtungen mit eigenem „Orgnamen" können gemeinsame Ordner nutzen. Diese befinden sich im persönlichen tubCloud Verzeichnis im Ordner „Shared“ und werden automatisch eingerichtet. Jeder Einrichtung stehen dabei 500GB zur Verfügung.
  • Alle der Einrichtung zugeordneten Mitarbeiter*innen sowie externe Mitarbeiter*innen verfügen standardmäßig über eine Berechtigung zum Lesen und Schreiben.

Features

OnlyOffice

Die Office-Suite OnlyOffice ist in der tubCloud integriert und verfügt über Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationssoftware.

Häufig gestellte Fragen

Zugriff auf die tubCloud

Welche Möglichkeiten gibt es auf die Daten in der tubCloud zuzugreifen?

  • Browser über tubcloud.tu-berlin.de
  • Sync-Clients für Windows, Linux und macOS
  • Mobile Apps auf Android oder iOS
  • WebDAV Laufwerk (s.u.)
  • Apps mit WebDAV Support

Muss ich wirklich etwas bei mir installieren?

Nein. Eigentlich können Sie alles vom Browser aus steuern und durch Runter- und Hochladen aktuell halten. Die Installation eines Sync-Clients ist nur dann relevant, wenn Sie die Vorteile unter "Pro und Contra: Sync-Client" nutzen möchten.

Wann benutze ich den Browser und wann die Sync-Clients?

Den Browser können Sie ohne Installation von jedem beliebigen Browser nutzen. Bei der Passworteingabe auf fremden Geräten ist Vorsicht geboten. Das Passwort könnte mitgeschnitten werden!

Pro und Contra: Browser (Web-UI)

Vorteile der tubCloud im Browser sind u.a.:

  • aktueller Stand der Daten im Moment des Öffnens
  • gemeinsames Arbeiten Deck, Texteditor oder OnlyOffice

Nachteile der tubCloud im Browser:

  • Dateien müssen ggf. heruntergeladen, verändert und wieder hochgeladen werden
  • Daten stehen offline nicht zur Verfügung

 

Pro und Contra: Sync-Client

Vorteile des Sync-Clients:

  • Dateien stehen lokal zur Verfügung und sind jeweils nach kurzer Zeit synchron mit dem Server
  • Dateien, die Sie lokal bearbeiten, werden automatisch in der tubCloud aktualisiert
  • Sie können Dateien lokal auch ohne Internetverbindung bearbeiten, die Synchronisierung findet automatisch bei der nächsten Verbindung mit dem Netzwerk statt
  • Sie können Dateien auf verschiedenen Geräten bearbeiten, unabhängig vom Standort
  • Daten aus der tubCloud können mit einem lokalen Backup gesichert werden

Nachteile des Sync-Clients:

  • offline vorgenommene Änderungen können nach dem Synchronisieren mit einer aktuelleren Version (z.B. durch andere Nutzer) überschrieben werden
  • Fehler beim Synchronisieren können dazu führen, dass Daten auf dem lokalen Client und der tubCloud nicht mehr synchron sind

Bitte beachten Sie, dass in der tubCloud große Mengen an Daten abgelegt werden können. Insbesondere können Teams auch Ordner mit vielen Daten freigeben. Ggf. müssen Sie mit der selektiven Synchronisation auf die Ordner einschränken, die Sie lokal auf Ihrer Festplatte speichern bzw. synchronisieren lassen wollen um ihre lokale Festplatte voll laufen zu lassen.

 

Was ist WebDAV?

Mit WebDAV können Sie das Verzeichnis Ihres tubCloud-Speichers als Netzlaufwerk auf Ihrem Computer einbinden.
Alle gängigen Betriebssysteme (Linux, Windows, MacOS) unterstützen diese Zugriffsform - in der Regel enthalten Datei-Explorer bzw. Dateimanager eine Schnittstelle für WebDAV-Ressourcen, so dass keine zusätzliche Software benötigt wird.
Nicht alle Server und Clients sind mit dem WebDAV-Protokoll gleichermaßen kompatibel und stabil. Eventuell ist z.B. ein Upload von großen oder vielen Dateien über den Browser sehr viel schneller als über WebDAV. Unter Windows und macOS empfiehlt die ZECM den Sync-Client anstelle von WebDAV.

Welche Apps/Programme können die WebDAV-Schnittstelle nutzen?

Neben dem herkömmlichen Betriebssystem selbst gibt es eine Reihe mobiler Apps, die Ihre Daten via WebDAV synchronisieren, z.B.

Kann es sein, dass Angaben zum genutzten Speichers unter Windows bei einer WebDAV-Verbindung falsch sind?

Ist die tubCloud unter Windows über WebDAV eingebunden, kann es zu einer "irreführenden" Angabe hinsichtlich des freien/belegten Speichers kommen. Windows Explorer zeigt dort Angaben zum lokalen Speicher, die in keinem Zusammenhang stehen mit dem genutzten/ungenutzten Speicher der tubCloud. Auf diese Angaben haben wir keinen Einfluss, da sie vom Windows Explorer generiert werden. Die realen Angaben zu dem genutzten bzw. ungenutzten Speicher können entweder der Webseite oder dem Sync-Client entnommen werden.

Ich habe Probleme beim Verbinden über WebDAV, was kann ich tun?

Sollten Sie Probleme beim Verbinden über WebdAV unter Windows haben, versuchen Sie alternativ bitte folgende Schritte:

  • Öffnen Sie Computer. Klicken Sie in der oberen Leiste auf "Netzlaufwerk verbinden".
  • Tragen Sie als Ordner folgendes ein: tubcloud.tu-berlin.de/remote.php/webdav
  • Setzen Sie das Häkchen bei „Verbindung mit anderen Informationen erstellen“
  • Bestätigen Sie den Dialog mit "Fertig stellen" und geben im nächsten Schritt Ihren TUB-Account und das Passwort ein.

Sharing / Teilen

Wie kann man Dateien gemeinsam bearbeiten/teilen?

Das Grundprinzip der tubCloud besteht darin, dass Sie Dateien in Ordnern zentral speichern und via Browser, App oder Sync-Client auf verschiedenen Gräten (Homeoffice, Büro, etc.) abrufen.

Möchte man Ordner/Dateien gemeinsam bearbeiten, bietet die ZECM hierfür mehrere Wege:

  1. Ein gemeinsames Einrichtungs- oder Teamshare
  2. Teilen mit einer oder mehreren Personen
  3. Federated Sharing (zu anderen Forschungseinrichtungen außerhalb der TU Berlin)
  4. Teilen über einen Link. Bitte wählen Sie diese Option nur, wenn die anderen Möglichkeiten nicht in Frage kommen.

Was sind Einrichtungs-Shares?

Die ZECM hat Einrichtungs-Shares für Mitarbeiter*innen der TU Berlin eingeführt. Sie tragen den Kurznamen der Einrichtung und die Endung _member (z.B. zecm_member). Alle Mitglieder einer Einrichtung können automatisch diesen Ordner sehen und darin schreiben. Dateien, die man im _member Ordner ablegt, werden nicht der eigenen Quota zugerechnet, sondern die der Einrichtung.

 

Wie richtet man Teamshares ein und welche Vorteile haben diese?

Teamshares können Sie über die Teamverwaltung im TU Portal einrichten. Hierfür müssen Sie im Besitz der „Teamverwalter“-Rolle sein. Die Teamshares tauchen bei den Teammitgliedern unter /Shared und unter Mit Ihnen/Dir geteilt in der Seitenleiste der tubCloud auf.

Was ist Federated Sharing und wie kann ich es nutzen?

Mittels Federated Sharing können Sie Dateien und Ordner mit anderen Nutzer*innen teilen, die auf einer anderen Nextcloud oder ownCloud als der tubCloud der TU Berlin "zu Hause" sind. Hierzu muss diese Cloud Teil unserer Föderation sein (also als vertrauenswürdig eingestuft sein) und es muss die Federated ID des/der Empfänger*in bekannt sein.

Um die eigene ID zu erfahren, wählen Sie in der tubCloud im Browser:

  1. Einstellungen
  2. Teilen
  3. Ihre Federated-Cloud-ID

Alternativ: https://tubcloud.tu-berlin.de/settings/user/sharing

Die Federated-Cloud-ID können beim Teilen im Feld `Name oder Federated-Cloud-ID` eingeben. Danach können Sie über die drei Punkte hinter dem Namen einstellen, welche Berechtigungen Sie vergeben.

Wie funktioniert das Teilen über einen Link und was sollte ich dabei beachten?

Das Teilen über einen Link sollten Sie immer dann verwenden, wenn Sie nicht intern bzw. über die Federated-Cloud-ID teilen können. Die tubCloud erzeugt dazu einen Link mit zufälliger Zeichenfolge, den Sie über E-Mail, Messenger, Webseite u.Ä. verteilen und den jede*r Empfänger*in nutzen kann, der/die im Besitz des Links ist.

Dieses Prinzip macht das Verfahren anfällig gegen:

  • systematische Angriffe gegen die tubCloud (Brute-Force-Attacken, Durchprobieren aller Möglichkeiten)
  • das Weitergeben der Links
  • Ausspähen der Links auf dem Transportweg (Abfangen von E-Mails o.Ä.)

Deshalb sollten Sie bei der Vergabe der Rechte so restriktiv wie möglich vorgehen und die o.g. Gefahren im Auge behalten.

  • Setzen Sie ein Passwort und übermitteln Sie dieses über einen anderen Kanal (z.B. Link per Mail und Passwort via Messenger)
  • Setzen Sie ein Ablaufdatum und verteilen Sie bei Bedarf lieber einen neuen Link.
  • Nutzen Sie nach Möglichkeit diese Variante nicht zur "Bearbeitung"

Die Voreinstellungen sind so gewählt, dass Sie an die wichtigsten Punkte erinnert werden. Es gibt aber immer Anwendungsfälle, in denen andere Einstellungen sinnvoll sind. Deshalb können Sie alle Voreinstellungen auch abwählen oder ändern.

Was steckt hinter dem Ordner `/Shared` und was sollte ich damit (lieber nicht) tun?

In /Shared erscheinen alle Dateien und Ordner, die mit Ihnen geteilt wurden. Die Ordner können Sie über den Browser auch an einen anderen Platz verschieben.

Sie sollten vermeiden, eigene Ordner unter /Shared abzulegen. Ordner, die Sie mit anderen teilen, legen Sie am besten unter /Public o.ä. ab oder lassen die Daten schlicht dort, wo sie in Ihrer eigenen Ablage am besten liegen.

Wir empfehlen Ihnen, Inhalte, die Sie mit anderen teilen, aus dem /Shared  Ordner an eine andere Stelle (z.B. /Public) zu verschieben. Somit vermeiden Sie ein mögliches Verschwinden aus dem /Shared .

Sie können jederzeit im Browser links unter Freigaben einsehen, was Sie alles geteilt haben und was mit Ihnen geteilt wurde.

Was passiert mit Shares von Kolleg*innen oder Kommiliton*innen, wenn diese die Uni verlassen?

Die ZECM löscht nach einer Übergangsfrist die Daten von allen Personen, die nicht mehr Mitglied der TU sind. Hiervon gibt es keine Ausnahmen, da die rechtliche Grundlage für die Speicherung der Daten mit dem Ausscheiden nicht mehr vorliegt.

Sollen die Daten auch nach Beendigung der Mitgliedschaft an der TU Berlin noch zur Verfügung stehen, müssen diese Daten in einem Teamshare oder einem Einrichtungsshare aufgehoben oder rechtzeitig an eine andere Person übergeben werden.

Wie kann ich Shares "ablehnen" / löschen?

Klickt man im Browser auf die drei Punkte hinter einer geteilten Datei, wird u.a. `Freigabe aufheben` angeboten.

Wie teile ich Dateien mit Personen in anderen Unis?

Nutzen Sie hierfür Federated-Cloud-IDs oder falls das nicht möglich ist, einen Link via E-Mail. Bei Kooperationspartner*innen könnte es ferner nützlich sein, die Partner*innen als außerordentliche TU-Mitglieder zu registrieren und dann über ein Team mit ihnen zusammen zu arbeiten.

Datensicherheit und "verschwundene" Dateien

Wie sicher sind die Daten in der tubCloud?

Für jeden Cloud-Datenspeicher (nicht nur die tubCloud) gilt: "Die Cloud ist kein Backup". Halten Sie immer eine lokale Kopie vor.

die tubCloud sollte weder wie eine (externe) Backup-Festplatte benutzt werden, noch können Sie sich vollständig auf die ständige Verfügbarkeit der Daten verlassen.

Wird die tubCloud zur Synchronisation der lokalen Festplatte genutzt, so werden eventuelle defekte Dateien, die z.B. durch einen Programmfehler, Malware oder ein Versehen beschädigt werden, auch in die Cloud synchronisiert.

Auch wenn die ZECM höchste Ansprüche an die Verfügbarkeit des Dienstes stellt und dieser über zwei Rechenzentrumsstandorte bereitgestellt wird und für höchste Ausfallsicherheit sorgt, kann beispielsweise ein Ausfall des WLAN-Routers im Homeoffice oder ein Routingfehler beim Internetanbieter dazu führen, dass die tubCloud nicht verfügbar ist.

Welche Maßnahmen werden zur Sicherung der Daten getroffen?

Die ZECM bewahrt die Daten des Cloud-Speichers in mehreren Netzwerk-Dateisystemen an zwei Standorten innerhalb der TU auf. Die Daten werden regelmäßig gesichert und maximal 30 Tage auf Bandsicherungen aufbewahrt.

Dieses Backup dient ausschließlich dem Zweck der Notfallwiederherstellung bei einem globalen Störungsfall!
Individuelle Daten werden nur in absoluten Ausnahmefällen wiederhergestellt.

Was sind die wichtigsten Tipps zur Selbsthilfe in der tubCloud?

Die tubCloud bietet einige Möglichkeiten an, um sich selbst bei den meisten Problemen zu helfen.

  1. Über den Browser kommen Sie an den Papierkorb ihrer tubCloud. Sollten Sie versehentlich etwas gelöscht haben, taucht es im Papierkorb hier auf.
  2. Fehlt Ihnen ein Ordner oder eine Datei unter Shared, können Sie im Browser unter Shares -> Shared with you, -> Deleted shares oder -> Pending shares in der Regel die fehlenden Daten finden.
  3. Unter Activity (der Blitz, viertes Symbol in der roten Zeile im Browser) können Sie 30 Tage lang jede Aktion nachvollziehen, die in der tubCloud passiert ist. Links aus dem Logfile führen Sie ggf. zu Dateien im Papierkorb etc.
  4. Über die drei Punkte hinter einem Ordner/einer Datei und Details kommen Sie u.a. auf die Versionen der jeweiligen Datei.

Die tubCloud hält in unterschiedlichen Abständen selbständig Sicherungen einer Datei auf (z.B. vor 2 Minuten, vor 24 Stunden, vor 19 Tagen, vor 5 Monaten). Durch Anklicken des Versionsstands können Sie sich eine ältere Version der Datei zurückholen (ACHTUNG! Die ältere Version überschreibt dabei die Aktuelle – evtl. also vorher Kopien anlegen.)

Was tun, wenn Daten verschwunden sind?

Der häufigste Fall von (scheinbar) verschwundenen Daten betrifft das "Shared-Verzeichnis": Alle Dateien unterhalb von /Shared können unter gewissen Umständen von der tubCloud "ausgeblendet" werden.

In der ursprünglichen Idee ist der "Shared" Ordner ein Metaordner, in dem Ihnen Dateien/Ordner angezeigt werden, die mit Ihnen geteilt wurden. Da die leider tubCloud nicht verhindert, dass dort auch eigene Dateien angelegt werden, kommt es zu diesem Fehler.

Das können Sie nachhaltig verhindern, indem Sie niemals selbst Ordner oder Dateien direkt unterhalb von /Shared anlegen. Teilen Sie stattdessen direkt aus den Projektordnern oder legen Sie einen Ordner /Public an, aus dem Sie anderen Dateien oder Verzeichnisse mit Nutzer*innen teilen.

Auch Fehlfunktionen z.B. des Sync-Clients können zu Datenverlust führen. Wenn Ihnen "Was tun, wenn Daten verschwunden sind?" nicht hilft oder Daten immer wieder verschwinden, wenden Sie sich bitte mit einer möglichst genauen Schilderung des Problems und aussagekräftigen Screenshots und Fehler-Nachrichten an den IT-Support der ZECM.

Fehlen Daten, die mit Ihnen (z.B. über Teamfunktion) geteilt wurden, brauchen wir dringend den Eigentümer (Sender) der Dateien. Im Fall von Teamfunktionen sind das immer sog. Service-User der Einrichtungen, die das Team angelegt haben. Hier benötigen wir die Kurznamen der Einrichtungen, also z.B. `zecm`.
In jedem Fall benötigen wir Ihren Nutzernamen in der tubCloud. Also den Namen, unter dem Sie sich bei der tubCloud (und jedem anderen Dienst) anmelden.

Sonstiges / Allgemeines

Wie unterscheidet sich die tubCloud von anderen Cloudanbietern?

  • Ihre Daten werden nicht Dritten anvertraut, sondern auf unseren Servern sicher vor ungewolltem Zugriff gespeichert,
  • die tubCloud-Software läuft auf unseren eigenen Servern,
  • wir bieten kostenlos 50GB Speicherplatz für Studierende
  • und 200GB Speicherplatz für Beschäftigte, Studentische Beschäftigte sowie Ausserordentliche Beschäftigte
  • für die gesamte Dauer Ihrer Studienzeit bzw. Beschäftigung
  • 500 GB für Einrichtungen (mit einem Orgnamen) und Teams

Wir brauchen mehr als die 500 GB Speicher für unser Team / unsere Einrichtung. Können wir Speicher dazu bekommen?

Es besteht für Einrichtungen der TU-Berlin die Möglichkeit tubCloud-Speicher über das Portal nachzukaufen. Hierfür benötigen Sie die Rolle Strukturverwalter. Zur Beantragung loggen Sie sich in Ihrem persönlichen Portal ein und klicken auf "Strukturverwaltung" --> "tubCloud Speicher verwalten".

  • Speicher kann in Paketen zu je 50GB nachbestellt werden, der Preis beträgt 1€ pro GB/Jahr. Die Mindestlaufzeit beträgt ein Jahr
  • Der zusätzliche Speicher kann Personen oder Einrichtungen zugeordnet werden

 

Mein Virenscanner AntiVir warnt, dass es sich beim Sync-Client der tubCloud um Malware handelt. Was muss ich tun?

Oftmals erkennt die AntiVir Software von Avira den tubCloud-Client als einen Trojaner. Dies ist ein falscher Alarm. Sie können dies ignorieren.

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