E-Mail mit Microsoft Exchange

1. Öffnen Sie die "Systemsteuerung" > "Benutzerkonten".
   In dem Fenster Benutzerkonten müssen Sie auf das Konto des momentan angemeldeten Benutzers klicken.
2. In der Liste auf der linken Seite wählen Sie bitte die Option "Eigene Anmeldeinformationen verwalten".
3. Klicken Sie auf Windows-Anmeldeinformationen
   In Fenster "Anmeldeinformationsverwaltung" auf "Windows-Anmeldeinformationen hinzufügen" klicken.
4. Server- und Benutzerinformationen eintragen
   Server: *.tu-berlin.de
   Benutzer: TUB-Kontoname
   Kennwort: TUB-Passwort
   Mit "OK" bestätigen.

Sollten Sie von Ihrem Outlook trotz richtigem Passwort immer wieder danach gefragt werden, so versuchen Sie bitte folgende Datei herunterzuladen, zu entpacken und per Doppelklick auszuführen. Der Eintrag in der Registry verhindert die wiederholte Abfrage. Für die Ausführung werden Adminstratorrechte benötigt.

Office365-autodiscover

Bitte laden Sie folgende Datei herunter. Entpacken und führen Sie diese per Doppelklick aus. Für die Ausführung werden Adminstratorrechte benötigt.

Office365-autodiscover

Als Mitarbeiter der TU Berlin beachten Sie bitte, dass Nachrichten von Mitarbeitern der TU Berlin oft personenbezogene Daten Dritter oder Daten, die unter das Dienstgeheimnis fallen, enthalten. Die behördliche Datenschutzbeauftragte der TU Berlin empfiehlt deshalb, von einer Weiterleitung an externe E-Mail-Systeme abzusehen.

"Die Weiterleitung von E-Mails an eine andere Adresse ist ausschließlich zu Servern möglich, die innerhalb der Infrastruktur der TU Berlin betrieben werden." Diese Entscheidung beruht auf der Empfehlung der behördlichen Datenschutzbeauftragten der TU Berlin.

Der Transport der Nachrichten innerhalb der TU Berlin erfolgt ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen. Diese Absicherung kann außerhalb der Infrastruktur der TU Berlin nicht garantiert werden. Daher kann nicht ausgeschlossen werden, dass über diesen Weg weitergeleitete Nachrichten von unberechtigten Dritten abgefangen werden.

Darüber hinaus kann nicht ausgeschlossen werden, dass die Zielsysteme in Staaten mit nicht-sicherem Datenschutzniveau betrieben werden oder E-Mails durch den Betreiber der Zielsysteme an weitere staatliche oder nicht-staatliche Organisationen weitergegeben werden.

Über die Strukturverwaltung im TUB-Portal können Sie mit der Rolle Strukturverwalter zusätzliche E-Mail-Adressen für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie für Mailinglisten und Teamboxen anlegen. Da über E-Mail-Adressen auch personenbezogene Inhalte empfangen werden können, sind nach dem Löschen in bestimmten Fällen Sperrfristen vor der erneuten Vergabe einzuhalten.

Die Sperrfrist nach Löschung beträgt 3 Jahre. Erst nach Ablauf dieses Zeitraums dürfen die betroffenen E-Mail-Adressen erneut vergeben werden.

Die Sperrfrist ist für alle personenbezogenen E-Mail-Adressen aus datenschutzrechtlichen Gründen zwingend einzuhalten. Auf diese Weise soll verhindert werden, dass personenbezogene Inhalte nach dem Wechsel des Inhabers der E-Mail-Adresse versehentlich an Unbefugte zugestellt werden.

Personenbezogen ist eine E-Mail-Adresse dann, wenn sie nahe legt, dass eine konkrete Person darüber zu erreichen ist. Dies ist beispielsweise bei E-Mail-Adressen der Form 'Nachname@einrichtung.tu-berlin.de' gegeben. Grundsätzlich gehen wir davon aus, dass E-Mail-Adressen, die auf ein TUB Account zeigen, personenbezogen sind und somit der Sperrfrist unterliegen. Sollten Sie bereits eine nicht-personenbezogene Funktionsadresse, z.B. sekretariat@einrichtung.tu-berlin.de, einem TUB Account zugeordnet haben, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. Wir helfen Ihnen dann dabei, die Funktionsadresse auf ein neues Ziel umzustellen.

E-Mail-Adressen auf Mailinglisten und Teamboxen gelten nicht als personenbezogen und werden nicht mit einer Sperrfrist versehen.

Mit Funktionsadressen sind nicht-personenbezogene E-Mail-Adressen gemeint, also Adressen, die nicht unmittelbar eine konkrete Person als Empfänger nahe legen. Beispiele für Funktionsadressen:

    sekretariat@einrichtung.tu-berlin.de
    kurs1@einrichtung.tu-berlin.de
    hausaufgaben@einrichtung.tu-berlin.de

Wenn Sie eine solche Funktionsadresse benötigen, weisen Sie diese bitte nicht einem TUB Account zu, sondern einer Teambox oder einer Mailingliste. Auf diesem Wege können Sie ganz leicht die Adressaten über die Teamzugehörigkeit oder die Mailinglistenempfänger wechseln, ohne,  dass die Sperrfrist eingehalten werden muss. Sie können diese E-Mail-Adresse dann auch ganz einfach löschen und sofort wieder einem anderen Team oder einer anderen Mailingliste zuordnen.

Diese Anwendung wurde aus datenschutzrechtlichen Gründen gesperrt. Die App speichert Ihre Kennwörter und E-Mails auf einem TU fremden Server zur weiteren Verarbeitung.Wir empfehlen nach Kennworteingabe dieses über das TUB Portal zu ändern.Weitere Informationen finden Sie in den Sicherheitsbestimmungen der App: www.acompli.com/privacy-policy/ oder auf Heise: http://www.heise.de/mac-and-i/meldung/Microsofts-Outlook-App-schleust-E-Mails-ueber-Fremd-Server-2533240.html

Unterschliedliche E-Mail-Clients reservieren diverse IMAP-Ordner für spezielle Zwecke, etwa für Entwürfe, gesendete Nachrichten oder den Papierkorb. Das Ergebnis sind oftmals viele neue Ordner wie "Gelöschte Elemente" , "Gelöschte Objekte", "Papierkorb", "Trash", die automatisch vom E-Mail-Programm dafür bei der ersten Verwendung angelegt werden.

Einige E-Mail-Clients nutzen bei der Erstkonfiguration den eingegebenen Nutzer*innen-Namen automatisch sowohl zum Empfangen als auch zum Versenden von Nachrichten. Bitte überprüfen Sie Ihre Konfiguration bzw. folgen Sie unsere detaillierte Anleitungen zur fehlerfreien Einrichtung.

Die Größe, die ein Anhang haben darf, ist providerabhängig und beträgt in der Regel 5–40MB. An der TU Berlin sind es 100MB, jedoch bei Nutzung von Webmail nur 32MB.

Hierbei handelt es sich um ein Problem im Mail-Cache des Clients. Bitte löschen Sie den Adresscache und versuchen Sie es erneut

Für Studierende gilt, dass mit der Weiterleitung auch E-Mails mit dem Studium betreffenden, personenbezogenen Daten weitergeleitet werden und damit den sicheren Bereich der TU Berlin-Umgebung verlassen.

Auf dem Weg der E-Mails zum angegebenen privaten E-Mail-Account werden E-Mails über verschiedene Mail-Server, nicht selten auch über Mail-Server in Staaten mit nicht-sicherem Datenschutzniveau, geleitet. Die TU Berlin hat keine Möglichkeit den Zugriff Dritter auf die E-Mails außerhalb ihrer Infrastruktur zu verhindern. Ebenso kann nicht ausgeschlossen werden, dass der Betreiber des privaten Accounts die E-Mails an staatliche oder nicht-staatliche Organisationen weitergibt.

Aufgrund eines Bugs zeigt Outlook 2019 oftmals nicht alle Suchergebnisse an. Technische Versierte Nutzer*innen mit Adminsitrationsrechten auf dem Rechner können folgendes versuchen:

"Registrierungs-Editor" starten und einen neuen Schlüssel erstellen unter HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Search

Value name: DisableServerAssistedSearch
Value type: REG_DWORD
Value: 1

Hierbei handelt es sich um ein Business Feature, mit dem es Ihnen möglich ist, bei Verlust oder Diebstahl des Gerätes dieses aus der Ferne zurückzusetzen (löschen).