TU Berlin setzt auf neue Software
„Unser Ziel besteht darin, Speedikon als das zentrale Tool für das Liegenschaftsmanagement der TU Berlin zu etablieren“
Fragen an Prof. Dr.-Ing. Stephan Völker, Vizepräsident für Forschung und Berufung an der TU Berlin, und Arne Schlichting, Leitung IT-Bereich der Abteilung IV Gebäude- und Dienstemanagement, IT-Koordination.
Herr Völker, im TU-Portal taucht seit April eine neue Kachel mit der Überschrift Speedikon auf. Was verbirgt sich dahinter?
Stephan Völker: Speedikon ist eine neue Software für das Liegenschaftsmanagement der TU Berlin, die seit April 2023 alle Mitarbeiter*innen der TU Berlin nutzen können. Dafür wurde allen ein Standard-Konto eingerichtet. Mit den eigenen TU-Anmeldedaten können die Mitarbeiter*innen jederzeit auf Speedikon zugreifen und unter anderem alle Gebäude, Etagen und Räume der TU Berlin einsehen, vorausgesetzt, sie befinden sich innerhalb des TU-Netzwerkes.
Speedikon wird in mehreren Ausbaustufen kontinuierlich um weitere Anwendungsmöglichkeiten ergänzt. Die erste Ausbaustufe, die seit April 2023 verfügbar ist, betrifft das Flächenmanagement. Nutzer*innen mit erweiterten Rechten können über Speedikon Flächenplanungen durchführen und den Bestand der Gebäude überprüfen. In späteren Ausbaustufen werden zusätzliche Module wie die Instandhaltung der technischen Anlagen und das Reinigungsmanagement hinzugefügt. Dadurch wird es möglich sein, Aufträge für regelmäßige Wartungen automatisch auszugeben, oder auch Routen für Besucher*innen der TU Berlin zu planen und sogar Ausschreibungs-Unterlagen für Reinigungsaufträge zu erstellen. Unser Ziel besteht darin, Speedikon als das zentrale Tool für das Liegenschaftsmanagement der TU Berlin und allen damit verbundenen Aufgaben zu etablieren.
Herr Schlichting, Sie sind als Leiter des IT-Bereichs der Abteilung IV für den technischen Teil zuständig. Welche Rechte umfasst das Standard-Nutzer*innenkonto?
Arne Schlichting: Es existieren verschiedene Berechtigungsgruppen. Das Standard-Konto erhalten automatisch alle Personen, die an der TU Berlin provisioniert sind. Mit diesem Konto haben Nutzer*innen die Möglichkeit, eine grafische Darstellung aller Etagen eines Gebäudes einzusehen, nach Räumen zu suchen und auch nach Personen zu suchen, die dann auf dem Plan markiert sind. Zudem bietet Speedikon eine Listenfunktion, mit der Nutzer*innen Listen von Gebäuden und Räumen der TU Berlin erstellen können. Diese Listen enthalten vorerst nur grundlegende Informationen, wie etwa die Raumgröße. Um einzusehen, wer einen bestimmten Raum nutzt, müssen zusätzliche Berechtigungen an dieses Konto vergeben werden. Eine Erweiterung des Standard-Kontos erfordert einen Antrag durch die vorgesetzte Person.
Für wen sind Konten mit erweiterten Rechten sinnvoll?
Stephan Völker: Nutzer*innen mit erweiterten Rechten, wie beispielsweise Dekan*innen, haben die Möglichkeit, mithilfe von Speedikon eine detaillierte Übersicht über die verfügbaren (Büro-)Flächen ihrer Fakultät sowie deren aktuelle Auslastung zu erhalten. Dadurch können sie strategisch Umzüge planen, Fachbereiche mit ähnlichen Inhalten zusammenlegen oder sogar ungenutzte Flächen freimachen. Da jede Fakultät über ein begrenztes Budget an Büroflächen verfügt, gibt es derzeit Fakultäten, die mit zu vielen Flächen ausgestattet sind, während anderen Flächen fehlen. Ich sehe es als unsere Verantwortung, hier Transparenz zu schaffen und unsere Ressourcen möglichst effizient zu nutzen.
Wie stellen Sie sicher, dass die Angaben in Speedikon immer aktuell sind?
Arne Schlichting: Wir befinden uns derzeit in der Phase der korrekten Zuordnung aller Mitarbeiter*innen im System. Sobald dieser Prozess abgeschlossen ist, wird die Zuordnung automatisiert erfolgen. Das bedeutet, dass das System automatisch neue Mitarbeiter*innen an unserer Universität erfasst, sobald sie ihre Stelle antreten, und umgekehrt werden Mitarbeiter*innen automatisch ausgetragen, wenn sie die Universität verlassen.
Natürlich gab es bereits vor Speedikon ein Flächenmanagement an der TU Berlin. Allerdings war es nicht transparent und für alle einsehbar. Hier gehen wir mit Speedikon einen großen Schritt nach vorne. Schon während der Pilotphase haben wir wertvolles Feedback von ersten Nutzer*innen erhalten, das die Bedeutung dieser Transparenz bestätigt. Dabei wurde deutlich, dass das "alte" System gewisse Lücken aufwies, die wir nun mit Speedikon schließen konnten, um den aktuellen Zustand besser darzustellen.
Stephan Völker: Langfristig wünsche ich mir für die TU Berlin, dass Speedikon zu einem dynamischen System wird. Es ist nicht mehr tragbar, dass jede*r an seinen Büroflächen "festhält", egal ob man sie nutzt oder nicht, aus Angst, dass abgegebene Flächen unwiederbringlich verloren gehen. Im Forschungsumfeld gibt es Phasen, in denen bestimmte Themen stark nachgefragt sind und entsprechend viel Ressourcen und Arbeitsplätze benötigen. In anderen Phasen treten andere Themen in den Vordergrund und Flächen können wieder freigegeben werden. In diesem Zusammenhang betrachte ich Speedikon als ein atmendes System, das diese Schwankungen fair und sinnvoll ausgleicht. Hinzukommt, dass wir alle bereits heute schon mobil arbeiten und dies auch in Zukunft tun werden. Um eine gerechte Verteilung zu gewährleisten, benötigen wir ein derart flexibles System wie das, welches wir jetzt haben.
Noch eine pragmatische Frage zum Schluss: Wenn ich mit Speedikon loslegen will, wo finde ich Anleitungen zur Nutzung der Software?
Arne Schlichting: In Speedikon selbst finden Sie leicht verständliche Anleitungen zu verschiedenen Themen. Melden Sie sich einfach über das TU-Portal an, klicken Sie auf die Speedikon-Kachel unter den Reiter "Informationen" und schon sind Sie in Ihrem Speedikon-Konto. Dort in der linken oberen Ecke finden Sie einen Informationsbutton, über den Sie alle Handbücher und Kurzanleitungen für Standardnutzer*innen abrufen können. Hier finden Sie auch eine Kontaktmöglichkeit, falls Sie Probleme haben.
Für Nutzer*innen, die erweiterte Rechte benötigen, bieten wir Schulungen an. Dies betrifft Rollen wie etwa die der Belegungsberechtigten. Das sind zum Beispiel Mitarbeiter*innen in den Fachbereichssekretariaten, die für die Zuordnung von Personen in Speedikon zuständig sind, oder Mitarbeiter*innen in den Verwaltungsabteilungen, die diese Aufgabe übernehmen sollen. Die Details werden in Absprache mit den jeweiligen Abteilungsleitungen festgelegt und die Mitarbeiter*innen erhalten eine spezifische Schulung für ihre Rolle.
Des Weiteren gibt es eine wichtige Gruppe von Fachanwender*innen, die erweiterte Rechte erhalten. Hierzu zählen Personen, die für Baumaßnahmen verantwortlich sind oder sich mit Netzwerktechnik beschäftigen. Auch für diese Zielgruppe haben wir bereits Schulungen entwickelt.
Das Interview führte Laura Brönstrup, Referentin für Interne Kommunikation an der TU Berlin.