Campusmanagementsystem - Viele Hürden überwunden

Das wohl größte aktuelle Projekt der Technischen Universität Berlin (TU Berlin), die „Einführung eines Campusmanagementsystems“, die Ende 2015 startete, ist bereits in beiden Säulen, dem Student Life Cycle Management (SLM) und dem Enterprise Resource Management (ERM), angelaufen. In der Verwaltung wurden zum Beispiel das Rechnungswesen, das Personal-Organisationsmanagement, die Personalabrechnung, das Identitätsmanagement, das Berichtswesen, das Fördermittelmanagement und andere auf die neue SAP-Software umgestellt.

Doch „learning bei doing“ ist auch gerade bei einem so ambitionierten Projekt die Devise. „Dass jeder neue Arbeitsprozess, der noch nicht ganz eingeübt ist, trotz der bestmöglichen Schulung und Vorbereitung länger dauert, ist nicht zu vermeiden“, sagt Robert Nissen, der bis Ende Oktober 2019 zusammen mit Michaela Müller-Klang in der Gesamtprojektsteuerung tätig war und nun die Aufgaben von Michael Jeschke aus dem SLM-Bereich übernommen hat. „Es zeigt sich tatsächlich oft erst im laufenden Betrieb konkret, wo Nadelöhre auftreten, wo Prozesse noch zu verbessern sind, wo sich ‚Sand im Getriebe‘ wie in einem Räderwerk auch auf andere Bereiche auswirkt. Wir haben mit entsprechenden Maßnahmen aber gegensteuert.“ So seien neben personellen Verstärkungen auch Empfehlungen dafür erarbeitet worden, wie Arbeitsabläufe stärker ineinandergreifen.

Wichtige webbasierte Anwendungen für Beschäftigte sind an den Start gegangen, weitere werden kontinuierlich eingeführt. Dazu zählen die sogenannten Employee-Self-Services (ESS), mit denen Zeitnachweise, Anträge auf An- und Abwesenheit, Kommunikationsdaten oder Einsatzplanungen speziell von Führungskräften selbst verwaltet und downgeloadet werden können. Damit werde viel Papier und viel Zeit gespart.

Um die Anwender*innen weiter zu unterstützen, seien für alle Bereiche zusätzliche Sprechstunden eingerichtet worden, Extra-Schulungstermine zur Wissenserweiterung und Weiterqualifizierung sowie Workshops für Tipps und Tricks, erklärt Robert Nissen. „Es ist uns natürlich bewusst, dass ein solch großer Veränderungsprozess nur durch den tatkräftigen Einsatz aller zu einem Erfolg geführt werden kann. Daher danken wir allen Beteiligten für ihr großes Engagement und ihre Geduld, wenn nicht immer alles auf Anhieb klappt. Nur gemeinsam können wir lernen und uns kontinuierlich verbessern.“ Und eins sei gewiss: „Mit der universitätsübergreifenden Einführung des Systems sind wir auf dem Weg, in der deutschen Universitätslandschaft etwas Einzigartiges zu schaffen.“