Auswahlverfahren - geeignete Personen auswählen

Alle eingehenden Bewerbungen (ob analog oder online eingereicht) müssen Sie daraufhin zu prüfen, inwieweit die Bewerber*innen die geforderten Anforderungen erfüllen. Hierzu ist grundsätzlich bei allen Stellenausschreibungen eine sogenannte "Bewerbersynopse" zu erstellen (= Anlage C). In dieser werden die relevanten Daten und Qualifikationen (Muss- und Kann-Kriterien) der Bewerber*innen in Bezug auf die ausgeschriebene Stelle erfasst. Die Bewerbersynopse dient also als transparente Grundlage für die Entscheidung, welche Bewerber*innen die von Ihnen in der Ausschreibung geforderten Anforderungen erfüllen und wer auf dieser Grundlage zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wird.

In Ausnahmefällen kann auf die Erstellung einer Bewerbersynopse verzichtet werden, wenn nur eine
geringe Anzahl von Bewerbungen (ca. 7 Bewerbungen) vorliegt oder alle Bewerber*innen zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden.

Die zu verwendende Bewerbersynopse-Vorlagen finden Sie auf dieser Webseite zum Download.

Einladung

Zu einem Vorstellungsgespräch bzw. strukturierten Auswahlverfahren laden Sie die Bewerber*innen ein, die die geforderten Anforderungen erfüllen. Überqualifizierte Bewerber*innen, also solche, die über einen höheren als den geforderten Qualifikationsabschluss verfügen, können Sie nur dann zu einem Vorstellungsgespräch einladen, wenn sie die in der Ausschreibung genannten Anforderungen erfüllen. Beachten Sie bitte, dass bei Vorliegen eines höheren Qualifikationsabschlusses nicht per se die Anforderungen als erfüllt angesehen werden können.

Sofern sich Beschäftigte der TU Berlin (sogenannte Hausbewerber*innen) bewerben, die die Anforderungen der Ausschreibung erfüllen, müssen Sie diese zu einem Vorstellungsgespräch einladen.

Sofern eine größere Anzahl von Bewerber*innen das Anforderungsprofil erfüllt, empfehlen wir Ihnen, eine angemessene bzw. handhabbare Anzahl derjenigen Kandidat*innen zum Vorstellungsgespräch einzuladen, die die Anforderungen am besten erfüllen und die ggf. über weitere Kompetenzen verfügen, die Sie als erwünscht gekennzeichnet haben.

In den Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, beachten Sie bitte, dass zum Vorstel-
lungsgespräch grundsätzlich alle Bewerberinnen, sofern sie die formal notwendigen Qualifikationen
für die Stelle besitzen, oder mindestens ebenso viele Frauen wie Männer einzuladen sind.

Schwerbehinderte Bewerber*innen sind, soweit sie die in der Ausschreibung aufgeführten
Voraussetzungen erfüllen, zwingend zum Vorstellungsgespräch einzuladen. Eine Einladung ist nur
dann entbehrlich, wenn die fachliche Eignung offensichtlich fehlt. In Zweifelsfällen wenden Sie sich
an uns bzw. die Gremienvertretung.

Dem Personalrat, der Frauenbeauftragten und der Schwerbehindertenvertretung ist Gelegenheit
zur Teilnahme an den Vorstellungsgesprächen zu gewähren. Zum Zeitpunkt der Terminierung der
Vorstellungsgespräche müssenn Sie dem Personalrat, der Frauenbeauftragten und der Schwerbehindertenvertretung – soweit sich schwerbehinderte Bewerber*innen beworben haben – die Bewerbersynopse übersenden und mitteilen, welche Bewerber*innen zu Vorstellungsgesprächen eingeladen werden.
Ebenfalls müssen Sie den Termin des Vorstellungsgesprächs den hier Genannten rechtzeitig mitteilen. Den Gremienvertretungen ist Gelegenheit zur Einsichtnahme in alle Bewerbungsunterlagen zu gewähren.

In dem Einladungsschreiben sollten Sie unbedingt darauf hinweisen, dass keine Fahrkostenerstattung für die Teilnahme an dem Vorstellungsgespräch erfolgt. Hierzu können Sie das auf dieser Webseite bereitgestellte Muster "Einladung Vorstellungsgespräch" (= Anlage D) verwenden.

Durchführung/Ablauf

Das Vorstellungsgespräch sollte nach einem strukturierten, an den Anforderungen der Ausschreibung festgelegten Fragenkatalog durchgeführt werden (= Anlage E). Das entsprechende Formular steht Ihnen auf dieser Webseite zum Download zur Verfügung.
Anhand des Fragenkatalogs lassen sich aussagekräftige Informationen über die Ausprägung der Anforderungen der Bewerber*innen gewinnen. Auf diese Weise ist überdies die Gleichbehandlung der Bewerber*innen sichergestellt.

In einem weiterführenden strukturierten Auswahlverfahren mit Assessment Center-Elementen können Sie zusätzlich Präsentationsaufgaben, Vorträge oder Rollenspiele integrieren, um das Vorliegen
bestimmter Anforderungsmerkmale zu prüfen. Bei der Besetzung von Führungspositionen empfiehlt
es sich, strukturierte Auswahlverfahren mit Assessment Center-Elementen durchzuführen.

Zum Ablauf des Gesprächs lesen Sie bitte auch unbedingt den Abschnitt "Beteilgte".

Nachbereitung

Im Anschluss an die Vorstellungsgespräche müssen Sie eine sogenannte Auswahlbegründung/ein Besetzungsvermerk erstellen. In diesem dokumentieren Sie tragende Auswahlerwägungen (= Anlage F). Ein entsprechendes Formular steht Ihnen auf dieser Webseite zur Verfügung.
Die Auswahlbegründung/der Besetzungsvermerk dient dabei der Transparenz des Auswahlprozesses und ermöglicht eine schnelle Abwicklung und Beteiligung der Gremien im weiteren Einstellungsprozess.

Die ausgewählte Bewerberin bzw. der ausgewählte Bewerber kann vorab über das vorläufige Ergebnis
mit dem Hinweis der endgültigen Zusage nach Zustimmung durch die Personalabteilung und die
Gremien unterrichtet werden. Einstellungszusagen sowie Aussagen zur Gehaltshöhe dürfen jedoch nur von der Personalabteilung erteilt werden!

Vorstellungsgespräch

Folgenden Beteiligten/Gremienvertretungen müssen Sie die Gelegenheit zur Teilnahme an den Vorstellungsgesprächen gewähren:

• dem Personalrat,
• der Frauenbeauftragten sowie
• der Schwerbehindertenvertretung.

Zum Zeitpunkt der Terminierung der Vorstellungsgespräche müssenn Sie dem Personalrat, der Frauenbeauftragten und der Schwerbehindertenvertretung – soweit sich schwerbehinderte Bewerber*innen beworben haben – die Bewerbersynopse übersenden und mitteilen, welche Bewerber*innen zu Vorstellungsgesprächen eingeladen werden.
Ebenfalls müssen Sie den Termin des Vorstellungsgesprächs den hier Genannten rechtzeitig mitteilen. Den Gremienvertretungen ist Gelegenheit zur Einsichtnahme in alle Bewerbungsunterlagen zu gewähren.

Bitte beachten Sie: Wegen der sensiblen personenbezogenen Daten, die in den Bewerbungsunterlagen und im Rahmen des Vorstellungsgesprächs notwendig preisgegeben werden, muss der Kreis der Teilnehmer*innen an den Vorstellungsgesprächen so klein wie möglich gehalten werden. Üblicherweise nehmen an den Gesprächen nur die/der Vorgesetzte, der zuständige Personalrat, die Frauenbeauftragte und – soweit betroffen – die Schwerbehindertenvertretung teil. Eine Erweiterung dieses Personenkreises um beispielsweise Sachverständige ist zulässig, soweit anderenfalls keine fachkundige Auswahl möglich ist. Sollte demnach die Beteiligung von Fachpersonen als erforderlich angesehen werden, so müssen Sie diese Entscheidung in der jeweiligen Auswahlbegründung darlegen. Dabei ist das Bedürfnis des Schutzes des Persönlichkeitsrechts der Bewerber*innen gegen das Interesse der Arbeitgeberin an einer sachgerechten Auswahlentscheidung sorgfältig abzuwägen.
Künftige Kolleg*innen oder Mitarbeiter*innen der/des zukünftigen Stelleninhaber*in/s dürfen grundsätzlich nicht an den Teilen des Auswahlverfahrens teilnehmen, in denen personenbezogene Daten (z.B. der Lebenslauf) erörtert werden.

Alle amAuswahlgespräch/Vorstellungsgespräch Teilnehmenden müssen vor Beginn des Gesprächs die „Erklärung zum datenschutzgerechten Umgang mit personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren“ (Anlage Ia) unterzeichnen und sich dort eintragen. Diese unterzeichnete Erklärung ist dem Einstellungsvorgang beizufügen. Sie steht ebenfalls auf dieser Webseite zum Download bereit. Lesen Sie dazu bitte auch den Abschnitt "Einsicht in die Unterlagen & Datenschutz" weiter unten auf dieser Seite und beachten Sie, dass es - je nach Beteiligungsschritt - zwei verschiedene Datenschutz-Erklärungen gibt.

Entscheidungsprozess

Bei Einstellungen in den Fakultäten beschließt die Dekanin bzw. der Dekan über Einstellungsvorschläge.

Sofern das einzustellende Personal einer wissenschaftlichen Einrichtung zugewiesen ist, beschließt der Institutsrat über die Einstellungsvorschläge. Sind hier Personen einzelnen Hochschullehrerinnen bzw. Hochschullehrern zugewiesen, ergeht der Institutsratsbeschluss auf deren Vorschlag.

Bei Einstellungen im Drittmittelbereich kann der Institutsrat sein Vorschlagrecht auf die Projektleiterin bzw. den Projektleiter übertragen.

Einsicht in die Unterlagen & Datenschutz

Die Befugnis auf Einsicht in die Bewerbungsunterlagen obliegt den zuvor genannten Vorschlagsberechtigten, sofern diese nicht z.B. an eine aus Mitgliedern des jeweiligen Gremiums bestehende Auswahlkommission delegiert wurde.

Die an den Vorstellungsgesprächen Teilnehmenden haben das Recht, die Bewerbungsunterlagen
aller Bewerber*innen einzusehen. Jede/r in die Bewerbungsunterlagen Einsichtsberechtigte hat vor Einsichtnahme die „Erklärung zum datenschutzgerechten Umgang mit personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren“ (= Anlage I) zu unterzeichnen. Diese steht auf dieser Webseite zum Download bereit.

Alle am Auswahlgespräch/Vorstellungsgespräch Teilnehmenden müssen vor Beginn des Gesprächs die „Erklärung zum datenschutzgerechten Umgang mit personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren“ (Anlage Ia) unterzeichnen und sich dort eintragen. Diese unterzeichnete Erklärung ist dem Einstellungsvorgang beizufügen. Sie steht ebenfalls auf dieser Webseite zum Download bereit.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang: Ein elektronischer Versand von Bewerbungsunterlagen oder Teilen davon außerhalb der TU Berlin ist nur möglich, soweit die Unterlagen durch geeignete Maßnahmen wie Passwortschutz oder Verschlüsselung ausreichend gesichert sind.

In der Regel sollten Sie die Bewerber*innen zwei Wochen vor dem Termin zu den Vorstellungsgesprächen einladen, mindestens jedoch eine Woche vor dem Termin.

Bei den Vorstellungsgesprächen sollte darauf geachtet werden, diese möglichst unmittelbar aufeinander folgen zu lassen und sie möglichst an einem Tag durchzuführen. Die Vergleichbarkeit der
Bewerber*innen ist so am besten gewährleistet.

Bitte beachten Sie außerdem: Sie müssen dem Personalrat, der Frauenbeauftragten und der Schwerbehindertenvertretung die Gelegenheit zur Teilnahme an den Vorstellungsgesprächen gewähren, d.h. Sie müssen den Termin des Vorstellungsgesprächs den hier Genannten rechtzeitig mitteilen (siehe Punkt "Beteiligte" und auch "Vorstellungsgespräch" auf dieser Webseite).

^{Die Benennung der hier herunterladbaren Anlagen mit Buchstaben bezieht sich auf die Anlagen-Sortierung des Rundschreibens zum Ausschreibungs-, Auswahl- und Einstellungsverfahren (2018).}