Servicebereich Reisekosten

Erstattung von Fahrt- und Flugkosten

Dienstreisende sind grundsätzlich frei in der Wahl der Beförderungsmittel. Da nur dienstlich notwendige Fahrkosten erstattet werden, sind alle möglichen Fahrpreisermäßigungen (Behördenrabatte, Sparangebote, Dienst-Fahrzeuge etc.) auszunutzen (§ 4 Bundesreisekostengesetz). Ausnahme sind Drittmittelprojekte, bei denen mit den Drittmittelgebern schriftlich ausdrücklich abweichende Regelungen getroffen wurden.

Bei der Nutzung unentgeltlicher Beförderungsmittel findet keine Erstattung von Fahrtkosten statt.

Die Kosten einer höheren Beförderungsklasse können in der Regel nur erstattet werden, wenn bei Dienstreisenden ein Grad der Behinderung von mindestens 50 vorliegt oder wenn dienstliche Gründe dies im Einzelfall oder allgemein erfordern.

Erstattung von regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln (z.B. Bus, Bahn)

Entstandene Fahrtkosten für mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln (Bus, Bahn) zurückgelegte Strecken werden bis zur Höhe der niedrigsten Beförderungsklasse (Bahn: 2. Klasse) erstattet. Bei der Buchung müssen Sie alle möglichen Fahrpreisermäßigungen, insbesondere Behördenrabatte, ausnutzen. Falls eine höhere Beförderungsklasse ggf. kostengünstiger sein sollte, so müssen Sie Vergleichsangebote vom Tag der Buchung einreichen.

Bahnkosten

Großkundenrabatt bei der Deutschen Bahn

Für Bahnreisen mit der Deutschen Bahn (DB) ist vorrangig der gewährte Großkundenrabatt unter Angabe der BMIS-Kundennummer (Bahn-Management-Informationssystem) der TU Berlin in Anspruch zu nehmen. Der Rabatt beträgt derzeit 5%. Beachten Sie in der Reisevorbereitung darauf, dass im Einzelfall auch die besonderen Ermäßigungen und damit verbundenen Bedingungen, z.B. frühzeitige Buchung und Festlegung der Zugbindungen, in Anspruch genommen werden können.

Der Rabatt wird auf alle Deutsche Bahn-Tickets zum Flexpreis Business gewährt und kann mit den Rabatten einer BahnCard Business 25 oder 50 kombiniert werden. Er bezieht sich ebenfalls auf die dazugehörigen Sitzplatzreservierungen.

Um den Großkundenrabatt nutzen zu können, benötigen Sie eine Online-Buchungsberechtigung, die mit dem Formular „Antrag für eine Online-Buchungsberechtigung“ beantragt werden kann.

Interessant zu wissen: Alle Bahn-Business-Kunden fahren in den Zügen des DB Fernverkehrs mit 100%Ökostrom und alle indirekten Emissionen werden im Rahmen des Geschäftskundenprogramms Bahn.Business nach Berechnung der gefahrenen Personenkilometer über atmosfair kompensiert. 

 

Sparpreise & Supersparpreise

Bei den Spartickets der Deutschen Bahn können Reisekosten unter gewissen Einschränkungen eingespart werden.

Sparticket: Eine Stornierung bis 1 Tag vor dem 1. Geltungstag ist gegen ein Entgelt von 10 Euro möglich. Über den verbleibenden Betrag erhält man einen Gutschein. Ab dem 1. Geltungstrag ist eine Stornierung nicht mehr möglich.

Supersparticket: Eine Stornierung ist nicht möglich.

BahnCard & BahnCard Business

Die Kosten einer von Dienstreisenden privat beschafften BahnCard werden auf Antrag erstattet, wenn sich die Anschaffung durch dienstliche Fahrten vollständig amortisiert hat. Die Amortisation ist erreicht, wenn die Einsparsumme mindestens dem Kaufpreis der BahnCard entspricht. Erstattet werden kann nur der Betrag, der für den Kauf der BahnCard aufgewandt wurde; Ermäßigungstatbestände sind zu berücksichtigen.

Die BahnCard Business hat gegenüber der regulären BahnCard einen höheren Anschaffungspreis, bietet aber die Möglichkeit, den Firmenkundenrabatt des Landes Berlin mit dem regulären BahnCard-Rabatt zu kombinieren und kann so ggf. eine höhere Einsparung ermöglichen.

Die Erstattung kann grundsätzlich nur für BahnCards/BahnCardsBusiness der 2. Klasse mit einer Einsparung von 25 oder 50 Prozent gewährt werden.

Die Inhaber*innen einer privaten BahnCard 100 erhalten bei einer Vollamortisation die Erstattung der fiktiven Anschaffungskosten der wirtschaftlichsten BahnCard sowie eine Erstattung der fiktiven Fahrtkosten unter Verwendung dieser BahnCard, jedoch darf die fiktive Kostenerstattung den Anschaffungspreis der BahnCard100 nicht überschreiten. Der Antrag kann bis 6 Monate nach Ablauf der BahnCard100 gestellt werden.

Eine anteilige Erstattung der BahnCard ist entsprechend der Regelung in der Verwaltungsvorschrift zum Bundesreisekostengesetz ausgeschlossen.

Ein Berechnungstool für die Amortisation der BahnCard Business finden sie auf der folgenden Webseite: www.bahn.de/bcb-planer

Einen Vergleich über die verschiedenen BahnCard-Optionen finden Sie auf der Webseite der Deutschen Bahn: BahnCard-Vergleich

 

Flugkosten

Benutzen Sie ein Flugzeug bei Ihrer Dienstreise, so werden die Kosten der niedrigsten Flugklasse (regelmäßig Economy) erstattet, wenn der Flug aus dienstlichen oder wirtschaftlichen Gründen geboten war.

Wirtschaftliche Gründe liegen vor, wenn der Flug geringere Reisekosten verursacht, als die Nutzung der Bahn, wenn andere Beförderungsmittel nicht vorhanden oder unwirtschaftlicher sind, wenn die Benutzung anderer Verkehrsmittel nur mit Verspätung für das Dienstgeschäft möglich ist und zwingende Gründe (Art und Dringlichkeit des Dienstgeschäftes) vorliegen oder wenn sonstige wichtige dienstliche Gründe oder in Ausnahmefällen zwingende persönliche Gründe gegeben sind, die unter den Gesichtspunkten notwendiger Zeit- und Kostenersparnis zu beurteilen sind.

Für Flugreisen mit Interkontinentalflügen bestehen grundsätzlich die gleichen Maßgaben wie für Inlandsflüge, die Nutzung der niedrigsten Beförderungsklasse. Sofern die Economy- oder vergleichbare Flugklasse nicht buchbar ist, muss durch die Reisenden ein geeigneter Nachweis hierüber im Rahmen der Abrechnung (z.B. in Form eines Screenshots) beigebracht werden, sofern die Business-Klasse oder eine andere höhere Klasse beansprucht wurde.

Miet- und Leasingfahrzeuge

Auslagen für Miet- und Leasingfahrzeuge können nur erstattet werden, sofern für deren Nutzung triftige Gründe vorliegen und diese ausschließlich zur Erledigung des Dienstgeschäftes angemietet werden. Für ohnehin durch die Dienstreisenden genutzte Miet- oder Leasingfahrzeuge gelten die Entschädigungsregelungen des § 5 BRKG (Wegstreckenentschädigung).

Triftige Gründe für eine Nutzung liegen insbesondere dann vor, wenn eine Erledigung des Dienstgeschäftes nicht durch regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel (Bus, Bahn etc.) sichergestellt werden kann und aus diesem Grund ein Kraftfahrzeug benutzt werden muss und ein Dienstfahrzeug nicht zur Verfügung steht.

Die Kosten können grundsätzlich nur bis zur Höhe der unteren Mittelklasse (Golfklasse) erstattet werden.

Sofern kein triftiger Grund vorliegt, erfolgt die Erstattung mit Wegstreckenentschädigung gem. § 5 BRKG anhand der gefahrenen Kilometer.

Taxikosten

Eine Erstattung von Taxikosten findet nur dann statt, wenn triftige Gründe für die Nutzung eines Taxis vorliegen. Konkret sind dies:

  • im Einzelfall dringende dienstliche Gründe,
  • zwingende persönliche Gründe, z.B. Gesundheitszustand, 
  • regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht oder nicht zeitgerecht verkehren,
  • Fahrten zwischen 22.00 und 6.00 Uhr

die das Benutzen dieses Beförderungsmittels für Zu- und Abgang sowie Fahrten am Geschäftsort notwendig machen. 

Bitte beachten Sie: Ortsunkenntnis und widrige Witterungsverhältnisse sind keine triftigen Gründe.

Sofern kein triftiger Grund vorliegt, erfolgt die Erstattung mit den Kosten, wie sie mit einem regelmäßig verkehrenden öffentlichen Beförderungsmittel angefallen wären.

Kontakt & Standort

Einrichtung Servicebereich Reisekosten
Sekretariat II RK 01
Gebäude Hauptgebäude
Raum H 7120
Adresse Straße des 17. Juni 135
10623 Berlin
Bitte beachten Sie:Derzeit nur per E-Mail oder Telefon erreichbar
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Sekretariat II RK 02
Gebäude Hauptgebäude
Raum H 7121
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