In das Feld „Organisatorische Zuordnung“ tragen sie bitte das zwölfstellige Kürzel (Kurzbezeichnung) der Organisationseinheit ein. Das Kürzel können Sie dem Organisationsverzeichnis entnehmen. Die Länge des dafür vorgesehenen Feldes in den Anträgen wird zeitnah angepasst.

Bitte beachten Sie, dass die Organisatorische Zuordnung nicht zwangsläufig der Kostenstelle entspricht. Sie ist zwar an die Kostenstelle angelehnt, jedoch weicht in Bereichen mit Unterorganisationseinheiten mit gleicher Kostenstelle das Kürzel der Organisationseinheit ab. Dies kommt zum Beispiel bei Referaten vor, welche in Gruppen oder Teams unterteilt sind. Hier unbedingt die korrekte Nummer angeben, damit die Person fehlerfrei zugeordnet werden kann.

In das Feld „genaue Bezeichnung der Tätigkeit“ tragen Sie bitte die Funktion des Beschäftigten ein. Bitte beachten Sie, dass die Bezeichnung maximal 40 Zeichen umfassen darf. Die Bezeichnung entspricht in der Regel der Planstellenbezeichnung und wird z.B. in der Web-Personensuche angezeigt.

In das Feld „SAP Planstellennummer“ tragen Sie bitte die Nummer der Planstelle ein, sofern es sich um eine Wiederbesetzung oder Vertretung handelt. Jede Planstelle hat eine eindeutige ID. Die Planstellennummer hat nichts mit der Ihnen bereits bekannten Stellennummer der Personalwirtschaft zu tun. Die Planstelle ist ein Arbeitsplatz mit seinen zugehörigen Aufgaben und kann aus mehreren Quellen (zum Beispiel Stellen der Personalwirtschaft oder PSP-Elemente) finanziert werden.

Bis zur Einführung der dezentralen Sichtrechte sind die Planstellennummer beim Team OM zu erfragen.

In das Feld „Nachfolge von“ tragen Sie bitte den Namen des/der Vorgänger*in ein, die diesen Arbeitsplatz mit der Funktion zuvor besetzt hatte.

In das Feld „Vertreter*in von“ tragen Sie bitte die Person ein, die derzeit abwesend ist (z.B. aufgrund von Elternzeit oder Sonderurlaub) und die nun vertreten werden soll. Dieses Feld muss also nur bei bestimmten Vorgängen ausgefüllt werden.

Das Feld „Stellenzeichen/Sekretariatskennzeichen“ ist auch als Postzustellkennzeichen oder auch Postmerkmal bekannt. Bitte hier das Zeichen der einzustellenden Person eintragen. Das Zeichen wird als Kürzel der Planstelle verwendet. In der Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV) ist das Stellenzeichen die eindeutige Identifikation der Planstelle, da jeder Arbeitsplatz ein eigenes Stellenzeichen hat. In den dezentralen Bereichen (Fakultäten, Fachgebiete) gibt es keine Stellenzeichen, daher wird hier das Sekretariatskennzeichen eingetragen.